Automatische Zuordnungen für Datensätze und Aktivitäten einrichten

In einem Datensatz protokollierte Aktivitäten werden automatisch in bestimmten zugeordneten Datensätzen protokolliert, abhängig von der Art der Aktivität, dem Ort, an dem die Aktivität zuerst protokolliert wurde, und den zugeordneten Objekten. In Ihren Aktivitätseinstellungen können Sie Standardzuordnungseinstellungen anzeigen, um nachzuvollziehen, wie in Datensätzen protokollierte Aktivitäten mit anderen Datensätzen verknüpft werden, und die Logik bearbeiten, um sie besser an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Für E-Mails gelten die Standardeinstellungen für E-Mails, die in HubSpot und über Erweiterungen gesendet werden.

Sie können zum Beispiel festlegen, dass, wenn ein Meeting in einem Kontaktdatensatz protokolliert wird, das Meeting automatisch mit dem primären Unternehmen des Kontakts und seinem zuletzt zugeordneten offenen Deal verknüpft wird. Wenn Sie ein Meeting für einen Kontakt protokollieren, werden in diesem Fall das entsprechende Unternehmen und der entsprechende Deal automatisch als Zuordnungen ausgewählt.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte und wählen Sie dann Aktivitäten aus.
3. Klicken Sie auf den Tab Zuordnungen.
4. Wählen Sie das Objekt aus, für das Sie Standard-Aktivitätszuordnungen festlegen möchten. Dies ist das Objekt, für das die Aktivität ursprünglich protokolliert wurde. Um beispielsweise Standardeinstellungen für Anrufe festzulegen, die für einen Kontakt protokolliert werden, wählen Sie Kontakte aus.
5. Wählen Sie den Aktivitätstyp aus. Dies ist die Aktivität, für die die automatischen Zuordnungseinstellungen gelten sollen. Wenn Sie z. B. Kontakte als Objekt und Anrufe als Aktivitätstyp auswählen, gelten die Einstellungen, wenn ein Aufruf in einem Kontaktdatensatz protokolliert wird. Für E-Mails gelten die Standardeinstellungen für E-Mails, die innerhalb von HubSpot gesendet werden.
6. Um zu aktualisieren, ob oder wie die Aktivität automatisch in einem zugeordneten Datensatz protokolliert wird, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zugeordnetes [Objekt] und wählen Sie dann die Einstellung aus. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:
   • Keine: Wenn die Aktivität im Objekt protokolliert wird, wird sie nicht automatisch den zugeordneten Datensätzen des ausgewählten Objekts zugeordnet. Bei Anrufen und E-Mails werden Kontakte, die angerufen oder per E-Mail angeschrieben wurden, weiterhin automatisch zugeordnet.
   • In allen protokollieren: Wenn die Aktivität für das Objekt protokolliert wird, wird sie automatisch allen zugeordneten Datensätzen des ausgewählten Objekts zugeordnet, bis zu 500 der letzten Zuordnungen.
   • In 1 zuletzt zugeordneten protokollieren: Wenn die Aktivität für das Objekt protokolliert wird, wird sie automatisch nur dem zuletzt zugeordneten Datensatz des ausgewählten Objekts zugeordnet.
   • In 5 zuletzt zugeordneten protokollieren: Wenn die Aktivität für das Objekt protokolliert wird, wird sie automatisch den fünf zuletzt zugeordneten Datensätzen zugeordnet.
   • In primärem Unternehmen protokollieren (nur Unternehmen): Wenn die Aktivität im Objekt protokolliert wird, wird sie automatisch nur dem primären zugeordneten Unternehmensdatensatz zugeordnet.
7. Um zu den Standardeinstellungen für dieses Objekt und diese Aktivität zurückzukehren, klicken Sie auf Alle Änderungen zurücksetzen.
8. Klicken Sie zur Bestätigung Ihrer Änderungen auf Speichern.

Wenn im obigen Beispiel ein Meeting in einem Unternehmensdatensatz protokolliert wird, wird es auch für den letzten zugeordneten Kontakt und alle zugehörigen offenen Deals protokolliert, aber nicht für zugeordnete Unternehmen oder Tickets.

Erfahren Sie, wie Sie Aktivitäten manuell Datensätzen zuordnen.