Vise, fullføre, redigere eller slette oppgaver

Når du har opprettet oppgaver, kan du se, redigere, fullføre eller slette oppgavene dine fra forskjellige steder i HubSpot-kontoen din. På indekssiden kan du filtrere oppgavene dine basert på egenskaper, lagre filtre som visninger du kan gå tilbake til, og fullføre oppgaver fra en visning til en annen. Brukere med superadministratorrettigheter kan administrere hvilke brukere som har tillatelse til å se og redigere oppgaver.

Du kan også velge å motta en oversikt over forfalte oppgaver hver ukedag via e-post. Hvis du bruker en mobil enhet, kan du finne ut hvordan dubruker oppgaver i HubSpot-mobilappen.

Vis og filtrer oppgaver

Filtrere oppgaver og lagre visninger

Du kan filtrere oppgaver basert på bestemte kriterier og lagre filtre som du ofte bruker som visninger.

• Gå til CRM > Oppgaver i HubSpot-kontoen din.
• Første gang du navigerer til oppgaver, vises som standard de tildelte oppgavene dine. Du kan redigere standardvisningen. Slik åpner du en annen visning:

  • Hvis du vil åpne en festet visning, klikker du på visningsfanen.

  • Hvis du vil åpne en visning som ikke vises som en fane, klikker du på + Legg til visning og velger deretter en visning fra rullegardinmenyen.

  • Hvis du vil opprette en visning, klikker du på + Legg til visning og velger deretter Opprett ny visning. I dialogboksen skriver du inn et navn på visningen, velger en synlighetsinnstilling og klikker på Lagre.

• Klikk på standard nedtrekksmenyer for raskt å filtrere oppgavene du ønsker å se:

• • Tildelt: Merk av i avmerkingsboksene ved siden av brukernes navn. Du kan også velge avmerkingsboksen Ingen tilordnet for å se oppgaver som ikke er tildelt noen HubSpot-bruker. Avhengig av brukerrettighetene dine kan det hende at du ikke kan se andre brukeres oppgaver.
  • Oppgavetype: Velg mellom Anrop, E-post eller Gjøremål.
  • Forfallsdato: Velg en tidsramme basert på gjeldende dato (f.eks.i morgen, neste måned).
  • Kø: velg fra eksisterende oppgavekøer.
• Klikk på Flere filtre for å legge til eller redigere flere filtre. I panelet til høyre:
  • Klikk på filteret for å redigere et eksisterende filter.
  • Hvis du vil legge til et nytt filter, klikker du på OG og velger deretter en oppgaveegenskap.
  • Angi kriteriene, og klikk deretter på Bruk filter.

• • Hvis du vil fjerne et eksisterende filter, holder du musepekeren over filteret og klikker på delete Delete.
  • Når du er ferdig, klikker du på X øverst til høyre i panelet.

• Klikk på Lagre visning til høyre for å lagre gjeldende filtre. I popup-boksen:

• • Klikk på Lagre for å oppdatere filtrene og innstillingene for gjeldende visning.

  • Hvis du vil lagre disse filtrene og innstillingene som en ny visning, klikker du på Lagre som ny. I dialogboksen skriver du inn et navn på visningen, velger en synlighetsinnstilling og klikker på Lagre.

  • Velg Tilbakestill for å tilbakestille gjeldende visning til de opprinnelige lagrede filtrene . Dette fjerner alle nye filtre du har lagt til.

Når oppgavene er organisert i en visning, kan du fullføre opp gavene etter hverandre eller eksportere dem.

Administrere lagrede visninger for oppgaver

Du kan feste visningene dine som faner, endre rekkefølgen på fanene og redigere eller slette visninger.

• Gå til CRM > Oppgaver i HubSpot-kontoen din.

• Hvis du vil opprette en ny visning uten filter, klikker du på + Legg til visning til høyre for fanene og deretter på Opprett ny visning.

• Hvis du vil åpne en eksisterende lagret visning, klikker du på + Legg til visning til høyre for fanene og velger deretter en visning fra rullegardinmenyen.
• Slik redigerer eller sletter du en visning:
  • For visninger som vises som faner, klikker du på fanen og deretter på downCarat. Velg mellom følgende alternativer:

• • • Fest/løsne: Fest visningen slik at den alltid vises som en fane på oppgavens indeksside, eller fjern visningen som en festet fane hvis den allerede er festet.

• • • Angistandardvisning: Angi visningen som standard, slik at den åpnes hver gang du navigerer til oppgavens indeksside. Fanen for visningen flyttes til posisjonen lengst til venstre.
    • Gi nytt navn: Endre navnet på visningen. Oppdater navnet i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.
    • Slett: Slett visningen. Klikk på Slett i dialogboksen for å bekrefte.
    • Klone: Lag en kopi av visningen med de samme filtrene. Skriv inn et navn på den nye visningen i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.
    • Endre rekkefølgen påvisningene: Endre rekkefølgen på visningsfanene. Dra en visning i høyre panel for å endre plasseringen, og klikk deretter på Lagre for å bekrefte.
    • Administrer deling: oppdater synlighetsinnstillingene for visningen. Velg et alternativ i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.

