Kræver godkendelse af aftaler

Du kan oprette en godkendelsesproces for en salgspipeline, så alle eller bestemte salgssager skal gennemgås og godkendes, før de kan bevæge sig videre i pipelinen. Når godkendelser i pipelinen er aktiveret, tilføjes der et godkendelsestrin til den valgte pipeline. De relevante salgssager skal gå ind i godkendelsestrinnet og blive godkendt, før de kan bevæge sig videre i pipelinen. Desuden vil brugerne ikke kunne oprette salgssager, der går ud over godkendelsestrinnet. Dette gælder også salgssager, der oprettes via arbejdsgange.

Hver pipeline kan have en unik godkendelsesfase med op til tre godkendere. Du kan f.eks. have en salgsproces, der kræver godkendelse fra en salgschef, før den afsluttes, og en anden salgsproces, der kræver både juridisk godkendelse og godkendelse fra en leder, før en kontrakt sendes.

For yderligere hjælp til opsætning af godkendelsesprocessen henvises til den video-gennemgang, der er delt i HubSpot Community.

Tildel brugere tilladelse til at godkende aftaler

Før du kan tildele aftalegodkendere, skal du give disse brugere tilladelse til at godkende aftaler.

Bemærk: Det anbefales at tildele godkendelsestilladelse først, før du opsætter en godkendelsesproces i pipelinen. Det kan tage flere minutter, før brugere med opdaterede tilladelser vises som tilgængelige godkendere i opsætningsprocessen.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå tilBrugere og teams i menuen i venstre sidepanel.
3. Hold markøren over en bruger, og klik derefter på Rediger tilladelser.
4. Klik for at udvide afsnittet Aftaler, og aktiver derefter tilladelsen Godkend.
5. Klik på Gem.

Opsæt godkendelse af aftaler for en pipeline

Du kan oprette en godkendelsesfase, angive godkendelsesbetingelser og tildele godkendere til hver aftalepipeline. Når du har aktiveret godkendelsesprocessen, kan du også redigere godkendelsesfasen, godkendelsesbetingelserne og hvilke brugere der er godkendere.

Før du aktiverer aftalegodkendelser, skal du sikre dig, at du har tildelt godkendere tilladelsen Godkend aftale.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i menuen i venstre sidepanel under afsnittet Datastyring.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Aftaler.
4. Klik på fanen Pipelines.
5. Klik pårullemenuen Vælg en pipeline, og vælg denpipeline, som du vil kræve godkendelser for.
6. Klik nederst på fanenPipeline-regler.
7. I rækken Tilføj godkendelsesproces for aftaler skal du slåkontakten til. Hvis den allerede er slået til, skal du klikke på redigeringsikonet for at redigere processen.
8. Konfigurer godkendelsesfasen. Godkendelsesfasen vil blive fremhævet og hedder som standard Afventer godkendelse.
9. For at ændre fasens navn skal du klikke på tekstfeltet med fasenavnet og indtaste et navn.
10. For at indstille fasens sandsynlighed skal du klikke på rullemenuen for sandsynlighed og derefter vælge en procentdel.
11. For at ændre fasens placering skal du klikke og trække fasen til den ønskede placering i rækkefølgen i pipelinen. 
12. Klik på Næste for at indstille godkendelsesbetingelser.
13. Som standard er Alle aftaler valgt, hvilket betyder, at alle aftaler, uanset deres ejendomsværdier, skal godkendes. For at indstille betingelser for, hvornår aftaler skal godkendes, skal du vælge Aftaler, der opfylder specifikke betingelser, og derefter vælge kriterier. Kun aftaler, der opfylder de valgte kriterier, skal gennemgå godkendelsesprocessen.
14. Klik på Næstefor at vælge, hvilke brugere der kan godkende aftaler.
15. For at vælge godkendere skal du klikke på rullemenuen Tilføj godkendere og derefter markere afkrydsningsfelterne for de brugere, du ønsker skal være godkendere. Du kan tilføje op til tre godkendere pr. pipeline.
16. Vælg, om godkendelse skal komme fra Alle godkendere eller Enhver af godkenderne. Hvis du vælger Alle, skal alle valgte godkendere godkende en aftale, før den kan gå videre i pipelinen. Hvis du vælger Enhver, skal kun én godkender godkende aftalen, før den kan gå videre i pipelinen.
17. Klik på Næste.
18. Gennemgå godkendelsesfasen, eventuelle betingelser og godkendere, og klik derefter på Gem.

