Exigir aprobaciones para los negocios

Puedes Configurar un proceso de aprobación para un pipeline de negocios, de forma que los negocios deban ser Revisados y aprobados antes de avanzar por el pipeline. Cuando se activan las aprobaciones de pipelines, se añade una etapa de aprobación al pipeline seleccionado y los usuarios no podrán mover negocios más allá de esa etapa sin aprobación, excepto a una etapa perdida cerrada.

Cada pipeline puede tener una única etapa de aprobación con hasta tres aprobadores. Por ejemplo, puedes tener un proceso de ventas que necesite la aprobación de un gestor de ventas antes del cierre y otro proceso de ventas que necesite la aprobación tanto legal como del gestor antes de enviar un contrato.

Si eres administrador, aprende a configurar el proceso de aprobación de negocios. Si eres un usuario que trabaja con negocios, aprende a Solicitar aprobación. Si eres Aprobador, aprende a Revisar negocios que requieren aprobación.

Para obtener ayuda adicional para configurar el proceso de aprobación, consulte el video tutorial compartido en la Comunidad de HubSpot.

Conceder permiso de aprobación de negocios a los usuarios

Antes de que puedas asignar aprobadores de negocios, tendrás que dar a estos usuarios permisos de aprobación de negocios.

Por favor, ten en cuenta: que se recomienda conceder primero el permiso de aprobación antes de configurar un proceso de aprobación de pipelines. Los usuarios con permisos actualizados pueden tardar varios minutos en aparecer como Aprobadores disponibles en el proceso de Configuración.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
• Pasa el ratón por encima de un usuario de , luego haz clic en Editar permisos.
• Clic para ampliar la sección Negocios, y luego activa el permiso Aprobar.

• Haz clic en Guardar.

Configurar la aprobación de un negocio para un pipeline

Los usuarios con permisos de Super Admin pueden ajustar una fase de aprobación y asignar aprobadores para cada pipeline de negocio. Una vez que hayas activado el proceso de aprobación, también puedes editar la etapa de aprobación y qué usuarios son aprobadores.

Antes de activar las aprobaciones de negocios, asegúrate de que has concedido a los aprobadores el permiso de negocios Aprobar.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Negocios.
• Navega hasta la pestaña Pipelines. 
• Clic en el Menú desplegable Seleccionar un pipeline , y selecciona el pipeline para el que quieres solicitar aprobaciones.
• En la parte inferior, haz clic en la pestaña Reglas del pipeline. 
• En el proceso de aprobación Agregar a la cola de tareas Fila, activa el interruptor  . Si ya está activado, haz clic en el icono de edición edit para editar el proceso.

• En el panel de la Derecha, configura la etapa de Aprobador. La etapa de aprobación se resaltará y se llamará Aprobación pendiente de forma predeterminada.
  • Para cambiar el nombre de la etapa, haz clic en el cuadro de texto del nombre de la etapa , e introduce un nombre .
  • Para ajustar la probabilidad de la etapa, haz clic en el menú desplegable de probabilidad , y selecciona un porcentaje.
  • Para cambiar la Posición de la etapa, haz clic y arrastra la etapa hasta la posición deseada en el orden de los pipelines. Los usuarios necesitarán obtener aprobación para mover un negocio más allá de la etapa de aprobación, excepto para mover negocios a una etapa cerrada perdida.

• Clic en Siguiente: Agregar aprobadores para seleccionar qué usuarios pueden aprobar negocios.
• Para seleccionar aprobadores, haz clic en el menú desplegable Agregar aprobadores y, a continuación, selecciona las casillas de verificación de los usuarios que quieras que sean aprobadores. Puedes Agregar hasta tres Aprobadores por pipeline.
• Selecciona si se requiere la aprobación de Todos los aprobadores o Cualquiera de los aprobadores. Si seleccionas Todas las, todos los Aprobadores seleccionados deben aprobar un negocio antes de que pueda avanzar en el pipeline. Si seleccionas Cualquiera, sólo uno de los aprobadores debe aprobar el negocio antes de que pueda avanzar en el pipeline.
• Para agregar una nota a los Aprobadores, introduce texto en el cuadro de texto. Este es un Campo Obligatorio que se muestra a los Aprobadores cuando un negocio necesita aprobación.

• Clic en Siguiente: Revisar.
• Revisa la etapa de aprobación y los aprobadores, y luego haz clic en Guardar.

Una vez guardados, todos los negocios deben entrar en la etapa de aprobación y obtener la aprobación antes de poder avanzar en el pipeline, a menos que pasen directamente a la etapa de perdido cerrado. Cualquiera de los negocios que ya esté en una etapa en el momento de configurar la etapa de aprobación no estará sujeto al proceso de aprobación.

