Genehmigungen für Deals einholen

Sie können einen Genehmigungsprozess für eine Deal-Pipeline einrichten, so dass Deals überprüft und genehmigt werden müssen, bevor sie in der Pipeline weiterlaufen. Wenn Pipeline-Genehmigungen aktiviert sind, wird der ausgewählten Pipeline eine Genehmigungsphase hinzugefügt, und die Benutzer können Deals nicht ohne Genehmigung über diese Phase hinaus verschieben, außer in eine abgeschlossene verlorene Phase.

Jede Pipeline kann eine eigene Genehmigungsstufe mit bis zu drei Genehmigenden haben. So gibt es beispielsweise einen Vertriebsprozess, der vor dem Abschluss von einem Vertriebsleiter genehmigt werden muss, und einen anderen Vertriebsprozess, der vor dem Versenden eines Vertrags sowohl die Genehmigung der Rechtsabteilung als auch des Managers erfordert.

Wenn Sie ein Administrator sind, erfahren Sie, wie Sie den Deal-Genehmigungsprozess einrichten. Wenn Sie ein Benutzer sind, der mit Deals arbeitet, erfahren Sie, wie Sie Genehmigung anfragen. Wenn Sie ein Genehmiger sind, erfahren Sie, wie Sie genehmigungspflichtige Deals überprüfen.

Weitere Hilfe beim Einrichten des Genehmigungsprozesses finden Sie unter in der Videoanleitung, die in der HubSpot Community bereitgestellt wird.

Erteilung von Genehmigungen für Deals an Benutzer

Bevor Sie Deal-Genehmiger zuweisen können, müssen Sie diesen Benutzern die Berechtigung zur Genehmigung von Deals erteilen.

Bitte beachten Sie: Es wird empfohlen, zuerst die Genehmigung zu erteilen, bevor Sie einen Genehmigungsprozess für die Pipeline einrichten. Es kann einige Minuten dauern, bis Benutzer mit aktualisierten Berechtigungssätzen als verfügbare Genehmiger im Einrichtungsprozess erscheinen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Benutzer, und klicken Sie dann auf Berechtigungen bearbeiten.
• Erweitern Sie den Bereich Deals und schalten Sie die Berechtigung Approve ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

Deal-Genehmigung für eine Pipeline einrichten

Benutzer mit der Berechtigung Super Admin können für jede Deal-Phase eine Genehmigungsphase einrichten und Genehmigende zuweisen. Sobald Sie den Genehmigungsprozess aktiviert haben, können Sie auch die Genehmigungsstufe und die Benutzer, die die Genehmigung erteilen, bearbeiten.

Vergewissern Sie sich vor der Aktivierung der Deal-Genehmigungen, dass Sie den Genehmigenden die Genehmigung Genehmigen Deal erteilt haben.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
• Wechseln Sie zur Registerkarte Pipelines. 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Pipeline auswählen und wählen Sie dann die Pipeline  aus, für die Sie Genehmigungen verlangen möchten.
• Klicken Sie im unteren Bereich auf die Registerkarte Pipeline Rules. 
• Schalten Sie in der Zeile +Hinzufügen von Genehmigungsverfahren für Deals den Schalter  ein. Wenn er bereits aktiviert ist, klicken Sie auf das Symbol edit bearbeiten, um den Prozess zu bearbeiten.

• Richten Sie auf der rechten Seite das Setup für die Genehmigungsphase ein. Die Genehmigungsstufe wird hervorgehoben und heißt standardmäßig Ausstehende Genehmigung.
  • Um den Staging-Namen zu ändern, klicken Sie auf das Textfeld für den Staging-Namen , und geben Sie einen Namenein.
  • Um die Wahrscheinlichkeit des Stagings festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Wahrscheinlichkeit und wählen Sie dann einen Prozentsatz.
  • Um die Position der Bühne zu ändern, klicken Sie auf die Bühne und ziehen Sie sie an die gewünschte Position in der Pipeline-Reihenfolge. Benutzer müssen eine Genehmigung einholen, um einen Deal über die Genehmigungsphase hinaus zu verschieben, mit Ausnahme der Verschiebung von Deals in eine abgeschlossene Lost-Phase.

• Klicken Sie auf Weiter: +Hinzufügen von Genehmigern um auszuwählen, welche Benutzer Deals genehmigen können.
• Um Genehmigende auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Genehmigende hinzufügen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen der Benutzer, die Sie als Genehmigende einsetzen möchten. Sie können bis zu drei Genehmigende pro Pipeline hinzufügen.
• Wählen Sie aus, ob eine Genehmigung von Alle Genehmigenden oder Einer der Genehmigendenerforderlich ist. Wenn Sie Alle wählen, müssen alle ausgewählten Genehmigenden einen Deal genehmigen, bevor er in der Pipeline vorankommt. Wenn Sie Beliebig wählen, muss nur ein Genehmigender den Deal genehmigen, bevor er in der Pipeline weitergeschickt werden kann.
• Um den Genehmigenden eine Notiz hinzuzufügen, geben Sie einen Text in das Textfeldein. Dieses Feld ist erforderlich und wird den Genehmigenden angezeigt, wenn ein Deal genehmigt werden muss.

• Klicken Sie auf Weiter: Überprüfen.
• Überprüfen Sie die Genehmigungsstufe und die Genehmigenden, und klicken Sie dann auf Speichern als.

Nach dem Speichern müssen alle Deals die Genehmigungsphase durchlaufen und genehmigt werden, bevor sie in der Pipeline vorankommen können, es sei denn, sie gehen direkt in die Phase der abgeschlossenen Geschäfte über. Alle Deals, die sich zum Zeitpunkt der Einrichtung der Genehmigungsphase bereits in einer Phase befinden, werden nicht dem Genehmigungsprozess unterzogen.

