Aufgaben anzeigen, abschließen, bearbeiten oder löschen

Sobald Sie Aufgaben erstellt haben, können Ihre Aufgaben an verschiedenen Orten in Ihrem HubSpot-Account anzeigen, bearbeiten, abschließen oder löschen. Auf der Indexseite können Sie Ihre Aufgaben anhand von Eigenschaften filtern, Filter als Ansichten speichern, um sie erneut aufzurufen, und Aufgaben von jeder Ansicht aus nacheinander abschließen. Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können verwalten, welche Benutzer über die Berechtigung verfügen, Aufgaben anzuzeigen und zu bearbeiten.

Sie können auch auswählen, an jedem Wochentag per E-Mail eine Zusammenfassung der fälligen Aufgaben zu erhalten.Wenn Sie ein Mobilgerät verwenden, erfahren Sie, wie Sie  Aufgaben in der HubSpot Mobile-App verwenden.

Aufgaben anzeigen und filtern

Aufgaben filtern und Ansichten speichern

Sie können Aufgaben nach bestimmten Kriterien filtern und Filter, die Sie häufig wieder verwenden, als Ansichten speichern. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
• Wenn Sie zum ersten Mal zu Aufgaben gehen, werden standardmäßig die Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Sie können Ihre Standardansicht bearbeiten. So öffnen Sie eine andere Ansicht:

  • Um auf eine angepinnte Ansicht zuzugreifen, klicken Sie auf die Registerkarte der Ansicht.

  • Um eine Ansicht zu öffnen, die nicht als Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf +Ansicht hinzufügen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine Ansicht aus.

  • Um eine Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen und wählen Sie dann Neue Ansicht erstellen aus. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Ansicht ein, wählen Sie eine Sichtbarkeitseinstellung aus und klicken Sie dann auf Speichern.

• Klicken Sie auf die Standard-Dropdown-Menüs, um die Aufgaben, die Sie anzeigen möchten, schnell zu filtern: 

• • Zuständiger Benutzer:  Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer. Sie können auch das Kontrollkästchen „Kein zuständiger Benutzer“ aktivieren, um Aufgaben anzuzeigen, die keinem HubSpot-Benutzer zugewiesen wurden. Je nach Ihren Benutzerberechtigungen können Sie möglicherweise die Aufgaben anderer Benutzer nicht einsehen.
  • Aufgabentyp: Wählen Sie aus Aufruf, E-Mail oder To-do aus.
  • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie einen Zeitraum auf der Grundlage des aktuellen Datums (z. B.Morgen, Nächster Monat) aus.
  • Warteschlange: Wählen Sie aus vorhandenen Aufgabenwarteschlangen aus.
• Um weitere Filter hinzuzufügen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf Weitere Filter. Im rechten Bereich:
  • Um einen bestehenden Filter zu bearbeiten, klicken Sie auf den Filter.
  • Um einen neuen Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf UND und wählen Sie dann eine Aufgabeneigenschaft aus.
  • Legen Sie Ihre Kriterien fest und klicken Sie auf Filter anwenden.

• • Um einen vorhandenen Filter zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Filter und klicken Sie dann auf delete Löschen.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts im Fenster auf das X.

• Um die aktuellen Filter zu speichern, klicken Sie auf der rechten Seite auf Ansicht speichern. Im Pop-up-Feld:

• • Um die Filter und Einstellungen für die aktuelle Ansicht zu aktualisieren, klicken Sie auf Speichern.

  • Um diese Filter und Einstellungen als neue Ansicht zu speichern, klicken Sie auf Als neue speichern. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die Ansicht ein, wählen Sie eine Sichtbarkeitseinstellung aus und klicken Sie dann auf Speichern.

  • Um die aktuelle Ansicht auf ihre ursprünglich gespeicherten Filter zurückzusetzen, wählen Sie Zurücksetzen aus. Dadurch werden alle neuen Filter, die Sie auf sie angewendet haben, entfernt.

Sobald die Aufgaben in einer Ansicht organisiert sind, können Sie diese Aufgaben nacheinander erledigen oder die Aufgaben exportieren.

Gespeicherte Aufgabenansichten verwalten

Sie können Ihre Anzeigen als Registerkarten anpinnen, die Anordnung der Registerkarten ändern und Ansichten bearbeiten oder löschen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.

• Um eine neue Ansicht ohne Filter zu erstellen, klicken Sie rechts neben den Registerkarten auf+ Ansicht hinzufügen und dann auf Neue Ansicht erstellen.

