Richieste di approvazione per le trattative

È possibile impostare un processo di approvazione per una pipeline di trattative, in modo che tutte o alcune trattative specifiche debbano essere esaminate e approvate prima di avanzare nella pipeline. Quando le approvazioni della pipeline sono attivate, alla pipeline selezionata viene aggiunta una fase di approvazione e gli utenti non potranno spostare le trattative applicabili oltre tale fase senza approvazione, se non in una fase di chiusura persa.

Ogni pipeline può avere una fase di approvazione unica con un massimo di tre approvazioni. Ad esempio, si può avere un processo di vendita che richiede l'approvazione di un responsabile delle vendite prima della chiusura e un altro processo di vendita che richiede l'approvazione sia del legale che del responsabile prima di inviare un contratto.

Per un'ulteriore assistenza nell'impostazione del processo di approvazione, consultate il video di presentazione condiviso nella Community di HubSpot.

Concessione del permesso di approvazione della trattativa agli utenti

Prima di assegnare gli approvatori delle trattative, è necessario assegnare a questi utenti i permessi di approvazione delle trattative.

Nota bene: si consiglia di concedere prima i permessi di approvazione prima di impostare un processo di approvazione della pipeline. Potrebbero essere necessari alcuni minuti perché gli utenti con le autorizzazioni aggiornate appaiano come approvatori disponibili nel processo di impostazione.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Passare il mouse su un utente e fare clic su Modifica permessi.
• Fare clic per espandere la sezione Trattative e attivare l'autorizzazione Approva.

• Fare clic su Salva.

Impostare l'approvazione della trattativa per una pipeline

Gli utenti con i permessi di Super amministratore possono impostare una fase dell'approvazione, stabilire le condizioni di approvazione e assegnare gli approvatori per ogni pipeline di trattative. Una volta attivato il processo di approvazione, è possibile modificare la fase di approvazione, le condizioni di approvazione e gli utenti che la approvano.

Prima di attivare le approvazioni delle trattative, assicuratevi di aver concesso agli approvatori l'autorizzazione ad approvare le trattative.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Trattative.
• Passare alla scheda Pipeline.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline e selezionare la pipeline per la quale si desidera richiedere le approvazioni.
• In basso, fare clic sulla scheda Regole della pipeline.
• Nella riga Aggiungi processo di approvazione per trattative, attivare l'interruttore. Se è già attivo, fare clic sull'icona edit per modificare il processo.

• Impostare la fase di approvazione. Per impostazione predefinita, la fase di approvazione sarà evidenziata e chiamata Approvazione in sospeso.
  • Per modificare il nome dello stage, fare clic sulla casella di testo Nome stage e inserire un nome.
  • Per impostare la probabilità dello stage, fare clic sul menu a discesa Probabilità e selezionare una percentuale.
  • Per modificare la posizione dello stage, fare clic e trascinarlo nella posizione desiderata nell'ordine della pipeline. Gli utenti dovranno ottenere l'approvazione per spostare una trattativa oltre la fase dell'approvazione, tranne che per spostare le trattative in una fase di chiusura persa.

• Fare clic su Avanti per impostare le condizioni di approvazione.
• Per impostazione predefinita, è selezionata l'opzione Tutte le trattative, che significa che tutte le trattative, indipendentemente dai valori delle proprietà, devono essere approvate. Per impostare le condizioni di approvazione delle trattative,selezionare Trattative che soddisfano condizioni specifiche, quindi selezionare i criteri. Solo le trattative che soddisfano i criteri selezionati devono essere sottoposte al processo di approvazione.

• Fare clic su Avanti per selezionare gli utenti che possono approvare le trattative.
• Per selezionare gli approvatori, fare clic sul menu a discesa Aggiungi approvatori, quindi selezionare le caselle di controllo degli utenti che si desidera approvare. È possibile aggiungere fino a tre approvatori per pipeline.
• Selezionare se l'approvazione è richiesta a tutti gli approvatori o a uno qualsiasi degli approvatori. Se si seleziona Tutti, tutti gli approvatori selezionati devono approvare una trattativa prima che possa avanzare nella pipeline. Se si seleziona Qualsiasi, solo un approvatore deve approvare la trattativa prima che possa avanzare nella pipeline.
• Per aggiungere una nota agli approvatori, inserire il testo nella casella di testo. Questo è un campo obbligatorio che viene mostrato agli approvatori quando una trattativa deve essere approvata.

• Fare clic su Avanti.
• Rivedere la fase di approvazione, le eventuali condizioni e gli approvatori, quindi fare clic su Salva.

Una volta salvate, le trattative applicabili devono entrare nella fase di approvazione e ricevere l'approvazione prima di poter avanzare nella pipeline, a meno che non passino direttamente alla fase di chiusura persa. Le trattative già presenti in una fase al momento dell'impostazione della fase di approvazione non saranno soggette al processo di approvazione.

Nota bene: anche se non è raccomandato, i Super Amministratori possono disattivare il processo di approvazione di una pipeline di trattative esistente, selezionando l'interruttore della rigaAggiungi processo di approvazione per le trattative. Se l'approvazione è disattivata, la fase di approvazione diventerà una fase normale e tutte le approvazioni saranno annullate, indipendentemente dal loro stato. Non è possibile annullare l'azione se si disattiva un processo di approvazione, quindi se si desidera ripristinare le approvazioni, è necessario impostare una nuova fase di approvazione.

