Genehmigungen für Deals einholen

Sie können einen Genehmigungsprozess für eine Deal Pipeline einrichten, sodass alle oder bestimmte Deals überprüft und genehmigt werden müssen, bevor die Pipeline durchlaufen werden. Wenn Pipeline-Genehmigungen aktiviert sind, wird der ausgewählten Pipeline eine Genehmigungsphase hinzugefügt. Entsprechende Deals müssen in die Genehmigungsphase eintreten und eine Genehmigung einholen, bevor sie in der Pipeline vorankommen können. Außerdem können Benutzer nach der Genehmigungsphase keine Deals mehr erstellen. Dies gilt auch für Deals, die aus Workflows erstellt wurden.

Jede Pipeline kann eine eigene Genehmigungsstufe mit bis zu drei Genehmigenden haben. So gibt es beispielsweise einen Vertriebsprozess, der vor dem Abschluss von einem Vertriebsleiter genehmigt werden muss, und einen anderen Vertriebsprozess, der vor dem Versenden eines Vertrags sowohl die Genehmigung der Rechtsabteilung als auch des Managers erfordert.

Weitere Hilfe beim Einrichten des Genehmigungsprozesses finden Sie unter in der Videoanleitung, die in der HubSpot Community bereitgestellt wird.

Erteilung von Genehmigungen für Deals an Benutzer

Bevor Sie Deal-Genehmiger zuweisen können, müssen Sie diesen Benutzern die Berechtigung zur Genehmigung von Deals erteilen.

Bitte beachten Sie: Es wird empfohlen, zuerst die Genehmigung zu erteilen, bevor Sie einen Genehmigungsprozess für die Pipeline einrichten. Es kann einige Minuten dauern, bis Benutzer mit aktualisierten Berechtigungssätzen als verfügbare Genehmiger im Einrichtungsprozess erscheinen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Benutzer, und klicken Sie dann auf Berechtigungen bearbeiten.
4. Erweitern Sie den Bereich Deals und schalten Sie die Berechtigung Approve ein.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Deal-Genehmigung für eine Pipeline einrichten

Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können eine Genehmigungsphase einrichten, Genehmigungsbedingungen festlegen und Genehmiger für jede Deal Pipeline zuweisen. Nachdem Sie den Genehmigungsprozess aktiviert haben, können Sie auch die Genehmigungsphase, die Genehmigungsbedingungen und die Benutzer bearbeiten, die Genehmiger sind.

Bevor Sie Deal-Genehmigungen aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie den Genehmigern die Berechtigung Deal genehmigen erteilt haben.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte Pipelines. 
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Pipeline auswählen und wählen Sie dann die Pipeline  aus, für die Sie Genehmigungen verlangen möchten.
5. Klicken Sie im unteren Bereich auf die Registerkarte Pipeline Rules. 
6. Schalten Sie in der Zeile +Hinzufügen von Genehmigungsverfahren für Deals den Schalter  ein. Wenn er bereits aktiviert ist, klicken Sie auf das Symbol edit bearbeiten, um den Prozess zu bearbeiten.

   

7. Richten Sie die Genehmigungsphase ein. Die Genehmigungsstufe wird hervorgehoben und heißt standardmäßig Ausstehende Genehmigung.
   • Um den Staging-Namen zu ändern, klicken Sie auf das Textfeld für den Staging-Namen , und geben Sie einen Namenein.
   • Um die Wahrscheinlichkeit des Stagings festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Wahrscheinlichkeit und wählen Sie dann einen Prozentsatz.
   • Um die Position der Bühne zu ändern, klicken Sie auf die Bühne und ziehen Sie sie an die gewünschte Position in der Pipeline-Reihenfolge. 
8. Klicken Sie auf Weiter , um Genehmigungsbedingungen festzulegen.
9. Standardmäßig ist Alle Deals ausgewählt, was bedeutet, dass alle Deals unabhängig von ihren Eigenschaften genehmigt werden müssen. Um Bedingungen festzulegen, wann Deals genehmigt werden müssen, wählen Sie Deals , die bestimmte Bedingungen erfüllen und dann Kriterien aus. Nur Deals, die die ausgewählten Kriterien erfüllen, müssen den Genehmigungsprozess durchlaufen.

   

10. Klicken Sie auf Weiter, um auszuwählen, welche Benutzer Deals genehmigen können.
11. Um Genehmigende auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Genehmigende hinzufügen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen der Benutzer, die Sie als Genehmigende einsetzen möchten. Sie können bis zu drei Genehmigende pro Pipeline hinzufügen.
12. Wählen Sie aus, ob eine Genehmigung von Alle Genehmigenden oder Einer der Genehmigendenerforderlich ist. Wenn Sie Alle wählen, müssen alle ausgewählten Genehmigenden einen Deal genehmigen, bevor er in der Pipeline vorankommt. Wenn Sie Beliebig wählen, muss nur ein Genehmigender den Deal genehmigen, bevor er in der Pipeline weitergeschickt werden kann.
13. Um den Genehmigenden eine Notiz hinzuzufügen, geben Sie einen Text in das Textfeldein. Dies ist ein erforderliches Feld, das Genehmigern angezeigt wird, wenn ein Deal genehmigt werden muss.

