Vaadi kauppojen hyväksyntä

Määritä kauppaputkille hyväksymisprosessi, joka edellyttää, että kaupat tarkistetaan ennen niiden etenemistä. Kun hyväksynnät otetaan käyttöön, putkeen lisätään hyväksymisvaihe. Kyseiset kaupat tarvitsevat nimettyjen tarkastajien hyväksynnän ennen kuin ne voivat edetä, eikä käyttäjät voi luoda kauppoja, jotka ovat jo ohittaneet hyväksymisvaiheen. Tämä koskee myös työnkulkuista luotuja kauppoja. Kauppojen hyväksyntä tarjoaa tiimillesi jäsennellyn näkymän kauppojen etenemisestä ja auttaa varmistamaan sisäisten tarkistusprosessien noudattamisen, kuten esimiehen tai lakiosaston hyväksynnän vaatimisen ennen kaupan etenemistä.

Jokaisella myyntiputkella voi olla oma hyväksymisvaiheensa, jossa on enintään kymmenen hyväksyjää. Esimerkiksi yksi myyntiprosessi saattaa vaatia myyntipäällikön hyväksynnän ennen kaupan päättämistä, kun taas toisessa vaaditaan sekä lakiosaston että esimiehen hyväksyntä ennen sopimuksen lähettämistä.

Lisäohjeita hyväksymisprosessin määrittämiseen löydät HubSpot-yhteisössä jaetusta opastusvideosta.

Myöntä käyttäjille kauppojen hyväksymisoikeudet

Ennen kuin voit nimetä kaupan hyväksyjiä, sinun on annettava näille käyttäjille kauppojen hyväksymisoikeudet.

Huomaa: on suositeltavaa myöntää hyväksymisoikeudet ennen myyntiputken hyväksymisprosessin määrittämistä. Voi kestää useita minuutteja, ennen kuin käyttäjät, joiden oikeudet on päivitetty, näkyvät käytettävissä olevina hyväksyjinä määrittämisprosessissa.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanKäyttäjät ja tiimit.
3. Vie hiiri käyttäjän päälle ja napsauta Muokkaa käyttöoikeuksia.
4. Napsauta laajentaaksesi Kaupat-osion ja kytke sitten Hyväksy -oikeus päälle.
5. Napsauta Tallenna.

Määritä kaupan hyväksyntä myyntiputkelle

Voit määrittää hyväksymisvaiheen, asettaa hyväksymisehdot ja nimetä hyväksyjät jokaiselle kauppaputkelle. Kun olet ottanut hyväksymisprosessin käyttöön, voit myös muokata hyväksymisvaihetta, hyväksymisehtoja ja sitä, mitkä käyttäjät toimivat hyväksyjinä.

Ennen kuin otat kauppojen hyväksynnän käyttöön, varmista, että olet myöntänyt hyväksyjille ”Hyväksy kauppa” -oikeuden.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti-kohtaa.
3. Napsauta Objektit-sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Kaupat.
4. Napsauta Pipelines-välilehteä.
5. Napsautasen myyntiputkennimeä , jolle haluat asettaa hyväksyntävaatimuksen.
6. Napsauta Pipelin säännöt-välilehteä.
7. Kytkekytkin päälle rivillä Lisää kaupan hyväksymisprosessi. Jos se on jo päällä, napsauta muokkauskuvaketta muokataksesi prosessia.
8. Määritä hyväksymisvaihe. Hyväksymisvaihe korostetaan ja sen nimeksi tulee oletuksena Pending approval.
9. Voit muuttaa vaiheen nimeä napsauttamalla vaiheen nimen tekstikenttää ja kirjoittamalla uuden nimen.
10. Voit asettaa vaiheen todennäköisyyden napsauttamalla todennäköisyyden avattavaa valikkoa ja valitsemalla prosenttiosuuden.
11. Voit muuttaa vaiheen sijaintia napsauttamalla ja vetämällä vaihetta haluttuun kohtaan myyntiputken järjestyksessä. 
12. Napsauta Seuraava asettaaksesi hyväksymisehdot.
13. Oletusarvoisesti on valittuna Kaikki kaupat, mikä tarkoittaa, että kaikki kaupat, niiden ominaisuusarvoista riippumatta, on hyväksyttävä. Määritä ehdot, joiden perusteella kaupat on hyväksyttävä, valitsemalla Kaupat, jotka täyttävät tietyt ehdot ja valitsemalla sitten kriteerit. Vain valitut kriteerit täyttävät kaupat joutuvat läpi hyväksymisprosessin.
14. Napsauta Seuraavavalitaksesi, mitkä käyttäjät voivat hyväksyä kauppoja.
15. Voit valita hyväksyjät napsauttamalla Lisää hyväksyjiä -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten niiden käyttäjien valintaruudut, joiden haluat toimivan hyväksyjinä. Voit lisätä enintään kymmenen hyväksyjää kutakin myyntiputkea kohti.
16. Valitse, vaaditaanko hyväksyntä kaikilta hyväksyjiltä (All approvers ) vai joltakin hyväksyjistä (Any one of the approvers). Jos valitset Kaikki (All), kaikkien valittujen hyväksyjien on hyväksyttävä kauppa, ennen kuin se voi edetä myyntiputkessa. Jos valitset Joku (Any), vain yhden hyväksyjän on hyväksyttävä kauppa, ennen kuin se voi edetä myyntiputkessa.
17. Napsauta Seuraava.
18. Tarkista hyväksymisvaihe, mahdolliset ehdot ja hyväksyjät ja napsauta sitten Tallenna.

