Vaaditaan hyväksynnät kaupoille

Voit määrittää hyväksymisprosessin kauppaputkea varten niin, että kaikki tai tietyt kaupat on tarkistettava ja hyväksyttävä, ennen kuin ne etenevät putkessa. Kun hyväksymisprosessi on käytössä, valittuun prosessiin lisätään hyväksymisvaihe, eivätkä käyttäjät voi siirtää sovellettavia kauppoja tämän vaiheen yli ilman hyväksyntää, paitsi suljettuun menetettyyn vaiheeseen. Käyttäjät eivät myöskään voi luoda kauppoja hyväksymisvaiheen jälkeen. Tämä koskee myös työnkuluista luotuja kauppoja.

Jokaisella putkella voi olla oma hyväksymisvaihe, jossa on enintään kolme hyväksyjää. Sinulla voi esimerkiksi olla yksi myyntiprosessi, joka tarvitsee myyntipäällikön hyväksynnän ennen sulkemista, ja toinen myyntiprosessi, joka tarvitsee sekä lakimiehen että johtajan hyväksynnän ennen sopimuksen lähettämistä.

Lisäapua hyväksymisprosessin määrittämiseen saat HubSpot-yhteisössä jaetusta läpikäyntivideosta.

Myönnä sopimushyväksyntäoikeus käyttäjille

Ennen kuin voit määrittää kauppojen hyväksyjiä, sinun on annettava näille käyttäjille kauppojen hyväksymisoikeudet.

Huomaa: on suositeltavaa myöntää hyväksymisoikeudet ensin ennen putkiston hyväksymisprosessin määrittämistä. Voi kestää useita minuutteja, ennen kuin käyttäjät, joilla on päivitetyt oikeudet, näkyvät käytettävissä olevina hyväksyjinä perustamisprosessissa.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
• Vie hiiren kursori käyttäjän päälle ja valitse sitten Muokkaa käyttöoikeuksia.
• Laajenna Sopimukset-osiota napsauttamalla ja kytke sitten Hyväksy-oikeus päälle.

• Napsauta Tallenna.

Sopimuksen hyväksynnän määrittäminen putkistoa varten

Käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat määrittää hyväksymisvaiheen, asettaa hyväksymisehdot ja määrittää hyväksyjät kullekin kaupantekoputkelle. Kun olet ottanut hyväksymisprosessin käyttöön, voit myös muokata hyväksymisvaihetta, hyväksymisehtoja ja sitä, ketkä käyttäjät ovat hyväksyjiä.

Ennen kuin otat kauppojen hyväksymisprosessin käyttöön, varmista, että olet myöntänyt hyväksyjille Hyväksy kauppa -oikeuden.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Sopimukset.
• Siirry Putket-välilehdelle.
• Napsauta Select a pipeline (Valitse putki ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten putki, jonka osalta haluat vaatia hyväksyntöjä.
• Napsauta alareunassa Putkiston säännöt -välilehteä.
• Kytke Add approval process for deals (Lisää hyväksymisprosessi kaupoille ) -rivillä kytkin päälle. Jos se on jo päällä, muokkaa prosessia napsauttamalla edit muokkauskuvaketta.

• Määritä hyväksymisvaihe. Hyväksymisvaihe on oletusarvoisesti korostettu ja sen nimi on Vireillä oleva hyväksyntä.
  • Voit muuttaa vaiheen nimeä napsauttamalla vaiheen nimi -tekstikenttää ja kirjoittamalla nimen.
  • Voit määrittää vaiheen todennäköisyyden napsauttamalla todennäköisyys-pudotusvalikkoa ja valitsemalla prosenttiosuuden.
  • Jos haluat muuttaa vaiheen sijaintia, napsauta ja vedä vaihe haluttuun kohtaan putkijärjestyksessä. Käyttäjien on saatava hyväksyntä siirtääkseen sopimuksen hyväksyntävaiheen yli, lukuun ottamatta kauppojen siirtämistä suljettuun menetettyyn vaiheeseen.

• Määritä hyväksymisehdot napsauttamalla Seuraava.
• Oletusarvoisesti Kaikki kaupat on valittuna, mikä tarkoittaa, että kaikki kaupat on hyväksyttävä riippumatta niiden ominaisuusarvoista. Jos haluat asettaa ehtoja sille, milloin kaupat on hyväksyttävä,valitse Kaupat , jotka täyttävät tietyt ehdot ja valitse sitten kriteerit. Vain valitut kriteerit täyttävien kauppojen on läpäistävä hyväksymisprosessi.

