Kräver godkännande för affärer

Du kan konfigurera en godkännandeprocess för en pipeline så att alla eller specifika affärer måste granskas och godkännas innan de kan flyttas vidare i pipelinen. När pipeline-godkännanden är aktiverade läggs ett godkännandestadium till i den valda pipelinen och användare kan inte flytta tillämpliga affärsfas förbi det stadiet utan godkännande, förutom till ett stängt och förlorat stadium.

Varje pipeline kan ha ett unikt godkännandesteg med upp till tre godkännare. Du kan till exempel ha en försäljningsprocess som behöver godkännas av en försäljningschef innan den avslutas och en annan försäljningsprocess som behöver godkännas av både jurister och chefer innan ett kontrakt skickas.

För ytterligare hjälp med att ställa in godkännandeprocessen, se videogången som delas i HubSpot Community.

Ge användare behörighet att godkänna avtal

Innan du kan tilldela godkännare av avtal måste du ge dessa användare behörighet att godkänna avtal.

Observera: Vi rekommenderar att du först beviljar behörighetsuppsättning innan du ställer in en godkännandeprocess för pipeline. Det kan ta flera minuter innan användare med uppdaterade behörigheter visas som tillgängliga godkännare i inställningsprocessen.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
• Håll muspekaren över en användare och klicka sedan på Redigera behörigheter.
• Klicka för att expandera avsnittet Deals och växla sedan till behörigheten Approve on.

• Klicka på Spara.

Konfigurera godkännande av affär för en pipeline

Användare med Superadmin-behörighet kan konfigurera ett godkännandesteg, ange godkännandevillkor och tilldela godkännare för varje affärspipeline. När du har aktiverat godkännandeprocessen kan du även redigera godkännandesteget, godkännandevillkoren och vilka användare som är godkännare.

Innan du aktiverar godkännanden av affärer måste du se till att du har gett godkännarna behörighetenApprove deal.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Deals i menyn i vänster sidofält.
• Navigera till fliken Pipelines.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den pipeline som du vill kräva godkännanden för.
• Längst ner klickar du på fliken Regler för pipeline.
• I raden Lägg till godkännandeprocess för erbjudanden aktiverar du strömbrytaren. Om den redan är aktiverad klickar du på redigeringsikonen på edit för att redigera processen.

• Ställ in godkännandestadiet. Godkännandefasen markeras och kallas som standard Pending approval (Väntar på godkännande).
  • Om du vill ändra etappens namn klickar du på textrutan Etappnamn och anger ett namn.
  • För att ställa in sannolikheten för steget klickar du på rullgardinsmenyn för sannolikhet och väljer sedan en procentsats.
  • Om du vill ändra etappens position klickar du på den och drar den till önskad position i Pipeline-ordningen. Användare måste få godkännande för att flytta en affär förbi godkännandestadiet, förutom för att flytta affärer till ett stängt och förlorat stadie.

• Klicka på Nästa för att ange villkor för godkännande.
• Som standard är Alla affärer markerat, vilket innebär att alla affärer, oavsett egenskapernas värde, måste godkännas. Om du vill ange villkor för när erbjudanden måste godkännasmarkerar du Erbjudanden somuppfyller särskilda villkor och väljer sedan kriterier. Endast erbjudanden som uppfyller de valda kriterierna måste gå igenom godkännandeprocessen.

• Klicka på Nästa för att välja vilka användare som kan godkänna avtal.
• Du väljer godkännare genom att klicka på rullgardinsmenyn Lägg till godkännare och sedan markera kryssrutorna för de användare som du vill ska vara godkännare. Du kan lägga till upp till tre godkännare per pipeline.
• Välj om godkännande krävs från alla godkännare eller från någon av godkännarna. Om du väljer Alla måste alla valda godkännare godkänna en affär innan den kan gå vidare i pipelinen. Om du väljer Alla måste endast en godkännare godkänna affären innan den kan gå vidare i pipelinen.
• Om du vill lägga till en anteckning för godkännarna skriver du in text i textrutan. Det här är ett obligatoriskt fält som visas för godkännare när en affär behöver godkännas.

• Klicka på Nästa.
• Granska godkännandestadiet, eventuella villkor och godkännare och klicka sedan på Spara.

När de har sparats måste tillämpliga affärsfas gå in i godkännandestadiet och godkännas innan de kan gå vidare i pipelinen, såvida de inte går direkt till stängd och förlorad. Affärsfas som redan befinner sig i ett steg när godkännandesteget upprättas kommer inte att omfattas av godkännandeprocessen.

Observera: även om det inte rekommenderas kan Superadmins stänga av godkännandeprocessen för en befintlig pipeline för affärer genom att stänga av radenLägg till godkännandeprocess för affärer. Om godkännandet stängs av blir godkännandesteget ett normalt steg och alla godkännanden avbryts oavsett status. Du kan inte ångra åtgärden om du stänger av en godkännandeprocess, så om du vill återinföra godkännanden måste du konfigurera ett nytt godkännandesteg.

