Aufgaben anzeigen, erledigen, bearbeiten oder löschen

Sobald Sie Aufgaben erstellt haben, können Sie Ihre Aufgaben von verschiedenen Stellen in Ihrem HubSpot Accountaus anzeigen, bearbeiten, abschließen oder löschen. Auf der Indexseite können Sie Ihre Aufgaben auf der Grundlage von Eigenschaften filtern, Filter als Ansichten speichern, um sie erneut aufzurufen, und Aufgaben von jeder Ansicht aus nacheinander erledigen. Benutzer mit der Berechtigung Super-Admins können verwalten, welche Benutzer die Berechtigung haben, Aufgaben anzuzeigen und zu bearbeiten.

Sie können auch wählen, ob Sie jeden Wochentag eine Zusammenfassung der fälligen Aufgaben per E-Mail erhalten. Wenn Sie mit einem mobilen Gerät arbeiten, erfahren Sie, wie Sie aufgaben in der mobilen HubSpot-App verwenden.

Aufgaben anzeigen und filtern

Aufgaben filtern und Ansichten speichern

Sie können Aufgaben nach bestimmten Kriterien filtern und Filter, die Sie häufig wieder verwenden, als Ansichten speichern. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
• Wenn Sie das erste Mal zu Aufgaben navigieren, werden standardmäßig die Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Sie können Ihre Standardansicht bearbeiten. Um eine andere Ansicht zu öffnen:

  • Um auf eine angeheftete Ansicht zuzugreifen, klicken Sie auf die Registerkarteder Ansicht.

  • Um eine Ansicht zu öffnen, die nicht als Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen und wählen dann eine Ansicht aus dem Dropdown-Menü aus.

  • Um eine Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen und wählen dann Neue Ansicht erstellen. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Ansicht ein, wählen Sie eine Sichtbarkeitseinstellung aus und klicken Sie dann auf Speichern.

• Klicken Sie auf die Standard-Dropdown-Menüs, um die Aufgaben, die Sie anzeigen möchten, schnell zu filtern: 

• • Zugeordnete: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer. Sie können auch das Kontrollkästchen Kein Zugeordneter aktivieren, um Aufgaben anzuzeigen, die keinem HubSpot-Benutzer zugewiesen wurden. Je nach Ihren Benutzerrechten können Sie möglicherweise die Aufgaben anderer Benutzer nicht einsehen.
  • Aufgabentyp: Wählen Sie aus Anruf, E-Mail oder Zu erledigen.
  • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie einen Zeitrahmen auf der Grundlage des aktuellen Datums (z. B.morgen, nächsten Monat).
  • Warteschlange: Auswahl aus vorhandenen Aufgaben-Warteschlangen.
• Um weitere Filter hinzuzufügen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf Weitere Filter. Im rechten Bereich:
  • Um einen vorhandenen Filter zu bearbeiten, klicken Sie auf den Filter.
  • Um einen neuen Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf AND und wählen dann eine Aufgabeneigenschaftaus.
  • Legen Sie Ihre Kriterien fest und klicken Sie dann auf Filter anwenden.

• • Um einen vorhandenen Filter zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Filter und klicken Sie dann auf delete Löschen.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das X oben rechts im Fenster.

• Um die aktuellen Filter zu speichern, klicken Sie auf der rechten Seite auf Ansicht speichern. In dem Pop-up-Fenster:

• • Um die Filter und Einstellungen für die aktuelle Ansicht zu aktualisieren, klicken Sie auf Speichern.

  • Um diese Filter und Einstellungen als neue Ansicht zu speichern, klicken Sie auf Als neue speichern. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Ansicht ein, wählen Sie eine Sichtbarkeitseinstellung und klicken Sie dann auf Speichern.

  • Um die aktuelle Ansicht auf ihre ursprünglich gespeicherten Filter zurückzusetzen, wählen Sie Zurücksetzen. Dadurch werden alle neuen Filter, die Sie auf sie angewendet haben, entfernt.

Sobald die Aufgaben in einer Ansicht organisiert sind, können Sie diese Aufgaben nacheinander erledigen oder die Aufgaben exportieren.

Gespeicherte Ansichten der Aufgabe verwalten

Sie können Ihre Ansichten als Registerkarten anheften, die Anordnung der Registerkarten ändern und Ansichten bearbeiten oder löschen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.

