Datensätze zuordnen

In HubSpot gibt es Standard-CRM-Objekte: Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte. Um die Beziehungen zwischen diesen Objekten nachvollziehen zu können, können Sie deren Datensätze miteinander verknüpfen. Zuordnungen erfolgen immer beidseitig (wird also Datensatz A mit Datensatz B verknüpft, wird Datensatz B auch Datensatz A zugeordnet) und können in jedem Datensatz im rechten Bereich angezeigt werden.

Bitte beachten: Ab dem 18. April 2022 erhalten alle HubSpot-Accounts Zugang zum verbesserten Zuordnungstool. Dies umfasst auch die Möglichkeit, mehrere Unternehmen einem Datensatz zuzuordnen sowie Zuordnungslabel zu erstellen (nur Professional und Enterprise). Erfahren Sie mehr über die neue Funktionalität und wie sich diese auf Ihren Account auswirkt.

Beispiele dafür, wann Sie Datensätze zuordnen können:

• Im Rahmen eines Verkaufs kommunizieren Sie per E-Mail mit drei Einzelpersonen beim selben Unternehmen. In HubSpot verknüpfen Sie den Deal mit den drei Kontaktdatensätzen und ihrem Unternehmensdatensatz.
• Wenn Sie eine Kundenbeschwerde bearbeiten, kommunizieren Sie per E-Mail mit zwei Personen. Diese Personen befinden ebenfalls gerade mitten in einem Verkaufsprozess mit Ihrem Unternehmen. In HubSpot können Sie den Ticket-Datensatz den beiden Kontaktdatensätzen und dem Deal-Datensatz zuordnen.
• Ein Kontakt ist Berater in einem Unternehmen und Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen. In HubSpot können Sie den Kontakt mit beiden Unternehmen verknüpfen. Sie können den Arbeitgeber als sein primäres Unternehmen festlegen, und wenn Sie einen Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie ihn für das andere Unternehmenals Berater angeben.

Außerdem können Sie die Aktivitäten in der Chronik eines Datensatzes verknüpfen, damit sie in einem anderen Datensatz angezeigt werden. Wenn die Datensätze bereits miteinander verknüpft sind, werden einige Aktivitäten automatisch den zugehörigen Datensätzen zugeordnet.

Zuordnungen zu einzelnen Datensätzen hinzufügen, sie bearbeiten oder von diesen entfernen

So verwalten Sie die Zuordnungen eines Datensatzes auf Ihrem Desktop:

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Unternehmen:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
• Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Tickets:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“ > „Kontakte“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü oben links und wählen Sie den Namen des benutzerdefinierten Objekts aus.

• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes, für den Sie Zuordnungen bearbeiten möchten.
• Um eine neue Zuordnung hinzuzufügen, suchen Sie im rechten Bereich den relevanten Objektbereich und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Wenn Sie beispielsweise einen Deal mit dem Datensatz verknüpfen möchten, suchen Sie nach dem Bereich „Deals“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Sie können entweder einen neuen Datensatz erstellen, der dem Datensatz zugeordnet werden soll, oder dem Datensatz einen vorhandenen Datensatz zuordnen.

• • Um einen neuen Datensatz zu erstellen, der zugeordnet werden soll, geben Sie auf der Registerkarte „Neuen zuordnen“ Informationen in die Felder ein und klicken Sie auf „Erstellen“. Sie können auf „Erstellen und weiteren Eintrag erstellen“ klicken, um diesen Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, und mit dem Erstellen und Zuordnen eines weiteren Datensatzes beginnen.
    
  • Um einen vorhandenen Datensatz zuzuordnen, klicken Sie auf die Registerkarte „Vorhandenen hinzufügen“, suchen Sie nach dem Datensatz, den Sie zuordnen möchten, und wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen in den Suchergebnissen aus. Außerdem können Sie auf Empfehlungen zurückgreifen, die auf allgemeinen Zuordnungen und Eigenschaften wie Name, E-Mail-Adresse und Domain des Unternehmens basieren.

