Datensätze verknüpfen

In HubSpot gibt es CRM-Objekte: Kontakte, Unternehmen, Deals, und Tickets. Wenn Ihr Account ein Enterprise Abonnement hat, können Sie auch benutzerdefinierte Objekteerstellen. Um die Beziehungen innerhalb und zwischen Objekten zu verfolgen, können Sie deren Datensätze miteinander verknüpfen. Assoziationen sind immer bidirektional (d.h. wenn Datensatz A mit Datensatz B assoziiert ist, ist Datensatz B auch mit Datensatz A assoziiert) und können in jedem Datensatz in in der rechten Seitenleiste angezeigt werden.

Beispiele dafür, wann Sie Datensätze zuordnen können:

• Im Rahmen eines Verkaufs kommunizieren Sie per E-Mail mit drei Einzelpersonen beim selben Unternehmen. In HubSpot verknüpfen Sie den Deal mit den drei Kontaktdatensätzen und ihrem Unternehmensdatensatz. Sie können die Kontakte auch als Kollegen miteinander verknüpfen, oder wenn Sie einen Professional oder Enterprise Account haben, können Sie einen der Kontakte als Manager der anderen kennzeichnen.
• Wenn Sie eine Kundenbeschwerde bearbeiten, kommunizieren Sie per E-Mail mit zwei Personen. Diese Personen befinden ebenfalls gerade mitten in einem Verkaufsprozess mit Ihrem Unternehmen. In HubSpot können Sie den Ticket-Datensatz den beiden Kontaktdatensätzen und dem Deal-Datensatz zuordnen.
• Ein Kontakt ist Berater in einem Unternehmen und Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen. In HubSpot können Sie den Kontakt mit beiden Unternehmen verknüpfen. Sie können den Arbeitgeber als ihr Hauptunternehmen festlegen, und wenn Sie sich in einem Professional oder Enterprise Account befinden, können Sie als Berater für das andere Unternehmen kennzeichnen.

Sie können auch die Aktivitäten in der Zeitleiste eines Datensatzes zuordnen, damit sie in einem anderen Datensatz erscheinen. Wenn die Datensätze bereits miteinander verknüpft sind, werden einige Aktivitäten automatisch mit den verknüpften Datensätzen verknüpft. Wenn Sie ein mobiles Gerät verwenden, erfahren Sie, wie Sie und in der mobilen HubSpot-App verwalten können.

Datensätze verknüpfen

Assoziationen zu einem Datensatz hinzufügen

So fügen Sie Zuordnungen zu einem einzelnen Datensatz hinzu:

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus. Bevor Sie benutzerdefinierte Objekte Datensätze zuordnen können, müssen Sie die Zuordnungdefinieren.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes, dem Sie Zuordnungen hinzufügen möchten.
• Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf +Hinzufügen [Objekt] in der Zuordnungskarte des Objekts (z. B. in der Karte Kontakte, um Kontaktzuordnungen hinzuzufügen. Wenn die Karte des Objekts nicht angezeigt wird, können Sie die rechte Seitenleiste anpassen (nurProfessional und Enterprise ).

• Um einen neuen Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, klicken Sie im rechten Bereich auf:
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Neu erstellen.
  • Geben Sie Eigenschaftswerte für Ihren neuen Datensatz ein. Wenn Sie ein Assoziations-Label festlegen möchten, müssen Sie das Label unter festlegen, nachdem der Datensatz erstellt wurde.
  • Klicken Sie auf Erstellen, oder um einen weiteren Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, klicken Sie auf Erstellen und hinzufügen eines weiteren.

• Um bestehende Datensätze zu verknüpfen, klicken Sie im rechten Bereich auf:
  • Suchen Sie nach den Datensätzen, die Sie verknüpfen möchten, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen .

• • Wenn Sie einem Datensatz weitere Unternehmen zuordnen, klicken Sie auf Weiter, dann können Sie einen der folgenden Schritte ausführen:

• • • Um das Unternehmen als primäres Unternehmen festzulegen, wählen Sie unter dem Unternehmen, das Sie als primäres Unternehmen festlegen möchten, die Option „Als primäres Unternehmen von [Datensatz] festlegen“ aus. Erfahren Sie mehr darüber, wie das primäre Unternehmen festgelegt und verwendet wird.
    • Um das vorhandene primäre Unternehmen durch ein Unternehmen zu ersetzen, das Sie zuordnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „[Unternehmen] als aktuelles primäres Unternehmen von [Datensatz] ersetzen“. Das bisherige primäre Unternehmen ist weiterhin dem Datensatz zugeordnet, wird aber nicht mehr als primäres Unternehmen bezeichnet.