• Um eine bereits gespeicherte Ansicht zu öffnen, klicken Sie rechts neben Ihren Registerkarten auf + Ansicht hinzufügen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine Ansicht aus.
• So bearbeiten oder löschen Sie eine Ansicht:
  • Klicken Sie bei Ansichten, die als Registerkarten angezeigt werden, auf die Registerkarte und dann auf das downCarat Caret-nach-unten-Symbol. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:

• • • Anpinnen/Loslösen: Pinnen Sie die Ansicht an, sodass sie immer als Registerkarte auf der Aufgabenindexseite angezeigt wird, oder, wenn sie bereits angepinnt ist, entfernen Sie die Ansicht als angepinnte Registerkarte.

• • • Als Standardansicht festlegen: Legen Sie die Ansicht als Standard fest, sodass sie jedes Mal geöffnet wird, wenn Sie zur Aufgabenindexseite gehen. Die Registerkarte der Ansicht wird an die äußerste linke Position verschoben.
    • Umbenennen: Ändern Sie den Namen der Ansicht. Aktualisieren Sie im Dialogfeld den Namen und klicken Sie dann auf Speichern.
    • Löschen: Löschen Sie die Ansicht. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.
    • Klonen: Erstellen Sie eine Kopie der Ansicht mit denselben Filtern. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die neue Ansicht ein und klicken Sie dann auf Speichern:
    • Ansichten neu anordnen: Ändern Sie die Reihenfolge der Registerkarten Ihrer Ansichten. Ziehen Sie im rechten Bereich eine Ansicht an die gewünschte Position und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Speichern.
    • Freigabe verwalten: Aktualisieren Sie die Sichtbarkeitseinstellungen für die Ansicht. Wählen Sie im Dialogfeld eine Option aus und klicken Sie dann auf Speichern.

• • Klicken Sie bei Ansichten, die nicht als Registerkarten angezeigt werden, auf Ansichten verwalten. Im Bildschirm Alle für Aufgaben gespeicherten Ansichten:

• • • Um eine Ansicht umzubenennen, zu löschen, zu kopieren oder Freigabeoptionen für eine Ansicht zu verwalten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Ansicht und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Optionen und wählen Sie dann eine Option aus.

• • • Wenn eine Ansicht als Registerkarte angepinnt ist, wird das pin Stecknadel-Symbol neben dem Ansichtsnamen angezeigt. Um eine Ansicht wieder loszulösen, klicken Sie auf das pin Stecknadel-Symbol. Um eine Ansicht anzupinnen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Ansicht und klicken Sie auf das graue pin Stecknadel-Symbol.

Bitte beachten: Sie können die Standardansichten für Aufgaben (Alle, Erledigt, Heute fällig, Am aktivsten, Überfällig und Bevorstehend) nicht umbenennen, teilen oder löschen.

Die in einer Ansicht angezeigten Eigenschaften anpassen

Sie können die Spalten auf der Indexseite für Aufgaben bearbeiten, um bestimmte Eigenschaften für alle Aufgaben und innerhalb jeder einzelnen Ansicht anzuzeigen. So bearbeiten Sie die Spalten:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
• Gehen Sie zu der Ansicht, die Sie anpassen möchten.

• Klicken Sie rechts auf Spalten bearbeiten.

• Wählen Sie im Dialogfeld die Eigenschaften aus, die Sie als Spalten anzeigen möchten. Der Titel und der Status der Aufgabe sind standardmäßig enthalten.
  • Titel: der Name der Aufgabe.
  • Status: der aktuelle Status der Aufgabe, entweder Abgeschlossen oder Nicht gestartet.
  • Abschlussdatum: das Datum, an dem die Aufgabe abgeschlossen wurde.
  • Fälligkeitsdatum: das Datum, an dem die Aufgabe fällig ist. Dies zeigt ein Datum in der Vergangenheit, wenn die Aufgabe überfällig ist.
  • Priorität: die Prioritätsstufe der Aufgabe, einschließlich Niedrig, Mittel oder Hoch.
  • Aufgabentyp: der Typ der Aufgabe, einschließlich Anruf, E-Mail oder Aufgabe.
  • Warteschlange: die Warteschlange, in der sich die Aufgabe befindet.
  • Zugewiesen an: der HubSpot-Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist.
  • Notizen: jegliche Notizen, die Sie der Aufgabe hinzugefügt haben.
  • Erstellungsdatum: das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde.
  • Datum der letzten Änderung: das letzte Datum, an dem die Aufgabe bearbeitet wurde.
  • Datum der Zuweisung an zuständigen Mitarbeiter: das Datum, an dem der zuständige Mitarbeiter der Aufgabe zugewiesen wurde.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf die Spalten und ziehen Sie sie in die gewünschte Reihenfolge, oder klicken Sie auf X, um alle Spalten zu entfernen, die Sie nicht anzeigen möchten.
• Klicken Sie auf Übernehmen.

