Krever godkjenninger for avtaler

Du kan sette opp en godkjenningsprosess for en avtalepipeline, slik at alle eller bestemte avtaler må gjennomgås og godkjennes før de kan flyttes videre i pipelinen. Når pipeline-godkjenninger er slått på, legges det til et godkjenningsstadium i den valgte pipelinen, og brukerne vil ikke kunne flytte aktuelle avtaler forbi dette stadiet uten godkjenning, bortsett fra til et avsluttet, tapt stadium. Brukerne vil heller ikke kunne opprette avtaler etter godkjenningsstadiet. Dette gjelder også avtaler som opprettes fra arbeidsflyter.

Hver pipeline kan ha et unikt godkjenningsstadium med opptil tre godkjennere. Du kan for eksempel ha én salgsprosess som må godkjennes av en salgssjef før avslutning, og en annen salgsprosess som må godkjennes av både juridisk avdeling og salgssjef før du kan sende en kontrakt.

Hvis du trenger mer hjelp til å sette opp godkjenningsprosessen, kan du se videogjennomgangen som er delt i HubSpot Community.

Gi brukere tillatelse til å godkjenne avtaler

Før du kan tildele avtalegodkjennere, må du gi disse brukerne tillatelse til å godkjenne avtaler.

Merk: Det anbefales at du tildeler godkjenningsrettigheter først, før du setter opp en godkjenningsprosess for en pipeline. Det kan ta flere minutter før brukere med oppdaterte tillatelser vises som tilgjengelige godkjennere i konfigurasjonsprosessen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
• Hold markøren over en bruker, og klikk deretter på Rediger tillatelser.
• Klikk for å utvide delen Avtaler, og slå deretter tillatelsen Godkjenn på.

• Klikk på Lagre.

Konfigurere avtalegodkjenning for en rørledning

Brukere med Super Admin-tillatelser kan konfigurere et godkjenningsstadium, angi godkjenningsvilkår og tildele godkjennere for hver avtalepipeline. Når du har slått på godkjenningsprosessen, kan du også redigere godkjenningsfasen, godkjenningsvilkårene og hvilke brukere som er godkjennere.

Før du slår på avtalegodkjenninger, må du sørge for at du har gitt godkjennerne tillatelsen Godkjenn avtale.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Deals i menyen på venstre sidefelt.
• Naviger til fanen Rørledninger.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en rørledning, og velg deretter rørledningen du vil kreve godkjenninger for.
• Nederst klikker du på fanen Rørledningsregler.
• I raden Legg til godkjenningsprosess for avtaler slår du på bryteren. Hvis den allerede er slått på, klikker du på edit redigeringsikonet for å redigere prosessen.

• Konfigurer godkjenningsfasen. Godkjenningsfasen vil som standard være uthevet og hete Venter på godkjenning.
  • Hvis du vil endre etappenavnet, klikker du på tekstboksen for etappenavn og skriver inn et navn.
  • Hvis du vil angi sannsynligheten for stadiet, klikker du på nedtrekksmenyen Sannsynlighet og velger en prosentsats.
  • Hvis du vil endre plasseringen av etappen, klikker du på den og drar den til ønsket posisjon i rørledningsrekkefølgen. Brukere må få godkjenning for å flytte en avtale forbi godkjenningsstadiet, med unntak av å flytte avtaler til et avsluttet tapt stadium.

• Klikk på Neste for å angi godkjenningsbetingelser.
• Som standard er Alle avtaler valgt, noe som betyr at alle avtaler må godkjennes, uavhengig av egenskapsverdiene. Hvis du vil angi betingelser for når avtaler må godkjennes,velger du Avtaler somoppfyller bestemte betingelser, og deretter velger du kriterier. Bare avtaler som oppfyller de valgte kriteriene, må gå gjennom godkjenningsprosessen.

