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需要交易批準(測試版)

上次更新時間: 六月 4, 2024

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銷售 Hub   Enterprise

您可以設定交易管線的核準流程,以便在進入管線之前必須審查和批準交易。 開啟管線核準時,核準階段會新增至所選管線,用戶將無法在未經核準的情況下將交易移過該階段,但已關閉的遺失階段除外。

每個管線都可以有獨特的核準階段,最多可有三位核準人。 例如,您可能有一個銷售流程需要在結案前獲得銷售經理的批準,而另一個銷售流程則需要在發送合約前獲得法律和經理的批準。

如果您是系統管理員,請瞭解如何設定交易核準流程。 如果您是處理交易的使用者,請瞭解如何申請核準。 如果您是核準人,請瞭解如何檢閱需要核準的交易

向用戶授予交易批準權限

在指派交易核準人之前,您需要授予這些使用者交易核準權限。

請注意:建議在設定管線核準流程之前,先授予核準權限。 擁有更新權限的用戶可能需要幾分鐘才能在設定過程中顯示為可用的核準人。

若要為使用者新增交易核準權限,請按照以下步驟操作:
  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往使用者和團隊。
  • 將遊標移至使用者上方,然後點擊「編輯權限」。
  • 按一下以展開「優惠」部分,然後切換「核準」權限。

deal-approve-permission

  • 按一下儲存。

為管線設定交易核準

擁有超級管理員權限的使用者可以設定核準階段,並為每個交易管線指派核準人。 開啟核準流程後,您還可以編輯核準階段以及哪些使用者是核準人。

在開啟交易核準之前,請確認您已授予核準人核準交易的權限

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「優惠」。
  • 前往「管道」索引標籤。
  • 按一下選取管線下拉式選單,然後選取需要核準的管線。
  • 在底部,按一下「管線規則」索引標籤。
  • 在「為交易新增核準流程」列中,開啟開關。 如果已開啟,請點擊edit 輯圖示以編輯流程。

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  • 在右側面板中,設定核準階段。 系統預設會反白顯示核準階段,並稱為「待核準」。
    • 若要變更階段名稱,請按一下階段名稱文字方塊,然後輸入名稱。
    • 若要設定階段的概率,請按一下概率下拉式選單,然後選取百分比。
    • 要更改舞臺的位置,請單擊並將舞臺拖動到管線順序中的所需位置。 用戶需要獲得批準才能將交易移過批準階段,但將交易移至已關閉的遺失階段除外。

approval-stage (1)

  • 按一下下一步:新增核準人,以選擇哪些使用者可以核準交易。
  • 若要選取核準人,請按一下新增核準人下拉式功能表,然後選取您要成為核準人的使用者核取方塊。 每個管線最多可新增三位核準者。
  • 選擇是否需要所有核準者或任何一位核準者核準。 如果您選取「全部」,所有選取的核準者都必須核準交易,交易才能在管線中繼續進行。 如果您選擇「任何」,則只有一位核準人必須核準交易,交易才能在管線中繼續進行。
  • 若要新增備註給核準人,請在文字方塊中輸入文字。 當交易需要核準時,會向核準人顯示此為必填欄位。

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  • 按一下「下一步:檢閱」。
  • 檢閱核準階段和核準人,然後按一下「儲存」。

儲存後,除非直接進入已關閉的遺失階段,否則所有交易都必須進入核準階段並獲得核準,才能在流程中繼續進行。 在設定審批階段時,任何已經處於某個階段的交易都不會受到審批流程的約束。

請注意:雖然不建議,但超級管理員可以透過切換交易行的A dd核準流程來關閉現有交易管線的核準 流程。 如果關閉核準,則核準階段將成為正常階段,所有核準都將被取消,無論其狀態如何。 如果關閉核準流程,則無法復原動作,因此如果要恢復核準,則需要設定新的核準階段。

為交易申請核準

如果您是透過管線移動交易的使用者,您的交易必須進入核準階段並獲得核準,才能向下移動。 若要開始交易核準流程,交易必須有擁有者,且在需要所有核準者時,交易擁有者不得是唯一的核準者或核準者

請注意:如果沒有交易所有者、所有者是必要的核準人,或者任何指派的核準人已失去交易核準權限或已停用,則交易的核準流程將不會開始。 在這種情況下,「重新啟動」按鈕會顯示在看板檢視的交易卡上,並說明錯誤和後續步驟。

如要申請核準,請按照以下步

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
  • 將交易移至核準階段。 您可以透過API工作流程 手動更新交易階段。
  • 交易處於核準階段時,核準人會收到核準交易的請求。 交易會有一個核準狀態(例如待核準) ,顯示在看板檢視的交易卡上,或清單檢視 的最新核準狀態欄中。

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  • 若要檢視有關核準流程的詳細資訊,請在看板檢視中的交易卡上,按一下「詳細資料」>「檢視核準活動」。
    • 在「核準」索引標籤上,檢視核準備註、需要核準交易的使用者,以及核準狀態的變更。
    • 按一下「評論」索引標籤以檢視或新增評論。 若要新增評論,請在評論框中輸入文字,然後按一下評論。
  • 核準人核準、拒絕或要求變更交易後,交易擁有者會透過HubSpot和電子郵件收到通知。
    • 如果核準人要求變更,請檢視評論。 如有需要,請進行變更並回覆核準人的評論,以便核準交易。
    • 如果核準,核準狀態將變更為「已核準」, 您可以將交易移至所需階段。
    • 如果被拒絕,核準狀態將變更為「已拒絕」,交易只能移至已關閉的遺失階段。
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批準或拒絕交易

如果您是交易管線的核準人,當使用者請求交易核準時,您會在HubSpot中收到通知,並透過電子郵件收到通知。

  • 若要從通知中查看交易,請前往HubSpot或電子郵件中的通知,然後按一下通知或行動呼籲前往交易。

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  • 若要檢視所有待核準的交易,請按「最新核準狀態」篩選包含待處理的交易。 按一下檢視中包含的交易名稱。

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在交易記錄上,若要核準或拒絕交易:

  • 在交易頂部的「需要核準」橫幅中,按一下「核準」。
  • 若要檢視有關申請的更多資訊,請選取「檢視核準詳細資訊」。
  • 若要在核準前申請變更,請選取「申請變更」。 在留言框中輸入文字,然後按一下留言。 申請核準的使用者將收到通知。
  • 若要核準推進交易的請求,請選取「核準」。 輸入選填訊息,然後按一下「核準」以確認。

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  • 若要拒絕交易,請選取「拒絕」。 輸入交易被拒絕的原因,然後按一下「拒絕」以確認。

請注意:如果您拒絕交易,則無法撤銷操作。 交易被拒絕後,只能移至已結束的遺失階段。 如果您允許交易繼續進行編輯,您應該請求更改,而不是拒絕。

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