Aufgaben bearbeiten, erledigen und löschen

Sie können Ihre Aufgaben auf der Aufgabenindexseite, in einem der Aufgabe zugeordneten Datensatz oder in Ihrem Gmail-Posteingang bearbeiten, abschließen oder löschen.

Bitte beachten: Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben von der Aufgabenindexseite aus bearbeiten, haben Sie die Möglichkeit, die Aktualisierungen auf diese Aufgabe oder diese Aufgabe und alle zukünftigen Aufgaben anzuwenden. Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben im Datensatz des Objekts oder in Google Mail bearbeiten, werden die Änderungen nur auf die bestehende Aufgabe angewendet. 

Auf der Indexseite für Aufgaben mit Aufgaben arbeiten

• Wählen Sie eine Aufgabenansicht aus oder filtern Sie die Aufgaben, die Sie sehen möchten.

• Um eine Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen links neben der Aufgabe.

• Um eine einzelne Aufgabe zu bearbeiten oder zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf Bearbeiten. Im rechten Bereich:

• Nehmen Sie zum Bearbeiten Änderungen an den Aufgabedetails vor und klicken auf Speichern.
• Klicken Sie zum Löschen am unteren Rand des Bereichs auf Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.
• So können Sie Aufgaben massenweise abschließen, bearbeiten, löschen oder in unterschiedliche Warteschlangen verschieben:
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Aufgaben. Um alle Aufgaben auf Ihrer aktuellen Seite auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen oben links in der Tabelle. Klicken Sie, um alle Datensätze im Filter auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen und klicken Sie dann auf den Link Alle [Anzahl] Aufgaben auswählen.

• • Wählen Sie oben in der Tabelle die Aktion aus, die Sie vornehmen möchten:
    • [x] Aufgaben starten: Schließen Sie die ausgewählten Aufgaben nacheinander ab (erfordert eine zugewiesene Sales Hub-Lizenz).
    • Als abgeschlossen markieren: Die ausgewählten Aufgaben werden als abgeschlossen markiert:
    • Bearbeiten: Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Zu aktualisierende Eigenschaft und wählen Sie die zu bearbeitende Eigenschaft aus. Geben Sie den aktualisierten Wert ein oder wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Speichern. 
    • Löschen: Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen. Die ausgewählten Aufgaben werden gelöscht.
    • Warteschlange ändern: Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Warteschlange und wählen Sie die Warteschlange aus, der Sie diese Aufgaben hinzufügen möchten. Klicken Sie auf Speichern.

Aufgaben nacheinander in einer Ansicht abschließen (Sales Hub-Lizenz erforderlich)

Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub-Lizenz können die Aufgaben innerhalb jeder Ansicht nacheinander abschließen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
• Gehen Sie zu der Ansicht, die die Aufgaben enthält, die Sie bearbeiten möchten.

• Um alle Aufgaben in einer Ansicht nacheinander abzuschließen, klicken Sie auf der rechten Seite auf [x] Aufgaben starten. Um einige bestimmte Aufgaben nacheinander abzuschließen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Aufgaben und klicken Sie dann am oberen Rand der Tabelle auf [x] Aufgaben starten.

• Sie werden zum Datensatz weitergeleitet, der der ersten Aufgabe zugeordnet ist. Wenn Sie einen Aufgabentyp (z. B. E-Mail, Anruf oder LinkedIn Sales Navigator) angegeben haben, wird der entsprechende Aktivitätseditor automatisch für den Datensatz geöffnet. Wenn Sie über Aufgaben in der Ansicht verfügen, die keinen Datensätzen zugeordnet sind, werden Sie aufgefordert, entweder Zuordnungen hinzuzufügen, Aufgaben abzuschließen oder die Aufgaben zu überspringen. 

Bitte beachten: Wenn Sie bei der Erstellung einer LinkedIn Sales Navigator-Aufgabe Nachrichteninhalte im Feld Notizen hinzugefügt haben, wird die InMail oder Verknüpfungsanfrage nicht automatisch mit diesem Inhalt ausgefüllt. Sie müssen den Inhalt der Nachricht manuell eingeben.