• Klikk på Neste for å velge hvilke brukere som kan godkjenne avtaler.
• For å velge godkjennere klikker du på rullegardinmenyen Legg til godkjennere, og merker deretter av i avmerkingsboksene for brukerne du ønsker skal være godkjennere. Du kan legge til opptil tre godkjennere per rørledning.
• Velg om godkjenning kreves fra Alle godkjennere eller En av godkjennerne. Hvis du velger Alle, må alle valgte godkjennere godkjenne en avtale før den kan gå videre i pipelinen. Hvis du velger Alle, må bare én godkjenner godkjenne avtalen før den kan gå videre i pipelinen.
• Hvis du vil legge til en merknad til godkjennerne, skriver du inn tekst i tekstboksen. Dette er et obligatorisk felt som vises til godkjennere når en avtale må godkjennes.

• Klikk på Neste.
• Gå gjennom godkjenningsfasen, eventuelle betingelser og godkjennere, og klikk deretter på Lagre.

Når du har lagret, må aktuelle avtaler gå inn i godkjenningsfasen og godkjennes før de kan gå videre i pipelinen, med mindre de går direkte til den avsluttede, tapte fasen. Alle avtaler som allerede befinner seg i en fase når godkjenningsfasen settes opp, vil ikke bli underlagt godkjenningsprosessen.

Merk: Selv om det ikke anbefales, kan superadministratorer slå av godkjenningsprosessen for en eksisterende avtalepipeline ved å slå avLegg til godkjenningsprosessfor avtaler-raden. Hvis godkjenningen er slått av, blir godkjenningsstadiet et normalt stadium, og alle godkjenninger blir kansellert, uansett status. Du kan ikke angre handlingen hvis du slår av en godkjenningsprosess, så hvis du vil gjeninnføre godkjenninger, må du opprette et nytt godkjenningsstadium.

Be om godkjenning for en avtale

Hvis du er en bruker som flytter avtaler gjennom en pipeline, må aktuelle avtaler gå inn i godkjenningsfasen og godkjennes før de kan flyttes nedover i pipelinen. For at godkjenningsprosessen skal kunne starte, må avtalen ha en eier, og avtaleeieren må ikke være den eneste godkjenneren eller en godkjenner når alle godkjennere er påkrevd.

Godkjenningsprosessen for en avtale vil ikke starte hvis noe av følgende er sant: Det finnes ingen avtaleeier, eieren er en påkrevd godkjenner, elleren tilordnet godkjenner har mistet tillatelsentil å godkjenne avtalen eller er blitt deaktivert . I slike tilfeller vises en Restart-knapp på avtalekortet i tavlevisningen med en beskrivelse av feilen og de neste trinnene.

Slik ber du om godkjenning:

• Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Flytt avtalen til godkjenningsstadiet. Du kan oppdatere avtalestadiet manuelt, via API eller via arbeidsflyter.

• Når en avtale er i godkjenningsfasen, sendes godkjennere en forespørsel om å godkjenne avtalen. Avtalen får en godkjenningsstatus (f.eks. Venter på godkjenning) som vises på et avtalekort i tavlevisningen, eller i kolonnen Siste godk jenningsstatus i listevisningen. Hvis avtalen ikke oppfyller vilkårene i godkjenningsprosessen, får den statusen Godkjenning ikke nødvendig, og du kan gå videre med avtalen.

• Hvis du vil vise mer informasjon om godkjenningsprosessen, klikker du på Detaljer > Vis godkjenningsaktivitet på et avtalekort i tavlevisningen.
  • I Godkjenning-fanen kan du se godkjenningsmerknader, brukerne som må godkjenne avtalen, og endringer i godkjenningsstatusen.
  • Klikk på fanen Kommentarer for å vise eller legge til kommentarer. Hvis du vil legge til en kommentar, skriver du inn tekst i kommentarfeltet og klikker deretter på Kommentar.
• Når en godkjenner har godkjent, avvist eller bedt om endringer i avtalen, vil eieren av avtalen motta et varsel i HubSpot og via e-post.
  • Hvis godkjenneren har bedt om endringer, kan du se kommentarene. Gjør om nødvendig endringer og svar på godkjennerens kommentarer, slik at vedkommende kan godkjenne avtalen.
  • Hvis avtalen er godkjent, endres godkjenningsstatusen til Godkjent, og kan du flytte avtalen videre til ønsket trinn.
  • Hvis den blir avvist, endres godkjenningsstatusen til Avvist, og avtalen kan bare flyttes til en tapt fase.