• • For visninger som ikke vises som faner, klikker du på Administrer visninger. På skjermbildet Alle oppgavelagrede visninger:

• • • Hvis du vil gi nytt navn til, slette, klone eller administrere delingsalternativer for en visning, holder du musepekeren over visningen, klikker på rullegardinmenyen Alternativer og velger et alternativ.

• • • Hvis en visning er festet som en fane, vises ikonet pin ved siden av visningsnavnet. Klikk på ikonet pin for å fjerne festingen av en visning. For å feste en visning holder du musepekeren over visningen og klikker på det grå ikonet pin.

Merk: Du kan ikke gi nytt navn til, dele eller slette standardoppgavevisningene(Alle, Fullført, Forfall i dag, Mest engasjert, Forfalt ogKommende).

Tilpass egenskapene som vises i en visning

Du kan redigere kolonnene på oppgavens indeksside for å vise bestemte egenskaper for alle oppgaver og i hver enkelt visning. Slik redigerer du kolonnene:

• Gå til CRM > Oppgaver i HubSpot-kontoen din.
• Naviger til visningen du vil tilpasse.

• Klikk på Rediger kolonner til høyre.

• I dialogboksen velger du egenskapene du vil vise som kolonner. Oppgavens Tittel og Status er inkludert som standard.
  • Tittel: navnet på oppgaven.
  • Status: oppgavens nåværende status, enten Fullført eller Ikke påbegynt.
  • Fullføringsdato: datoen oppgaven ble fullført.
  • Forfallsdato: datoen oppgaven har forfall. Dette vil vise en dato i fortiden hvis oppgaven er forsinket.
  • Prioritet: oppgavensprioritetsnivå, inkludert Lav, Middels eller Høy.
  • Oppgavetype: oppgavetype, inkludert Anrop, E-post eller Gjøremål.
  • Kø: køen som oppgaven er inkludert i.
  • Tildelt til: HubSpot-brukeren som oppgaven er tildelt til.
  • Notater: eventuelle notater du har inkludert i oppgaven.
  • Opprettelsesdato: datoen oppgaven ble opprettet.
  • Siste endringsdato: den siste datoen oppgaven ble redigert.
  • Dato fortildelt eier: datoen da oppgaven ble tildelt en eier.
• Klikk og dra kolonnene i høyre panel for å endre rekkefølgen, eller klikk på X for å fjerne kolonner du ikke ønsker å se.
• Klikk på Bruk.

Redigere, fullføre og slette oppgaver

Du kan redigere, fullføre eller slette oppgavene dine på oppgavesiden, i en post som er knyttet til oppgaven, eller i Gmail-innboksen.

Arbeid med oppgaver på oppgavesiden

• Velg en oppgavevisning eller filtrer oppgavene du vil se.

• For å fullføre en oppgave klikker du på haken til venstre for oppgaven.

• Hvis du vil redigere eller slette en enkelt oppgave, holder du musepekeren over oppgaven og klikker på Rediger. I panelet til høyre:

• For å redigere gjør du endringer i oppgavedetaljene og klikker på Lagre.
• Klikk på Slett nederst i panelet for å slette. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.
• For å fullføre, redigere, slette eller flytte oppgaver til ulike køer i bulk:
• Merk av i avmerkingsboksene ved siden av oppgavene. Hvis du vil velge alle oppgavene på den aktuelle siden, merker du av for Velg alle øverst til venstre i tabellen. Hvis du vil velge alle postene i filteret, merker du av for Velg alle og klikker deretter på lenken Velg alle [antall] oppgaver.

• • Øverst i tabellen velger du handlingen du vil utføre:
    • Start [x] oppgaver: fullfør de valgte oppgavene fortløpende (krever en tildelt Sales Hub-plass ).
    • Merk som fullført: de valgte oppgavene markeres som fullført.
    • Rediger: I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Egenskap som skal oppdateres og velger egenskapen du vil redigere. Skriv inn eller velg den oppdaterte verdien , og klikk på Lagre.
    • Slett: Klikk på Slett i dialogboksen. De valgte oppgavene slettes.
    • Endre kø: I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Kø og velger køen du vil legge disse oppgavene til. Klikk på Lagre.

Utføre oppgaver fortløpende i en visning(Sales Hub-sete påkrevd)

Brukere med en tildelt plass i Sales Hub kan utføre oppgavene etter hverandre i hver visning.

• Gå til CRM > Oppgaver i HubSpot-kontoen din.
• Naviger til visningen som inneholder oppgavene du vil jobbe med.

• Hvis du vil utføre alle oppgavene i en visning etter hverandre, klikker du på Start [x] oppgaver til høyre. Hvis du vil fullføre noen spesifikke oppgaver etter hverandre, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av oppgavene og klikker deretter på Start [x] oppgaver øverst i tabellen.