• Valitse Seuraava valitaksesi, ketkä käyttäjät voivat hyväksyä kauppoja.
• Valitse hyväksyjät napsauttamalla Add approvers -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten niiden käyttäjien valintaruudut, joiden haluat olevan hyväksyjiä. Voit lisätä enintään kolme hyväksyjää per putki.
• Valitse, vaaditaanko hyväksyntä kaikilta hyväksyjiltä vai joltakin hyväksyjältä. Jos valitset Kaikki, kaikkien valittujen hyväksyjien on hyväksyttävä kauppa, ennen kuin se voi edetä putkessa. Jos valitset Kaikki, vain yhden hyväksyjän on hyväksyttävä kauppa, ennen kuin se voi edetä putkessa.
• Jos haluat lisätä huomautuksen hyväksyjille, kirjoita teksti tekstiruutuun. Tämä on pakollinen kenttä, joka näytetään hyväksyjille, kun kauppa tarvitsee hyväksynnän.

• Napsauta Seuraava.
• Tarkista hyväksymisvaihe, mahdolliset ehdot ja hyväksyjät ja valitse sitten Tallenna.

Tallennuksen jälkeen sovellettavien kauppojen on siirryttävä hyväksymisvaiheeseen ja saatava hyväksyntä, ennen kuin ne voivat edetä putkessa, paitsi jos ne siirtyvät suoraan suljettuun menetettyyn vaiheeseen. Hyväksymisvaiheen asettamisen aikaan jo jossakin vaiheessa oleviin kauppoihin ei sovelleta hyväksymisprosessia.

Huomaa: vaikka sitä ei suositella, Super Admins voi kytkeä olemassa olevan kauppaputken hyväksymisprosessin pois päältä kytkemälläAdd approval process for deals row -kytkimen pois päältä. Jos hyväksyntä kytketään pois päältä, hyväksymisvaihe muuttuu normaaliksi vaiheeksi ja kaikki hyväksynnät peruutetaan niiden tilasta riippumatta. Et voi peruuttaa toimenpidettä, jos kytket hyväksymisprosessin pois päältä, joten jos haluat ottaa hyväksynnät uudelleen käyttöön, sinun on määritettävä uusi hyväksymisvaihe.

Kaupan hyväksynnän pyytäminen

Jos olet käyttäjä, joka siirtää kauppoja putkiston kautta, sovellettavien kauppojen on saavuttava hyväksymisvaiheeseen ja ne on hyväksyttävä, ennen kuin ne voivat siirtyä putkistossa eteenpäin. Jotta kaupan hyväksymisprosessi voidaan aloittaa, kaupalla on oltava omistaja, eikä kaupan omistaja saa olla ainoa hyväksyjä tai hyväksyjä, kun kaikki hyväksyjät ovat tarpeen.

Kaupan hyväksymisprosessi ei käynnisty, jos jokin seuraavista on totta: Kaupan omistajaa ei ole, omistaja on vaadittu hyväksyjä, taimikä tahansa määritetty hyväksyjä on menettänyt kaupan hyväksymisoikeuden tai poistettu käytöstä. Tässä skenaariossa sopimuksen korttiin ilmestyy hallituksenäkymässä Uudelleenkäynnistys-painike, jossa on kuvaus virheestä ja seuraavat vaiheet.

Hyväksynnän pyytäminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Siirrä kauppa hyväksymisvaiheeseen. Voit päivittää kaupantekovaiheen manuaalisesti, API:n kautta tai työnkulkujen kautta.

• Kun kauppa on hyväksymisvaiheessa, hyväksyjille lähetetään pyyntö hyväksyä kauppa. Kaupalla on hyväksyntätila (esim. Vireillä oleva hyväksyntä), joka näkyy kauppakortissa taulunäkymässä tai Viimeisin hyväksyntätila -sarakkeessa luettelonäkymässä. Jos hyväksymisprosessissa on ehtoja, joita kauppa ei täytä, tila on Hyväksyntä ei tarvita, ja voit siirtää kauppaa eteenpäin.

• Jos haluat tarkastella lisätietoja hyväksymisprosessista, valitse taulukkonäkymässä olevasta sopimuskortista Tiedot > Näytä hyväksymisaktiviteetti.
  • Hyväksyntä-välilehdellä voit tarkastella hyväksymismerkintöjä, käyttäjiä, joiden on hyväksyttävä kauppa, ja hyväksynnän tilan muutoksia.
  • Voit tarkastella tai lisätä kommentteja napsauttamalla Kommentit-välilehteä. Voit lisätä kommentin kirjoittamalla tekstiä kommenttiruutuun ja valitsemalla sitten Kommentti.
• Kun hyväksyjä on hyväksynyt, hylännyt tai pyytänyt muutoksia kauppaan, kaupan omistaja saa ilmoituksen HubSpotissa ja sähköpostitse.
  • Jos hyväksyjä pyysi muutoksia, katso kommentit. Tee tarvittaessa muutoksia ja vastaa hyväksyjän kommentteihin, jotta hän voi hyväksyä sopimuksen.
  • Jos se on hyväksytty, hyväksynnän tila muuttuu Hyväksyttyyn ja voit siirtää kauppaa eteenpäin haluamaasi vaiheeseen.
  • Jos se on hylätty, hyväksynnän tila muuttuu hylätyksi ja kauppa voidaan siirtää vain suljettuun, menetettyyn vaiheeseen.