Godkjenne eller avvise en avtale

Hvis du er godkjenner for en avtalepipeline, vil du motta et varsel i HubSpot og via e-post når en bruker ber om godkjenning av en avtale.

• For å se avtalen fra varslene dine navigerer du til varslene dine i HubSpot eller e-posten din, og klikker deretter på varselet eller CTA-en for å gå til avtalen.

• Hvis du vil se alle avtaler som venter på godkjenning, filtrerer du avtalene dine etter Siste godkjenningsstatus inneholder akkurat Venter. Klikk på navnet på en avtale som er inkludert i visningen.

På en avtalepost for å godkjenne eller avvise avtalen:

• Klikk på Godkjenning øverst i avtalen, i banneret Godkjenning nødvendig.
• Hvis du vil vise mer informasjon om forespørselen, velger du Vis godkjenningsdetaljer.
• Hvis du vil be om endringer før du godkjenner, velger du Be om endringer. Skriv inn tekst i kommentarfeltet, og klikk deretter på Kommentar. Brukeren som har bedt om godkjenning, vil bli varslet.
• Velg Godkjenn for å godkjenne forespørselen og gå videre med avtalen. Skriv inn en valgfri melding, og klikk deretter på Godkjenn for å bekrefte.

• Hvis du vil avvise avtalen, velger du Avvis. Angi en grunn til at avtalen ble avvist, og klikk deretter på Avvis for å bekrefte. Når en avtale er avvist, kan den bare flyttes til et avsluttet tapt stadium.

Når en avtale er godkjent eller avvist, oppdateres verdien for avtalens siste godkjenningsstatus for å indikere beslutningen. Hvis en avtale ble godkjent eller avvist, men ikke burde ha blitt det, kan en superadministrator starte godkjenningsprosessen på nytt.

Merk: Hvis du flytter en tidligere godkjent/avvist avtale til et stadium før godkjenningsstadiet, vil verdien for siste godk jenningsstatus automatisk bli slettet. I dette tilfellet må avtalen gå gjennom godkjenningsprosessen på nytt.

Start godkjenningen av en avtale på nytt

Hvis en avtale ble feilaktig godkjent eller avvist, kan en superadministrator starte godkjenningsprosessen på nytt. Bare superadministratorer kan starte godkjenninger på nytt, selv om andre godkjennere som ikke er administratorer, er angitt for rørledningen.

Slik starter du godkjenningsprosessen på nytt:

• Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Flytt avtalen til godkjenningsstadiet eller til stadiet før godkjenningsstadiet.
• I dialogboksen klikker du på Ja for å bekrefte.

Avtalens status for siste godkjenning tilbakestilles, og avtalen må gå gjennom godkjenningsprosessen på nytt før den kan gå videre i pipelinen.

Se godkjenningshistorikk

Brukere med rettighetene Tilpass oppsett for postside eller Superadministrator kan legge til et CRM-kort i høyre sidefelt og et kort i sidefeltet for forhåndsvisning for å vise godkjenningshistorikken. Da kan brukerne se personene som er involvert i godkjenningsprosessen, sammen med en tidslinje over hendelsene.

Slik konfigurerer du kortet for pipeline-godkjenninger:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Deals i menyen på venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Posttilpasning.
• Klikk på navnet på den ønskede visningen.
• Klikk på Legg til kort øverst til høyre.
• Merk av i avmerkingsboksen Pipeline-godkjenninger.

Slik bruker du kortet for rørledningsgodkjenning:

• Naviger til CRM > Tilbud.
• Klikk på navnet på posten.
• I høyre sidefelt navigerer du til kortetPipeline-godkjenninger.

Slik konfigurerer du kortet for rørledningsgodkjenning i sidepanelet for forhåndsvisning:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Tilbud i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Tilpasning av forhåndsvisning.
• Klikk på navnet på ønsket visning.
• Klikk på Legg til kort.
• Merk av i avmerkingsboksen Pipeline-godkjenninger.

Slik bruker du forhåndsvisningen av rørledningsgodkjenninger:

• Gå til CRM > Tilbud.
• Hold musepekeren over posten, og klikk på forhåndsvisning.