Pipeline Automatisierungen für Objekte einrichten

Lösen Sie automatisch Aktionen aus (z. B. Aufgaben, Benachrichtigungen), wenn Datensätze Pipeline-Phasen oder Ticket-Status durchlaufen. Legen Sie beispielsweise den Ticket-Status auf Warten auf Kunden fest, wenn ein Support-Mitarbeiter eine E-Mail von einem Ticket aus sendet. In diesem Artikel wird eine Automatisierung für Pipeline-Phasen oder Ticket-Status beschrieben. 

Erfahren Sie stattdessen mehr über die Verwendung des vollständigen Workflow-Editors .

Bevor Sie loslegen

Automatisieren Sie Aktionen basierend auf den Pipeline-Phasen

Erstellen Sie Automatisierungen für Deal-, Projekt-, Ticket- und benutzerdefiniertes Objekt Pipeline Phasen. Erstellen Sie beispielsweise eine Aufgabe oder senden Sie eine interne Benachrichtigung, wenn sich die Phase eines Deals ändert.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie das gewünschte Objekt aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie im Abschnitt Pipeline auswählen auf das Dropdown-Menü und wählen Sie dann die Pipeline zum Automatisieren aus.
6. Klicken Sie auf den Tab Automatisieren.
7. Wenn reduziert, klicken Sie auf Workflows komplett neu erstellen , um den Abschnitt zu erweitern.
8. Klicken Sie im Abschnitt Aktionen auslösen, wenn ein [Objektname] in eine neue Phase verschoben wird auf Workflow erstellen. Wenn Sie zuvor einen Workflow in der Phase hatten, klicken Sie stattdessen auf das + Workflow-Aktionssymbol hinzufügen.
9. Richten Sie im linken Bereich eine Aktion ein, z. B.:
   • Interne E-Mail-Benachrichtigung senden: Senden Sie eine interne Benachrichtigung an Benutzer oder Teams, wenn ein Datensatz in die Phase eintritt. Wählen Sie Interne E-Mail-Benachrichtigung senden aus. Richten Sie die Benachrichtigungsdetails ein und klicken Sie dann auf Speichern.
   • Aufgabe erstellen: Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn ein Datensatz (z. B. ein Projekt) in eine bestimmte Phase eintritt. Wählen Sie Aufgabe erstellen aus. Geben Sie die Aufgabendetails ein und klicken Sie dann auf Speichern.
   • Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen: Weisen Sie den Datensatz einem Benutzer oder Team mit Reihum-Verfahren, Lastausgleich oder zufälliger Auswahl zu. Konfigurieren Sie die Benutzer und die Rotationsmethode und klicken Sie dann auf Speichern.
10. Klicken Sie auf die Aktionssprechblase, um eine vorhandene Aktion zu bearbeiten. Nehmen Sie im linken Bereich Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
11. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine vorhandene Aktion und klicken Sie dann auf das comments Kommentar-Symbol , um für andere Benutzer einen Kommentar zu einer Aktion zu hinterlassen. Geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf Kommentieren.
12. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine vorhandene Aktion und klicken Sie dann auf das delete Papierkorb-Symbol , um eine Aktion zu löschen. Wählen Sie Diese Aktion löschen aus, um nur die ausgewählte Aktion zu löschen, oder wählen Sie Diese Aktion und alle folgenden Aktionen löschen aus, um die ausgewählte Aktion und alle darunter liegenden Aktionen zu löschen.
13. Klicken Sie unter den Aktionen der Phase auf In Workflows öffnen , um sie im gesamten Workflow-Editor zu öffnen.
14. Aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter Workflow ist [Status], um die Workflow zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Aktionen basierend auf dem Ticket-Status automatisieren

Ticket-Status von zugeordneten E-Mails konfigurieren

Sie können den Status von Tickets automatisch aktualisieren, wenn zugeordnete E-Mails gesendet oder empfangen werden. Damit sind E-Mails gemeint, die vom Ticket aus gesendet werden, und Antworten von Ihren Kunden auf das Ticket. "Ticket-Status" ist die standardmäßige Eigenschaft von HubSpot, mit der Tickets innerhalb Ihrer Pipeline nachverfolgt werden (z. B. Statuseines Kontakts).

So aktivieren oder bearbeiten Sie die Automatisierung des Ticket-Status:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Tickets aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann die Ticket-Pipeline zum Automatisieren aus.
6. Klicken Sie auf den Tab Automatisieren. Wenn reduziert, klicken Sie auf rightIcon den Abschnitt Vorlagen für Automatisierungen , um ihn zu erweitern.
7. Um die Ticketstatus-Automatisierung zu aktivieren, aktivieren Sie im Abschnitt Ticketstatus aktualisieren ein Kontrollkästchen, um einen Trigger zu aktivieren:
   • Eine E-Mail wird an einen Kunden gesendet: Der Ticketstatus ändert sich, wenn ein Benutzer eine E-Mail vom Ticketdatensatz aus an den Kontakt sendet.E-Mails, die vom Kontaktdatensatz aus gesendet werden, lösen keine Änderung des Ticket-Status aus.
   • Ein Kunde antwortet auf eine E-Mail: Der Ticketstatus ändert sich, wenn ein Kontakt auf denselben Thread antwortet, in dem das Ticket erstellt wurde. Wenn das Ticket geschlossen und dann wieder geöffnet wurde, werden alle neuen Threads auf dem Ticket auch im Ticketstatus aktualisiert. 

7. Um zu bearbeiten, in welchen Status das Ticket aufgrund des Triggers versetzt wird, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf Aktion bearbeiten. Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Status auswählen, wählen Sie einen Status aus und klicken Sie dann auf Speichern.