Når det er gemt, skal de relevante aftaler gå ind i godkendelsesfasen og blive godkendt, før de kan gå videre i pipelinen. Dette krav gælder ikke i følgende scenarier:

• En aftale går fra en fase uden godkendelse direkte til en lukket tabt fase.
• En aftale befinder sig allerede i en fase, når en administrator konfigurerer godkendelsesprocessen. 

Bemærk: Selvomdet ikke anbefales, kan superadministratorer deaktivere godkendelsesprocessen for en eksisterende aftalepipeline ved at slå knappenTilføj godkendelsesproces for aftaler fra. Hvis godkendelsen er slået fra, bliver godkendelsesfasen en normal fase, og alle godkendelser annulleres uanset deres status. Du kan ikke fortryde handlingen, hvis du deaktiverer en godkendelsesproces, så hvis du vil genindføre godkendelser, skal du oprette en ny godkendelsesfase.

Anmod om godkendelse af en aftale

Hvis du er en bruger, der flytter aftaler gennem en pipeline, skal de relevante aftaler gå ind i godkendelsesfasen og blive godkendt, før de kan bevæge sig videre ned ad pipelinen. For at godkendelsesprocessen for en aftale kan starte, skal aftalen have en ejer, og aftaleejeren må ikke være den eneste godkendende person eller en godkendende person, når alle godkendende personer er påkrævet.

En aftales godkendelsesproces starter ikke, hvis et af følgende er tilfældet: der er ingen aftaleejer, ejeren er en påkrævet godkendende person, elleren tildelt godkendende person har mistet tilladelsen til at godkende aftaler eller er blevet deaktiveret. I dette scenario vises en knap Genstart på aftalekortet i tavlevisningen med en beskrivelse af fejlen og de næste trin.

Sådan anmoder du om godkendelse:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
2. Flyt aftalen til godkendelsesfasen. Du kan opdatere aftalens fase manuelt, via API eller via arbejdsgange.
3. Når en aftale er i godkendelsesfasen, modtager godkendere en anmodning om at godkende aftalen. Aftalen får en godkendelsesstatus (f.eks. Afventer godkendelse), der vises på et aftalekort i tavlevisningen eller i kolonnen Seneste godkendelsesstatus i tabelvisningen. Hvis godkendelsesprocessen har betingelser, som aftalen ikke opfylder, bliver status Godkendelse ikke nødvendig, og du kan flytte aftalen videre.

4. For at se flere oplysninger om godkendelsesprocessen skal du på et aftalekort i tavlevisningen klikke på Detaljer > Vis godkendelsesaktivitet.
   • På fanen Godkendelse kan du se godkendelsesnoter, de brugere, der skal godkende aftalen, og ændringer i godkendelsesstatus.
   • Klik på fanen Kommentarer for at se eller tilføje kommentarer. For at tilføje en kommentar skal du indtaste tekst i kommentarfeltet og derefter klikke på Kommentar.
5. Når en godkendende person har godkendt, afvist eller anmodet om ændringer til aftalen, modtager aftaleejeren en meddelelse i HubSpot og via e-mail.
   • Hvis godkenderen har anmodet om ændringer, skal du se kommentarerne. Foretag om nødvendigt ændringer, og svar på godkenderens kommentarer, så vedkommende kan godkende aftalen.
   • Hvis aftalen godkendes, ændres godkendelsesstatus til Godkendt, og kan du flytte aftalen videre til det ønskede trin.
   • Hvis aftalen afvises, ændres godkendelsesstatus til " Afvist", og aftalen kan kun flyttes til et lukket tabt trin.

Godkend eller afvis en aftale

Hvis du er godkendende for en aftalepipeline, modtager du en notifikation i HubSpot og via e-mail, når en bruger anmoder om godkendelse af en aftale.