Sopimuksen hyväksyminen tai hylkääminen

Jos olet sopimusputken hyväksyjä, saat ilmoituksen HubSpotissa ja sähköpostitse, kun käyttäjä pyytää sopimuksen hyväksyntää.

• Jos haluat tarkastella sopimusta ilmoituksistasi, siirry ilmoituksiisi HubSpotissa tai sähköpostissasi ja siirry sitten sopimukseen napsauttamalla ilmoitusta tai CTA: ta.

• Jos haluat tarkastella kaikkia hyväksyntää odottavia kauppoja, suodata kaupat viimeisimmän hyväksyntätilan mukaan, joka sisältää täsmälleen vireillä. Napsauta näkymään sisältyvän sopimuksen nimeä.

Kaupan tietueessa hyväksyäksesi tai hylätäksesi kaupan:

• Napsauta sopimuksen yläreunassa Hyväksyntä tarvitaan -bannerissa Hyväksyntä.
• Jos haluat tarkastella lisätietoja pyynnöstä, valitse Näytä hyväksynnän tiedot.
• Jos haluat pyytää muutoksia ennen hyväksyntää, valitse Pyydä muutoksia. Kirjoita teksti kommenttikenttään ja valitse sitten Kommentti. Hyväksyntää pyytäneelle käyttäjälle ilmoitetaan asiasta.
• Jos haluat hyväksyä pyynnön ja siirtää kauppaa eteenpäin, valitse Hyväksy. Kirjoita valinnainen viesti ja vahvista sitten valitsemalla Hyväksy.

• Jos haluat hylätä sopimuksen, valitse Hylkää. Kirjoita syy sopimuksen hylkäämiselle ja vahvista sitten valitsemalla Hylkää. Kun kauppa on hylätty, se voidaan siirtää vain suljettuun menetettyyn vaiheeseen.

Kun kauppa on hyväksytty tai hylätty, kaupan Viimeisin hyväksynnän tila -arvo päivittyy päätöksen merkiksi. Jos kauppa hyväksyttiin tai hylättiin, mutta sitä ei olisi pitänyt hyväksyä, pääkäyttäjä voi käynnistää hyväksymisprosessin uudelleen.

Huomaa: jos siirrät aiemmin hyväksytyn/hylättyjen sopimusten vaiheen ennen hyväksymisvaihetta, Viimeisimmän hyväksynnän tila -arvo tyhjennetään automaattisesti. Tällöin kauppa on käytävä hyväksymisprosessin läpi uudelleen.

Kaupan hyväksynnän käynnistäminen uudelleen

Jos kauppa hyväksyttiin tai hylättiin virheellisesti, pääkäyttäjä voi käynnistää hyväksymisprosessin uudelleen. Vain pääkäyttäjät voivat käynnistää hyväksynnän uudelleen, vaikka muita kuin pääkäyttäjien hyväksyjiä olisi määritetty putkistolle.

Hyväksymisprosessin käynnistäminen uudelleen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Siirrä kauppa hyväksymisvaiheeseen tai hyväksymisvaihetta edeltävään vaiheeseen.
• Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Kyllä.

Kaupan Viimeisin hyväksyntätila nollataan, ja kaupan on käytävä hyväksymisprosessi uudelleen läpi ennen kuin se voi edetä putkessa.

Tarkastele hyväksymishistoriaa

Käyttäjät, joilla on Customize record page layout (Mukauta tietueiden ulkoasua ) tai Super Admin -oikeudet, voivat lisätä oikean sivupalkin CRM-kortin ja esikatselun sivupalkin kortin hyväksymishistorian näyttämiseksi. Tällöin käyttäjät näkevät hyväksymisprosessiin osallistuneet henkilöt sekä tapahtumien aikajanan.

Putkihyväksyntäkortin määrittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Deals.
• Napsauta Tietueiden mukautus -välilehteä.
• Napsauta haluamasi näkymän nimeä.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Lisää kortti.
• Valitse Putken hyväksynnät -valintaruutu.

Putkiston hyväksyntäkortin käyttäminen:

• Siirry kohtaan CRM > Sopimukset.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Siirry oikeanpuoleisessa sivupalkissaPutkiston hyväksynnät -korttiin.

Putkiston hyväksyntä -kortin määrittäminen esikatselun sivupalkissa:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Sopimukset.
• Napsauta Esikatselun mukautus -välilehteä.
• Napsauta haluamasi näkymän nimeä.
• Napsauta Lisää kortti.
• Valitse Putken hyväksynnät -valintaruutu.

Putkihyväksynnän esikatselun käyttäminen:

• Siirry kohtaan CRM > Sopimukset.
• Vie hiiren kursori tietueen päälle ja valitse esikatselu.