• • Wenn Sie mehrere oder etwaige zusätzliche Unternehmen einem Datensatz zuordnen, können Sie eine der folgenden Möglichkeiten nutzen:
    • Um das Unternehmen als primäres Unternehmen festzulegen, wählen Sie unter dem Unternehmen, das Sie als primäres Unternehmen festlegen möchten, die Option „Als primäres Unternehmen von [Datensatz] festlegen“ aus. Wenn Sie das erste Unternehmen eines Datensatzes zuordnen, ist es standardmäßig das primäre Unternehmen.
    • Um das vorhandene primäre Unternehmen durch ein Unternehmen zu ersetzen, das Sie zuordnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „[Unternehmen] als aktuelles primäres Unternehmen von [Datensatz] ersetzen“.

• • Wenn Sie diese Zuordnung mit einem Label versehen möchten (nur Professional und Enterprise), klicken Sie auf „Zuordnungslabel hinzufügen“. Wählen Sie im Dropdown-Menü ein geeignetes Label aus. Wenn keine vorhandenen Label die Beziehung zwischen dem Datensatz und dem Unternehmen angemessen beschreiben, klicken Sie auf „Zuordnungslabel verwalten“, um ein neues Label zu erstellen.

• • Klicken Sie auf „Speichern“.

• Um eine Zuordnung zu aktualisieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zuordnungskarte und klicken dann auf „Mehr“:
  • Als primäre Zuordnung festlegen (nur Unternehmen): Wählen Sie diese Option für zugeordnete Unternehmen aus, um die Unternehmenszuordnung als primär festzulegen. Aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen und klicken Sie auf „Aktualisieren“. Diese primäre Zuordnung ist das zugeordnete Unternehmen, das auf den Indexseiten der Datensätze angezeigt wird und auf das von Listen, Workflows, objektübergreifenden Berichten und Personalisierungstoken verwiesen wird.
  • Als primäre Zuordnung entfernen (nur Unternehmen): Wählen Sie für zugeordnete Unternehmen diese Option aus, um diese Unternehmenszuordnung als primäre zu entfernen. Wählen Sie im Dialogfeld über das Dropdown-Menü ein neues primäres Unternehmen aus und klicken Sie dann auf „Aktualisieren“.
  • Zuordnung bearbeiten (nur Professional und Enterprise): Wählen Sie diese Option, um das Zuordnungslabel zu aktualisieren. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein neues Label aus oder klicken Sie auf x, um ein Label zu entfernen. Klicken Sie auf „Aktualisieren“. Sie können auch mehrere Zuordnungslabel gleichzeitig über einen Import festlegen.
  • Zuordnung entfernen: Wählen Sie diese Option, um die Zuordnung zu entfernen. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Zuordnung entfernen“. Wenn es sich bei der Zuordnung, die Sie entfernen, um ein primäres Unternehmen handelt, wählen Sie über das Dropdown-Menü ein primäres Unternehmen aus.

Sie können auch Datensatzzuordnungen in der HubSpot Mobile-App aktualisieren.

Mehrere Datensätze gleichzeitig zuordnen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, mehrere Datensätze gleichzeitig zuzuordnen:

• Ordnen Sie Datensätze über einen Import zu, was die Option umfasst, Zuordnungslabel zu importieren. Die Datensätze in Ihrem Import können entweder neue oder vorhandene Datensätze sein. Erfahren Sie hier, wie HubSpot vorhandene Datensätze identifiziert und dedupliziert.
• Ordnen Sie Datensätze über die API zu. 
• Aktivieren Sie die Einstellung zum automatischen Zuordnen von Kontakt- und Unternehmensdatensätzen basierend auf der Unternehmensdomain.

Datensatzzuordnungen auf einer Indexseite anzeigen

Sie können zugeordnete Datensätze auf der Indexseite jedes Objekts in den „Zugeordnete [Objekte]“-Spalten anzeigen. Wenn ein Datensatz mehrere zugeordnete Unternehmen hat, werden alle Unternehmen in der Spalte „Zugeordnete Unternehmen“ auf den Indexseiten des Datensatzes angezeigt. Außerdem wird das primäre Unternehmen als Primäres Unternehmen auf der Indexseite der Kontakte angezeigt.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.

• Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Tickets:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“ > „Kontakte“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü oben links und wählen Sie den Namen des benutzerdefinierten Objekts aus.

