Richiedere l'approvazione delle operazioni

È possibile impostare un processo di approvazione per una pipeline di trattative, in modo che le trattative debbano essere riviste e approvate prima di avanzare nella pipeline. Quando le approvazioni della pipeline sono attivate, alla pipeline selezionata viene aggiunta una fase di approvazione e gli utenti non potranno spostare le trattative oltre tale fase senza approvazione, se non in una fase di chiusura perduta.

Ogni pipeline può avere una fase di approvazione unica con un massimo di tre approvatori. Ad esempio, si può avere un processo di vendita che richiede l'approvazione di un responsabile delle vendite prima della chiusura e un altro processo di vendita che richiede l'approvazione legale e del responsabile prima di inviare un contratto.

Se siete un amministratore, imparate a impostare il processo di approvazione dei contratti. Se siete un utente che lavora con le trattative, imparate come richiedere l'approvazione. Se siete un approvatore, imparate a rivedere le trattative che richiedono l'approvazione.

Per ulteriore assistenza nell'impostazione del processo di approvazione, consultate il video condiviso nella Community di HubSpot.

Concessione del permesso di approvazione dei deal agli utenti

Prima di poter assegnare i deal approver, è necessario dare a questi utenti i permessi di approvazione dei deal.

Nota bene: si consiglia di concedere i permessi di approvazione prima di impostare un processo di approvazione della pipeline. Potrebbero essere necessari alcuni minuti prima che gli utenti con le autorizzazioni aggiornate appaiano come approvatori disponibili nel processo di configurazione.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Passare il mouse su un utente e fare clic su Modifica autorizzazioni.
• Fare clic per espandere la sezione Trattative, quindi attivare l'autorizzazione Approva.

• Fare clic su Salva.

Impostare l'approvazione delle trattative per una pipeline

Gli utenti con i permessi di Super Admin possono impostare una fase di approvazione e assegnare gli approvatori per ogni pipeline di transazioni. Una volta attivato il processo di approvazione, è possibile modificare la fase di approvazione e gli utenti che la approvano.

Prima di attivare le approvazioni delle transazioni, assicurarsi di aver concesso agli approvatori l'autorizzazioneApprova transazioni.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Trattative.
• Passare alla scheda Pipeline.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline , quindi selezionare la pipeline per la quale si desidera richiedere le approvazioni.
• In basso, fare clic sulla scheda Regole della pipeline.
• Nella riga Aggiungi processo di approvazione per le transazioni, attivare l'interruttore. Se è già attivo, fare clic sull'icona edit per modificare il processo.

• Nel pannello di destra, impostare la fase di approvazione. Per impostazione predefinita, la fase di approvazione sarà evidenziata e denominata Approvazione in sospeso.
  • Per modificare il nome dello stage, fare clic sulla casella di testo Nome stage e inserire un nome.
  • Per impostare la probabilità dello stage, fare clic sul menu a discesa Probabilità e selezionare una percentuale.
  • Per modificare la posizione dello stage, fare clic e trascinarlo nella posizione desiderata nell'ordine della pipeline. Gli utenti dovranno ottenere l'approvazione per spostare un affare oltre la fase di approvazione, tranne che per spostare gli affari in una fase di chiusura perduta.

• Fare clic su Avanti: Aggiungi approvatori per selezionare gli utenti che possono approvare le transazioni.
• Per selezionare gli approvatori, fare clic sul menu a discesa Aggiungi approvatori, quindi selezionare le caselle di controllo degli utenti che si desidera approvare. È possibile aggiungere fino a tre approvatori per pipeline.
• Selezionare se l'approvazione è richiesta a tutti gli approvatori o a uno qualsiasi degli approvatori. Se si seleziona Tutti, tutti gli approvatori selezionati devono approvare una transazione prima che possa avanzare nella pipeline. Se si seleziona Qualsiasi, solo un approvatore deve approvare l'operazione prima che possa avanzare nella pipeline.
• Per aggiungere una nota agli approvatori, inserire il testo nella casella di testo. Questo campo è obbligatorio e viene mostrato agli approvatori quando una transazione deve essere approvata.

• Fare clic su Avanti: Revisione.
• Rivedere la fase di approvazione e gli approvatori, quindi fare clic su Salva.

Una volta salvate, tutte le trattative devono entrare nella fase di approvazione e ricevere l'approvazione prima di poter avanzare nella pipeline, a meno che non passino direttamente alla fase di chiusura perduta. Le offerte già presenti in una fase al momento dell'impostazione della fase di approvazione non saranno soggette al processo di approvazione.

