Vis, fullfør, rediger eller slett oppgaver

Når du har opprettet oppgaver, kan du se, redigere, fullføre eller slette oppgavene dine fra forskjellige steder i HubSpot-kontoen din. På indekssiden kan du filtrere opp gavene dine basert på egenskaper, lagre filtre som visninger som du kan gå tilbake til, og fullføre oppgaver fra hvilken som helst visning. Brukere med superadministratorrettigheter kan administrere hvilke brukere som har tillatelse til åvise og redigere oppgaver.

Du kan også velge å motta en oppsummering av forfalte oppgaver hver ukedag via e-post. Hvis du bruker en mobil enhet, kan du lære hvordan du bruker oppgaver i HubSpots mobilapp.

Vis og filtrer oppgaver

Filtrer oppgaver og lagre visninger

Du kan filtrere oppgaver basert på bestemte kriterier og lagre filtre som du ofte kommer tilbake til, som visninger.

• Gå til CRM > Oppgaver i HubSpot-kontoen din.
• Første gang du navigerer til oppgaver, vises som standard de tildelte oppgavene dine. Du kan redigere standard visningen. Slik åpner du en annen visning:

  • Klikk på fanen for en festet visning for å få tilgang til den.

  • Hvis du vil åpne en visning som ikke vises som en fane, klikker du på + Legg til visning og velger deretter en visning fra rullegardinmenyen.

  • Hvis du vil opprette en visning, klikker du på + Legg til visning og velger deretter Opprett ny visning. Skriv inn et navn på visningen i dialogboksen, velg en synlighetsinnstilling, og klikk deretter på Lagre.

• Klikk på standard nedtrekksmenyer for raskt å filtrere oppgavene du ønsker å se:

• • Tildelt: Merk av i avmerkingsboksene ved siden av brukernes navn. Du kan også merke av for Ingen mottaker for å se oppgaver som ikke er tilordnet noen HubSpot-bruker. Avhengig av brukerrettighetene dine kan det hende at du ikke kan se andre brukeres oppgaver.
  • Oppgavetype: Velg mellom Samtale, E-post eller Gjøremål.
  • Forfallsdato: Velg en tidsramme basert på dagens dato (f.eks. imorgen, neste måned).
  • Kø: velg fra eksisterende oppgavekøer.
• Klikk på Flere filtre for å legge til eller redigere flere filtre. I det høyre panelet:
  • Klikk på filteret for å redigere et eksisterende filter.
  • For å legge til et nytt filter klikker du på AND og velger deretter en oppgaveegenskap.
  • Angi kriteriene, og klikk deretter på Bruk filter.

• • Hvis du vil fjerne et eksisterende filter, holder du musepekeren over filteret og klikker på delete Delete.
  • Når du er ferdig, klikker du på X øverst til høyre i panelet.

• Klikk på Lagre visning til høyre for å lagre de gjeldende filtrene. I popup-boksen:

• • Klikk på Lagre for å oppdatere filtrene og innstillingene for den gjeldende visningen.

  • Hvis du vil lagre disse filtrene og innstillingene som en ny visning, klikker du på Lagre som ny. Skriv inn et navn på visningen i dialogboksen, velg en synlighetsinnstilling, og klikk deretter på Lagre.

  • Hvis du vil tilbakestille den gjeldende visningen til de opprinnelige lagrede filtrene, velger du Tilbakestill. Dette fjerner eventuelle nye filtre du har brukt på den.

Når oppgavene er organisert i en visning, kan du fullføre oppgavene etter hverandre eller eksportere dem.

Administrere lagrede oppgavevisninger

Du kan feste visningene dine som faner, endre rekkefølgen på fanene og redigere eller slette visninger.

• Gå til CRM > Oppgaver i HubSpot-kontoen din.

• Hvis du vil opprette en ny visning uten filter, klikker du på + Legg til visning til høyre for fanene, og deretter klikker du på Opprett ny visning.

• Hvis du vil åpne en eksisterende lagret visning, klikker du på + Legg til visning til høyre for fanene, og velger deretter en visning fra rullegardinmenyen.
• Slik redigerer eller sletter du en visning:
  • For visninger som vises som faner, klikker du på fanen og deretter på downCarat nedover. Velg blant følgende alternativer:

• • • Fest/løsne : Fest visningen slik at den alltid vises som en fane på oppgavens indeksside, eller fjern visningen som en festet fane hvis den allerede er festet.

• • • Gjør standardvisning: Angi visningen som standard, slik at den åpnes hver gang du navigerer til oppgavens indeksside. Visningens fane flyttes til den venstre posisjonen.
    • Gi nytt navn: Endre navnet på visningen. Oppdater navnet i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.
    • Slett: Slett visningen. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.
    • Klone: Lag en kopi av visningen med de samme filtrene. Skriv inn et navn på den nye visningen i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.
    • Endre rekkefølgen påvisningene: Endre rekkefølgen på visningsfanene. Dra en visning i høyre panel for å endre plasseringen, og klikk deretter på Lagre for å bekrefte.
    • Administrer deling: Oppdater synlighetsinnstillingene for visningen. Velg et alternativ i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.