Begär godkännande för en affär

Om du är en användare som flyttar affärer genom en pipeline måste tillämpliga affärer gå in i godkännandefasen och godkännas innan de kan flyttas nedåt i pipelinen. För att processen för godkännande av avtal ska starta måste avtalet ha en ägare och ägaren får inte vara den enda godkännaren eller en godkännare när alla godkännare krävs.

Godkännandeprocessen för en affär startar inte om något av följande är sant: det finns ingen ägare till affären, ägaren är en nödvändig godkännare elleren tilldelad godkännare har förlorat godkännanderätten för affären eller har inaktiverats . I det här scenariot visas en omstartsknapp på avtalskortet i brädvyn med en beskrivning av felet och nästa steg.

För att begära godkännande:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Flytta affären till godkännandestadiet. Du kan uppdatera affärsfasen manuellt, via API eller via arbetsflöden.

• När en affär befinner sig i affärsfasens godkännandestadium skickas en begäran till godkännarna om att godkänna affären. Affären får en godkännandestatus (t.ex. Väntar på godkännande) som visas på ett affärskort i styrelsevyn eller i kolumnen Senaste godkännandestatus i listvyn. Om det finns villkor i godkännandeprocessen som affären inte uppfyller blir statusen Godkännande behövs inte och du kan gå vidare med affären.

• Om du vill visa mer information om godkännandeprocessen klickar du på Detaljer > Visa godkännandeaktivitet på ett avtalskort i styrelsevyn.
  • På fliken Godkännande kan du visa anteckningar om godkännande, användare som måste godkänna affären och ändringar av godkännandestatus.
  • Klicka på fliken Kommentarer för att visa eller lägga till kommentarer. Om du vill lägga till en kommentar skriver du in text i kommentarsrutan och klickar sedan på Kommentar.
• När en godkännare har godkänt, avvisat eller begärt ändringar i affären får ägaren en avisering i HubSpot och via e-post.
  • Om godkännaren begärde ändringar kan du se kommentarerna. Om det behövs gör du ändringar och svarar på godkännarens kommentarer så att de kan godkänna affären.
  • Om det godkänns ändras godkännandestatusen till Approved och kan du gå vidare med affärsfasen till önskat stadium.
  • Om den avvisas ändras godkännandestatusen till Rejected och affären kan bara flyttas till ett stängt och förlorat affärsfas.

Godkänna eller förkasta ett avtal

Om du är godkännare för en pipeline för avtal får du ett meddelande i HubSpot och via e-post när en användare begär godkännande av ett avtal.

• För att se affären från dina notiser navigerar du till dina notiser i HubSpot eller din e-post och klickar sedan på notisen eller CTA för att gå till affären.

• Om du vill visa alla avtal som väntar på godkännande filtrerar du dina avtal efter Senaste godkännandestatus som innehåller exakt väntande. Klicka på namnet på en affär som ingår i vyn.

Att godkänna eller förkasta ett avtal:

• Klicka på Approval i bannern Approval needed högst upp i affären.
• Om du vill visa mer information om begäran väljer du Visa detaljer om godkännande.
• Om du vill begära ändringar innan du godkänner väljer du Begär ändringar. Ange text i kommentarsrutan och klicka sedan på Kommentar. Den användare som begärde godkännandet får ett meddelande.
• Om du vill godkänna begäran för att föra affären framåt väljer du Approve(Godkänn). Ange ett valfritt meddelande och klicka sedan på Approve för att bekräfta.

• Om du vill avvisa affären väljer du Avvisa. Ange en anledning till varför affären avvisades och klicka sedan på Avvisa för att bekräfta. När en affär har avvisats kan den bara flyttas till ett stängt och förlorat affärsfas.

När en affär har godkänts eller avvisats uppdateras affärens statusvärde för senaste godkännande för att ange beslutet. Om en affär godkändes eller avvisades men inte borde ha godkänts, kan en Superadmin starta om godkännandeprocessen.

Observera: Om du flyttar en tidigare godkänd/avvisad affär till ett steg före godkännandesteget, kommer värdet för Status för senaste godkännande automatiskt att rensas. I det här fallet måste affären gå igenom godkännandeprocessen igen.

Starta om godkännande för en affär

Om en affär felaktigt godkändes eller avvisades kan en Superadmin starta om godkännandeprocessen. Endast Superadmin kan starta om godkännanden, även om andra godkännare som inte är superadmin har angetts för pipelinen.

För att starta om godkännandeprocessen:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Flytta affären till godkännandestadiet eller till stadiet före godkännandestadiet.
• Klicka på Yes i dialogrutan för att bekräfta.

Affärens senaste godkännandestatus återställs och affären måste gå igenom godkännandeprocessen igen innan den kan gå vidare i pipelinen.