Automatische Zuordnungen für Datensätze und Aktivitäten einrichten

In einem Datensatz protokollierte Aktivitäten werden automatisch in bestimmten zugeordneten Datensätzen protokolliert, abhängig von der Art der Aktivität, dem Ort, an dem die Aktivität zuerst protokolliert wurde, und den zugeordneten Objekten. In Ihren Aktivitäteneinstellungen können Sie das Standardverhalten für Zuordnungen anzeigen und die Logik bearbeiten, um sie besser an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Für E-Mails gelten die Standardeinstellungen für E-Mails, die in HubSpot und über Erweiterungen gesendet werden.

Konfigurieren Sie beispielsweise für einen Kontakt protokollierte Meetings so, dass sie automatisch auch dem primären Unternehmen und seinem zuletzt zugeordneten offenen Deal zugeordnet werden. Das bedeutet, wenn Sie ein Meeting für einen Kontakt protokollieren, werden das entsprechende Unternehmen und der entsprechende Deal automatisch als Zuordnungen ausgewählt.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Aktivitäten aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Zuordnungen.
5. Wählen Sie das Objekt aus, für das Sie Standard-Aktivitätszuordnungen festlegen möchten. Dies ist das Objekt, für das die Aktivität ursprünglich protokolliert wurde. Um beispielsweise Standardeinstellungen für Anrufe festzulegen, die in einem Projekt protokolliert werden, wählen Sie Projekt aus.
6. Wählen Sie den Aktivitätstyp aus. Dies ist die Aktivität, für die die automatischen Zuordnungseinstellungen gelten sollen. Wenn Sie z. B. Projekt als Objekt und Anrufe als Aktivitätstyp auswählen, werden die Einstellungen angewendet, wenn ein Anruf in einem Projekt protokolliert wird. Für E-Mails gelten die Standardeinstellungen für E-Mails, die innerhalb von HubSpot gesendet werden.
7. Um zu aktualisieren, ob oder wie die Aktivität automatisch in einem zugeordneten Datensatz protokolliert wird, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zugeordnetes [Objekt] und wählen Sie dann die Einstellung aus. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:
   • Keine: Wenn die Aktivität im Objekt protokolliert wird, wird sie nicht automatisch den zugeordneten Datensätzen des ausgewählten Objekts zugeordnet. Bei Anrufen und E-Mails werden Kontakte, die angerufen oder per E-Mail angeschrieben wurden, weiterhin automatisch zugeordnet.
   • In allen protokollieren: Wenn die Aktivität für das Objekt protokolliert wird, wird sie automatisch allen zugeordneten Datensätzen des ausgewählten Objekts zugeordnet, bis zu 500 der letzten Zuordnungen.
   • In 1 zuletzt zugeordneten protokollieren: Wenn die Aktivität für das Objekt protokolliert wird, wird sie automatisch nur dem zuletzt zugeordneten Datensatz des ausgewählten Objekts zugeordnet.
   • In 5 zuletzt zugeordneten protokollieren: Wenn die Aktivität für das Objekt protokolliert wird, wird sie automatisch den fünf zuletzt zugeordneten Datensätzen zugeordnet.
   • In primärem Unternehmen protokollieren (nur Unternehmen): Wenn die Aktivität im Objekt protokolliert wird, wird sie automatisch nur dem primären zugeordneten Unternehmensdatensatz zugeordnet.
8. Um zu den Standardeinstellungen für dieses Objekt und diese Aktivität zurückzukehren, klicken Sie auf Alle Änderungen zurücksetzen.
9. Klicken Sie zur Bestätigung Ihrer Änderungen auf Speichern.

Wenn im obigen Beispiel ein Meeting in einem Unternehmensdatensatz protokolliert wird, wird es auch für den letzten zugeordneten Kontakt und alle zugehörigen offenen Deals protokolliert, aber nicht für zugeordnete Unternehmen oder Tickets.

Erfahren Sie, wie Sie Aktivitäten manuell Datensätzen zuordnen.