Brug forsinkelser i dine arbejdsgange

Når du opretter en arbejdsgang, kan du bruge forsinkelser til at sprede arbejdsgangens handlinger, time dine e-mailudsendelser og skabe en mere personlig oplevelse for dine prospekter og kunder.

Tilføj forsinkelser til workflows

Føj forsinkelser til dit workflow afhængigt af, hvordan du gerne vil sætte dine workflow-handlinger på pause. Der er seks typer af forsinkelser:

• Kalenderdato: forsinker tilmeldte poster indtil en bestemt dato. Brug denne forsinkelse, når du ønsker, at en handling kun skal udføres på en bestemt dato.
• Datoegenskab: forsinker tilmeldte poster indtil en bestemt dato i en datoegenskab. Brug denne forsinkelse, når du ønsker, at en handling kun skal udføres på den dato, der er baseret på en bestemt dataegenskab.
• Begivenhedsforekomst: forsinker tilmeldte poster, indtil de gennemfører en begivenhed, f.eks. en formularindsendelse eller et besøg på en webside. Brug denne forsinkelse, når du vil sætte tilmeldte poster på pause, indtil en bestemt handling er udført. Du kan også basere denne forsinkelse på interne begivenheder, som f.eks. afslutning af opgaver.
• Indstil tidsrum: Forsinker tilmeldte poster i et bestemt antal dage, timer og minutter. Brug denne forsinkelse, når du vil sætte alle tilmeldte poster på pause i samme tidsrum mellem workflow-handlinger.
• Ugedage: forsinker tilmeldte optegnelser indtil en bestemt dag. Brug denne forsinkelse, når du ønsker, at en handling kun skal udføres på en bestemt dag.
• Tidspunkt på dagen: forsinker tilmeldte poster indtil et bestemt tidspunkt. Brug denne forsinkelse, når du ønsker, at en handling kun skal udføres på bestemte tidspunkter.

Bemærk: Ovenstående forsinkelsestyper er ikke tilgængelige i workflows med egenskaberne Specifik dato og Kontaktdato. I stedet indstilles forsinkelseshandlinger i forhold til den centrale dato eller datoegenskab. Læs mere om planlægning af handlinger i datobaserede workflows.

Forsink indtil en kalenderdato

Brug handlingen Udsæt indtil en kalenderdato til at sætte poster på pause indtil en bestemt dato.

Bemærk: I denne type forsinkelse, hvis en dato allerede er passeret, når en post går ind i forsinkelsen, vil posten straks gå videre til den næste handling efter forsinkelsen og fortsætte med at bevæge sig gennem workflowet.

Sådan tilføjer du en kalenderdato-forsinkelse:

• Klik på navnet på en arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet iworkflow-editoren.
• Klik på Delay i venstre panel.
• Klik på rullemenuen Forsinkelsestype, og vælg Kalenderdato.
• Vælg den specifikke dato og det specifikke tidspunkt på dagen.
• For at udføre forskellige handlinger baseret på, om den indstillede dato er passeret eller ej, skal du markere afkrydsningsfeltet Ja , tilføj en gren .
  
  • Grenen vil indeholde to grene: På datoen og Efter datoen. Du kan f.eks. oprette et workflow, der udskyder til den 31. august kl. 10. På det tidspunkt sender den en e-mail med et webinar-link. Efter datoen kan du bede alle efterfølgende kontakter, der tilmelder sig workflowet, om at modtage en anden e-mail, der informerer dem om, at det oprindelige webinar er overstået, og giver en liste over kommende webinarer, de kan deltage i i stedet.
  • Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet, vil tilmeldte poster straks gå videre til næste handling efter din konfigurerede forsinkelse.
• Klik på Gem.

Forsinkelse indtil en datoegenskab

Brug handlingen Forsink indtil en dato-egenskab til at sætte poster på pause indtil en dato, der er gemt i en dato-egenskab. Handlingen kan udføres på datoen, før datoen eller efter den dato, der er gemt i dato-egenskaben. Du kan f.eks. bruge indstillingen På dato til at forsinke afsendelsen af en e-mail baseret på kontaktpersonens fødselsdag.

Bemærk: I denne type forsinkelse vil de handlinger, der er forbundet med forsinkelsen, blive sprunget over, hvis en dato allerede er passeret, når en post går ind i forsinkelsen. Objektet vil derefter gå videre til handlingerne efter forsinkelsen og fortsætte med at bevæge sig gennem workflowet. Dette gælder ikke for workflows, der er centreret om en dato , hvor handlingen efter forsinkelsen også springes over.

