Dernière mise à jour: août 27, 2024
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Vous pouvez mettre en place un processus d'approbation pour un pipeline d'affaires afin que les affaires soient examinées et approuvées avant de progresser dans le pipeline. Lorsque les approbations de pipeline sont activées, une étape d'approbation est ajoutée au pipeline sélectionné et les utilisateurs ne pourront pas dépasser cette étape sans approbation, à l'exception d'une étape perdue fermée.
Chaque pipeline peut avoir une étape d'approbation unique avec jusqu'à trois approbateurs. Par exemple, vous pouvez avoir un processus de vente qui nécessite l'approbation d'un directeur commercial avant la conclusion d'un contrat et un autre processus de vente qui nécessite l'approbation du responsable juridique et du directeur commercial avant l'envoi d'un contrat.
Si vous êtes un administrateur, apprenez comment mettre en place le processus d'approbation des transactions. Si vous êtes un utilisateur travaillant avec des offres, apprenez à demander l'approbation. Si vous êtes un approbateur, apprenez à examiner les offres qui nécessitent une approbation.
Pour obtenir de l'aide supplémentaire sur la mise en place du processus d'approbation, consultez la vidéo de présentation partagée dans la communauté HubSpot.
Accorder aux utilisateurs l'autorisation d'approuver les accords
Avant de pouvoir affecter des approbateurs d'opérations, vous devez leur attribuer des autorisations d'approbation d'opérations.
Remarque :, il est recommandé d'accorder d'abord l'autorisation d'approbation avant de mettre en place un processus d'approbation du pipeline. Quelques minutes peuvent s'écouler avant que les utilisateurs dont les autorisations ont été mises à jour apparaissent comme approbateurs disponibles dans le processus de configuration.
Pour ajouter l'autorisation d'approuver l'accord à un utilisateur :- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
- Survolez un utilisateur , puis cliquez sur Modifier les autorisations.
- Cliquez pour développer la section Deals, puis activez l'autorisation Approve.
- Cliquez sur Enregistrer.
Mise en place de l'approbation d'une transaction pour un pipeline
Les utilisateurs ayant les droits Super Admin peuvent configurer une étape d'approbation et assigner des approbateurs pour chaque pipeline d'affaires. Une fois que vous avez activé le processus d'approbation, vous pouvez également modifier l'étape d'approbation et les utilisateurs qui sont approbateurs.
Avant d'activer l'approbation des transactions, assurez-vous d'avoir accordé aux approbateurs l'autorisation Approuver.
- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
- Naviguez jusqu'à l'onglet Pipelines.
- Cliquez sur le menu déroulant Select a pipeline , puis sélectionnez le pipeline pour lequel vous souhaitez obtenir des approbations.
- En bas, cliquez sur l'onglet Pipeline Rules.
- Dans la ligne Add approval process for deals, activez l'interrupteur . S'il est déjà activé, cliquez sur l'icône edit pour modifier le processus.
- Dans le panneau de droite, définissez l'étape d'approbation. L'étape d'approbation sera mise en évidence et appelée par défaut Pending approval.
- Pour modifier le nom de la scène, cliquez sur la zone de texte Nom de la scène , et entrez un nom .
- Pour définir la probabilité de la scène, cliquez sur le menu déroulant de la probabilité , puis sélectionnez un pourcentage .
- Pour modifier la position de l'étage, cliquez sur l'étage et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée dans l'ordre du pipeline. Les utilisateurs devront obtenir une autorisation pour faire passer une affaire à l'étape de l'approbation, sauf s'il s'agit de faire passer une affaire à l'étape de la perte fermée.
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- Cliquez sur Next : Ajouter des approbateurs pour sélectionner les utilisateurs qui peuvent approuver les offres.
- Pour sélectionner les approbateurs, cliquez sur le menu déroulant Ajouter des approbateurs, puis cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez voir approuver. Vous pouvez ajouter jusqu'à trois approbateurs par pipeline.
- Sélectionnez si l'approbation est requise de Tous les approbateurs ou L'un des approbateurs. Si vous sélectionnez All, tous les approbateurs sélectionnés doivent approuver l'accord avant qu'il ne puisse progresser dans le pipeline. Si vous sélectionnez Any, un seul approbateur doit approuver la transaction pour qu'elle puisse avancer dans le pipeline.
- Pour ajouter une note aux approbateurs, saisissez le texte dans la zone de texte. Il s'agit d'un champ obligatoire qui s'affiche pour les approbateurs lorsqu'une opération doit être approuvée.
- Cliquez sur Next : Examinez.
- Examinez l'étape d'approbation et les approbateurs, puis cliquez sur Save.
Une fois sauvegardées, toutes les offres doivent entrer dans la phase d'approbation et être approuvées avant de pouvoir progresser dans le pipeline, à moins de passer directement à l'étape de l'offre perdue fermée. Toute opération déjà en cours au moment de la mise en place de l'étape d'approbation ne sera pas soumise au processus d'approbation.
