Goedkeuringen vereisen voor deals

Je kunt een goedkeuringsproces instellen voor een pijplijn, zodat alle of specifieke deals moeten worden beoordeeld en goedgekeurd voordat ze verder gaan in de pijplijn. Als goedkeuring van de pijplijn is ingeschakeld, wordt er een goedkeuringsfase toegevoegd aan de geselecteerde pijplijn en kunnen gebruikers geen deals voorbij die fase verplaatsen zonder goedkeuring, behalve naar een gesloten verloren fase. Gebruikers kunnen ook geen deals meer aanmaken na de goedkeuringsfase. Dit geldt ook voor deals die vanuit workflows zijn aangemaakt.

Elke pijplijn kan een unieke goedkeuringsfase hebben met maximaal drie goedkeurders. U kunt bijvoorbeeld een verkoopproces hebben dat goedkeuring nodig heeft van een verkoopmanager voordat het wordt gesloten en een ander verkoopproces dat zowel juridische goedkeuring als goedkeuring van de manager nodig heeft voordat het contract wordt verzonden.

Voor meer hulp bij het instellen van het goedkeuringsproces, zie de video walkthrough die wordt gedeeld in de HubSpot Community.

Geef gebruikers toestemming om deals goed te keuren

Voordat je deal goedkeurders kunt toewijzen, moet je deze gebruikers eerst toestemming geven om deals goed te keuren.

Let op: het is aan te raden om eerst goedkeuringsrechten toe te kennen voordat je een pijplijn goedkeuringsproces opzet. Het kan enkele minuten duren voordat gebruikers met bijgewerkte rechten verschijnen als beschikbare goedkeurders in het instellingsproces.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Beweeg de muis over een gebruiker en klik op Rechten bewerken.
• Klik om de sectie Deals uit te vouwen en schakel vervolgens de toestemming Approve (Goedkeuren) in.

• Klik op Opslaan.

Goedkeuring van deals voor een pijplijn instellen

Gebruikers met Super Admin rechten kunnen een goedkeuringsfase instellen, goedkeuringsvoorwaarden instellen en goedkeurders toewijzen voor elke pijplijn. Zodra je het goedkeuringsproces hebt ingeschakeld, kun je ook de goedkeuringsfase, goedkeuringsvoorwaarden en welke gebruikers goedkeurder zijn bewerken.

Voordat u deal goedkeuringen inschakelt, moet u ervoor zorgen dat u de goedkeurders de toestemming Deal goedkeuren hebt gegeven.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Deals.
• Navigeer naar het tabblad Pijplijnen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer de pijplijn waarvoor u goedkeuringen wilt vereisen.
• Klik onderaan op het tabblad Pijplijnregels.
• Zet de schakelaar aan in de rij Goedkeuringsproces voor deals toevoegen. Als het al is ingeschakeld, klik dan op het pictogram edit bewerken om het proces te bewerken.

• Stel de goedkeuringsfase in. De goedkeuringsfase is gemarkeerd en heet standaard In afwachting van goedkeuring.
  • Als je de naam van de stap wilt wijzigen, klik je op het tekstvak voor de stapnaam en voer je een naam in.
  • Om de waarschijnlijkheid van de stap in te stellen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Waarschijnlijkheid en selecteert u een percentage.
  • Om de positie van de stap te wijzigen, klik en sleep je de stap naar de gewenste positie in de volgorde van de pijplijn. Gebruikers hebben goedkeuring nodig om een deal voorbij de goedkeuringsfase te verplaatsen, met uitzondering van het verplaatsen van deals naar een gesloten verloren fase.

• Klik op Volgende om de goedkeuringsvoorwaarden in te stellen.
• Standaard is Alle deals geselecteerd, wat betekent dat alle deals, ongeacht hun eigenschappen, moeten worden goedgekeurd. Om voorwaarden in te stellen voor wanneer deals moeten worden goedgekeurd,selecteert u Deals that meet specific conditions en vervolgens criteria. Alleen deals die voldoen aan de geselecteerde criteria moeten het goedkeuringsproces doorlopen.