    

14. Klicken Sie auf Weiter.
15. Überprüfen Sie die Genehmigungsphase, alle Bedingungen und Genehmiger, und klicken Sie dann auf Speichern.

Nach dem Speichern müssen die entsprechenden Deals in die Genehmigungsphase eintreten und eine Genehmigung einholen, bevor sie in der Pipeline vorankommen können. In den folgenden Szenarien gilt diese Anforderung nicht:

• Ein Deal wechselt von einer Nicht-Genehmigungsphase direkt in die Phase "Abgeschlossen und verloren".
• Ein Deal, der sich bereits in einer Phase befindet, wenn ein Admin den Genehmigungsprozess konfiguriert. 

Bitte beachten Sie: obwohl dies nicht empfohlen wird, können Super-Admins den Genehmigungsprozess einer bestehenden Deal-Pipeline deaktivieren, indem sie den Schalter Add approval process for deals row ausschalten. Wenn die Genehmigung deaktiviert ist, wird die Genehmigungsstufe zu einer normalen Stufe und alle Genehmigungen werden unabhängig von ihrem Status aufgehoben. Sie können die Aktion nicht rückgängig machen, wenn Sie einen Genehmigungsprozess deaktivieren. Wenn Sie also Genehmigungen wiederherstellen möchten, müssen Sie eine neue Genehmigungsphase einrichten.

Genehmigung anfragen für einen Deal

Wenn Sie ein Benutzer sind, der Deals durch eine Pipeline bewegt, müssen die entsprechenden Deals in die Genehmigungsphase eintreten und genehmigt werden, bevor sie in der Pipeline nach unten verschoben werden können. Damit der Deal genehmigt werden kann, muss der Deal einen Eigentümer haben, und der Eigentümer des Deals darf nicht der einzige Genehmigende oder ein Genehmigender sein, wenn alle Genehmigenden erforderlich sind.

Der Genehmigungsprozess für einen Deal wird nicht gestartet, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft: Es gibt keinen zuständigen Mitarbeiter für den Deal, der zuständige Mitarbeiter ist ein erforderlicher Genehmiger oder einvon NY zugewiesener Genehmiger hat die Berechtigung zur Deal-Genehmigung verloren oder wurde deaktiviert. In diesem Szenario wird auf der Deal Karte eine Schaltfläche "Neustart " mit einer Beschreibung des Fehlers und den nächsten Schritten Board-Ansicht angezeigt.

Genehmigung anfragen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
2. Bringen Sie den Deal in die Genehmigungsphase. Sie können die Dealphase manuell, über die API oder über Workflows aktualisieren.
3. Sobald sich ein Deal in der Genehmigungsphase befindet, erhalten die Genehmigenden eine Anfrage zur Genehmigung des Deals. Der Deal hat einen Genehmigungsstatus (z. B. Genehmigung ausstehend), der auf einer Deal-Karte in der Board-Ansicht oder in der Spalte "Letzter Genehmigungsstatus " in der Tabellenansicht angezeigt wird. Wenn der Genehmigungsprozess Bedingungen enthält, die der Deal nicht erfüllt, lautet der Status Genehmigung nicht erforderlich und Sie können den Deal vorwärts verschieben.

4. Um mehr Informationen über den Genehmigungsprozess anzuzeigen, klicken Sie auf einer Deal-Karte in der Board-Ansicht auf Details > Genehmigungsaktivität anzeigen.
   • Auf der Registerkarte Genehmigung sehen Sie Genehmigungsnotizen, die Benutzer, die den Deal genehmigen müssen, und Änderungen des Genehmigungsstatus.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Kommentare, um Kommentare anzuzeigen oder hinzuzufügen. Um einen Kommentar hinzuzufügen, geben Sie text in das Kommentarfeld ein und klicken dann auf Kommentar.
5. Sobald ein Genehmigender den Deal genehmigt, abgelehnt oder Änderungen beantragt hat, erhält der Eigentümer des Deals eine Benachrichtigung in HubSpot und per E-Mail.
   • Wenn der Genehmigende Änderungen verlangt hat, sehen Sie sich die Kommentare an. Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und antworten Sie auf die Kommentare des Genehmigers, damit dieser den Deal genehmigen kann.
   • Bei Genehmigung ändert sich der Genehmigungsstatus in Genehmigt und können Sie den Deal in die gewünschte Phase verschieben.
   • Im Falle einer Ablehnung ändert sich der Genehmigungsstatus in Abgelehnt und der Deal kann nur noch in eine geschlossene, verlorene Phase verschoben werden.

Einem Deal zustimmen oder ihn ablehnen

Wenn Sie ein Genehmigender für eine Deal-Pipeline sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung in HubSpot und per E-Mail, wenn ein Benutzer die Genehmigung für einen Deal beantragt.

