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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.

Genehmigungen für Deals einholen

Zuletzt aktualisiert am: Januar 10, 2025

Mit einem der folgenden Abonnements verfügbar (außer in den angegebenen Fällen):

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Sie können einen Genehmigungsprozess für eine Deal Pipeline einrichten, sodass alle oder bestimmte Deals überprüft und genehmigt werden müssen, bevor die Pipeline durchlaufen werden. Wenn Pipeline-Genehmigungen aktiviert sind, wird der ausgewählten Pipeline eine Genehmigungsphase hinzugefügt, und Benutzer können entsprechende Deals nicht ohne Genehmigung über diese Phase hinaus verschieben, außer in eine "Abgeschlossen und verloren"-Phase.

Jede Pipeline kann eine eigene Genehmigungsstufe mit bis zu drei Genehmigenden haben. So gibt es beispielsweise einen Vertriebsprozess, der vor dem Abschluss von einem Vertriebsleiter genehmigt werden muss, und einen anderen Vertriebsprozess, der vor dem Versenden eines Vertrags sowohl die Genehmigung der Rechtsabteilung als auch des Managers erfordert.

Weitere Hilfe beim Einrichten des Genehmigungsprozesses finden Sie unter in der Videoanleitung, die in der HubSpot Community bereitgestellt wird.

Erteilung von Genehmigungen für Deals an Benutzer

Bevor Sie Deal-Genehmiger zuweisen können, müssen Sie diesen Benutzern die Berechtigung zur Genehmigung von Deals erteilen.

Bitte beachten Sie: Es wird empfohlen, zuerst die Genehmigung zu erteilen, bevor Sie einen Genehmigungsprozess für die Pipeline einrichten. Es kann einige Minuten dauern, bis Benutzer mit aktualisierten Berechtigungssätzen als verfügbare Genehmiger im Einrichtungsprozess erscheinen.

So fügen Sie die Berechtigung zur Genehmigung von Deals für einen Benutzer hinzu:
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Benutzer, und klicken Sie dann auf Berechtigungen bearbeiten.
  • Erweitern Sie den Bereich Deals und schalten Sie die Berechtigung Approve ein.

  • Klicken Sie auf Speichern.

Deal-Genehmigung für eine Pipeline einrichten

Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können eine Genehmigungsphase einrichten, Genehmigungsbedingungen festlegen und Genehmiger für jede Deal Pipeline zuweisen. Nachdem Sie den Genehmigungsprozess aktiviert haben, können Sie auch die Genehmigungsphase, die Genehmigungsbedingungen und die Benutzer bearbeiten, die Genehmiger sind.

Vergewissern Sie sich vor der Aktivierung der Deal-Genehmigungen, dass Sie den Genehmigenden die Genehmigung Genehmigen Deal erteilt haben.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Pipelines
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Pipeline auswählen und wählen Sie dann die Pipeline  aus, für die Sie Genehmigungen verlangen möchten.
  • Klicken Sie im unteren Bereich auf die Registerkarte Pipeline Rules
  • Schalten Sie in der Zeile +Hinzufügen von Genehmigungsverfahren für Deals den Schalter  ein. Wenn er bereits aktiviert ist, klicken Sie auf das Symbol edit bearbeiten, um den Prozess zu bearbeiten.

  • Richten Sie die Genehmigungsphase ein. Die Genehmigungsstufe wird hervorgehoben und heißt standardmäßig Ausstehende Genehmigung.
    • Um den Staging-Namen zu ändern, klicken Sie auf das Textfeld für den Staging-Namen , und geben Sie einen Namenein.
    • Um die Wahrscheinlichkeit des Stagings festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Wahrscheinlichkeit und wählen Sie dann einen Prozentsatz.
    • Um die Position der Bühne zu ändern, klicken Sie auf die Bühne und ziehen Sie sie an die gewünschte Position in der Pipeline-Reihenfolge. Benutzer müssen eine Genehmigung einholen, um einen Deal über die Genehmigungsphase hinaus zu verschieben, mit Ausnahme von Deals in die Phase "Abgeschlossen und verloren".
  • Klicken Sie auf Weiter , um Genehmigungsbedingungen festzulegen.
  • Standardmäßig ist Alle Deals ausgewählt, was bedeutet, dass alle Deals unabhängig von ihren Eigenschaften genehmigt werden müssen. Um Bedingungen dafür festzulegen, wann Deals genehmigt werden müssen,wählen Sie Deals aus, die bestimmte Bedingungen erfüllen, und wählen Sie dann Kriterien aus. Nur Deals, die die ausgewählten Kriterien erfüllen, müssen den Genehmigungsprozess durchlaufen.