• • Um die Zuordnung zu labeln (nurProfessional und Enterprise ), klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf +Add association label to set labels that describe the relationship between the records.
  • Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Mehrere Datensätze gleichzeitig zuordnen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, mehrere Datensätze gleichzeitig zuzuordnen:

• Verknüpfen Sie Datensätze über einen Import, mit der Option, Label für die Zuordnung zu importieren. Die Datensätze in Ihrem Import können entweder neue oder vorhandene Datensätze sein. Erfahren Sie, wie HubSpot vorhandene Datensätze identifiziert und dedupliziert.
• Ordnen Sie Datensätze über eine API zu. 
• Aktivieren Sie die Einstellung , um Datensätze von Kontakten und Unternehmen automatisch auf der Grundlage der Domain des Unternehmenszu verknüpfen.

Es gibt ein Standard-Label Primary für [Objekt] > Unternehmen Beziehungen. Sie können zum Beispiel ein primäres Unternehmen in einem Kontaktdatensatz festlegen, aber nicht einen primären Kontakt in einem Unternehmensdatensatz. Wenn Sie in einem Professional oder Enterprise Account sind, können Sie ein benutzerdefiniertes primäres Label für andere Objektbeziehungen erstellen.

Das Hauptunternehmen wird auf folgende Weise festgelegt oder verwendet:

• Wenn Sie bei der Erstellung eines neuen Datensatzes ein Unternehmen zuordnen, wird dieses Unternehmen standardmäßig als primäres festgelegt.
• Bei Kontaktdatensätzen ist das erste Unternehmen, das Sie mit einem Datensatz verknüpfen, standardmäßig das primäre Unternehmen. Wenn der Kontakt nur ein zugeordnetes Unternehmen hat, muss diese Zuordnung primär sein.
• Das primäre Unternehmen erscheint in den Spalten [Objekt] → Unternehmen (primär) und [Objekt] → Unternehmen auf anderen Objekt-Homepages.
• Alle Aktivitäten in der Chronik des Datensatzes (z. B. protokollierte E-Mails, Anrufe) werden automatisch nur dem primären Unternehmen zugeordnet. Sie können weiterhin manuell Aktivitäten mit den anderen Unternehmen verknüpfen.
• Wenn Sie die Optionen für die Synchronisation der Lifecycle-Phasen von Unternehmen mit Kontakten oder Deals aktiviert haben, aktualisiert die Synchronisation nur die Lifecycle-Phase des primären Unternehmens.
• Die primäre Assoziation wird von Listen, Workflows, objektübergreifenden Berichten, und Personalisierungstoken referenziert.

Zuordnungen in einem Datensatz bearbeiten oder entfernen

So aktualisieren oder entfernen Sie eine Zuordnung:

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes, für den Sie Zuordnungen bearbeiten möchten.
• Bewegen Sie den Mauszeiger im rechten Bereich des Datensatzes über die Zuordnungskarteund klicken Sie auf „Mehr“:

• • Als primäre Zuordnung festlegen (nur Unternehmen): Wählen Sie diese Option für zugeordnete Unternehmen aus, um die Unternehmenszuordnung als primäre festzulegen. Aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen, wenn Sie ein anderes Unternehmen ersetzen, und klicken Sie dann auf „Aktualisieren“. 
  • Als primäre Zuordnung entfernen (nur Unternehmen): Wählen Sie diese Option aus, um die Unternehmenszuordnung als primäre zu entfernen. Um ein neues primäres Unternehmen auszuwählen, klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü, wählen Sie das Unternehmen aus und klicken Sie dann auf „Aktualisieren“. Das ursprüngliche primäre Unternehmen ist weiterhin dem Datensatz zugeordnet, wird aber nicht mehr als primäres Unternehmen gekennzeichnet.

Bitte beachten: Für Kontaktdatensätze ist eine primäre Unternehmenszuordnung erforderlich. Bei Kontakten mit mehreren verbundenen Unternehmen müssen Sie, wenn Sie ein Unternehmen als primäres Unternehmen entfernen, ein anderes primäres Unternehmen auswählen. Wenn einem Kontakt nur ein Unternehmen zugeordnet ist, ist dieses Unternehmen standardmäßig das primär zugeordnete, und Sie können die primäre Zuordnung nicht entfernen.