Kun tiedot on tallennettu, kyseisten kauppojen on siirryttävä hyväksymisvaiheeseen ja saatava hyväksyntä, ennen kuin ne voivat edetä myyntiputkessa. Tämä vaatimus ei koske seuraavia tilanteita:

• Kauppa siirtyy vaiheesta, jossa ei vaadita hyväksyntää, suoraan vaiheeseen ”Suljettu – menetetty”.
• Kauppa on jo jossakin vaiheessa, kun järjestelmänvalvoja määrittää hyväksymisprosessin. 

Huomaa: vaikkasitä ei suositella, pääkäyttäjät voivat poistaa olemassa olevan kauppaputken hyväksymisprosessin käytöstä kytkemälläLisää kauppojen hyväksymisprosessi -rivin kytkimen pois päältä. Jos hyväksyntä poistetaan käytöstä, hyväksymisvaihe muuttuu tavalliseksi vaiheeksi ja kaikki hyväksynnät peruutetaan niiden tilasta riippumatta. Hyväksymisprosessin poistamista ei voi peruuttaa, joten jos haluat ottaa hyväksynnät uudelleen käyttöön, sinun on määritettävä uusi hyväksymisvaihe.

Pyydä kaupan hyväksyntää

Jos olet käyttäjä, joka siirtää kauppoja myyntiputkessa, kyseisten kauppojen on siirryttävä hyväksymisvaiheeseen ja saatava hyväksyntä, ennen kuin ne voivat edetä myyntiputkessa. Jotta kaupan hyväksymisprosessi voi alkaa, kaupalla on oltava omistaja, eikä kaupan omistaja saa olla ainoa hyväksyjä tai yksi hyväksyjistä, jos kaikkien hyväksyjien hyväksyntä vaaditaan.

Kaupan hyväksymisprosessi ei käynnisty, jos jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

• Kaupalla ei ole omistajaa.

• Omistaja on pakollinen hyväksyjä.

• Joku nimetyistä hyväksyjistä on menettänyt kaupan hyväksymisoikeudet tai hänet on poistettu käytöstä. Tässä tilanteessa Uudelleenkäynnistys -painike, jossa on kuvaus virheestä ja seuraavista vaiheista.

Hyväksynnän pyytäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.
2. Siirrä kauppa hyväksymisvaiheeseen. Voit päivittää kaupan vaiheen manuaalisesti, API:n kautta tai työnkulkujen avulla.
3. Kun kauppa on hyväksymisvaiheessa, hyväksyjille lähetetään pyyntö kaupan hyväksymiseksi. Kaupalla on hyväksymistila (esim. Odottaa hyväksyntää), joka näkyy kauppakortissa taulunäkymässä tai taulukkonäkymän Viimeisin hyväksymistila -sarakkeessa. Jos hyväksymisprosessissa on ehtoja, joita kauppa ei täytä, tilaksi tulee Hyväksyntää ei tarvita ja voit siirtää kaupan eteenpäin.

4. Voit tarkastella lisätietoja hyväksymisprosessista napsauttamalla taulunäkymässä kaupan kortissa Tiedot > Näytä hyväksymistoiminnot.
   • Hyväksyntä-välilehdellä voit tarkastella hyväksyntämuistiinpanoja, käyttäjiä, joiden on hyväksyttävä kauppa, sekä muutoksia hyväksyntätilaan.
   • Napsauta Kommentit-välilehteä, jos haluat tarkastella tai lisätä kommentteja. Lisää kommentti kirjoittamalla teksti kommenttikenttään ja napsauttamalla sitten Kommentti.
5. Kun hyväksyjä on hyväksynyt, hylännyt tai pyytänyt muutoksia kauppaan, kaupan omistaja saa ilmoituksen HubSpotissa ja sähköpostitse.
   • Jos hyväksyjä on pyytänyt muutoksia, tarkastele kommentteja. Tee tarvittaessa muutokset ja vastaa hyväksyjän kommentteihin, jotta hän voi hyväksyä kaupan.
   • Jos kauppa hyväksytään, hyväksymisstatus muuttuu hyväksytyksi ( Approved) ja voit siirtää kaupan haluttuun vaiheeseen.
   • Jos kauppa hylätään, hyväksymisstatus muuttuu tilaksi ”Hylätty” (Rejected), ja kauppa voidaan siirtää vain suljettuun menetettyyn vaiheeseen.

Kaupan hyväksyminen tai hylkääminen

Jos olet kaupan käsittelyputken hyväksyjä, saat ilmoituksen HubSpotissa ja sähköpostitse, kun käyttäjä pyytää kaupan hyväksyntää.