• Um eine neue Ansicht ohne Filter zu erstellen, klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen rechts neben den Registerkarten und dann auf Neue Ansicht erstellen.

• Um eine bereits gespeicherte Ansicht zu öffnen, klicken Sie rechts neben den Registerkarten auf + Ansicht hinzufügen und wählen dann eine Ansicht aus dem Dropdown-Menü aus.
• So bearbeiten oder löschen Sie eine Ansicht:
  • Für Ansichten, die als Registerkarten angezeigt werden, klicken Sie auf die Registerkarte und dann auf das downCarat karat nach unten. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:

• • • Anheften/Entheften: Heften Sie die Ansicht an, damit sie immer als Registerkarte auf der Aufgabenindexseite erscheint, oder entfernen Sie die Ansicht als angeheftete Registerkarte, wenn sie bereits angeheftet ist.

• • • Standardansicht festlegen: Legen Sie die Ansicht als Standardansicht fest, so dass sie jedes Mal geöffnet wird, wenn Sie zur Aufgabenindexseite navigieren. Die Registerkarte der Ansicht wird an die äußerste linke Position verschoben.
    • Umbenennen: Ändern Sie den Namen der Ansicht. Aktualisieren Sie im Dialogfeld den Namen und klicken Sie dann auf Speichern.
    • Löschen: Löschen Sie die Ansicht. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.
    • Klonen: Erstellt eine Kopie der Ansicht mit denselben Filtern. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die neue Ansicht ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
    • Ansichten neu anordnen: Ändern Sie die Reihenfolge der Registerkarten Ihrer Ansichten. Ziehen Sie im rechten Bereich eine Ansicht, um ihre Position zu ändern, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Speichern.
    • Freigabe verwalten: Aktualisieren Sie die Sichtbarkeitseinstellungen für die Ansicht. Wählen Sie im Dialogfeld eine Option aus und klicken Sie dann auf Speichern.

• • Für Ansichten, die nicht als Registerkarten angezeigt werden, klicken Sie auf Ansichten verwalten. Auf dem Bildschirm Alle gespeicherten Ansichten der Aufgabe: 

• • • Um die Freigabeoptionen für eine Ansicht umzubenennen, zu löschen, zu klonen oder zu verwalten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Ansicht, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Optionen und wählen Sie dann eine Optionaus.

• • • Wenn eine Ansicht als Registerkarte angeheftet ist, wird das pin pinsymbol neben dem Namen der Ansicht angezeigt. Um eine Ansicht wieder freizugeben, klicken Sie auf das pin anheftungssymbol. Um eine Ansicht anzuheften, bewegen Sie den Mauszeiger über die Ansicht und klicken Sie auf das graue pin anheftungssymbol.

Bitte beachten Sie: Sie können die standardmäßigen Aufgabenansichten(Alle, Erledigt, Heute fällig, Am meisten beschäftigt, Überfällig und Demnächst) nicht umbenennen, freigeben oder löschen.

Anpassen der in einer Ansicht angezeigten Eigenschaften

Sie können die Spalten auf der Aufgabenindexseite bearbeiten, um bestimmte Eigenschaften für alle Aufgaben und in jeder einzelnen Ansicht anzuzeigen. So bearbeiten Sie die Spalten:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
• Navigieren Sie zu der Ansicht , die Sie anpassen möchten.

• Klicken Sie auf der rechten Seite auf Spalten bearbeiten.

• Wählen Sie im Dialogfeld die Eigenschaften aus, die Sie als Spalten anzeigen möchten. Der Titel und der Status der Aufgabe sind standardmäßig enthalten.
  • Titel: der Name der Aufgabe.
  • Status: der aktuelle Status der Aufgabe, entweder Erledigt oder Nicht begonnen.
  • Erledigungsdatum: das Datum, an dem die Aufgabe erledigt wurde.
  • Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Aufgabe fällig ist. Dies zeigt ein Datum in der Vergangenheit, wenn die Aufgabe überfällig ist.
  • Priorität: die Prioritätsstufe der Aufgabe, einschließlich Niedrig, Mittel oder Hoch.
  • Aufgabentyp: die Art der Aufgabe, z. B. Anruf, E-Mail oder To-do.
  • Warteschlange: die Warteschlange, in der die Aufgabe enthalten ist.
  • Zugewiesen an: Der HubSpot-Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist.
  • Notizen: Jegliche Notizen, die Sie der Aufgabe hinzugefügt haben.
  • Erstellungsdatum: Das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde.
  • Letztes Änderungsdatum: das letzte Datum, an dem die Aufgabe bearbeitet wurde.
  • Datum der Zuweisung des Eigentümers: das Datum der Zuweisung des Eigentümers der Aufgaben.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf die Spalten und ziehen Sie sie, um ihre Reihenfolge zu ändern, oder klicken Sie auf X , um Spalten zu entfernen, die Sie nicht anzeigen möchten.
• Klicken Sie auf „Übernehmen“.