Bitte beachten Sie: obwohl dies nicht empfohlen wird, können Super-Admins den Genehmigungsprozess einer bestehenden Deal-Pipeline deaktivieren, indem sie den Schalter Add approval process for deals row ausschalten. Wenn die Genehmigung deaktiviert ist, wird die Genehmigungsstufe zu einer normalen Stufe und alle Genehmigungen werden unabhängig von ihrem Status aufgehoben. Sie können diese Aktion nicht rückgängig machen, wenn Sie einen Genehmigungsprozess deaktivieren. Wenn Sie also wieder Genehmigungen erteilen möchten, müssen Sie unter eine neue Genehmigungsstufe einrichten.

Genehmigung anfragen für einen Deal

Wenn Sie ein Benutzer sind, der Deals durch eine Pipeline schiebt, müssen Ihre Deals in die Genehmigungsphase eintreten und genehmigt werden, bevor sie in der Pipeline nach unten wandern können. Damit der Deal genehmigt werden kann, muss der Deal einen Eigentümer haben, und der Eigentümer des Deals darf nicht der einzige Genehmigende oder ein Genehmigender sein, wenn alle Genehmigenden erforderlich sind.

Bitte beachten Sie: Der Genehmigungsprozess eines Deals wird nicht gestartet, wenn es keinen Eigentümer des Deals gibt, der Eigentümer ein erforderlicher Genehmigender ist oder wenn ein zugewiesener Genehmigender die Genehmigung für den Deal verloren hat oder deaktiviert wurde. In diesem Fall erscheint auf der Deal-Karte in der Board-Ansicht die Schaltfläche Restart mit einer Beschreibung des Fehlers und den nächsten Schritten.

Genehmigung anfragen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Bringen Sie den Deal in die Genehmigungsphase. Sie können die Deal-Phase manuell, über API, oder über Workflows aktualisieren.
• Sobald sich ein Deal in der Genehmigungsphase befindet, erhalten die Genehmigenden eine Anfrage zur Genehmigung des Deals. Der Deal hat einen Genehmigungsstatus (z. B. Pending approval) , der auf einer Deal-Karte in der Board-Karte oder in der Spalte Latest approval status in der Listenansicht angezeigt wird.

• Um mehr Informationen über den Genehmigungsprozess anzuzeigen, klicken Sie auf einer Deal-Karte in der Board-Ansicht auf Details > Genehmigungsaktivität anzeigen.
  • Auf der Registerkarte Genehmigung sehen Sie Genehmigungsnotizen, die Benutzer, die den Deal genehmigen müssen, und Änderungen des Genehmigungsstatus.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Kommentare, um Kommentare anzuzeigen oder hinzuzufügen. Um einen Kommentar hinzuzufügen, geben Sie text in das Kommentarfeld ein und klicken dann auf Kommentar.
• Sobald ein Genehmigender den Deal genehmigt, abgelehnt oder Änderungen beantragt hat, erhält der Eigentümer des Deals eine Benachrichtigung in HubSpot und per E-Mail.
  • Wenn der Genehmigende Änderungen verlangt hat, sehen Sie sich die Kommentare an. Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und antworten Sie auf die Kommentare des Genehmigers, damit dieser den Deal genehmigen kann.
  • Bei Genehmigung ändert sich der Genehmigungsstatus in Genehmigt und können Sie den Deal in die gewünschte Phase verschieben.
  • Im Falle einer Ablehnung ändert sich der Genehmigungsstatus in Abgelehnt und der Deal kann nur noch in eine geschlossene, verlorene Phase verschoben werden.

Einem Deal zustimmen oder ihn ablehnen

Wenn Sie ein Genehmigender für eine Deal-Pipeline sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung in HubSpot und per E-Mail, wenn ein Benutzer die Genehmigung für einen Deal beantragt.

• Um den Deal über Ihre Benachrichtigungen anzuzeigen, navigieren Sie zu Ihren Benachrichtigungen in HubSpot oder Ihrer E-Mail und klicken Sie dann auf die Benachrichtigung oder CTA, um zum Deal zu gelangen.

• Um alle Deals anzuzeigen, die auf die Genehmigung warten, filtern Sie Ihre Deals nach Letzter Genehmigungsstatus enthält genau. Klicken Sie auf den Namen eines Deals, der in der Anzeige enthalten ist.

Auf einem Datensatz eines Deals, um den Deal zu genehmigen oder abzulehnen:

• Klicken Sie im oberen Bereich des Deals im Banner Genehmigung erforderlich auf Genehmigung.
• Um mehr Informationen über den Antrag anzuzeigen, wählen Sie Anzeigen als Genehmigungsdetails.
• Um Änderungen vor der Genehmigung zu beantragen, wählen Sie Änderungen beantragen. Geben Sie den Text in das Kommentarfeld ein und klicken Sie dann auf Kommentar. Der Benutzer, der die Genehmigung beantragt hat, wird benachrichtigt.
• Um die Anfrage zum Vorziehen des Deals zu genehmigen, wählen Sie Genehmigen. Geben Sie eine optionale Nachricht ein, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Genehmigen.

• Um den Deal abzulehnen, wählen Sie Ablehnen. Geben Sie einen Grund für die Ablehnung des Deals ein und klicken Sie zur Bestätigung auf Reject.

Bitte beachten Sie: Sie können die Aktion nicht rückgängig machen, wenn Sie einen Deal ablehnen. Ein abgelehnter Deal kann nur in eine geschlossene Deal-Phase überführt werden. Wenn Sie den Deal mit Änderungen weiterführen möchten, sollten Sie Änderungen verlangen, anstatt ihn abzulehnen.