Richiedere l'approvazione delle transazioni

Imposta un processo di approvazione per le pipeline delle trattative in modo che queste vengano esaminate prima di procedere. Quando le approvazioni sono attivate, alla pipeline viene aggiunta una fase di approvazione. Le trattative interessate devono ricevere l’approvazione da parte dei revisori designati prima di poter avanzare, e gli utenti non possono creare trattative oltre la fase di approvazione. Ciò include le trattative create dai flussi di lavoro. L’approvazione delle trattative offre al tuo team una supervisione strutturata dell’avanzamento delle trattative e aiuta a far rispettare i processi di revisione interni, come ad esempio la necessità dell’approvazione da parte del responsabile o dell’ufficio legale prima che una trattativa proceda.

Ogni pipeline può avere una fase di

approvazione

unica con un massimo di dieci approvatori. Ad esempio, un processo di vendita potrebbe richiedere l’approvazione di un responsabile delle vendite prima della chiusura, mentre un altro potrebbe richiedere sia l’approvazione legale che quella del responsabile prima dell’invio di un contratto.

Per ulteriore assistenza nella configurazione del processo di approvazione, consulta la guida video condivisa nella Community di HubSpot.

Concedere l’autorizzazione all’approvazione delle trattative agli utenti

Prima di poter assegnare gli approvatori delle trattative, dovrai concedere a questi utenti le autorizzazioni per l’approvazione delle trattative.

Nota: si consiglia di concedere l’autorizzazione all’approvazione prima di configurare un processo di approvazione della pipeline. Potrebbero essere necessari alcuni minuti prima che gli utenti con autorizzazioni aggiornate appaiano come approvatori disponibili nel processo di configurazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suUtenti e team.
3. Passa con il mouse su un utente, quindi fai clic su Modifica autorizzazioni.
4. Fare clic per espandere la sezione "Affari", quindi attivare l'autorizzazione "Approva".
5. Fai clic su " Salva".

Configurare l’approvazione delle trattative per una pipeline

È possibile configurare una fase di approvazione, impostare le condizioni di approvazione e assegnare gli approvatori per ogni pipeline di trattative. Una volta attivato il processo di approvazione, è anche possibile modificare la fase di approvazione, le condizioni di approvazione e gli utenti designati come approvatori.

Prima di attivare le approvazioni delle trattative, assicurati di aver concesso agli approvatori l’autorizzazione "Approva trattativa".

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione " Gestione dati ", fare clic su " Oggetti".
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Opportunità".
4. Fai clic sulla scheda Pipeline.
5. Fai clic sulnome della pipeline per la quale desideri richiedere le approvazioni.
6. Fai clic sulla scheda Regole della pipeline.
7. Nella riga " Aggiungi processo di approvazione per le trattative ", attival'interruttore. Se è già attivo, clicca sull'icona di modifica per modificare il processo.
8. Configura la fase di approvazione. La fase di approvazione verrà evidenziata e, per impostazione predefinita, si chiamerà " In attesa di approvazione ".
9. Per modificare il nome della fase, fare clic sulla casella di testo del nome della fase e inserire un nome.
10. Per impostare la probabilità della fase, fare clic sul menu a discesa"Probabilità", quindi selezionare una percentuale.
11. Per modificare la posizione della fase, clicca e trascina la fase nella posizione desiderata nell’ordine della pipeline. 
12. Fare clic su Avanti per impostare le condizioni di approvazione.
13. Per impostazione predefinita, è selezionata l’opzione "Tutte le trattative ", il che significa che tutte le trattative, indipendentemente dai valori delle proprietà, devono essere approvate. Per impostare le condizioni in base alle quali le trattative devono essere approvate, seleziona " Trattative che soddisfano condizioni specifiche", quindi seleziona criteri. Solo le trattative che soddisfano i criteri selezionati devono passare attraverso il processo di approvazione.
14. Fare clic su Avantiper selezionare quali utenti possono approvare le trattative.
15. Per selezionare gli approvatori, fare clic sul menu a discesa "Aggiungi approvatori ", quindi selezionare le caselle di controllo degli utenti che si desidera designare come approvatori. È possibile aggiungere fino a dieci approvatori per ogni pipeline.
16. Scegli se l’approvazione deve essere fornita da “Tutti gli approvatori ” o da “Uno qualsiasi degli approvatori”. Se selezioni “Tutti”, tutti gli approvatori selezionati devono approvare un’opportunità prima che possa avanzare nella pipeline. Se selezioni “Uno qualsiasi”, è sufficiente che un solo approvatore approvi l’opportunità prima che possa avanzare nella pipeline.
17. Fare clic su Avanti.
18. Verifica la fase di approvazione, le eventuali condizioni e gli approvatori, quindi fai clic su Salva.