Aufgaben bearbeiten, erledigen und löschen

Sie können Ihre Aufgaben auf der Aufgabenindexseite, in einem mit der Aufgabe verknüpften Datensatz oder in Ihrem Google Mail-Posteingang bearbeiten, abschließen oder löschen.

Auf der Indexseite für Aufgaben mit Aufgaben arbeiten

• Wählen Sie eine Aufgabenansicht oder filtern Sie die Aufgaben, die Sie anzeigen möchten.

• Um eine Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen links neben der Aufgabe.

• Um eine einzelne Aufgabe zu bearbeiten oder zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf Bearbeiten. Im rechten Bereich:

• Zum Bearbeiten nehmen Sie Änderungen an den Aufgabendetails vor und klicken auf Speichern.
• Zum Löschen klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.
• Zum Abschließen, Bearbeiten, Löschen oder Verschieben von Aufgaben in verschiedene Warteschlangen in großen Mengen:
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Aufgaben. Um alle Aufgaben auf der aktuellen Seite auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen oben links in der Tabelle. Um alle Datensätze im Filter auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen und klicken dann auf den Link Alle [Anzahl] Aufgaben auswählen.

• • Wählen Sie oben in der Tabelle die Aktion aus, die Sie vornehmen möchten:
    • Starten Sie [x] Aufgaben: erledigen Sie die ausgewählten Aufgaben nacheinander (erfordert eine zugewiesene Sales Hub Benutzerlizenz).
    • Als erledigt markieren: Die ausgewählten Aufgaben werden als erledigt markiert.
    • Bearbeiten: Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Zu aktualisierende Eigenschaft und wählen Sie die Eigenschaft aus, die Sie bearbeiten möchten. Geben Sie den aktualisierten Wert ein oder wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Speichern. 
    • Löschen: Klicken Sie im Dialogfenster auf Löschen. Die ausgewählten Aufgaben werden gelöscht.
    • Warteschlange ändern: Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Warteschlange und wählen Sie die warteschlange der Sie diese Aufgaben hinzufügen möchten. Klicken Sie auf Speichern.

Erledigen Sie Aufgaben nacheinander in einer Ansicht (Sales Hub Benutzerlizenz erforderlich)

Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub Benutzerlizenz können die Aufgaben in jeder Ansicht nacheinander erledigen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
• Navigieren Sie zu der Ansicht, die die Aufgaben enthält, an denen Sie arbeiten möchten.

• Um alle Aufgaben in einer Ansicht nacheinander zu erledigen, klicken Sie rechts auf Aufgaben starten [x]. Um einige bestimmte Aufgaben nacheinander zu erledigen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Aufgaben und klicken Sie dann auf Aufgaben starten [x] oben in der Tabelle.

• Sie werden zu dem Datensatz weitergeleitet, der mit der ersten Aufgabe verbunden ist. Wenn Sie einen Aufgabentyp angegeben haben (z. B. E-Mail, Anruf oder LinkedIn Sales Navigator), wird der entsprechende Aktivitätseditor automatisch im Datensatz geöffnet. Wenn Sie Aufgaben in der Ansicht haben, die mit keinem Datensatz verknüpft sind, werden Sie aufgefordert, entweder Verknüpfungen hinzuzufügen, die Aufgaben abzuschließen oder die Aufgaben zu überspringen. 

Bitte beachten Sie: Wenn Sie bei der Erstellung einer LinkedIn Sales Navigator-Aufgabe dem Feld Notizen eine Nachricht hinzugefügt haben, wird die InMail- oder Verbindungsanfrage nicht automatisch mit diesem Inhalt ausgefüllt. Sie müssen den Inhalt der Nachricht manuell eingeben.