Sådan tilføjer du en datoforsinkelse:

• Klik på navnet på en arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet iworkflow-editoren.
• Klik på Delay i venstre panel.
• Klik på rullemenuen Forsinkelsestype, og vælg Datoejendom.
• Den næste handling vil blive forsinket, indtil en bestemt dataegenskab i det tilmeldte objekt opfylder de kriterier, du konfigurerer:
  
  • Klik på rullemenuen Egenskab , og vælg en egenskab.
  • Under Udfør denne handling skal du vælge alternativknappen På dato, Før dato eller Efter datocircleFilled. Hvis du vælger Før dato eller Efter dato, skal du indtaste antallet af dage før eller efter den valgte egenskab.
  • Vælg det tidspunkt på dagen, hvor forsinkelsen skal slutte.
• Hvis du vil udføre forskellige handlinger, afhængigt af om den indstillede dato er overskredet eller ej, skal du markere afkrydsningsfeltet Ja, tilføj en gren .
  
  • Grenen vil indeholde tre grene: På datoen, Efter datoen og Datoegenskab ukendt.
  • Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet, vil de registrerede poster straks gå videre til næste handling efter den indstillede forsinkelse.
• Klik på Gem.

Forsinkelse indtil begivenheden indtræffer

Brug handlingen Forsink indtil hændelse til at sætte optegnelser på pause, indtil en bestemt hændelse indtræffer. Forsink f.eks. en kontakt, indtil de besøger en side eller udfylder en formular.

Bemærk: I denne type forsinkelse vil en post ikke straks forlade forsinkelsen, hvis der allerede er sket en begivenhed, når den kommer ind i forsinkelsen. Poster vil kun forlade forsinkelsen, hvis begivenheden indtræffer, mens posten er i forsinkelsen.

Sådan tilføjer du en hændelsesforsinkelse til dit workflow:

• Klik pånavnet på en arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren for at tilføje en workflow-handling.
• Klik på Forsinkelse i venstre panel.
• Klik på rullemenuen Forsinkelsestype, og vælg Hændelse.
• For at basere forsinkelsen på en begivenhed, der sker i forbindelse med tilmeldte poster i workflowet, f.eks. en kontakts indsendelse af en formular eller åbning af en e-mail:
  • Klik på rullemenuen Datakilde, og vælg [Objekt] i denne arbejdsgang.
  • Klik på rullemenuen Begivenhed, og vælg en begivenhed.
  • Rul eller skriv for at søge, og vælg derefter en egenskab at filtrere efter.
  • Vælg en mulighed, og indstil derefter dine kriterier.
  • Når du har indstillet dine kriterier, skal du klikke på Anvend filter. Poster, der opfylder kriterierne, vil forlade forsinkelsen.

• For at basere forsinkelsen på en begivenhed, der sker i forbindelse med et output fra en tidligere handling i workflowet, f.eks. indtil en tidligere oprettet opgave er markeret som færdig:
  • Klik på rullemenuen Datakilde, og vælg Output fra tidligere handling i denne arbejdsgang.
  • Hvis du har mere end én handling, skal du klikke på Vælg handling og vælge en tidligere handling fra workflowet, f.eks. en tidligere Opret opgave eller Opret post . Handlinger, der ikke kan bruges, bliver nedtonet.
  • Klik på rullemenuen Begivenhed, og vælg en begivenhed.
  • Rul eller skriv for at søge, og vælg derefter en egenskab at filtrere efter.
  • Vælg en mulighed, og indstil derefter dine kriterier.
  • Når du har indstillet dine kriterier, skal du klikke på Anvend filter. Når det tilknyttede output har opfyldt kriterierne, vil den tilmeldte post forlade forsinkelsen.

• Når du har indstillet forsinkelseshændelsen, skal du indstille den maksimale tid, som en kontakt skal vente, før den frigives fra forsinkelsen:
  • Indtast tidsrummet i felterne Dage, Timer og Minutter . Hvis en kontaktperson ikke opfylder begivenhedskriterierne, frigøres vedkommende fra forsinkelsen efter det indstillede tidsrum.
  • For at forsinke kontakten i op til fem år skal du markere afkrydsningsfeltet Delay for the maximum of 5 years .
• Klik på Gem.

Forsinkelse i et bestemt tidsrum

Brug handlingen Forsink i et bestemt tidsrum til at sætte optegnelser på pause i et bestemt antal dage, timer og minutter.

Sådan tilføjer du en tidsforsinkelse:

• Klik på navnet på en arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet iworkflow-editoren.
• Klik på Delay i venstre panel.
• Klik på rullemenuen Forsinkelsestype , og vælg Indstil tidsrum.
• Indstil, hvor længe forsinkelsen skal vare, ved at bruge felterne Dage, Timer og Minutter.
• Klik på Gem.
  
  

Forsink til en dag eller et tidspunkt

Brug forsinkelsen Ugedage eller Tidspunkt på dagen til at sætte dit workflow på pause indtil bestemte ugedage og/eller tidspunkter på dagen. Hvis du f.eks. bruger et workflow til at sende en række salgsfremmende e-mails, kan du tilføje denne type forsinkelse lige før e-mailens afsendelseshandling for at sætte forsinkede kontakter på pause indtil tirsdag kl. 11:00.

