Exigir aprobaciones para los negocios
Última actualización: enero 10, 2025
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Puede ajustar un proceso de aprobación para un pipeline de negocios de forma que todos o determinados negocios deban ser revisados y aprobados antes de avanzar por el pipeline. Cuando las aprobaciones de pipeline están activadas, se añade una etapa de aprobación al pipeline seleccionado y los usuarios no podrán mover los negocios aplicables más allá de esa etapa sin aprobación, excepto a una etapa cerrada perdida.
Cada pipeline puede tener una única etapa de aprobación con hasta tres aprobadores. Por ejemplo, puedes tener un proceso de ventas que necesite la aprobación de un gestor de ventas antes del cierre y otro proceso de ventas que necesite la aprobación tanto legal como del gestor antes de enviar un contrato.
Para obtener ayuda adicional para configurar el proceso de aprobación, consulte el video tutorial compartido en la Comunidad de HubSpot.
Conceder permiso de aprobación de negocios a los usuarios
Antes de que puedas asignar aprobadores de negocios, tendrás que dar a estos usuarios permisos de aprobación de negocios.
Por favor, ten en cuenta: que se recomienda conceder primero el permiso de aprobación antes de configurar un proceso de aprobación de pipelines. Los usuarios con permisos actualizados pueden tardar varios minutos en aparecer como Aprobadores disponibles en el proceso de Configuración.
Agregar el permiso de aprobación de negocios para un usuario:- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
- En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
- Pasa el ratón por encima de un usuario de , luego haz clic en Editar permisos.
- Clic para ampliar la sección Negocios, y luego activa el permiso Aprobar.
- Haz clic en Guardar.
Configurar la aprobación de un negocio para un pipeline
Los usuarios con permisos de Superadministrador pueden establecer una etapa de aprobación, fijar condiciones de aprobación y asignar aprobadores para cada pipeline de negocios. Una vez activado el proceso de aprobación, también puede editar la fase de aprobación, las condiciones de aprobación y qué usuarios son aprobadores.
Antes de activar las aprobaciones de negocios, asegúrate de que has concedido a los aprobadores el permiso de negocios Aprobar.
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Negocios.
- Navega hasta la pestaña Pipelines.
- Clic en el Menú desplegable Seleccionar un pipeline , y selecciona el pipeline para el que quieres solicitar aprobaciones.
- En la parte inferior, haz clic en la pestaña Reglas del pipeline.
- En el proceso de aprobación Agregar a la cola de tareas Fila, activa el interruptor . Si ya está activado, haz clic en el icono de edición edit para editar el proceso.
- Ajuste la fase de aprobación. La etapa de aprobación se resaltará y se llamará Aprobación pendiente de forma predeterminada.
- Para cambiar el nombre de la etapa, haz clic en el cuadro de texto del nombre de la etapa , e introduce un nombre .
- Para ajustar la probabilidad de la etapa, haz clic en el menú desplegable de probabilidad , y selecciona un porcentaje.
- Para cambiar la Posición de la etapa, haz clic y arrastra la etapa hasta la posición deseada en el orden de los pipelines. Los usuarios tendrán que obtener aprobación para mover un negocio más allá de la etapa de aprobación, excepto para mover negocios a una etapa de cierre perdido.
- Haga clic en Siguiente para ajustar las condiciones de aprobación.
- De forma predeterminada, se selecciona Todos los negocios , lo que significa que todos los negocios, independientemente de los valores de sus propiedades, deben aprobarse. Para ajustar las condiciones en las que deben aprobarse los negocios,seleccione Negocios que cumplen condiciones específicas y, a continuación, seleccione los criterios. Sólo los negocios que cumplan los criterios seleccionados deben pasar por el proceso de aprobación.
- Haga clic en Siguiente para seleccionar qué usuarios pueden aprobar negocios.
- Para seleccionar aprobadores, haz clic en el menú desplegable Agregar aprobadores y, a continuación, selecciona las casillas de verificación de los usuarios que quieras que sean aprobadores. Puedes Agregar hasta tres Aprobadores por pipeline.
- Selecciona si se requiere la aprobación de Todos los aprobadores o Cualquiera de los aprobadores. Si seleccionas Todas las, todos los Aprobadores seleccionados deben aprobar un negocio antes de que pueda avanzar en el pipeline. Si seleccionas Cualquiera, sólo uno de los aprobadores debe aprobar el negocio antes de que pueda avanzar en el pipeline.
- Para agregar una nota a los Aprobadores, introduce texto en el cuadro de texto. Este es un campo obligatorio que se muestra a los aprobadores cuando un negocio necesita aprobación.
- Haz clic en Siguiente.
- Revise la fase de aprobación, las posibles condiciones y los aprobadores y, a continuación, haga clic en Guardar.
Una vez guardados, los negocios aplicables deben entrar en la etapa de aprobación y obtener el visto bueno antes de poder avanzar en el pipeline, a menos que pasen directamente a la etapa del cierre perdido. Cualquiera de los negocios que ya esté en una etapa en el momento de configurar la etapa de aprobación no estará sujeto al proceso de aprobación.
Nota: Aunque no se recomienda, los superadministradores pueden desactivar el proceso de aprobación de una cartera de negocios existente desactivando el interruptor Add proceso de aprobación de negocios fila . Si se apaga el interruptor, la etapa de aprobación pasará a ser una etapa normal y se cancelarán todas las aprobaciones independientemente de su estado. No puedes deshacer la acción si desactivas un proceso de aprobación, así que si quieres restablecer las aprobaciones, tendrás que configurar una nueva etapa de aprobación.