• • For visninger som ikke vises som faner, klikker du på Administrer visninger. På skjermbildet Alle oppgavelagrede visninger:

• • • Hvis du vil gi nytt navn til, slette, klone eller administrere delingsalternativer for en visning, holder du musepekeren over visningen og klikker på rullegardinmenyen Alternativer, og velger deretter et alternativ.

• • • Hvis en visning er festet som en fane, vises ikonet pin ved siden av visningsnavnet. Hvis du vil fjerne festingen av en visning, klikker du på pin. Hvis du vil feste en visning, holder du musepekeren over visningen og klikker på det grå pin -ikonet.

Merk: Du kan ikke endre navn på, dele eller slette standard oppgavevisninger(Alle, Fullført, Forfall i dag, Mest opptatt, Forsinket ogKommende).

Tilpasse egenskapene som vises i en visning

Du kan redigere kolonnene på oppgavens indeksside for å vise bestemte egenskaper for alle oppgaver og i hver enkelt visning. Slik redigerer du kolonnene:

• Gå til CRM > Oppgaver i HubSpot-kontoen din.
• Naviger til visningen du ønsker å tilpasse.

• Til høyre klikker du på Rediger kolonner.

• I dialogboksen velger du egenskapene du vil vise som kolonner. Oppgavens tittel og status er inkludert som standard.
  • Tittel: navnet på oppgaven.
  • Status: Oppgavens nåværende status, enten Fullført eller Ikke påbegynt.
  • Fullføringsdato : Datoen oppgaven ble fullført.
  • Forfallsdato: Datoen oppgaven skal leveres. Hvis oppgaven er forsinket, vises en dato bakover i tid.
  • Prioritet: Oppgavens prioritetsnivå, inkludert Lav, Middels eller Høy.
  • Oppgavetype: oppgavetypen, inkludert Anrop, E-post eller Gjøremål.
  • Kø: køen som oppgaven er inkludert i.
  • Tilordnet til: HubSpot-brukeren oppgaven er tilordnet til.
  • Notater: Eventuelle notater du har inkludert i oppgaven.
  • Opprettelsesdato: datoen oppgaven ble opprettet.
  • Sist endret dato: den siste datoen oppgaven ble redigert.
  • Dato for tilordneteier: datoen da oppgavens eier ble tilordnet.
• I høyre panel kan du klikke og dra kolonnene for å endre rekkefølgen på dem, eller klikke på X for å fjerne kolonner du ikke vil vise.
• Klikk på Bruk.

Rediger, fullfør og slett oppgaver

Du kan redigere, fullføre eller slette oppgaver på oppgavens indeksside, på en post som er knyttet til oppgaven, eller i Gmail-innboksen din.

Merk: Hvis du redigerer gjentakende oppgaver fra oppgavens indeksside, har du muligheten til å bruke oppdateringene på denne oppgaven eller denne oppgaven og alle fremtidige oppgaver. Hvis du redigerer gjentakende oppgaver på objektposten eller i Gmail, vil endringene bare gjelde for den eksisterende oppgaven.

Arbeid med oppgaver på indekssiden for oppgaver

• Velg en oppgavevisning, eller filtrer oppgavene du vil se.

• For å fullføre en oppgave klikker du på haken til venstre for oppgaven.

• Hvis du vil redigere eller slette en enkelt oppgave, holder du musepekeren over oppgaven og klikker på Rediger. I det høyre panelet:

• For å redigere gjør du endringer i oppgavedetaljene og klikker på Lagre.
• Klikk på Slett nederst i panelet for å slette. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.
• For å fullføre, redigere, slette eller flytte oppgaver til ulike køer i bulk:
• Merk av i avmerkingsboksene ved siden av oppgavene. Hvis du vil velge alle oppgavene på den aktuelle siden, merker du av for Velg alle øverst til venstre i tabellen. Hvis du vil velge alle postene i filteret, merker du av for Velg alle og klikker deretter på koblingen Velg alle [antall] oppgaver.

• • Øverst i tabellen velger du handlingen du vil utføre:
    • Start [x] oppgaver: fullfør de valgte oppgavene fortløpende (krever et tildelt SalesHub-sete).
    • Merk som fullført: De valgte oppgavene blir merket som fullført.
    • Rediger: I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Egenskap som skal oppdateres, og velger egenskapen du vil redigere. Skriv inn eller velg den oppdaterte verdien , og klikk på Lagre.
    • Slett: Klikk på Slett i dialogboksen. De valgte oppgavene blir slettet.
    • Endre kø: I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Kø og velger køen du vil legge til disse oppgavene i. Klikk på Lagre.

Fullfør oppgaver fortløpende i en visning(Sales Hub-sete kreves)

Brukere med en tildelt Sales Hub-plass kan fullføre oppgavene etter hverandre i hver visning.

• Gå til CRM > Oppgaver i HubSpot-kontoen din.
• Naviger til visningen som inneholder oppgavene du vil jobbe med.

• Hvis du vil fullføre alle oppgavene i en visning etter hverandre, klikker du på Start [x] oppgaver til høyre. Hvis du vil fullføre noen spesifikke oppgaver etter hverandre, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av oppgavene og klikker deretter på Start [x] oppgaver øverst i tabellen.