Richiesta di approvazione di una trattativa

Se si è un utente che sposta le trattative in una pipeline, le trattative applicabili devono entrare nella fase di approvazione ed essere approvate prima di poter avanzare nella pipeline. Affinché il processo di approvazione della trattativa venga avviato, è necessario che la trattativa abbia un proprietario e che quest'ultimo non sia l'unico approvatore o un approvatore quando sono richiesti tutti gli approvatori.

Il processo di approvazione di una trattativa non si avvia se si verifica una delle seguenti condizioni: non esiste un proprietario della trattativa, il proprietario è un approvatore obbligatorio oun approvatore assegnato ha perso l'autorizzazione all'approvazione della trattativa o è stato disattivato. In questo caso, sulla scheda pannello della trattativa in vista bacheca viene visualizzato un pulsante Riavvia con una descrizione dell'errore e dei passi successivi.

Per richiedere l'approvazione:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Spostare la trattativa nella fase dell'approvazione. È possibile aggiornare la fase della trattativa manualmente, tramite API o flussi di lavoro.

• Quando una trattativa è in fase di approvazione, agli approvatori viene inviata una richiesta di approvazione della trattativa. La trattativa avrà uno stato di approvazione (ad esempio, Approvazione in sospeso) che appare sulla scheda pannello in vista bacheca o nella colonna Stato di approvazione più recente in vista elenco. Se il processo di approvazione prevede condizioni che la trattativa non soddisfa, lo stato sarà Approvazione non necessaria e la trattativa potrà essere portata avanti.

• Per visualizzare ulteriori informazioni sul processo di approvazione, nella vista bacheca di una scheda trattativa, fare clic su Dettagli > Visualizza attività di approvazione.
  • Nella scheda Approvazione, visualizzare le note di approvazione, gli utenti che devono approvare la trattativa e le modifiche allo stato di approvazione.
  • Fare clic sulla scheda Commenti per visualizzare o aggiungere commenti. Per aggiungere un commento, inserire il testo nella casella di commento, quindi fare clic su Commento.
• Una volta che un approvatore ha approvato, rifiutato o richiesto modifiche alla trattativa, il proprietario della trattativa riceverà una notifica in HubSpot e via e-mail.
  • Se l'approvatore ha richiesto delle modifiche, è possibile visualizzare i commenti. Se necessario, apportare le modifiche e rispondere ai commenti dell'approvatore in modo che possa approvare la trattativa.
  • Se approvato, lo stato di approvazione cambierà in Approvato e sarà possibile far avanzare la trattativa alla fase desiderata.
  • Se viene rifiutata, lo stato di approvazione cambia in Rifiutato e la trattativa può essere spostata solo in una fase di chiusura persa.

Approvare o rifiutare una trattativa

Se siete un approvatore di una pipeline di trattative, riceverete una notifica in HubSpot e via e-mail quando un utente richiede l'approvazione della trattativa.

• Per visualizzare la trattativa dalle vostre notifiche, navigate nelle vostre notifiche in HubSpot o nella vostra e-mail, quindi fate clic sulla notifica o sulla CTA per accedere alla trattativa.

• Per visualizzare tutte le trattative in attesa di approvazione, filtrare le trattative in base a Lo stato dell'ultima approvazione contiene esattamente in sospeso. Fare clic sul nome di una trattativa inclusa nella vista.

Nel record della trattativa, per approvare o rifiutare la trattativa:

• Nella parte superiore della trattativa, nel banner Approvazione necessaria, fare clic su Approvazione.
• Per visualizzare ulteriori informazioni sulla richiesta, selezionare Visualizza dettagli approvazione.
• Per richiedere modifiche prima dell'approvazione, selezionare Richiedi modifiche. Immettere il testo nella casella di commento, quindi fare clic su Commento. L'utente che ha richiesto l'approvazione riceverà una notifica.
• Per approvare la richiesta di avanzamento della trattativa, selezionare Approva. Immettere un messaggio opzionale, quindi fare clic su Approva per confermare.

• Per rifiutare la trattativa, selezionare Rifiuta. Inserire il motivo per cui la trattativa è stata rifiutata, quindi fare clic su Rifiuta per confermare. Una volta respinta, la trattativa può essere spostata solo in una fase di chiusura persa.

Una volta che una trattativa è stata approvata o rifiutata, il valore dello Stato di ultima approvazione della trattativa viene aggiornato per indicare la decisione. Se una trattativa è stata approvata o rifiutata ma non avrebbe dovuto esserlo, un Super amministratore può riavviare il processo di approvazione.

Nota bene: se si sposta una trattativa precedentemente approvata/rifiutata in una fase precedente a quella dell'approvazione, il valore Ultimo stato di approvazione verrà automaticamente cancellato. In questo caso, la trattativa dovrà essere sottoposta nuovamente al processo di approvazione.

Riavviare l'approvazione di una trattativa

Se una trattativa è stata approvata o rifiutata in modo errato, un Super amministratore può riavviare il processo di approvazione. Solo i Super amministratori possono riavviare le approvazioni, anche se per la pipeline sono stati impostati altri approvatori non amministratori.

Per riavviare il processo di approvazione:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Spostate la trattativa nella fase di approvazione o nella fase precedente a quella di approvazione.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Sì per confermare.

Lo Stato di ultima approvazione della trattativa viene azzerato e la trattativa deve essere sottoposta nuovamente al processo di approvazione prima di avanzare nella pipeline.