Richiedere l'approvazione delle operazioni

È possibile impostare un processo di approvazione per una pipeline di transazioni, in modo che tutte o alcune transazioni specifiche debbano essere esaminate e approvate prima di avanzare nella pipeline. Quando le approvazioni della pipeline sono attivate, alla pipeline selezionata viene aggiunta una fase di approvazione e gli utenti non potranno spostare le transazioni applicabili oltre tale fase senza approvazione, ad eccezione di una fase di chiusura persa. Inoltre, gli utenti non potranno creare operazioni oltre la fase di approvazione. Questo include le operazioni create dai flussi di lavoro.

Ogni pipeline può avere un'unica fase di approvazione con un massimo di tre approvatori. Ad esempio, si può avere un processo di vendita che richiede l'approvazione di un responsabile delle vendite prima della chiusura e un altro processo di vendita che richiede l'approvazione legale e del responsabile prima di inviare un contratto.

Per ulteriori informazioni sull'impostazione del processo di approvazione, consultate il video condiviso nella Community di HubSpot.

Concessione dei permessi di approvazione delle trattative agli utenti

Prima di poter assegnare i deal approver, è necessario dare a questi utenti i permessi di approvazione dei deal.

Nota bene: si consiglia di concedere i permessi di approvazione prima di impostare un processo di approvazione della pipeline. Potrebbero essere necessari alcuni minuti prima che gli utenti con le autorizzazioni aggiornate appaiano come approvatori disponibili nel processo di configurazione.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Passare il mouse su un utente e fare clic su Modifica autorizzazioni.
• Fare clic per espandere la sezione Trattative, quindi attivare l'autorizzazione Approva.

• Fare clic su Salva.

Impostare l'approvazione delle transazioni per una pipeline

Gli utenti con i permessi di Super Admin possono impostare una fase di approvazione, stabilire le condizioni di approvazione e assegnare gli approvatori per ogni pipeline di transazioni. Una volta attivato il processo di approvazione, è possibile modificare la fase di approvazione, le condizioni di approvazione e gli utenti che la approvano.

Prima di attivare le approvazioni delle transazioni, assicurarsi di aver concesso agli approvatori l'autorizzazione Approva transazioni.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Trattative.
• Passare alla scheda Pipeline.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline , quindi selezionare la pipeline per la quale si desidera richiedere le approvazioni.
• In basso, fare clic sulla scheda Regole della pipeline.
• Nella riga Aggiungi processo di approvazione per le transazioni, attivare l'interruttore. Se è già attivo, fare clic sull'icona edit per modificare il processo.

• Impostare la fase di approvazione. Per impostazione predefinita, la fase di approvazione sarà evidenziata e denominata Approvazione in sospeso.
  • Per modificare il nome dello stage, fare clic sulla casella di testo Nome stage e inserire un nome.
  • Per impostare la probabilità dello stage, fare clic sul menu a discesa Probabilità e selezionare una percentuale.
  • Per modificare la posizione dello stage, fare clic e trascinarlo nella posizione desiderata nell'ordine della pipeline. Gli utenti dovranno ottenere l'approvazione per spostare un affare oltre la fase di approvazione, tranne che per spostare gli affari in una fase di chiusura perduta.

• Fare clic su Avanti per impostare le condizioni di approvazione.
• Per impostazione predefinita, è selezionata l'opzione Tutte le transazioni, che significa che tutte le transazioni, indipendentemente dai valori delle proprietà, devono essere approvate. Per impostare le condizioni di approvazione delle offerte,selezionare Offerte che soddisfano condizioni specifiche, quindi selezionare i criteri. Solo le offerte che soddisfano i criteri selezionati devono essere sottoposte al processo di approvazione.