Solicitar aprobación para un negocio
Si usted es un usuario que mueve negocios a través de un pipeline, los negocios aplicables deben introducirse en la etapa de aprobación y ser aprobados antes de que puedan moverse hacia abajo en el pipeline. Para que se inicie el proceso de aprobación del negocio, éste debe tener un propietario y el propietario del negocio no debe ser el único aprobador ni un aprobador cuando todos los aprobadores son necesarios.
El proceso de aprobación de un negocio no se iniciará si se cumple alguna de las siguientes condiciones: no hay propietario del negocio, el propietario es un aprobador obligatorio oalguno de los aprobadores asignados ha perdido el permiso de aprobación del negocio o ha sido desactivado. En este caso, aparecerá un botón Reiniciar en la tarjeta de negocio en vista de tablero con una descripción del error y los pasos a seguir.
Solicitar aprobación:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
- Mueve el negocio a la etapa de aprobación. Puede actualizar la etapa del negocio manualmente, mediante API o mediante workflows.
- Una vez que el negocio está en la etapa de aprobación, se envía a los aprobadores una solicitud para que aprueben el negocio. El negocio tendrá un estado de aprobación (por ejemplo, Pendiente de aprobación) que aparecerá en una tarjeta de negocio en la vista de tablero, o en la columna Último estado de aprobación en la vista de lista. Si el proceso de aprobación tiene condiciones que el negocio no cumple, el estado será Aprobación no necesaria y podrá seguir adelante con el negocio.
- Para ver más información sobre el proceso de aprobación, en una tarjeta del tablero, haz clic en Detalles > Ver la actividad de aprobación.
- En la pestaña Aprobación, visualiza las notas de aprobación, los usuarios que deben aprobar el negocio y los cambios en el estado de aprobación.
- Clic en la pestaña Comentarios para ver o Agregar comentarios. Para Agregar un comentario, introduce texto en el cuadro de comentarios y, a continuación, haz clic en Comentario.
- Una vez que un Aprobador haya aprobado, rechazado o solicitado cambios en el negocio, el propietario del negocio recibirá una notificación en HubSpot y por correo electrónico.
- Si el Aprobador solicitó cambios, ve los comentarios. Si es necesario, haz cambios y responde a los comentarios del Aprobador para que pueda aprobar el negocio.
- Si se aprueba, el estado de aprobación cambiará a Aprobado y podrás hacer avanzar el negocio a la etapa deseada.
- Si se rechaza, el estado de aprobación cambiará a Rechazado y el negocio sólo se podrá mover a una etapa cerrada perdida.
Aprobar o rechazar un negocio
Si eres un Aprobador de un pipeline de negocios, recibirás una notificación en HubSpot y por correo electrónico cuando un usuario solicite la aprobación de un negocio.
- Para ver el negocio desde tus notificaciones, navega hasta tus notificaciones en HubSpot o tu correo electrónico, y luego haz clic en la notificación o CTA para ir al negocio.
- Para ver todos los negocios pendientes de aprobación, filtra tus negocios por Latest Approval Status contains exactly pending. Clic en el nombre de un negocio incluido en la vista.
En un registro de negocio, para aprobar o rechazar el negocio:
- En la parte superior del negocio, en el banner Aprobación necesaria, haz clic en Aprobación.
- Para ver más información sobre el interruptor, selecciona Ver detalles de la aprobación.
- Para Solicitar cambios antes de aprobar, selecciona Solicitar cambios. Introduce el texto en el cuadro de comentarios y, a continuación, haz clic en Comentario. Se notificará al usuario que solicitó la aprobación.
- Para aprobar la solicitud de avanzar en el negocio, selecciona Aprobar. Introduce un mensaje opcional , luego haz clic en Aprobar para confirmar.
- Para rechazar el negocio, selecciona Rechazar. Introduce un motivo por el que se ha rechazado el negocio y, a continuación, haz clic en Rechazar para confirmar. Una vez rechazado un negocio, sólo se puede pasar a una etapa cerrada perdida.
Una vez aprobado o rechazado un negocio, se actualizará el valor de Último estado de aprobación del negocio para indicar la decisión. Si un Negocio fue aprobado o rechazado pero no debería haberlo sido, un Superadministrador puede reiniciar el proceso de aprobación.
Nota: si mueve un Negocio previamente aprobado/rechazado a una etapa anterior a la etapa de aprobación, el valor de Último estado de aprobación se borrará automáticamente. En este caso, el negocio tendrá que pasar de nuevo por el proceso de aprobación.
Reanudar la aprobación de un Negocio
Si un Negocio fue incorrectamente aprobado o rechazado, un Superadministrador puede reiniciar el proceso de aprobación. Sólo los superadministradores pueden reiniciar las aprobaciones, aunque se hayan ajustado otros aprobadores no administradores para el pipeline.
Para reiniciar el proceso de aprobación:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
- Mueve el negocio a la fase de aprobación o a la fase anterior a la fase de aprobación.
- En el cuadro de diálogo, haga clic en Sí para confirmar.
El Estado de Última Aprobación del Negocio se reiniciará y el negocio deberá pasar de nuevo por el proceso de aprobación antes de avanzar en el pipeline.