• Führen Sie bei jedem Datensatz einen der folgenden Schritte aus, um die Aufgabe zu erledigen:
  • Schließen Sie die Aufgabe im Aktivitätseditor ab und klicken Sie dann auf Erledigen, um mit der nächsten Aufgabe fortzufahren.
  • Wenn Sie eine E-Mail an einen Kontakt senden, während Sie sich in einer Aufgabenansicht befinden, wählen Sie, ob die Aufgabe automatisch abgeschlossen werden soll, wenn die E-Mail gesendet wird:
    • Wählen Sie am unteren Rand des E-Mail-Editors die Option Karat nachunten. 
    • Um eine E-Mail zu senden und die Aufgabe abzuschließen, wählen Sie Senden und Aufgabe abschließen.
    • Um eine E-Mail zu senden, aber die Aufgabe unvollständig zu lassen, wählen Sie Senden, um sofort zu senden, oder Später senden, um die E-Mail zu planen.

• Wenn Sie die Aufgabe nicht abschließen können, haben Sie folgende Optionen:
  • Um die Aufgabe zu überspringen und mit der nächsten fortzufahren, klicken Sie oben rechts auf Überspringen. Die Aufgabe bleibt unvollständig.
  • Um das Fälligkeitsdatum auf ein späteres Datum zu verschieben, klicken Sie oben rechts auf Verschieben. Klicken Sie nach der Neuplanung auf Weiter, um mit der nächsten Aufgabe fortzufahren.

• Um die Aufgabenansicht zu verlassen und beim Datensatz zu bleiben, klicken Sie oben rechts auf X.
• Um anstehende Aufgaben in der Ansicht anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Fortschritt.

Sie können auf alle zugeordneten Datensätze im rechten Bereich des Datensatzes klicken und trotzdem in der Aufgabenansicht bleiben. Sie können eine Aufgabe in einem Datensatz nicht löschen, während Sie in der Aufgabenansicht arbeiten. Um eine Aufgabe in einer Ansicht zu löschen, navigieren Sie zurück zur Aufgaben-Indexseite.

Arbeiten mit Aufgaben in einem Datensatz

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Um alle mit dem Datensatz verbundenen Aufgaben anzuzeigen, klicken Sie im mittleren Bereich auf Aufgaben.

• Suchen Sie die Aufgabe, mit der Sie arbeiten möchten. Wenn die Aufgabendetails eingeklappt sind, klicken Sie auf den rightrechtspfeil oben links in der Aufgabe, um sie zu erweitern.
• In der Aufgabe können Sie auf jedes Feld oder Dropdown-Menü klicken, um die Aufgabendetailszu bearbeiten.

• Um die Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Titel der Aufgabe.
• Um die Aufgabe zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen am oberen Rand der Aufgabe und wählen dann Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.
• Um die Aufgabe zu kommentieren, klicken Sie unten auf Kommentar hinzufügen.
• Für weitere Aktionen klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen dann eine der folgenden Optionen:
  • Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die Aufgabe oben im Datensatz anzupinnen.
  • Verlauf: Klicken Sie darauf, um den mit der Aufgabe verbundenen Eigenschaftsverlauf anzuzeigen. 

Arbeiten Sie mit Aufgaben in Ihrem Google Mail-Posteingang

• Melden Sie sich bei Gmail an.

• Klicken Sie auf der rechten Seite Ihres Google Mail-Posteingangs auf das sprocket hubSpot-Symbol.

• Klicken Sie auf die Registerkarte " Aufgaben".
• Klicken Sie auf Filter, um Ihre Aufgaben zu filtern:
  • Verwenden Sie im Bereich Filtern nach die Dropdown-Menüs, um nach bestimmten Aufgabentypen(Alle Typen, Anrufe, E-Mails oder Aufgaben) oder den Fälligkeitsdaten der Aufgaben(Alle Daten, Heute fällig, Diese Woche fällig oder Überfällig) zu filtern.
  • Verwenden Sie im Bereich Sortieren nach das Dropdown-Menü, um Ihre Aufgaben nach Fälligkeitsdatum oder Aufgabenprioritätzu sortieren.

• Um eine Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Titel der Aufgabe.
• Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die Aufgabe und aktualisieren Sie ihre Details. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

• Um eine Aufgabe in Ihrem HubSpot-Account anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie „In HubSpot anzeigen“ aus.
• Um eine Aufgabe zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Dropdown-Menü " Aktionen ". Wählen Sie „Löschen“ aus.