• Fare clic su Avanti per selezionare gli utenti che possono approvare le transazioni.
• Per selezionare gli approvatori, fare clic sul menu a discesa Aggiungi approvatori, quindi selezionare le caselle di controllo degli utenti che si desidera approvare. È possibile aggiungere fino a tre approvatori per pipeline.
• Selezionare se l'approvazione è richiesta a tutti gli approvatori o a uno qualsiasi degli approvatori. Se si seleziona Tutti, tutti gli approvatori selezionati devono approvare una transazione prima che possa avanzare nella pipeline. Se si seleziona Qualsiasi, solo un approvatore deve approvare l'operazione prima che possa avanzare nella pipeline.
• Per aggiungere una nota agli approvatori, inserire il testo nella casella di testo. Questo è un campo obbligatorio che viene mostrato agli approvatori quando una transazione deve essere approvata.

• Fare clic su Avanti.
• Rivedere la fase di approvazione, le eventuali condizioni e gli approvatori, quindi fare clic su Salva.

Una volta salvate, le offerte applicabili devono entrare nella fase di approvazione e ricevere l'approvazione prima di poter avanzare nella pipeline, a meno che non passino direttamente alla fase di chiusura perduta. Le offerte già presenti in una fase al momento dell'impostazione della fase di approvazione non saranno soggette al processo di approvazione.

Nota bene: anche se non è raccomandato, i Super Admin possono disattivare il processo di approvazione di una pipeline di offerte esistente, selezionando l'interruttoreAggiungi processo di approvazione per le offerte. Se l'approvazione viene disattivata, la fase di approvazione diventerà una fase normale e tutte le approvazioni verranno annullate, indipendentemente dal loro stato. Non è possibile annullare l'azione se si disattiva un processo di approvazione, quindi se si desidera ripristinare le approvazioni, è necessario impostare una nuova fase di approvazione.

Richiesta di approvazione per un affare

Se siete un utente che sposta le offerte in una pipeline, le offerte applicabili devono entrare nella fase di approvazione ed essere approvate prima di poter avanzare nella pipeline. Affinché il processo di approvazione dell'operazione sia avviato, l'operazione deve avere un proprietario e il proprietario dell'operazione non deve essere l'unico approvatore o un approvatore quando sono richiesti tutti gli approvatori.

Il processo di approvazione di un deal non si avvia se si verifica una delle seguenti condizioni: non c'è un proprietario del deal, il proprietario è un approvatore obbligatorio oun approvatore assegnato ha perso l'autorizzazione all'approvazione del deal o è stato disattivato. In questo caso, sulla scheda dell'affare nella vista scheda viene visualizzato un pulsante Riavvia con una descrizione dell'errore e dei passi successivi.

Per richiedere l'approvazione:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Spostare l'affare nella fase di approvazione. È possibile aggiornare la fase dell'affare manualmente, tramite API o tramite flussi di lavoro.

• Una volta che un affare è in fase di approvazione, agli approvatori viene inviata una richiesta di approvazione dell'affare. L'affare avrà uno stato di approvazione (ad esempio, Approvazione in sospeso) che apparirà sulla scheda dell'affare nella vista scheda o nella colonna Stato di approvazione più recente nella vista elenco. Se il processo di approvazione prevede condizioni che l'accordo non soddisfa, lo stato sarà Approvazione non necessaria e l'accordo potrà essere portato avanti.

• Per visualizzare ulteriori informazioni sul processo di approvazione, fare clic su Dettagli > Visualizza attività di approvazione in una scheda dell'affare nella vista tabellone.
  • Nella scheda Approvazione, è possibile visualizzare le note di approvazione, gli utenti che devono approvare l'accordo e le modifiche allo stato di approvazione.
  • Fare clic sulla scheda Commenti per visualizzare o aggiungere commenti. Per aggiungere un commento, inserire il testo nella casella di commento, quindi fare clic su Commento.
• Una volta che un approvatore ha approvato, rifiutato o richiesto modifiche al deal, il proprietario del deal riceverà una notifica in HubSpot e via e-mail.
  • Se l'approvatore ha richiesto delle modifiche, è possibile visualizzare i commenti. Se necessario, apportare le modifiche e rispondere ai commenti dell'approvatore in modo che possa approvare il deal.
  • Se approvato, lo stato di approvazione cambierà in Approvato e sarà possibile far avanzare il deal alla fase desiderata.
  • Se viene rifiutato, lo stato di approvazione cambia in Rifiutato e l'affare può essere spostato solo in una fase di perdita chiusa.