Når du bruger denne type forsinkelse, skal du være opmærksom på nedenstående:

• Hvis du tilføjer flere dage til forsinkelsen, vil posterne afslutte forsinkelsen på den tidligste tilgængelige dag. Hvis din forsinkelse f.eks. omfatter mandag og torsdag, vil en kontaktperson, der går ind i forsinkelsen om tirsdagen, blive frigivet om torsdagen.
• Hvis du kun tilføjer et tidspunkt til forsinkelsen uden at vælge dage, vil posterne forlade forsinkelsen på det næste valgte tidspunkt. Hvis forsinkelsen f.eks. er indstillet til kl. 14.00, og en kontaktperson går ind i forsinkelsen mandag kl. 21.50, vil vedkommende gå ud af forsinkelsen tirsdag kl. 14.00.
• Hvis du ikke tilføjer et tidspunkt på dagen til forsinkelsen, vil posterne forlade forsinkelsen på den valgte dag på samme tidspunkt, som de gik ind i den. Hvis din forsinkelse f.eks. er indstillet til onsdag, og en kontakt går ind i forsinkelsen mandag kl. 21.50, vil de forlade forsinkelsen onsdag kl. 21.50.

Sådan tilføjer du denne type forsinkelse:

• Klik på navnet på en arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet iworkflow-editoren.
• Klik på Delay i venstre panel.
• Klik på rullemenuen Forsinkelsestype , og vælg Ugedage eller Tidspunkt på dagen.
• Hvis du vil tilføje ugedage til forsinkelsen, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for de dage, du vil tilføje.
• Hvis du vil tilføje et tidspunkt på dagen til forsinkelsen, skal du klikke på rullemenuen Tidspunkt på dagen og vælge et tidspunkt.
• Vælg, hvilken tidszone forsinkelsen skal være baseret på:
  
  • Hvis du vil basere det valgte tidspunkt på din HubSpot-kontos tidszone, skal du vælge Brug portalens tidszone.
  • Hvis du vil basere det valgte tidspunkt på kontaktens tidszone, skal du vælge Brug kontaktens tidszone. Hvis kontakten har en værdi i sin IP-tidszoneegenskab, vil HubSpot bruge denne tidszone. Hvis kontakten ikke har en værdi for denne egenskab, vil kontoens tidszone blive brugt i stedet.
• Klik på Gem.

Se poster, der venter i en forsinkelse

• I workflow-editoren skal du klikke på Aktive [poster] i denne handling i forsinkelseshandlingen.
  
  
• I venstre panel kan du se de poster, der venter i forsinkelsen, og hvor meget tid der er tilbage.
  
  

Rediger en forsinkelse

Redigering af en forsinkelse vil påvirke alle poster, der i øjeblikket venter i forsinkelsen.

• Når du sletter en forsinkelse, vil poster, der venter i forsinkelsen, straks gå videre til næste handling.
• Når du redigerer en forsinkelse til en dags- eller tidsforsinkelse, vil forsinkelsen blive genberegnet til at være i fremtiden. Poster, der venter i forsinkelsen, vil fortsætte med at blive forsinket indtil den fremtidige dag eller det fremtidige tidspunkt. Men hvis du redigerer forsinkelsen til at være den aktuelle dag uden noget specifikt tidspunkt, vil forsinkede poster forlade forsinkelsen med det samme.

• Når du redigerer en forsinkelse til et bestemt tidsrum , vil de poster, der venter ved forsinkelsen, straks blive omlagt. Omlægningen tager højde for den tid, der allerede er gået i den oprindelige forsinkelse.
  • Hvis du gør en forsinkelse længere, vil forsinkede poster blive omlagt for at fuldføre resten af den nye forsinkelseslængde. Hvis du f.eks. justerer en forsinkelse fra en time til to timer, vil poster, der allerede har ventet i 30 minutter, vente i yderligere en time og 30 minutter.
  • Hvis du gør en forsinkelse kortere, vil posterne enten blive omlagt til den nye længde eller forlade forsinkelsen. Hvis du f.eks. justerer en forsinkelse fra to timer til en time, vil en post, der har ventet i 30 minutter, vente i yderligere 30 minutter. En post, der har ventet en time og 30 minutter, vil forlade forsinkelsen med det samme.
• Hvis du redigerer egenskabsværdien eller indstiller datoen for en forsinkelse indtil en dato, vil det påvirke forsinkelsen for alle poster, der venter i forsinkelsen:
  
  • Hvis egenskabsværdien eller kalenderdatoen ændres til en dato længere ude i fremtiden, forlænges forsinkelsen tilsvarende.
  • Hvis ejendomsværdien eller kalenderdatoen ændres til en tidligere dato, forkortes forsinkelsen tilsvarende.
  • Hvis ejendomsværdien eller kalenderdatoen ændres til en dato i fortiden, slutter forsinkelsen, og posten går automatisk videre til næste handling.