Vaaditaan hyväksyntä kaupoille

Voit määrittää hyväksymisprosessin kauppaputkea varten niin, että kaupat on tarkistettava ja hyväksyttävä ennen niiden etenemistä putkessa. Kun hyväksymisprosessi otetaan käyttöön, valittuun prosessiin lisätään hyväksymisvaihe, eivätkä käyttäjät voi siirtää kauppoja tämän vaiheen yli ilman hyväksyntää, paitsi suljettuun menetettyyn vaiheeseen.

Jokaisella putkella voi olla oma hyväksymisvaihe, jossa on enintään kolme hyväksyjää. Sinulla voi esimerkiksi olla yksi myyntiprosessi, joka tarvitsee myyntipäällikön hyväksynnän ennen kaupan päättämistä, ja toinen myyntiprosessi, joka tarvitsee sekä lakimiehen että johtajan hyväksynnän ennen sopimuksen lähettämistä.

Jos olet ylläpitäjä, opettele, miten määrität kauppojen hyväksymisprosessin. Jos olet kauppojen kanssa työskentelevä käyttäjä, opettele, miten pyydät hyväksyntää. Jos olet hyväksyjä, opi, miten tarkistat hyväksyntää vaativat sopimukset.

Lisäapua hyväksymisprosessin määrittämiseen saat HubSpot-yhteisössä jaetusta läpikäyntivideosta.

Myönnä sopimuksille hyväksyntäoikeus käyttäjille

Ennen kuin voit määrittää kauppojen hyväksyjiä, sinun on annettava näille käyttäjille kauppojen hyväksymisoikeudet.

Huomaa: on suositeltavaa myöntää hyväksymisoikeudet ensin ennen putkiston hyväksymisprosessin määrittämistä. Voi kestää useita minuutteja, ennen kuin käyttäjät, joilla on päivitetyt oikeudet, näkyvät käytettävissä olevina hyväksyjinä perustamisprosessissa.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
• Vie hiiren kursori käyttäjän päälle ja valitse sitten Muokkaa käyttöoikeuksia.
• Laajenna Sopimukset-osiota napsauttamalla ja kytke sitten Hyväksy-oikeus päälle.

• Napsauta Tallenna.

Sopimuksen hyväksynnän määrittäminen putkistoa varten

Käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat määrittää hyväksymisvaiheen ja määrittää hyväksyjät kullekin kaupantekoputkelle. Kun olet ottanut hyväksymisprosessin käyttöön, voit myös muokata hyväksymisvaihetta ja sitä, ketkä käyttäjät ovat hyväksyjiä.

Ennen kuin otat kauppojen hyväksynnän käyttöön, varmista, että olet myöntänyt hyväksyjille Hyväksy kauppa -oikeuden.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Sopimukset.
• Siirry Putket-välilehdelle.
• Napsauta Select a pipeline (Valitse putki ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten putki, jonka osalta haluat vaatia hyväksyntöjä.
• Napsauta alareunassa Putkiston säännöt -välilehteä.
• Kytke hyväksyntäprosessin lisääminen kaupoille -rivillä kytkin päälle. Jos se on jo päällä, muokkaa prosessia napsauttamalla edit muokkauskuvaketta.

• Määritä oikeassa paneelissa hyväksymisvaihe. Hyväksymisvaihe on oletusarvoisesti korostettu ja sen nimi on Vireillä oleva hyväksyntä.
  • Voit muuttaa vaiheen nimeä napsauttamalla vaiheen nimi -tekstikenttää ja kirjoittamalla nimen.
  • Voit määrittää vaiheen todennäköisyyden napsauttamalla todennäköisyys-pudotusvalikkoa ja valitsemalla prosenttiosuuden.
  • Jos haluat muuttaa vaiheen sijaintia, napsauta ja vedä vaihe haluttuun kohtaan putkijärjestyksessä. Käyttäjien on saatava hyväksyntä siirtääkseen sopimuksen hyväksyntävaiheen yli, lukuun ottamatta kauppojen siirtämistä suljettuun menetettyyn vaiheeseen.

• Napsauta Seuraava: Lisää hyväksyjät valitaksesi, ketkä käyttäjät voivat hyväksyä kauppoja.
• Voit valita hyväksyjät napsauttamalla Add approvers -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten niiden käyttäjien valintaruudut, joiden haluat olevan hyväksyjiä. Voit lisätä enintään kolme hyväksyjää per putki.
• Valitse, vaaditaanko hyväksyntä kaikilta hyväksyjiltä vai joltakin hyväksyjältä. Jos valitset Kaikki, kaikkien valittujen hyväksyjien on hyväksyttävä kauppa, ennen kuin se voi edetä putkessa. Jos valitset Kaikki, vain yhden hyväksyjän on hyväksyttävä kauppa, ennen kuin se voi edetä putkessa.
• Jos haluat lisätä huomautuksen hyväksyjille, kirjoita teksti tekstiruutuun. Tämä on pakollinen kenttä, joka näytetään hyväksyjille, kun kauppa tarvitsee hyväksynnän.

• Napsauta Seuraava: Tarkista.
• Tarkista hyväksymisvaihe ja hyväksyjät ja valitse sitten Tallenna.

Tallennuksen jälkeen kaikkien kauppojen on siirryttävä hyväksymisvaiheeseen ja saatava hyväksyntä, ennen kuin ne voivat siirtyä eteenpäin putkessa, paitsi jos ne siirtyvät suoraan suljettu menetetty -vaiheeseen. Hyväksymisvaiheen asettamisen aikaan jo vaiheessa oleviin kauppoihin ei sovelleta hyväksymisprosessia.