So deaktivieren oder überprüfen Sie die Automatisierung des Ticket-Status:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Tickets aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann die Ticket-Pipeline zum Automatisieren aus.
6. Klicken Sie auf den Tab Automatisieren. Wenn reduziert, klicken Sie auf rightIcon den Abschnitt Vorlagen für Automatisierungen , um ihn zu erweitern.
7. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Ticket-Status aktualisieren.

Benutzerdefinierte Aktionen in der Ticket-Pipeline konfigurieren

Richten Sie eine benutzerdefinierte Automatisierung basierend auf Änderungen der Eigenschaften des Ticket-Status ein (z. B. Senden einer E-Mail oder einer internen Benachrichtigung). Richten Sie außerdem erweiterte Aktionen ein (z. B. Verzweigungen, Verzögerungen), um Datensätze durch verschiedene Aktionen zu führen.

So konfigurieren Sie Aktionen auf der Grundlage von Ticket-Status:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Tickets aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann die Ticket-Pipeline aus, die Sie automatisieren möchten.
6. Klicken Sie auf den Tab Automatisieren und erweitern Sie dann den Abschnitt Workflows komplett neu erstellen.
7. Klicken Sie im Abschnitt Aktionen auslösen, wenn ein Ticket einen bestimmten Status erreicht auf das + Plus-Symbol, um eine Aktion zu einem Ticketstatus hinzuzufügen.
8. Richten Sie im linken Bereich Ihre Aktion entsprechend Ihren Zielen ein:
   • Interne Benachrichtigung: Wählen Sie Interne E-Mail-Benachrichtigung senden aus, um eine interne Benachrichtigung an Ihr Team zu senden, wenn ein Ticket einen bestimmten Status erreicht. Richten Sie die Details der Benachrichtigung ein und klicken Sie dann auf Speichern.

• • Automatisierte E-Mail an Ihren Kunden: Wählen Sie E-Mail senden aus, um eine E-Mail zu senden, wenn ein Ticket geöffnet (z. B. Neuer Status) oder geschlossen (z. B . Geschlossener Status)) wird.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Automatisierte E-Mail und wählen Sie dann Ticket eingegangen oder Ticket geschlossen aus, um eine HubSpot-Standard-E-Mail zu verwenden.
    • Klicken Sie auf Bearbeiten , um den E-Mail-Inhalt, das Format, den Stil und die Sendeadresse im Marketing-E-Mail-Editor anzupassen.
      
      
      • Verwenden Sie eine mit dem Helpdesk verknüpfte Sendeadresse , damit die automatisierte E-Mail in der Helpdesk-Chronik angezeigt wird.
        
      • Klicken Sie auf "Aktualisieren ", wenn Sie fertig sind.
        
  • Benutzerdefinierte automatisierte E-Mail an Ihren Kunden: Wählen Sie eine benutzerdefinierte automatisierte E-Mail aus. Um eine benutzerdefinierte E-Mail zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der E-Mail. Sie werden zum E-Mail-Marketing-Tool weitergeleitet.

Bitte beachten: Die standardmäßigen E-Mails für Tickets eingegangen und geschlossene Tickets sind Transaktions-E-Mails, die von HubSpot erstellt wurden. Transaktions-E-Mails werden für beziehungsbasierte Interaktionen verwendet, z. B. eine Bestätigungs-E-Mail nach einem Kauf. Kontakte müssen nicht als Marketingkontakte eingestuft sein, um eine Transaktions-E-Mail zu erhalten. Wenn Sie stattdessen eine nicht transaktionsbezogene automatische E-Mail senden möchten, müssen die Kontakte als Marketingkontakte eingestuft sein, um die E-Mail zu erhalten. Wenn Ihr Account über das Add-on für Transaktions-E-Mails verfügt, erfahren Sie hier, wie Sie benutzerdefinierte Transaktions-E-Mails erstellen.

• • Erweiterte Aktionen: Wählen Sie andere ticketbasierte Workflow-Aktionen aus, einschließlich Verzögerungen, Verzweigungen, Kommunikation, CRM-System und Datenaktionen. Richten Sie die Aktion ein und klicken Sie dann auf Speichern.

8. Aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter Workflow ist [Status], um die Workflow zu aktivieren oder zu deaktivieren.

So bearbeiten oder löschen Sie eine vorhandene Aktion oder fügen einen Kommentar hinzu:

1. Gehen Sie zu Ihrer Ticket-Pipeline Workflow .
2. Klicken Sie auf die Aktionssprechblase, um eine vorhandene Aktion zu bearbeiten. Nehmen Sie im linken Bereich Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
3. Klicken Sie auf das comments Kommentar-Symbol , um für andere Benutzer einen Kommentar zu einer Aktion zu hinterlassen. Geben Sie im Dialogfeld Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf Kommentieren.
4. Klicken Sie auf das delete Löschen-Symbol , um eine Aktion zu löschen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
   • Nur diese Aktion löschen: löscht nur die ausgewählte Aktion.
   • Diese Aktion und alle folgenden Aktionen löschen: Löscht die ausgewählte Aktion und alle darunter liegenden Aktionen.
5. Klicken Sie unterhalb der Aktionsfelder auf In Workflows öffnen , um zum Workflow-Editor zu wechseln. Im Workflow-Editor können Sie weitere Aktionen hinzufügen und die Einstellungen des Workflows bearbeiten.

Bitte beachten: Standardmäßig gelten die oben genannten automatisierten Aktionen nicht für Live-Chat oder Facebook Messenger-Konversationen. Um Ticket Automatisierung für Livechat oder Facebook Messenger zu haben, können Sie eine Workflow erstellen und anpassen und die Aufnahmetrigger von Workflow so anpassen, dass sie Konversationen enthalten, bei denen die Quelle gleich Chat ist.