• Um alle Datensätze eines bestimmten Objekts anzuzeigen, das mit Ihren Datensätzen verknüpft ist, gehen Sie zur Spalte „Zugeordnete [Objekte]“. Um die primäre Unternehmenszuordnung Ihrer Kontakte anzuzeigen, gehen Sie auf der Indexseite der Kontakte zur Spalte „Primäres Unternehmen“. Wenn Sie diese Spalten nicht sehen:
  • Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf „Tabellenaktionen“ und wählen Sie dann „Spalten bearbeiten“ aus.
  • Aktivieren Sie im Dialogfeld links das Kontrollkästchen neben „Zugeordnete [Objekte]“. Wenn Sie sich auf der Indexseite für Kontakte befinden, können Sie auch das Kontrollkästchen neben „Primäres Unternehmen“ aktivieren.
  • Klicken Sie auf „OK“. Erfahren Sie mehr über das Anpassen der Tabelle.
• In den Spalten:
  
  • Zugeordnete [Objekte]: Klicken Sie auf den Link „[x] Datensätze“, um alle Zuordnungen des Datensatzes zu diesem Objekt anzuzeigen. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf den Namen, um den Datensatz anzuzeigen.
  • Primäres Unternehmen: Klicken Sie auf der Indexseite für Kontakte auf den Namen des primären Unternehmens, um den Unternehmensdatensatz anzuzeigen.

Zuordnungsverlauf eines Datensatzes anzeigen

Sie können den Verlauf der Zuordnungen eines Kontakt-, Unternehmens-, Ticket- und Deal-Datensatzes anzeigen, einschließlich aller verknüpften Datensätze und Interaktionen. Sie können auch anzeigen, wann die Datensätze ursprünglich zugeordnet wurden und was die Quelle der Zuordnung ist.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Unternehmen:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
• Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Tickets:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Zuordnungsverlauf anzeigen“ aus.

• Wählen Sie im Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ ein Objekt oder eine Interaktion aus, um anzuzeigen, welche Datensätze oder Aktivitäten dieses Typs mit dem Datensatz verknüpft wurden.
• In der Tabelle können Sie den Namen der einzelnen zugeordneten Datensätze oder Aktivitäten, deren Objekt-ID, wie sie aktualisiert wurden (entweder durch Erstellen oder Entfernen) sowie das Datum und die Uhrzeit der Aktualisierung anzeigen. Sie können auch die Quelle der Aktualisierung anzeigen. Es gibt folgende Quellen: 
  • Benutzer: Die Zuordnung wurde manuell von einem Benutzer aktualisiert. Die Quelle enthält den Namen des Benutzers oder, falls unbekannt, die Benutzer-ID.
  • Objektlöschung: Die Zuordnung wurde aktualisiert, weil der Datensatz oder die Aktivität gelöscht wurde.
  • Objektzusammenführung: Die Zuordnung wurde als Ergebnis der Zusammenführung von Datensätzen aktualisiert.
  • Objektwiederherstellung: Die Zuordnung wurde als Folge eines wiederhergestellten Datensatzes aktualisiert.
  • Import: Die Zuordnung wurde durch einen Import aktualisiert.
  • Automatische Zuordnung nach Domain: Für Kontakte und Unternehmen wurde die Zuordnung automatisch von HubSpot anhand der Unternehmensdomain aktualisiert. 
  • API: Die Zuordnung wurde über die API aktualisiert.
  • Auftrag: Die Zuordnung wurde durch interne Automatisierung aktualisiert.
  • Migration: Die Zuordnung wurde durch eine Datenmigration aktualisiert.
  • Unbekannt: Die Quelle der Zuordnung konnte nicht ermittelt werden.

• Um einen Link zu einem Datensatz oder einer Interaktion in der Tabelle zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die Verknüpfung und klicken Sie dann auf das duplicate Symbol für Kopieren.
• Um den gesamten Verlauf einer bestimmten Verknüpfung anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Datensatz oder die Interaktion und klicken Sie dann auf „Verlauf anzeigen“. Im rechten Bereich sehen Sie die Details zu jeder Aktualisierung der Verknüpfung mit Ihrem Datensatz, sortiert von der letzten bis zur ältesten.