  • Klicken Sie auf Weiter, um auszuwählen, welche Benutzer Deals genehmigen können.
  • Um Genehmigende auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Genehmigende hinzufügen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen der Benutzer, die Sie als Genehmigende einsetzen möchten. Sie können bis zu drei Genehmigende pro Pipeline hinzufügen.
  • Wählen Sie aus, ob eine Genehmigung von Alle Genehmigenden oder Einer der Genehmigendenerforderlich ist. Wenn Sie Alle wählen, müssen alle ausgewählten Genehmigenden einen Deal genehmigen, bevor er in der Pipeline vorankommt. Wenn Sie Beliebig wählen, muss nur ein Genehmigender den Deal genehmigen, bevor er in der Pipeline weitergeschickt werden kann.
  • Um den Genehmigenden eine Notiz hinzuzufügen, geben Sie einen Text in das Textfeldein. Dies ist ein erforderliches Feld, das Genehmigern angezeigt wird, wenn ein Deal genehmigt werden muss.

  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Überprüfen Sie die Genehmigungsphase, alle Bedingungen und Genehmiger, und klicken Sie dann auf Speichern.

Nach dem Speichern müssen die entsprechenden Deals in die Genehmigungsphase eintreten und eine Genehmigung einholen, bevor sie in der Pipeline weiterverfolgt werden können, es sei denn, sie gehen direkt in die Phase "Abgeschlossen und verloren" über. Alle Deals, die sich zum Zeitpunkt der Einrichtung der Genehmigungsphase bereits in einer Phase befinden, werden nicht dem Genehmigungsprozess unterzogen.

Bitte beachten Sie: obwohl dies nicht empfohlen wird, können Super-Admins den Genehmigungsprozess einer bestehenden Deal-Pipeline deaktivieren, indem sie den Schalter Add approval process for deals row ausschalten. Wenn die Genehmigung deaktiviert ist, wird die Genehmigungsstufe zu einer normalen Stufe und alle Genehmigungen werden unabhängig von ihrem Status aufgehoben. Sie können diese Aktion nicht rückgängig machen, wenn Sie einen Genehmigungsprozess deaktivieren. Wenn Sie also wieder Genehmigungen erteilen möchten, müssen Sie unter eine neue Genehmigungsstufe einrichten.

Genehmigung anfragen für einen Deal

Wenn Sie ein Benutzer sind, der Deals durch eine Pipeline bewegt, müssen die entsprechenden Deals in die Genehmigungsphase eintreten und genehmigt werden, bevor sie in der Pipeline nach unten verschoben werden können. Damit der Deal genehmigt werden kann, muss der Deal einen Eigentümer haben, und der Eigentümer des Deals darf nicht der einzige Genehmigende oder ein Genehmigender sein, wenn alle Genehmigenden erforderlich sind.

Der Genehmigungsprozess eines Deal wird nicht gestartet, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft: Es gibt keine Deal zuständiger Mitarbeiter, der zuständiger Mitarbeiter ist ein erforderlicher Genehmiger oder einny zugewiesener Genehmiger hat Deal Genehmigungsberechtigung verloren oder wurde deaktiviert. In diesem Szenario wird auf der Deal Karte eine Schaltfläche "Neustart " mit einer Beschreibung des Fehlers und den nächsten Schritten Board-Ansicht angezeigt.

Genehmigung anfragen:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Bringen Sie den Deal in die Genehmigungsphase. Sie können die Dealphase manuell, über die API oder über Workflows aktualisieren.
  • Sobald sich ein Deal in der Genehmigungsphase befindet, erhalten die Genehmigenden eine Anfrage zur Genehmigung des Deals. Der Deal hat einen Genehmigungsstatus (z. B. Genehmigung ausstehend), der in einem Deal Karte in Board-Ansicht oder in der Spalte " Letzter Genehmigungsstatus " in der Listenansicht angezeigt wird. Wenn der Genehmigungsprozess Bedingungen enthält, die der Deal nicht erfüllt, lautet der Status Genehmigung nicht erforderlich und Sie können den Deal vorwärts verschieben.