• Klik op Volgende om te selecteren welke gebruikers deals kunnen goedkeuren.
• Om goedkeurders te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Goedkeurders toevoegen en selecteert u de selectievakjes van gebruikers die u wilt goedkeuren. U kunt maximaal drie goedkeurders per pijplijn toevoegen.
• Selecteer of goedkeuring vereist is van alle goedkeurders of van één van de goedkeurders. Als u Alle selecteert, moeten alle geselecteerde goedkeurders een deal goedkeuren voordat deze verder kan gaan in de pijplijn. Als je Elke selecteert, moet slechts één goedkeurder de deal goedkeuren voordat deze verder kan gaan in de pijplijn.
• Om een notitie toe te voegen aan de goedkeurders, voert u tekst in het tekstvak in. Dit is een verplicht veld dat aan goedkeurders wordt getoond als een deal moet worden goedgekeurd.

• Klik op Volgende.
• Controleer de goedkeuringsfase, eventuele voorwaarden en goedkeurders en klik op Opslaan.

Nadat ze zijn opgeslagen, moeten de deals die van toepassing zijn naar de goedkeuringsfase gaan en goedkeuring krijgen voordat ze verder kunnen gaan in de pijplijn, tenzij ze direct naar de gesloten, verloren fase gaan. Alle deals die zich al in een fase bevinden op het moment dat de goedkeuringsfase wordt ingesteld, worden niet onderworpen aan het goedkeuringsproces.

Let op: hoewel het niet wordt aanbevolen, kunnen Super Admins het goedkeuringsproces van een bestaande dealpijplijn uitschakelen door de rijGoedkeuringsproces toevoegen voor deals uit te schakelen. Als de goedkeuring is uitgeschakeld, wordt de goedkeuringsfase een normale fase en worden alle goedkeuringen geannuleerd, ongeacht hun status. Je kunt de actie niet ongedaan maken als je een goedkeuringsproces uitschakelt, dus als je opnieuw goedkeuringen wilt instellen, moet je een nieuwe goedkeuringsstap instellen.

Goedkeuring voor een deal aanvragen

Als je een gebruiker bent die deals door een pijplijn beweegt, moeten deals die van toepassing zijn de goedkeuringsfase binnengaan en worden goedgekeurd voordat ze door de pijplijn kunnen bewegen. Om het goedkeuringsproces van de deal te starten, moet de deal een eigenaar hebben en de deal-eigenaar mag niet de enige goedkeurder zijn of een goedkeurder wanneer alle goedkeurders vereist zijn.

Het goedkeuringsproces van een deal wordt niet gestart als een van de volgende zaken waar is: er is geen deal eigenaar, de eigenaar is een vereiste goedkeurder, ofeen toegewezen goedkeurderheeft geen toestemmingmeer om de deal goed te keuren of is gedeactiveerd. In dit scenario verschijnt er een knop Herstart op de dealkaart in de boardweergave met een beschrijving van de fout en de volgende stappen.

Goedkeuring aanvragen:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Verplaats de deal naar de goedkeuringsfase. Je kunt het dealstadium handmatig, via API of via workflows bijwerken.

• Zodra een deal zich in de goedkeuringsfase bevindt, krijgen goedkeurders een verzoek om de deal goed te keuren. De deal krijgt een goedkeuringsstatus (bijvoorbeeld In afwachting van goedkeuring) die wordt weergegeven op een dealkaart in boardweergave of in de kolom Laatste goedkeuringsstatus in lijstweergave. Als het goedkeuringsproces voorwaarden heeft waaraan de deal niet voldoet, is de status Goedkeuring niet nodig en kunt u de deal verder afhandelen.

• Om meer informatie over het goedkeuringsproces weer te geven, klikt u op een dealkaart in de boardweergave op Details > Goedkeuringsactiviteit weergeven.
  • Op het tabblad Goedkeuring ziet u goedkeuringsnotities, de gebruikers die de deal moeten goedkeuren en wijzigingen in de goedkeuringsstatus.
  • Klik op het tabblad Opmerkingen om opmerkingen te bekijken of toe te voegen. Om een opmerking toe te voegen, voert u tekst in het opmerkingenvak in en klikt u vervolgens op Opmerking.
• Zodra een goedkeurder de deal heeft goedgekeurd, afgekeurd of om wijzigingen heeft gevraagd, ontvangt de eigenaar van de deal een melding in HubSpot en via e-mail.
  • Als de goedkeurder om wijzigingen heeft gevraagd, bekijk dan de opmerkingen. Breng zo nodig wijzigingen aan en beantwoord de opmerkingen van de goedkeurder, zodat deze de deal kan goedkeuren.
  • Als de deal is goedgekeurd, verandert de goedkeuringsstatus in Goedgekeurd en . Je kunt de deal naar de gewenste fase verplaatsen.
  • Als de deal wordt afgekeurd, verandert de goedkeuringsstatus in Afgewezen en kan de deal alleen worden verplaatst naar een gesloten, verloren fase.