• Um den Deal von Ihren Benachrichtigungen aus anzuzeigen, navigieren Sie zu Ihren Benachrichtigungen in HubSpot oder Ihrer E-Mail, und klicken Sie dann auf die Benachrichtigung oder den CTA , um zum Deal zu wechseln.

• Um alle Deals anzuzeigen, die auf eine Genehmigung warten, filtern Sie Ihre Deals nach Letzter Genehmigungsstatus enthält genau ausstehend. Klicken Sie auf den Namen eines Deals, der in der Anzeige enthalten ist.

Auf einem Datensatz eines Deals, um den Deal zu genehmigen oder abzulehnen:

1. Klicken Sie im oberen Bereich des Deals im Banner Genehmigung erforderlich auf Genehmigung.
2. Um mehr Informationen über den Antrag anzuzeigen, wählen Sie Anzeigen als Genehmigungsdetails.
3. Um Änderungen vor der Genehmigung zu beantragen, wählen Sie Änderungen beantragen. Geben Sie den Text in das Kommentarfeld ein und klicken Sie dann auf Kommentar. Der Benutzer, der die Genehmigung beantragt hat, wird benachrichtigt.
4. Um die Anfrage zum Vorziehen des Deals zu genehmigen, wählen Sie Genehmigen. Geben Sie eine optionale Nachricht ein, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Genehmigen.

5. Um den Deal abzulehnen, wählen Sie Ablehnen. Geben Sie einen Grund für die Ablehnung des Deals ein und klicken Sie zur Bestätigung auf Reject. Ein abgelehnter Deal kann nur in eine geschlossene Deal-Phase überführt werden. 

Sobald ein Deal genehmigt oder abgelehnt wird, wird der Wert für Letzter Genehmigungsstatus des Deals aktualisiert, um die Entscheidung anzuzeigen. Wenn ein Deal genehmigt oder abgelehnt wurde, dies aber nicht hätte sein dürfen, kann ein Super-Admin den Genehmigungsprozess erneut starten.

Bitte beachten: Wenn Sie einen zuvor genehmigten/abgelehnten Deal in eine Phase vor der Genehmigungsphase verschieben, wird der Wert für den letzten Genehmigungsstatus automatisch gelöscht. In diesem Fall muss der Deal den Genehmigungsprozess erneut durchlaufen.

Genehmigung für einen Deal neu starten

Wenn ein Deal fälschlicherweise genehmigt oder abgelehnt wurde, kann ein Super-Admin den Genehmigungsprozess neu starten. Nur Super-Admins können Genehmigungen neu starten, auch wenn andere Nicht-Admin-Genehmiger für die Pipeline festgelegt sind.

So starten Sie den Genehmigungsprozess neu:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
2. Verschieben Sie den Deal in die Genehmigungsphase oder in die Phase vor der Genehmigungsphase.
3. Klicken Sie im Dialogfeld zur Bestätigung auf Ja .

Der letzte Genehmigungsstatus des Deals wird zurückgesetzt und der Deal muss den Genehmigungsprozess erneut durchlaufen, bevor er in der Pipeline weiterverfolgt werden kann. 

Genehmigungsverlauf anzeigen

Benutzer mit der Berechtigung "Eintrag Seite anpassen Layout oder Super-Admin können eine rechte Seitenleisten-CRM Karte und eine Vorschauseitenleisten-Karte hinzufügen, um den Genehmigungsverlauf anzuzeigen. Anschließend können die Benutzer die am Genehmigungsprozess beteiligten Personen sowie die Chronik der Ereignisse sehen.

Die Karte für Genehmigungen in der Pipeline konfigurieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Anpassung des Datensatzes.
4. Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Ansicht.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger in die rechte Spalte und klicken Sie dann auf das addIcon Plus-Symbol.
6. Klicken Sie im rechten Bereich auf den Tab Kartenbibliothek und dann bei der Option Pipeline-Genehmigungen auf Karte hinzufügen.
7. Klicken Sie oben rechts auf das X.
8. Klicken Sie oben rechts auf Speichern und beenden. 

Die Genehmigungskarte für die Pipeline verwenden

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals..
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Gehen Sie in der rechten Seitenleiste zur PiPeline-Genehmigungs-Karte .

Genehmigungskarte für die Pipeline im Vorschaubereich konfigurieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorschauanpassung .
4. Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Ansicht.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger zwischen den Karten und klicken Sie dann auf das addIcon Plus-Symbol.
6. Klicken Sie im rechten Bereich auf den Tab Kartenbibliothek und dann bei der Option Pipeline-Genehmigungen auf Karte hinzufügen.
7. Klicken Sie oben rechts auf das X.
8. Klicken Sie oben rechts auf Speichern und beenden. 

Vorschaubereich für die Genehmigung der Pipeline verwenden

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals..
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Datensatz und klicken Sie auf "Vorschau".