  • Um mehr Informationen über den Genehmigungsprozess anzuzeigen, klicken Sie auf einer Deal-Karte in der Board-Ansicht auf Details > Genehmigungsaktivität anzeigen.
    • Auf der Registerkarte Genehmigung sehen Sie Genehmigungsnotizen, die Benutzer, die den Deal genehmigen müssen, und Änderungen des Genehmigungsstatus.
    • Klicken Sie auf die Registerkarte Kommentare, um Kommentare anzuzeigen oder hinzuzufügen. Um einen Kommentar hinzuzufügen, geben Sie text in das Kommentarfeld ein und klicken dann auf Kommentar.
  • Sobald ein Genehmigender den Deal genehmigt, abgelehnt oder Änderungen beantragt hat, erhält der Eigentümer des Deals eine Benachrichtigung in HubSpot und per E-Mail.
    • Wenn der Genehmigende Änderungen verlangt hat, sehen Sie sich die Kommentare an. Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und antworten Sie auf die Kommentare des Genehmigers, damit dieser den Deal genehmigen kann.
    • Bei Genehmigung ändert sich der Genehmigungsstatus in Genehmigt und können Sie den Deal in die gewünschte Phase verschieben.
    • Im Falle einer Ablehnung ändert sich der Genehmigungsstatus in Abgelehnt und der Deal kann nur noch in eine geschlossene, verlorene Phase verschoben werden.

Einem Deal zustimmen oder ihn ablehnen

Wenn Sie ein Genehmigender für eine Deal-Pipeline sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung in HubSpot und per E-Mail, wenn ein Benutzer die Genehmigung für einen Deal beantragt.

  • Um den Deal über Ihre Benachrichtigungen anzuzeigen, navigieren Sie zu Ihren Benachrichtigungen in HubSpot oder Ihrer E-Mail und klicken Sie dann auf die Benachrichtigung oder CTA, um zum Deal zu gelangen.

  • Um alle Deals anzuzeigen, die auf die Genehmigung warten, filtern Sie Ihre Deals nach Letzter Genehmigungsstatus enthält genau. Klicken Sie auf den Namen eines Deals, der in der Anzeige enthalten ist.

Auf einem Datensatz eines Deals, um den Deal zu genehmigen oder abzulehnen:

  • Klicken Sie im oberen Bereich des Deals im Banner Genehmigung erforderlich auf Genehmigung.
  • Um mehr Informationen über den Antrag anzuzeigen, wählen Sie Anzeigen als Genehmigungsdetails.
  • Um Änderungen vor der Genehmigung zu beantragen, wählen Sie Änderungen beantragen. Geben Sie den Text in das Kommentarfeld ein und klicken Sie dann auf Kommentar. Der Benutzer, der die Genehmigung beantragt hat, wird benachrichtigt.
  • Um die Anfrage zum Vorziehen des Deals zu genehmigen, wählen Sie Genehmigen. Geben Sie eine optionale Nachricht ein, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Genehmigen.

  • Um den Deal abzulehnen, wählen Sie Ablehnen. Geben Sie einen Grund für die Ablehnung des Deals ein und klicken Sie zur Bestätigung auf Reject. Ein abgelehnter Deal kann nur in eine geschlossene Deal-Phase überführt werden. 

Sobald ein Deal genehmigt oder abgelehnt wird, wird der Wert für Letzter Genehmigungsstatus des Deals aktualisiert, um die Entscheidung anzuzeigen. Wenn ein Deal genehmigt oder abgelehnt wurde, dies aber nicht hätte sein dürfen, kann ein Super-Admin den Genehmigungsprozess erneut starten.

Bitte beachten: Wenn Sie einen zuvor genehmigten/abgelehnten Deal in eine Phase vor der Genehmigungsphase verschieben, wird der Wert für den letzten Genehmigungsstatus automatisch gelöscht. In diesem Fall muss der Deal den Genehmigungsprozess erneut durchlaufen.

Genehmigung für einen Deal neu starten

Wenn ein Deal fälschlicherweise genehmigt oder abgelehnt wurde, kann ein Super-Admin den Genehmigungsprozess neu starten. Nur Super-Admins können Genehmigungen neu starten, auch wenn andere Nicht-Admin-Genehmiger für die Pipeline festgelegt sind.

So starten Sie den Genehmigungsprozess neu:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Verschieben Sie den Deal in die Genehmigungsphase oder in die Phase vor der Genehmigungsphase.
  • Klicken Sie im Dialogfeld zur Bestätigung auf Ja .

Der letzte Genehmigungsstatus des Deals wird zurückgesetzt und der Deal muss den Genehmigungsprozess erneut durchlaufen, bevor er in der Pipeline weiterverfolgt werden kann. 

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