Een deal goedkeuren of afwijzen

Als je een goedkeurder bent voor een deal pijplijn, ontvang je een melding in HubSpot en via e-mail wanneer een gebruiker goedkeuring voor een deal aanvraagt.

• Om de deal vanuit je meldingen te bekijken, navigeer je naar je meldingen in HubSpot of je e-mail en klik je op de melding of CTA om naar de deal te gaan.

• Om alle deals weer te geven die wachten op goedkeuring, filter je je deals op Laatste goedkeuringsstatus bevat precies in afwachting. Klik op de naam van een deal in de weergave.

Klik op een dealrecord om de deal goed te keuren of af te wijzen:

• Klik bovenaan de deal in de banner Goedkeuring nodig op Goedkeuring.
• Om meer informatie over het verzoek te bekijken, selecteert u Goedkeuringsdetails bekijken.
• Om wijzigingen aan te vragen voordat u de deal goedkeurt, selecteert u Wijzigingen aanvragen. Voer tekst in het commentaarvak in en klik vervolgens op Commentaar. De gebruiker die de goedkeuring heeft aangevraagd, wordt hiervan op de hoogte gesteld.
• Om het verzoek goed te keuren en de deal door te laten gaan, selecteert u Goedkeuren. Voer een optioneel bericht in en klik op Goedkeuren om te bevestigen.

• Om de deal af te wijzen, selecteert u Afwijzen. Voer een reden in waarom de deal is afgewezen en klik op Afwijzen om te bevestigen. Als een deal is afgewezen, kan deze alleen nog worden verplaatst naar een gesloten verloren stadium.

Zodra een deal is goedgekeurd of afgewezen, wordt de waarde Laatste Goedkeuringsstatus van de deal bijgewerkt om de beslissing aan te geven. Als een deal is goedgekeurd of afgekeurd maar dat niet had gemoeten, kan een Super Admin het goedkeuringsproces opnieuw starten.

Let op: als je een eerder goedgekeurde/afgewezen deal verplaatst naar een fase voorafgaand aan de goedkeuringsfase, wordt de waarde van de Laatste Goedkeuringsstatus automatisch gewist. In dat geval moet de deal het goedkeuringsproces opnieuw doorlopen.

Goedkeuring van een deal opnieuw starten

Als een deal ten onrechte is goedgekeurd of afgekeurd, kan een Super Admin het goedkeuringsproces opnieuw starten. Alleen Super Admins kunnen goedkeuringen opnieuw starten, zelfs als er andere goedkeurders voor de pijplijn zijn ingesteld die geen beheerder zijn.

Om het goedkeuringsproces opnieuw te starten:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Verplaats de deal naar de goedkeuringsfase of naar de fase voor de goedkeuringsfase.
• Klik in het dialoogvenster op Ja om te bevestigen.

De Laatste Goedkeuringsstatus van de deal wordt gereset en de deal moet opnieuw het goedkeuringsproces doorlopen voordat deze verder gaat in de pijplijn.

Goedkeuringsgeschiedenis bekijken

Gebruikers met de Customize record page layout of Super Admin rechten kunnen een rechterzijbalk CRM kaart en een preview zijbalk kaart toevoegen om de goedkeuringsgeschiedenis weer te geven. Vervolgens kunnen gebruikers de personen zien die betrokken waren bij het goedkeuringsproces, samen met de tijdlijn van de gebeurtenissen.

Om de pipeline goedkeuringskaart te configureren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Deals.
• Klik op het tabblad Recordaanpassing.
• Klik op de naam van de gewenste weergave.
• Klik rechtsboven op Kaart toevoegen.
• Schakel het selectievakje Goedkeuringen pijplijn in.

De pijplijn goedkeuringskaart gebruiken:

• Navigeer naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record.
• Navigeer in de rechterzijbalk naar de kaartGoedkeuringen pijplijn.

Om de pijplijn goedkeuringskaart in de voorbeeldzijbalk te configureren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Afspraken.
• Klik op het tabblad Voorbeeld aanpassen.
• Klik op de naam van de gewenste weergave.
• Klik op Kaart toevoegen.
• Schakel het selectievakje Goedkeuringen pijplijn in.

De pipeline approval preview gebruiken:

• Navigeer naar CRM > Deals.
• Ga met de muis over het record en klik op Voorbeeld.