• Führen Sie bei jedem Datensatz einen der folgenden Schritte aus, um die Aufgabe abzuschließen:
  • Schließen Sie die Aufgabe im Aktivitätseditor ab und klicken Sie dann auf Abschließen, um zur nächsten Aufgabe überzugehen.
  • Wenn Sie eine E-Mail an einen Kontakt senden, während Sie in einer Aufgabenansicht sind, wählen Sie aus, ob die Aufgabe automatisch abgeschlossen werden soll, wenn die E-Mail gesendet wurde:
    • Klicken Sie am unteren Rand des E-Mail-Editors auf das Caret-nach-unten-Symbol. 
    • Um eine E-Mail zu senden und die Aufgabe abzuschließen, wählen Sie Aufgabe senden und abschließen aus.
    • Um eine E-Mail zu senden, die Aufgabe jedoch unvollständig zu lassen, wählen Sie für einen sofortigen Versand Senden aus oder Später senden, um den Versand der E-Mail zu planen.

• Wenn Sie die Aufgabe nicht abschließen können, haben Sie folgende Optionen:
  • Um die Aufgabe zu überspringen und mit der nächsten Aufgabe weiterzumachen, klicken Sie oben rechts auf Überspringen. Die Aufgabe bleibt unvollständig.
  • Um das Fälligkeitsdatum auf ein späteres Datum zu verschieben, klicken Sie oben rechts auf Termin ändern. Wenn dies erledigt ist, klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Aufgabe zu gehen.

• Um die Aufgabenansicht zu verlassen und beim Datensatz zu bleiben, klicken Sie oben rechts auf X.
• Um anstehende Aufgaben in der Ansicht zu sehen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Fortschritt“.

Sie können im rechten Bereich des Datensatzes auf einen beliebigen zugeordneten Datensatz klicken und bleiben weiterhin in der Aufgabenansicht. Sie können eine Aufgabe in einem Datensatz nicht löschen, während Sie in der Aufgabenansicht arbeiten. Um eine Aufgabe in einer Ansicht zu löschen, gehen Sie zurück zur Aufgabenindexseite.

Mit Aufgaben in einem Datensatz arbeiten

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Um alle dem Datensatz zugeordneten Aufgaben anzuzeigen, klicken Sie auf Aufgaben im mittleren Bereich.

• Suchen Sie die Aufgabe, mit der Sie arbeiten möchten. Wenn die Aufgabendetails eingeklappt sind, klicken Sie auf den rightPfeil nach rechts oben links in der Aufgabe, um sie zu erweitern.
• In der Aufgabe können Sie auf jedes Feld oder das Dropdown-Menü klicken, um die Aufgabedetails zu bearbeiten.

• Um die Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Titel der Aufgabe.
• Um die Aufgabe zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen am oberen Rand der Aufgabe und wählen Sie dann Löschen aus. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.
• Um die Aufgabe zu kommentieren, klicken Sie unten auf Kommentar hinzufügen.
• Für weitere Aktionen klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen dann eine der folgenden Optionen aus:
  • Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die Aufgabe oben im Datensatz anzupinnen.
  • Verlauf: Klicken Sie darauf, um den mit der Aufgabe verbundenen Eigenschaftsverlauf anzuzeigen. 

Mit Aufgaben in Ihrem Gmail-Posteingang arbeiten

• Melden Sie sich bei Gmail an.

• Klicken Sie auf der rechten Seite Ihres Gmail-Posteingangs auf das sprocket HubSpot-Symbol.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben.
• Klicken Sie auf Filter, um Ihre Aufgaben zu filtern:
  • Im Abschnitt Filtern nach können Sie mithilfe der Dropdown-Menüs nach bestimmten Aufgabentypen (Alle Typen, Anrufe, E-Mails oder To-dos) oder nach Fälligkeitsdaten von Aufgaben (Alle Datumsangaben, Heute fällig, Diese Woche fällig oder Überfällig) filtern.
  • Im Abschnitt Sortieren nach können Sie mit dem Dropdown-Menü Ihre Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum oder der Aufgabenpriorität sortieren.

• Um eine Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Titel der Aufgabe.
• Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die Aufgabe und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

• Um eine Aufgabe in Ihrem HubSpot-Account anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen. Wählen Sie In HubSpot anzeigen aus.
• Um eine Aufgabe zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen. Wählen Sie Löschen aus.