Approvare o rifiutare un accordo

Se siete un approvatore di una pipeline di deal, riceverete una notifica in HubSpot e via e-mail quando un utente richiede l'approvazione di un deal.

• Per visualizzare il deal dalle vostre notifiche, navigate nelle notifiche in HubSpot o nella vostra e-mail, quindi fate clic sulla notifica o sulla CTA per accedere al deal.

• Per visualizzare tutte le offerte in attesa di approvazione, filtrare le offerte in base allo stato di ultima approvazione che contiene esattamente "in sospeso". Fare clic sul nome di un'offerta inclusa nella visualizzazione.

Su un record di transazione, per approvare o rifiutare la transazione:

• Nella parte superiore dell'operazione, nel banner Approvazione necessaria, fare clic su Approvazione.
• Per visualizzare ulteriori informazioni sulla richiesta, selezionare Visualizza dettagli approvazione.
• Per richiedere modifiche prima dell'approvazione, selezionare Richiedi modifiche. Immettere il testo nella casella di commento, quindi fare clic su Commento. L'utente che ha richiesto l'approvazione riceverà una notifica.
• Per approvare la richiesta e far avanzare l'affare, selezionare Approva. Immettere un messaggio opzionale, quindi fare clic su Approva per confermare.

• Per rifiutare l'accordo, selezionare Rifiuta. Inserire un motivo per cui l'affare è stato rifiutato, quindi fare clic su Rifiuta per confermare. Una volta respinta, la trattativa può essere spostata solo in una fase di chiusura perduta.

Una volta che una transazione viene approvata o rifiutata, il valore dello Stato di ultima approvazione della transazione viene aggiornato per indicare la decisione. Se un affare è stato approvato o rifiutato ma non avrebbe dovuto esserlo, un Super Admin può riavviare il processo di approvazione.

Nota bene: se si sposta una transazione precedentemente approvata/rifiutata in una fase precedente a quella di approvazione, il valore dello Stato di ultima approvazione verrà automaticamente cancellato. In questo caso, l'affare dovrà essere sottoposto nuovamente al processo di approvazione.

Riavviare l'approvazione di un accordo

Se un affare è stato approvato o rifiutato in modo errato, un Super Admin può riavviare il processo di approvazione. Solo i superamministratori possono riavviare le approvazioni, anche se per la pipeline sono stati impostati altri approvatori non amministratori.

Per riavviare il processo di approvazione:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Spostate l'affare nella fase di approvazione o nella fase precedente a quella di approvazione.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Sì per confermare.

Lo Stato di ultima approvazione dell'affare verrà reimpostato e l'affare dovrà passare nuovamente attraverso il processo di approvazione prima di avanzare nella pipeline.

Visualizzare la cronologia delle approvazioni

Gli utenti con i permessi di Personalizzazione del layout della pagina dei record o di Super Admin possono aggiungere una scheda CRM nella barra laterale destra e una scheda nella barra laterale di anteprima per mostrare la cronologia delle approvazioni. In questo modo, gli utenti possono vedere le persone coinvolte nel processo di approvazione e la cronologia degli eventi.

Per configurare la scheda delle approvazioni della pipeline:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Atti.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione record.
• Fare clic sul nome della vista desiderata.
• In alto a destra, fare clic su Aggiungi scheda.
• Selezionare la casella di controllo Approvazioni della pipeline.

Per utilizzare la scheda di approvazione della pipeline:

• Navigare in CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome del record.
• Nella barra laterale destra, passare alla schedaApprovazioni della pipeline.

Per configurare la scheda di approvazione della pipeline nella barra laterale di anteprima:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Offerte.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione dell'anteprima.
• Fare clic sul nome della vista desiderata.
• Fare clic su Aggiungi scheda.
• Selezionare la casella di controllo Approvazioni della pipeline.

Per utilizzare l'anteprima dell'approvazione della pipeline:

• Navigare in CRM > Trattative.
• Passare il mouse sul record e fare clic sull'anteprima.