• • Assoziations-Labels bearbeiten (nurProfessional und Enterprise ): Wählen Sie diese Option, um das Label der Assoziation zu aktualisieren. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein neues Label aus oder klicken Sie auf x, um ein Label zu entfernen. Klicken Sie auf Aktualisieren. Sie können auch Etiketten für Assoziationen in großen Mengen über den Import einstellen.
  • Zuordnung entfernen: Wählen Sie diese Option aus, um die Zuordnung zu entfernen. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Zuordnung entfernen“. Wenn es sich bei der Zuordnung, die Sie entfernen, um ein primäres Unternehmen handelt, wählen Sie über das Dropdown-Menü ein primäres Unternehmen aus.

Auf anzeigen von Datensätzen auf einer Homepage

Sie können die zugeordneten Datensätze auf der Startseite jedes Objekts in den Spalten zugeordnetes Objekt anzeigen. Sie können Spalten für jeden Zuordnungstyp (z. B. Deal → Unternehmen) und für das primäre Unternehmen eines Datensatzes (z. B. Kontakt → Unternehmen (primär)) anzeigen.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.

• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• So zeigen Sie zugeordnete Datensätze als Spalten in der Tabelle an:
  • Klicken Sie oben rechts in der Tabelle auf „Spalten bearbeiten“. 
  • Aktivieren Sie im Dialogfeld links das Kontrollkästchen neben „[Objekt]“ → „[Objekte]“, um Zuordnungen dieses Typs anzuzeigen. Wenn Sie sich zum Beispiel auf der Startseite der Kontakte befinden, könnten Sie Kontakt → Unternehmen, Kontakt → Unternehmen (primär), Kontakt → Deals, usw. auswählen.
  • Klicken Sie auf Anwenden. Erfahren Sie mehr über und die Anpassung der Tabelle.
• Klicken Sie in den Spalten auf [x] Datensätze anzeigen in, um die Zuordnungen des Datensatzes für diese Objektbeziehung anzuzeigen. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf den Namen um einen bestimmten zugeordneten Datensatz anzuzeigen, oder klicken Sie auf Zugehörige [Objekte] anzeigen, um eine Ansicht aller zugeordneten Datensätze für diese Beziehung zu öffnen.

Zuordnungsverlauf eines Datensatzes anzeigen

Sie können den Verlauf der Zuordnungen eines Datensatzes einsehen, einschließlich aller zugehörigen Datensätze und Aktivitäten. Sie können auch anzeigen, wann die Datensätze ursprünglich zugeordnet wurden und was die Quelle der Zuordnung ist.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Zuordnungsverlauf anzeigen“ aus.

• Wählen Sie im Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ ein Objekt oder eine Interaktion aus, um anzuzeigen, welche Datensätze oder Aktivitäten dieses Typs mit dem Datensatz verknüpft wurden.
• In der Tabelle können Sie den Namen jedes verknüpften Datensatzes oder jeder Aktivität, seine Datensatz-ID, die Art der Aktualisierung (entweder Erstellt oder Entfernt) sowie das Datum und die Uhrzeit der Aktualisierung sehen. Sie können auch die Quelle der Aktualisierung anzeigen. Es gibt folgende Quellen: 
  • Benutzer: Die Zuordnung wurde manuell von einem Benutzer aktualisiert. Die Quelle enthält den Namen des Benutzers oder, falls unbekannt, die Benutzer-ID.
  • Objektlöschung: Die Zuordnung wurde aktualisiert, weil der Datensatz oder die Aktivität gelöscht wurde.
  • Objektzusammenführung: Die Zuordnung wurde als Ergebnis der Zusammenführung von Datensätzen aktualisiert.
  • Objektwiederherstellung: Die Zuordnung wurde als Folge eines wiederhergestellten Datensatzes aktualisiert.
  • Import: Die Zuordnung wurde durch einen Import aktualisiert.
  • Automatische Assoziation nach Domain: für Kontakte und Unternehmen wurde die Assoziation automatisch von HubSpot basierend auf der Unternehmensdomainaktualisiert. 
  • API: Die Zuordnung wurde über die API aktualisiert.
  • Auftrag: Die Zuordnung wurde durch interne Automatisierung aktualisiert.
  • Migration: Die Zuordnung wurde durch eine Datenmigration aktualisiert.
  • Unbekannt: Die Quelle der Zuordnung konnte nicht ermittelt werden.

• Um einen Link zu einem Datensatz oder einer Interaktion in der Tabelle zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die Verknüpfung und klicken Sie dann auf das duplicateSymbol für Kopieren.
• Um den gesamten Verlauf einer bestimmten Verknüpfung anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Datensatz oder die Interaktion und klicken Sie dann auf „Verlauf anzeigen“. Im rechten Bereich sehen Sie die Details zu jeder Aktualisierung der Verknüpfung mit Ihrem Datensatz, sortiert von der letzten bis zur ältesten.