Nota: Aunque no se recomienda, los superadministradores pueden desactivar el proceso de aprobación de una cartera de negocios existente desactivando el interruptor Add proceso de aprobación de negocios fila . Si se apaga el interruptor, la etapa de aprobación pasará a ser una etapa normal y se cancelarán todas las aprobaciones independientemente de su estado. No puedes deshacer la acción si desactivas un proceso de aprobación, así que si quieres restablecer las aprobaciones, tendrás que configurar una nueva etapa de aprobación.

Solicitar aprobación para un negocio

Si eres un usuario que mueve negocios a través de una pipeline, tus negocios deben entrar en la etapa de aprobación y ser aprobados antes de que puedan avanzar por la pipeline. Para que se inicie el proceso de aprobación del negocio, éste debe tener un propietario y el propietario del negocio no debe ser el único aprobador ni un aprobador cuando todos los aprobadores son necesarios.

Por favor, ten en cuenta que: el proceso de aprobación de un negocio no se iniciará si no hay propietario del negocio, si el propietario es un aprobador obligatorio, o si cualquiera de los aprobadores asignados ha perdido el permiso de aprobación del negocio o ha sido desactivado. En este caso, aparecerá un botón Reiniciar en la tarjeta del tablero con una descripción del error y los pasos siguientes.

Solicitar aprobación:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Mueve el negocio a la etapa de aprobación. Puedes actualizar la etapa del negocio manualmente, a través de API, o a través de workflows.
• Una vez que el negocio está en la etapa de aprobación, se envía a los aprobadores una solicitud para que aprueben el negocio. El negocio tendrá un estado de aprobación (por ejemplo, Aprobación pendiente) que aparecerá en una tarjeta del negocio en la vista del tablero , o en la columna Estado de aprobación más reciente de la vista de lista .

• Para ver más información sobre el proceso de aprobación, en una tarjeta del tablero, haz clic en Detalles > Ver la actividad de aprobación.
  • En la pestaña Aprobación, visualiza las notas de aprobación, los usuarios que deben aprobar el negocio y los cambios en el estado de aprobación.
  • Clic en la pestaña Comentarios para ver o Agregar comentarios. Para Agregar un comentario, introduce texto en el cuadro de comentarios y, a continuación, haz clic en Comentario.
• Una vez que un Aprobador haya aprobado, rechazado o solicitado cambios en el negocio, el propietario del negocio recibirá una notificación en HubSpot y por correo electrónico.
  • Si el Aprobador solicitó cambios, ve los comentarios. Si es necesario, haz cambios y responde a los comentarios del Aprobador para que pueda aprobar el negocio.
  • Si se aprueba, el estado de aprobación cambiará a Aprobado y podrás hacer avanzar el negocio a la etapa deseada.
  • Si se rechaza, el estado de aprobación cambiará a Rechazado y el negocio sólo se podrá mover a una etapa cerrada perdida.

Aprobar o rechazar un negocio

Si eres un Aprobador de un pipeline de negocios, recibirás una notificación en HubSpot y por correo electrónico cuando un usuario solicite la aprobación de un negocio.

• Para ver el negocio desde tus notificaciones, navega hasta tus notificaciones en HubSpot o tu correo electrónico, y luego haz clic en la notificación o CTA para ir al negocio.

• Para ver todos los negocios pendientes de aprobación, filtra tus negocios por Latest Approval Status contains exactly pending. Clic en el nombre de un negocio incluido en la vista.

En un registro de negocio, para aprobar o rechazar el negocio:

• En la parte superior del negocio, en el banner Aprobación necesaria, haz clic en Aprobación.
• Para ver más información sobre el interruptor, selecciona Ver detalles de la aprobación.
• Para Solicitar cambios antes de aprobar, selecciona Solicitar cambios. Introduce el texto en el cuadro de comentarios y, a continuación, haz clic en Comentario. Se notificará al usuario que solicitó la aprobación.
• Para aprobar la solicitud de avanzar en el negocio, selecciona Aprobar. Introduce un mensaje opcional , luego haz clic en Aprobar para confirmar.

• Para rechazar el negocio, selecciona Rechazar. Introduce un motivo por el que se ha rechazado el negocio y, a continuación, haz clic en Rechazar para confirmar.

Por favor, ten en cuenta: tú no puedes deshacer la acción si rechazas un negocio. Una vez rechazado un negocio, sólo se puede pasar a una etapa cerrada perdida. Si quieres que el negocio siga adelante con modificaciones, debes solicitar cambios en lugar de rechazarlo.