• Du blir omdirigert til posten som er knyttet til den første oppgaven. Hvis du har angitt en oppgavetype (f.eks,E-post, Samtale eller LinkedIn Sales Navigator), åpnes den tilsvarende aktivitetsredigereren automatisk på posten. Hvis du har oppgaver i visningen som ikke er knyttet til noen poster, blir du bedt om å enten legge til assosiasjoner, fullføre oppgavene eller hoppe over oppgavene.

Merk: Hvis du har lagt til meldingsinnhold i Notes-feltet når du oppretter en LinkedIn Sales Navigator-oppgave, vil ikke InMail- eller tilkoblingsforespørselen automatisk fylles ut med dette innholdet. Du må legge inn meldingsinnholdet manuelt.

• Gjør ett av følgende for hver post for å fullføre oppgaven:
  • Fullfør oppgaven i aktivitetsredigeringsprogrammet, og klikk deretter på Fullfør for å gå videre til neste oppgave.
  • Hvis du sender en e-post til en kontakt mens du er i en oppgavevisning, kan du velge om oppgaven skal fullføres automatisk når e-posten sendes:
    • Nederst i e-postredigeringsprogrammet velger du nedCarat ned-karat.
    • Hvis du vil sende en e-post og fullføre oppgaven, velger du Send og fullfør oppgave.
    • Hvis du vil sende en e-post, men ikke fullføre oppgaven, velger du Send for å sende umiddelbart eller Send senere for å planlegge e-posten.

• Hvis du ikke kan fullføre oppgaven, kan du gjøre ett av følgende:
  • Hvis du vil hoppe over oppgaven og gå videre til neste, klikker du på Hopp over øverst til høyre. Oppgaven forblir ufullstendig.
  • Hvis du vil flytte forfallsdatoen til en senere dato, klikker du på Flytt til en ny dato øverst til høyre. Når du har flyttet forfallsdatoen, klikker du på Neste for å gå videre til neste oppgave.

• Klikk på X øverst til høyre for å gå ut av oppgavevisningen og forbli i posten.
• Klikk på rullegardinmenyen Fremdrift for å se kommende oppgaver i visningen.

Du kan klikke på eventuelle tilknyttede poster i postens høyre panel og fortsatt være i oppgavevisningen. Du kan ikke slette en oppgave på en post mens du arbeider gjennom oppgavevisningen. Hvis du vil slette en oppgave i en visning, navigerer du tilbake til oppgavens indeksside.

Arbeid med oppgaver på en post

• Naviger til postene dine:
• Kontaktpersoner: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
• Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
• Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
• Egendefinerte objekter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til Kontakter > [Egendefinerte objekter]. Hvis kontoen din har mer enn ett egendefinert objekt, holder du musepekeren over Egendefinerte objekter, og velger deretter det egendefinerte objektet du vil vise.

• Klikk på navnet på posten.
• Klikk på Oppgaver i midtpanelet for å vise alle oppgaver som er knyttet til posten.

• Finn oppgaven du vil arbeide med. Hvis oppgavedetaljene er sammenklappet, kan du klikke på righttil høyre øverst til venstre for oppgaven for å utvide den.
• I oppgaven kan du klikke på hvert felt eller rullegardinmeny for å redigere oppgavedetaljene.

• Klikk på haken ved siden av oppgavens tittel for å fullføre oppgaven.
• Hvis du vil slette oppgaven, klikker du på nedtrekksmenyen Handlinger øverst i oppgaven og velger deretter Slett. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.
• Klikk nederst på Legg til kommentar for å kommentere oppgaven.
• Hvis du vil utføre flere handlinger, klikker du på nedtrekksmenyen Handlinger og velger deretter ett av følgende alternativer:
  • Fest: Klikk for å feste oppgaven øverst i posten.
  • Historikk: Klikk for å vise eiendomshistorikken som er knyttet til oppgaven.

Jobb med oppgaver i Gmail-innboksen

• Logg inn på Gmail.

• Klikk påtannhjulikonet sprocket på høyre side av Gmail-innboksen.

• Klikk på fanen Oppgaver.
• Klikk på Filter for å filtrere oppgavene dine:
  • I Filtrer etter-delen kan du bruke rullegardinmenyene til å filtrere etter bestemte oppgavetyper (Alle typer, Samtaler, E-poster eller Gjøremål) eller oppgavenes forfallsdatoer (Alle datoer, Forfall i dag, Forfall denne uken eller Forfalt).
  • I Sorter etter-delen kan du bruke rullegardinmenyen til å sortere oppgavene dine basert på forfallsdato eller oppgaveprioritet.

• For å fullføre en oppgave klikker du på haken ved siden av oppgavens tittel.
• Hvis du vil redigere en oppgave, klikker du på oppgaven og oppdaterer detaljene. Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

• Hvis du vil vise en oppgave i HubSpot-kontoen din, holder du musepekeren over oppgaven og klikker på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Vis i HubSpot.
• Hvis du vil slette en oppgave, holder du musepekeren over oppgaven og klikker på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Slett.