Nota bene: anche se non è raccomandato, i Super Admin possono disattivare il processo di approvazione di una pipeline di offerte esistente, selezionando l'interruttoreAggiungi processo di approvazione per le offerte. Se l'approvazione viene disattivata, la fase di approvazione diventerà una fase normale e tutte le approvazioni verranno annullate, indipendentemente dal loro stato. Non è possibile annullare l'azione se si disattiva un processo di approvazione, quindi se si desidera ripristinare le approvazioni, è necessario impostare una nuova fase di approvazione.

Richiesta di approvazione per un accordo

Se siete un utente che sposta le offerte in una pipeline, le offerte devono entrare nella fase di approvazione ed essere approvate prima di poter avanzare nella pipeline. Affinché il processo di approvazione dell'operazione sia avviato, l'operazione deve avere un proprietario e il proprietario dell'operazione non deve essere l'unico approvatore o un approvatore quando sono richiesti tutti gli approvatori.

Nota bene: il processo di approvazione di un deal non si avvia se non c'è un proprietario del deal, se il proprietario è un approvatore obbligatorio o se un approvatore assegnato ha perso l'autorizzazione all'approvazione del deal o è stato disattivato. In questo caso, sulla scheda dell'affare nella vista scheda apparirà un pulsante Riavvia con una descrizione dell'errore e dei passi successivi.

Per richiedere l'approvazione:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Spostare l'affare nella fase di approvazione. È possibile aggiornare la fase dell'affare manualmente, tramite API o flussi di lavoro.
• Una volta che un affare è in fase di approvazione, agli approvatori viene inviata una richiesta di approvazione dell'affare. L'affare avrà uno stato di approvazione (ad esempio, Approvazione in sospeso) che apparirà sulla scheda dell'affare nella visualizzazione a tabellone o nella colonna Stato di approvazione più recente nella visualizzazione a elenco.

• Per visualizzare ulteriori informazioni sul processo di approvazione, fare clic su Dettagli > Visualizza attività di approvazione in una scheda dell'affare nella vista tabellone.
  • Nella scheda Approvazione, è possibile visualizzare le note di approvazione, gli utenti che devono approvare l'operazione e le modifiche allo stato di approvazione.
  • Fare clic sulla scheda Commenti per visualizzare o aggiungere commenti. Per aggiungere un commento, inserire il testo nella casella di commento, quindi fare clic su Commento.
• Una volta che un approvatore ha approvato, rifiutato o richiesto modifiche al deal, il proprietario del deal riceverà una notifica in HubSpot e via e-mail.
  • Se l'approvatore ha richiesto delle modifiche, è possibile visualizzare i commenti. Se necessario, apportare le modifiche e rispondere ai commenti dell'approvatore in modo che possa approvare il deal.
  • Se approvato, lo stato di approvazione cambierà in Approvato e sarà possibile far avanzare il deal alla fase desiderata.
  • Se viene rifiutato, lo stato di approvazione cambia in Rifiutato e l'affare può essere spostato solo in una fase di perdita chiusa.

Approvare o rifiutare un accordo

Se siete un approvatore di una pipeline di deal, riceverete una notifica in HubSpot e via e-mail quando un utente richiede l'approvazione di un deal.

• Per visualizzare il deal dalle vostre notifiche, navigate nelle notifiche in HubSpot o nella vostra e-mail, quindi fate clic sulla notifica o sulla CTA per accedere al deal.

• Per visualizzare tutte le offerte in attesa di approvazione, filtrare le offerte in base allo stato di approvazione più recente, che contiene esattamente "in sospeso". Fare clic sul nome di un'offerta inclusa nella visualizzazione.

Su un record di transazione, per approvare o rifiutare la transazione:

• Nella parte superiore dell'operazione, nel banner Approvazione necessaria, fare clic su Approvazione.
• Per visualizzare ulteriori informazioni sulla richiesta, selezionare Visualizza dettagli approvazione.
• Per richiedere modifiche prima dell'approvazione, selezionare Richiedi modifiche. Immettere il testo nella casella di commento, quindi fare clic su Commento. L'utente che ha richiesto l'approvazione riceverà una notifica.
• Per approvare la richiesta e far avanzare l'affare, selezionare Approva. Immettere un messaggio opzionale, quindi fare clic su Approva per confermare.

• Per rifiutare l'accordo, selezionare Rifiuta. Inserire un motivo per cui l'accordo è stato rifiutato, quindi fare clic su Rifiuta per confermare.

Nota bene: non è possibile annullare l'azione se si rifiuta un accordo. Una volta respinta, la trattativa può essere spostata solo in una fase di chiusura perduta. Se si desidera che l'affare vada avanti con le modifiche, è necessario richiedere le modifiche anziché rifiutare.