Remarque : Bien que cela ne soit pas recommandé, les super administrateurs peuvent désactiver le processus d'approbation d'un pipeline de transactions existant en désactivant le bouton Add approval process for deals row switch. Si l'approbation est désactivée, l'étape d'approbation devient une étape normale et toutes les approbations sont annulées, quel que soit leur statut. Vous ne pouvez pas annuler l'action si vous désactivez un processus d'approbation. Si vous souhaitez rétablir les approbations, vous devez donc vous rendre sur le site pour configurer une nouvelle étape d'approbation.
Demander l'approbation d'une transaction
Si vous êtes un utilisateur qui déplace des offres dans un pipeline, vos offres doivent passer par l'étape de l'approbation et être approuvées avant de pouvoir être déplacées dans le pipeline. Pour que le processus d'approbation d'une opération soit lancé, l'opération doit avoir un propriétaire et ce dernier ne doit pas être le seul approbateur ou un approbateur lorsque tous les approbateurs sont requis.
Remarque : le processus d'approbation d'une affaire ne démarrera pas s'il n'y a pas de propriétaire de l'affaire, si le propriétaire est un approbateur obligatoire ou si un approbateur assigné a perdu l'autorisation d'approuver l'affaire ou a été désactivé. Dans ce cas, un bouton Restart apparaît sur la carte de la donne en vue du tableau, avec une description de l'erreur et des étapes suivantes.
Demande d'approbation :
- Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
- Passer à l'étape de l'approbation. Vous pouvez mettre à jour l'étape de la transaction manuellement, via API, ou via workflows.
- Lorsqu'un accord est en phase d'approbation, les approbateurs reçoivent une demande d'approbation de l'accord. L'accord aura un statut d'approbation (par exemple, En attente d'approbation) qui apparaîtra sur une carte d'accord dans board view, ou dans la colonne Dernier statut d'approbation dans list view.
- Pour obtenir plus d'informations sur le processus d'approbation, sur une carte de négociation en vue tableau, cliquez sur Détails > Voir l'activité d'approbation.
- Dans l'onglet Approval, affichez les notes d'approbation, les utilisateurs qui doivent approuver l'accord et les modifications apportées au statut d'approbation.
- Cliquez sur l'onglet Comments pour afficher ou ajouter des commentaires. Pour ajouter un commentaire, saisissez le texte dans la zone de commentaire, puis cliquez sur Commentaire.
- Une fois qu'un approbateur a approuvé, rejeté ou demandé des modifications à l'accord, le propriétaire de l'accord recevra une notification dans HubSpot et par e-mail.
- Si l'approbateur a demandé des modifications, consultez les commentaires. Si nécessaire, apportez des modifications et répondez aux commentaires de l'approbateur afin qu'il puisse approuver la transaction.
- En cas d'approbation, le statut d'approbation passera à Approuvé et vous pourrez faire avancer la transaction jusqu'à l'étape souhaitée.
- En cas de rejet, le statut d'approbation devient Rejected et l'opération ne peut être déplacée que vers une étape perdue fermée.
Approuver ou rejeter un accord
Si vous êtes un approbateur pour un pipeline d'affaires, vous recevrez une notification dans HubSpot et par e-mail lorsqu'un utilisateur demande l'approbation d'une affaire.
- Pour voir l'offre à partir de vos notifications, naviguez vers vos notifications dans HubSpot ou votre e-mail, puis cliquez sur la notification ou CTA pour accéder à l'offre.
- Pour afficher toutes les offres en attente d'approbation, filtrez vos offres par . Le statut d'approbation le plus récent contient exactement les offres en attente. Cliquez sur le nom d'une transaction incluse dans la vue.
Dans le cas d'un accord, pour approuver ou rejeter l'accord :
- En haut de la page, dans la bannière Approval needed, cliquez sur Approval.
- Pour obtenir plus d'informations sur la demande, sélectionnez View Approval Details.
- Pour demander des modifications avant l'approbation, sélectionnez Request changes. Saisissez le texte dans la zone de commentaire, puis cliquez sur Commentaire. L'utilisateur qui a demandé l'approbation sera notifié.
- Pour approuver la demande d'avancement de la transaction, sélectionnez Approve. Saisissez un message facultatif , puis cliquez sur Approve pour confirmer.
- Pour refuser l'accord, sélectionnez Reject. Saisissez la raison pour laquelle la transaction a été rejetée, puis cliquez sur Reject pour confirmer.
Veuillez noter : vous ne pouvez pas annuler l'action si vous refusez une offre. Une fois qu'une affaire est rejetée, elle ne peut être déplacée qu'au stade de la perte fermée. Si vous souhaitez que l'opération soit poursuivie avec des modifications, vous devez demander des changements plutôt que de rejeter l'opération.