Una volta salvate le impostazioni, le trattative interessate devono entrare nella fase di approvazione e ottenere l’approvazione prima di poter avanzare nella pipeline. Questo requisito non si applica nei seguenti scenari:

• Un affare passa da una fase che non richiede approvazione direttamente a una fase "chiuso perso".
• Un'opportunità si trova già in una fase quando un amministratore configura il processo di approvazione. 

Nota: sebbene non sia consigliato, i superamministratori possono disattivare il processo di approvazione di una pipeline di trattative esistente disattivando l’interruttore nella riga“Aggiungi processo di approvazione per le trattative ”. Se l’approvazione viene disattivata, la fase di approvazione diventerà una fase normale e tutte le approvazioni saranno annullate indipendentemente dal loro stato. Non è possibile annullare l’azione una volta disattivato un processo di approvazione; pertanto, se si desidera ripristinare le approvazioni, sarà necessario impostare una nuova fase di approvazione.

Richiedere l’approvazione di un’opportunità

Se sei un utente che gestisce le opportunità all’interno di una pipeline, le opportunità interessate devono entrare nella fase di approvazione ed essere approvate prima di poter avanzare nella pipeline. Affinché il processo di approvazione dell’opportunità abbia inizio, l’opportunità deve avere un responsabile e il responsabile dell’opportunità non deve essere l’unico approvatore né uno degli approvatori quando sono richiesti più approvatori.

Il processo di approvazione di un’opportunità non avrà inizio se si verifica una delle seguenti condizioni:

• Non è presente un responsabile dell’affare.

• Il responsabile è un approvatore obbligatorio.

• Qualsiasi approvatore assegnato ha perso i permessi di approvazione dell’opportunità o è stato disattivato. In questo scenario, un Restart sulla scheda dell’affare nella vista a bacheca con una descrizione dell’errore e i passaggi successivi.

Per richiedere l’approvazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
2. Sposta l’affare nella fase di approvazione. Puoi aggiornare la fase dell’affare manualmente, tramite API o tramite flussi di lavoro.
3. Una volta che un'opportunità si trova nella fase di approvazione, agli approvatori viene inviata una richiesta di approvazione. L'opportunità avrà uno stato di approvazione (ad es. "In attesa di approvazione") che apparirà sulla scheda dell'opportunità nella vista a bacheca o nella colonna "Stato di approvazione più recente " nella vista tabella. Se il processo di approvazione prevede condizioni che l'opportunità non soddisfa, lo stato sarà "Approvazione non necessaria " e potrai far avanzare l'opportunità.

4. Per visualizzare ulteriori informazioni sul processo di approvazione, nella scheda dell’affare nella vista a bacheca, fare clic su Dettagli > Visualizza attività di approvazione.
   • Nella scheda " Approvazione " è possibile visualizzare le note di approvazione, gli utenti che devono approvare l’operazione e le modifiche allo stato di approvazione.
   • Fare clic sulla scheda Commenti per visualizzare o aggiungere commenti. Per aggiungere un commento, inserire il testo nella casella dei commenti, quindi fare clic su Commento.
5. Una volta che un approvatore ha approvato, rifiutato o richiesto modifiche all’affare, il titolare dell’affare riceverà una notifica in HubSpot e via e-mail.
   • Se l’approvatore ha richiesto delle modifiche, visualizza i commenti. Se necessario, apporta le modifiche e rispondi ai commenti dell’approvatore in modo che possa approvare l’opportunità.
   • Se l'accordo viene approvato, lo stato di approvazione passerà a " Approvato" e , d , potrai spostare l'accordo alla fase desiderata.
   • Se respinta, lo stato di approvazione passerà a “Rifiutata”e l’opportunità potrà essere spostata solo in una fase di chiusura persa.

Approvare o rifiutare un affare

Se sei un approvatore per una pipeline di affari, riceverai una notifica in HubSpot e via e-mail quando un utente richiede l’approvazione di un affare.