• Voit tarkastella kauppaa ilmoituksistasi siirtymällä ilmoituksiisi HubSpotissa tai sähköpostissasi ja napsauttamalla sitten ilmoitustatai CTA-painiketta siirtyäksesi kauppaan.
• Voit tarkastella kaikkia hyväksyntää odottavia kauppoja suodattamalla kaupat niin, että ”Viimeisin hyväksyntätila” sisältää täsmälleen sanan ”odottaa”. Napsauta näkymässä olevan kaupan nimeä.

Voit hyväksyä tai hylätä kaupan kaupan tietueessa seuraavasti:

1. Napsauta kaupan yläosassa olevassa ”Hyväksyntä vaaditaan ” -bannerissa kohtaa ”Hyväksy”.
2. Voit tarkastella lisätietoja pyynnöstä valitsemalla ”Tarkastele hyväksynnän yksityiskohdat”.
3. Jos haluat pyytää muutoksia ennen hyväksymistä, valitse Pyydä muutoksia. Kirjoita teksti kommenttikenttään ja napsauta sitten Kommentoi. Hyväksyntää pyytäneelle käyttäjälle lähetetään ilmoitus.
4. Hyväksy pyyntö ja vie kauppa eteenpäin valitsemalla Hyväksy. Kirjoita halutessasi viesti ja vahvista valitsemalla Hyväksy.
5. Hylkää kauppa valitsemalla Hylkää. Kirjoita syy, miksi kauppa hylättiin, ja vahvista valitsemalla Hylkää. Kun kauppa on hylätty, se voidaan siirtää vain suljettuun menetetty-vaiheeseen. 

Kun kauppa on hyväksytty tai hylätty, kaupan Viimeisin hyväksymistila -arvo päivitetään vastaamaan päätöstä. Jos kauppa on hyväksytty tai hylätty virheellisesti, pääkäyttäjä voi käynnistää hyväksymisprosessin uudelleen.

Huomaa: jos siirrät aiemmin hyväksytyn tai hylätyn kaupan hyväksymisvaihetta edeltävään vaiheeseen, ”Viimeisin hyväksymistila” -arvo nollautuu automaattisesti. Tällöin kauppa on käsiteltävä uudelleen hyväksymisprosessin kautta.

Kauppan hyväksymisprosessin uudelleenkäynnistäminen

Jos kauppa on hyväksytty tai hylätty virheellisesti, voit käynnistää hyväksymisprosessin

uudelleen

.

Hyväksymisprosessin käynnistäminen uudelleen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.
2. Siirrä kauppa hyväksymisvaiheeseen tai sitä edeltävään vaiheeseen.
3. Vahvista valinta napsauttamalla valintaikkunassa Kyllä.

Kaupan Viimeisin hyväksymistila nollataan, ja kaupan on käytävä läpi hyväksymisprosessi uudelleen ennen kuin se voi edetä myyntiputkessa. 

Tarkastele hyväksymishistoriaa

Käyttäjät voivat lisätä oikean sivupalkin CRM-kortin ja esikatselukortin sivupalkkiin hyväksymishistorian näyttämiseksi. Tällöin käyttäjät näkevät hyväksymisprosessiin osallistuvat henkilöt sekä tapahtumien aikajanan.

Määritä myyntiputken hyväksymiskortti

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.
2. Napsauta kaupan nimeä.
3. Napsauta keskimmäisessä sarakkeessaMukauta.
4. Napsauta haluamasi näkymän nimeä.
5. Vie hiiri oikean sarakkeen päälle ja napsauta sitten lisäyskuvaketta.
6. Napsauta oikean paneelin Korttikirjasto -välilehteä ja valitse sitten Pipeline-hyväksynnät -kohdasta Lisää kortti.
7. Napsauta oikeassa yläkulmassa X-painiketta.
8. Napsauta oikeassa yläkulmassa Tallenna ja poistu. 

Käytä prosessin hyväksyntäkorttia

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat..
2. Napsauta tietueennimeä.
3. Siirry oikean sivupalkin kauttaPipeline-hyväksyntäk orttiin. 

Huomaa: kortin nimi näkyy kaupan kohdalla nimelläHyväksymistila.

Määritä esikatselupaneelin myyntiputken hyväksymiskortti

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Data Management -osiossa kohtaa Objects.
3. Napsauta Objektit-sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Kaupat.
4. Napsauta Esikatselun mukautus -välilehteä.
5. Napsauta haluamasi näkymän nimeä.
6. Vie hiiri korttien väliin ja napsauta sitten addIcon -kuvaketta.
7. Napsauta oikean paneelin Korttikirjasto -välilehteä ja valitse sitten Pipeline-hyväksynnät -kohdasta Lisää kortti.
8. Napsauta oikeassa yläkulmassa X-painiketta.
9. Napsauta oikeassa yläkulmassa Tallenna ja poistu. 

Käytä prosessin hyväksynnän esikatselupaneelia

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat..
2. Vie hiiri tietueen päälle ja napsauta Esikatselu. Kortti näkyy siinä kohdassa, johon olet sen sijoittanut määrityksissä.