• Du blir omdirigert til posten som er knyttet til den første oppgaven. Hvis du har angitt en oppgavetype (f.eks. e-post, samtale eller LinkedIn Sales Navigator), åpnes den tilhørende aktivitetseditoren automatisk på posten,E-post, Samtale eller LinkedIn Sales Navigator), åpnes den tilhørende aktivitetseditoren automatisk i posten. Hvis du har oppgaver i visningen som ikke er knyttet til noen poster, blir du bedt om enten å legge til tilknytninger, fullføre oppgavene eller hoppe over oppgavene.

Merk: Hvis du har lagt til meldingsinnhold i merknadsfeltet når du oppretter en LinkedIn Sales Navigator-oppgave, fylles ikke InMail- eller tilkoblingsforespørselen automatisk ut med dette innholdet. Du må legge inn meldingsinnholdet manuelt.

• Gjør ett av følgende på hver post for å fullføre oppgaven:
  • Fullfør oppgaven i aktivitetsredigeringsprogrammet, og klikk deretter på Fullfør for å gå videre til neste oppgave.
  • Hvis du sender en e-post til en kontakt mens du er i en oppgavevisning, kan du velge om oppgaven skal fullføres automatisk når e-posten sendes:
    • Nederst i e-postredigeringsprogrammet velger du nedKarat ned karat.
    • Hvis du vil sende en e-post og fullføre oppgaven, velger du Send og fullfør oppgave.
    • Hvis du vil sende en e-post, men ikke fullføre oppgaven, velger du Send for å sende umiddelbart eller Send senere for å planlegge e-posten.

• Hvis du ikke kan fullføre oppgaven, gjør du ett av følgende:
  • Hvis du vil hoppe over oppgaven og gå videre til neste, klikker du på Hopp over øverst til høyre. Oppgaven forblir ufullstendig.
  • Hvis du vil utsette forfallsdatoen til en senere dato, klikker du på Planlegg på nytt øverst til høyre. Når du har flyttet forfallsdatoen, klikker du på Neste for å gå videre til neste oppgave.

• Klikk på X øverst til høyre for å gå ut av oppgavevisningen og forbli i posten.
• Klikk på rullegardinmenyen Fremdrift for å se kommende oppgaver i visningen.

Du kan klikke på eventuelle tilknyttede poster i postens høyre panel og fortsatt være i oppgavevisningen. Du kan ikke slette en oppgave i en post mens du arbeider i oppgavevisningen. Hvis du vil slette en oppgave i en visning, går du tilbake til oppgavens indeksside.

Arbeid med oppgaver på en post

• Naviger til postene dine:
• Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
• Selskaper: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
• Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
• Egendefinerte objekter: Gå til Kontakter > [Egendefinerte objekter] i HubSpot-kontoen din. Hvis kontoen din har mer enn ett egendefinert objekt, holder du musepekeren over Egendefinerte objekter og velger deretter det egendefinerte objektet du vil vise.

• Klikk på navnet på posten.
• Klikk på Oppgaver i midtpanelet for å se eventuelle oppgaver som er knyttet til posten.

• Finn oppgaven du vil arbeide med. Hvis oppgavedetaljene er sammenfoldet, klikker du på righthøyre pil øverst til venstre for oppgaven for å utvide den.
• I oppgaven kan du klikke på hvert felt eller rullegardinmenyen for å redigere oppgavedetaljene.

• For å fullføre oppgaven klikker du på haken ved siden av oppgavetittelen.
• Hvis du vil slette oppgaven, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger øverst i oppgaven og velger deretter Slett. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.
• Hvis du vil kommentere oppgaven, klikker du nederst på Legg til kommentar.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger for flere handlinger, og velg deretter en av følgende:
  • Fest: Klikk for å feste oppgaven øverst i posten.
  • Historikk: Klikk for å vise egenskapshistorikken som er knyttet til oppgaven.

Arbeid med oppgaver i Gmail-innboksen

• Logg inn på Gmail.

• På høyre side av Gmail-innboksen klikker du påikonet sprocket sprocket.

• Klikk på fanen Oppgaver.
• Klikk på Filter for å filtrere oppgavene:
  • I delen Filtrer etter kan du bruke rullegardinmenyene til å filtrere etter bestemte oppgavetyper(Alle typer, Samtaler, E-post eller Gjøremål) eller oppgavens forfallsdato(Alle datoer, Forfall i dag, Forfall denne uken eller Forfalt).
  • I delen Sorter etter kan du bruke rullegardinmenyen til å sortere oppgavene basert på forfallsdato eller oppgaveprioritet.

• For å fullføre en oppgave klikker du på haken ved siden av oppgavetittelen.
• For å redigere en oppgave klikker du på oppgaven og oppdaterer detaljene. Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

• Hvis du vil se en oppgave i HubSpot-kontoen din, holder du musepekeren over oppgaven og klikker på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Vis i HubSpot.
• Hvis du vil slette en oppgave, holder du musepekeren over oppgaven og klikker på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Slett.