Huomaa: vaikka sitä ei suositella, Super Admins voi kytkeä olemassa olevan kauppaputken hyväksymisprosessin pois päältä kytkemälläAdd approval process for deals row -kytkimen pois päältä. Jos hyväksyntä kytketään pois päältä, hyväksymisvaihe muuttuu normaaliksi vaiheeksi ja kaikki hyväksynnät peruutetaan niiden tilasta riippumatta. Et voi peruuttaa toimenpidettä, jos kytket hyväksymisprosessin pois päältä, joten jos haluat ottaa hyväksynnät uudelleen käyttöön, sinun on määritettävä uusi hyväksymisvaihe.

Kaupan hyväksynnän pyytäminen

Jos olet käyttäjä, joka siirtää kauppoja putkiston kautta, kauppojen on saavuttava hyväksymisvaiheeseen ja ne on hyväksyttävä, ennen kuin ne voivat siirtyä putkistossa eteenpäin. Jotta kaupan hyväksymisprosessi voi käynnistyä, kaupalla on oltava omistaja, eikä kaupan omistaja saa olla ainoa hyväksyjä tai hyväksyjä, kun kaikkia hyväksyjiä tarvitaan.

Huomaa: Kaupan hyväksymisprosessi ei käynnisty, jos kaupan omistajaa ei ole, omistaja on vaadittu hyväksyjä tai jos jokin määritetty hyväksyjä on menettänyt kaupan hyväksymisoikeuden tai poistettu käytöstä. Tässä tilanteessa Uudelleen käynnistys -painike ilmestyy kauppakorttiin hallituksenäkymässä, jossa on kuvaus virheestä ja seuraavat vaiheet.

Hyväksynnän pyytäminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Siirrä kauppa hyväksymisvaiheeseen. Voit päivittää kaupantekovaiheen manuaalisesti, API:n kautta tai työnkulkujen kautta.
• Kun kauppa on hyväksymisvaiheessa, hyväksyjille lähetetään pyyntö hyväksyä kauppa. Kaupalla on hyväksyntätila (esim. Vireillä oleva hyväksyntä), joka näkyy kauppakortissa taulunäkymässä tai Viimeisin hyväksyntätila -sarakkeessa luettelonäkymässä.

• Jos haluat tarkastella lisätietoja hyväksymisprosessista, valitse taulukkonäkymässä olevasta sopimuskortista Tiedot > Näytä hyväksymisaktiviteetti.
  • Hyväksyntä-välilehdellä voit tarkastella hyväksymismerkintöjä, käyttäjiä, joiden on hyväksyttävä kauppa, ja hyväksyntätilan muutoksia.
  • Voit tarkastella tai lisätä kommentteja napsauttamalla Kommentit-välilehteä. Voit lisätä kommentin kirjoittamalla tekstiä kommenttiruutuun ja valitsemalla sitten Kommentti.
• Kun hyväksyjä on hyväksynyt, hylännyt tai pyytänyt muutoksia kauppaan, kaupan omistaja saa ilmoituksen HubSpotissa ja sähköpostitse.
  • Jos hyväksyjä pyysi muutoksia, katso kommentit. Tee tarvittaessa muutoksia ja vastaa hyväksyjän kommentteihin, jotta hän voi hyväksyä sopimuksen.
  • Jos se on hyväksytty, hyväksynnän tila muuttuu Hyväksyttyyn ja voit siirtää kauppaa eteenpäin haluamaasi vaiheeseen.
  • Jos se on hylätty, hyväksynnän tila muuttuu hylätyksi ja kauppa voidaan siirtää vain suljettuun, menetettyyn vaiheeseen.

Sopimuksen hyväksyminen tai hylkääminen

Jos olet sopimusputken hyväksyjä, saat ilmoituksen HubSpotissa ja sähköpostitse, kun käyttäjä pyytää sopimuksen hyväksyntää.

• Jos haluat tarkastella sopimusta ilmoituksistasi, siirry ilmoituksiisi HubSpotissa tai sähköpostissasi ja siirry sopimukseen napsauttamalla ilmoitusta tai CTA: ta.

• Jos haluat tarkastella kaikkia hyväksyntää odottavia kauppoja, suodata kaupat viimeisimmän hyväksyntätilan mukaan, joka sisältää täsmälleen vireillä. Napsauta näkymään sisältyvän sopimuksen nimeä.

Kaupan tietueessa hyväksyäksesi tai hylätäksesi kaupan:

• Napsauta sopimuksen yläreunassa Hyväksyntä tarvitaan -bannerissa Hyväksyntä.
• Jos haluat tarkastella lisätietoja pyynnöstä, valitse Näytä hyväksynnän tiedot.
• Jos haluat pyytää muutoksia ennen hyväksyntää, valitse Pyydä muutoksia. Kirjoita teksti kommenttikenttään ja valitse sitten Kommentti. Hyväksyntää pyytäneelle käyttäjälle ilmoitetaan asiasta.
• Jos haluat hyväksyä pyynnön ja siirtää kauppaa eteenpäin, valitse Hyväksy. Kirjoita valinnainen viesti ja vahvista sitten valitsemalla Hyväksy.

• Jos haluat hylätä sopimuksen, valitse Hylkää. Kirjoita syy sopimuksen hylkäämiselle ja vahvista sitten valitsemalla Hylkää.

Huomaa: et voi peruuttaa toimenpidettä, jos hylkäät sopimuksen. Kun sopimus on hylätty, se voidaan siirtää vain suljettuun menetettyyn vaiheeseen. Jos haluat, että sopimusta voidaan jatkaa muokkausten avulla, pyydä muutoksia hylkäämisen sijasta.