• Per visualizzare l’affare dalle tue notifiche, accedi alle notifiche in HubSpot o nella tua casella di posta, quindi fai clic sulla notificao sul CTA per accedere all’affare.
• Per visualizzare tutte le trattative in attesa di approvazione, filtra le trattative in base a " Stato di approvazione più recente" che contiene esattamente "in sospeso". Fai clic sul nome di una trattativa inclusa nella vista.

Nella scheda di un affare, per approvarlo o rifiutarlo:

1. Nella parte superiore dell’opportunità, nel banner “Approvazione richiesta ”, clicca su “Approva”.
2. Per visualizzare ulteriori informazioni sulla richiesta, seleziona " Visualizza dettagli approvazione".
3. Per richiedere modifiche prima dell’approvazione, seleziona "Richiedi modifiche". Inserisci il testo nella casella dei commenti, quindi clicca su "Commento". L’utente che ha richiesto l’approvazione riceverà una notifica.
4. Per approvare la richiesta e far progredire l’affare, seleziona “Approva”. Inserisci un messaggio facoltativo, quindi clicca su “Approva” per confermare.
5. Per rifiutare l’affare, seleziona “Rifiuta”. Inserisci un motivo per cui l’affare è stato rifiutato, quindi clicca su “Rifiuta” per confermare. Una volta rifiutato, l’affare può essere spostato solo in una fase chiusa come “perso”. 

Una volta che un'opportunità è stata approvata o rifiutata, il valore

Stato di approvazione più recente

dell'opportunità verrà aggiornato per indicare la decisione. Se un'opportunità è stata approvata o rifiutata ma non avrebbe dovuto esserlo, un Super Amministratore può riavviare il processo di approvazione.

Nota: se si sposta un affare precedentemente approvato/rifiutato in una fase precedente a quella di approvazione, il valore "Stato di approvazione più recente

verrà automaticamente azzerato. In questo caso, l’affare dovrà essere sottoposto nuovamente al processo di approvazione.

Riavviare l’approvazione di un affare

Se un affare è stato approvato o rifiutato per errore, è possibile riavviare il processo di approvazione.

Per riavviare il processo di approvazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
2. Spostare l’affare nella fase di approvazione o nella fase precedente a essa.
3. Nella finestra di dialogo, fare clic su Sì per confermare.

Lo "Stato di approvazione più recente

dell'affare verrà azzerato e l'affare dovrà passare nuovamente attraverso il processo di approvazione prima di poter avanzare nella pipeline. 

Visualizza la cronologia delle approvazioni

Gli utenti possono aggiungere una scheda CRM nella barra laterale destra e una scheda di anteprima nella barra laterale per visualizzare la cronologia delle approvazioni. In questo modo, gli utenti possono vedere le persone coinvolte nel processo di approvazione, insieme alla cronologia degli eventi.

Configurare la scheda delle approvazioni della pipeline

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
2. Fare clic sul nome di un'opportunità.
3. Nella colonna centrale, fare clic suPersonalizza.
4. Fare clic sul nome della vista desiderata.
5. Passa con il mouse sulla colonna di destra, quindi clicca sull'icona di aggiunta.
6. Nel pannello di destra, clicca sulla scheda Libreria schede, quindi, nell'opzione Approvazioni pipeline, clicca su Aggiungi scheda.
7. In alto a destra, clicca sulla X.
8. In alto a destra, fare clic su Salva ed esci. 

Utilizza la scheda "Approvazioni pipeline

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative..
2. Fare clic sulnome del record.
3. Nella barra laterale destra, vai alla scheda "Approvazioni della pipeline ". 

Nota: il nome della scheda in un'opportunità viene visualizzato come

Stato di approvazione".

Configurare il pannello di anteprima della scheda "Approvazioni pipeline

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione " Gestione dati ", fare clic su " Oggetti".
3. Nella pagina " Oggetti ", clicca sul menu a tendina "Seleziona un oggetto " e seleziona "Opportunità".
4. Fai clic sulla scheda " Personalizzazione anteprima ".
5. Fare clic sul nome della vista desiderata.
6. Passa con il mouse tra le schede, quindi fai clic sull'icona di aggiunta.
7. Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda Libreria schede, quindi, nell'opzione Approvazioni pipeline, fare clic su Aggiungi scheda.
8. In alto a destra, clicca sulla X.
9. In alto a destra, fare clic su " Salva ed esci". 

Utilizza il pannello di anteprima delle approvazioni della pipeline

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative..
2. Passa il mouse su un record e fai clic su "Anteprima". La scheda viene visualizzata nella posizione in cui l'hai inserita nella configurazione.