• For at se aftalen fra dine notifikationer skal du gå til dine notifikationer i HubSpot eller din e-mail og derefter klikke på notifikationeneller CTA'en for at gå til aftalen.
• For at se alle aftaler, der venter på godkendelse, skal du filtrere dine aftaler efter Seneste godkendelsesstatus indeholder nøjagtigt ventende. Klik på navnet på en aftale, der er inkluderet i visningen.

Sådan godkender eller afviser du en aftale i en aftalepost:

1. Klik på Godkendelse øverst i aftalen i banneret Godkendelse påkrævet.
2. For at se flere oplysninger om anmodningen skal du vælge Vis godkendelsesdetaljer.
3. For at anmode om ændringer inden godkendelse skal du vælge Anmod om ændringer. Indtast tekst i kommentarfeltet, og klik derefter på Kommentar. Den bruger, der anmodede om godkendelsen, får besked.
4. For at godkende anmodningen om at gå videre med aftalen skal du vælge Godkend. Indtast en valgfri besked, og klik derefter på Godkend for at bekræfte.
5. For at afvise aftalen skal du vælge Afvis. Indtast en begrundelse for, hvorfor aftalen blev afvist, og klik derefter på Afvis for at bekræfte. Når en aftale er afvist, kan den kun flyttes til en lukket tabt fase. 

Når en aftale er godkendt eller afvist, opdateres aftalens værdi for Seneste godkendelsesstatus for at angive beslutningen. Hvis en aftale blev godkendt eller afvist, men ikke burde have været det, kan en superadministrator genstarte godkendelsesprocessen.

Bemærk: Hvis du flytter en tidligere godkendt/afvist aftale til en fase før godkendelsesfasen, slettes værdien for Seneste godkendelsesstatus automatisk. I dette tilfælde skal aftalen gennemgå godkendelsesprocessen igen.

Genstart godkendelse af en aftale

Hvis en aftale er blevet godkendt eller afvist ved en fejl, kan du genstarte godkendelsesprocessen.

Sådan genstarter du godkendelsesprocessen:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
2. Flyt aftalen til godkendelsesfasen eller til fasen før godkendelsesfasen.
3. Klik på Ja i dialogboksen for at bekræfte.

Handlens seneste godkendelsesstatus nulstilles, og handlen skal gennemgå godkendelsesprocessen igen, før den kan fortsætte i pipelinen. 

Se godkendelseshistorik

Brugere kan tilføje et CRM-kort i højre sidepanel og et forhåndsvisningskort i sidepanelet for at vise godkendelseshistorikken. Derefter kan brugerne se de personer, der er involveret i godkendelsesprocessen, sammen med tidslinjen for begivenhederne.

Konfigurer kortet for godkendelser i pipelinen

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
2. Klik på navnet på en aftale.
3. Klik påTilpas i den midterste kolonne.
4. Klik på navnet på den ønskede visning.
5. Hold markøren over den højre kolonne, og klik derefter på ikonet addIcon.
6. Klik på fanen Kortbibliotek i højre panel, og klik derefter på Tilføj kort under indstillingen Pipeline-godkendelser.
7. Klik på X'et øverst til højre.
8. Klik på Gem og afslut øverst til højre. 

Brug kortet til godkendelse af pipeline

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals..
2. Klik pånavnet på posten.
3. I højre sidepanel skal du navigere til kortetPipeline-godkendelser. 

Bemærk: kortnavnet på en aftale vises somGodkendelsesstatus.

Konfigurer forhåndsvisningspanelets kort til godkendelse af pipeline

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Aftaler.
4. Klik på fanen Tilpasning af forhåndsvisning.
5. Klik på navnet på den ønskede visning.
6. Hold markøren mellem kortene, og klik derefter på ikonet addIcon.
7. Klik på fanen Kortbibliotek i højre panel, og klik derefter på Tilføj kort under indstillingen Pipeline-godkendelser.
8. Klik på X øverst til højre.
9. Klik på Gem og afslut øverst til højre. 

Brug panelet til forhåndsvisning af godkendelser i pipelinen

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals..
2. Hold markøren over en post, og klik på forhåndsvisning. Kortet vises der, hvor du placerede det i konfigurationen.