Für Datensätze zuständige Mitarbeiter mithilfe von Workflows zuweisen und rotieren

Verwenden Sie die Workflow-Aktion Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen , um Ihren bezahlten Sales- und Service-Benutzern Datensätze zuzuweisen. Sie können diese Aktion verwenden, um Benutzer der Eigenschaft "Zuständiger Mitarbeiter für [Datensatz]" oder einer beliebigen benutzerdefinierten HubSpot-Benutzer-Eigenschaft zuzuweisen.

Wenn Sie die Workflow-Aktion Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen verwenden, um Ticket- oder Lead-Datensätze zuzuweisen (BETA), können Sie zusätzliche Verteilungsoptionen verwenden, z. B. Lastenausgleich, Reihum- und Zufallsverteilung.

Anforderungen und Überlegungen verstehen

Wenn Sie die Workflow-Aktion Datensatz an zuständigen Mitarbeiter verteilen verwenden, gelten die folgenden Anforderungen und Einschränkungen.

Dies sind die Voraussetzungen:

• Beim Zuweisen von Datensätzen zu bestimmten Benutzern:
  • Benutzer müssen mit einer zugewiesenen Sales oder Service Hub Professional - oder Enterprise-Lizenz aktiv sein.
  • Benutzer mit Basis- und Leselizenzen oder die die Einladung zur Teilnahme am HubSpot-Account nicht angenommen haben, sind ausgegraut.
• Beim Zuweisen von Datensätzen zu einem Team:
  • Das Team muss über mindestens einen Benutzer mit einer zugewiesenen Sales oder Service Hub Professional - oder Enterprise-Lizenz verfügen. Ist dies nicht der Fall, wird das Team beim Einrichten der Workflow-Aktion ausgegraut. 
  • Nur Mitglieder des Hauptteams mit einer zugewiesenen Sales oder Service Hub Professional - oder Enterprise-Lizenz kommen für die Zuweisung in Frage. Zusätzliche Teammitglieder werden nicht berücksichtigt.
  • Wenn ein Account für die Beta-Version des Supports für mehrere Hauptteams mit voller Funktionalität angemeldet ist, können alle Teammitglieder zugewiesen werden.
• Deaktivierte Benutzer oder Benutzer, die keine kostenpflichtige Lizenz mehr haben, werden in den Weiterleitungsregeln mit einem roten Rahmen angezeigt und nicht in der Zuweisung berücksichtigt.

Überlegungen verstehen

• Wenn die Eigenschaft Zuständiger Mitarbeiter in HubSpot mit Salesforce synchronisiert wird, funktioniert die Aktion möglicherweise nicht wie erwartet. Salesforce versucht möglicherweise, HubSpot mit dem vorherigen Mitarbeiter zu aktualisieren, selbst nachdem HubSpot die Zuständigkeit gelöscht hat.
• Wenn Sie Leads mit dieser Aktion zuweisen, müssen Sie die Einstellung Für Lead zuständigen Mitarbeiter mit für Kontakt oder Unternehmen zuständigen Mitarbeiter synchronisieren deaktivieren.

Verteilung der Workflow-Zuweisungen

• Beim Verteilen von aufgenommenen Datensätzen werden Datensätze standardmäßig zu gleichen Teilen Benutzern innerhalb eines ausgewählten Teams oder zwischen angegebenen Benutzern zugewiesen.
• Wenn Sie zuständige Mitarbeiter aus der Aktion entfernen, nachdem Ihr Workflow aktiviert wurde:
  • Die Anzahl der Zuweisungen für diese Aktion wird zurückgesetzt und die zufälligen Zuweisungen beginnen von vorne.
  • Neu aufgenommene Datensätze werden gleichmäßig zwischen allen ausgewählten zuständigen Mitarbeitern oder Teammitgliedern verteilt, unabhängig von der zugewiesenen Menge der zuvor aufgenommenen Datensätze.
• HubSpot lässt nur das Zuweisen von jeweils einem Objekt zu, um eine faire Verteilung zu gewährleisten.
  • Wenn sich mehrere Objekte gleichzeitig in der Aktion zum Zuweisen des Objekts befinden, wird nur für eines die Zuweisung zugelassen, während es bei den anderen erneut versucht wird.
  • Dies kann dazu führen, dass Objekte länger benötigen, um diese Aktion zu durchlaufen.

Datensätze mithilfe von Workflows zuweisen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
3. Bearbeiten Sie Ihre Aufnahme-Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol , um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Erweitern Sie im linken Bereich den Bereich CRM . Klicken Sie dann auf Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen.
6. Konfigurieren Sie Ihre Aktion Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen: 
   • HubSpot-Benutzer-Eigenschaft: Wählen Sie die Benutzer-Eigenschaft aus, die Sie mit der Aktion verwenden möchten. Standardmäßig ist die Eigenschaft Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt] ausgewählt. Sie können auch beliebige andere benutzerdefinierte Benutzereigenschaften verwenden. 
   • Überschreiben, wenn für [Objekt] bereits ein Mitarbeiter vorhanden ist: Legen Sie fest, ob vorhandene Benutzer-Eigenschaften überschrieben werden sollen. 
   • Verteilen zwischen: Wählen Sie aus, ob zwischen bestimmten Benutzern oder Teams verteilt werden soll. 
     • Bestimmte Benutzer: Wählen Sie die spezifischen Benutzer zum Zuweisen von Datensätzen aus.
     • Teams: Wählen Sie das spezifische Team aus, dem Datensätze zugewiesen werden sollen.
7. Nachdem Sie Ihren Workflow eingerichtet haben, klicken Sie oben auf Speichern. 
8. Setzen Sie das Einrichten Ihres Workflows fort.
   
   

Zusätzliche Vertriebsoptionen 

• Lastenausgleich: Bewerten Sie den Datensatz automatisch und weisen Sie ihn dem Benutzer mit dem geringsten Betrag an offenen, zugewiesenen Tickets zu.
• Reihum-Verfahren: Weisen Sie Datensätze in einer rotierenden, sequenziellen Reihenfolge zu.
• Zufällig: Zuweisung von Datensätzen nach dem Zufallsprinzip an berechtigte Benutzer im Zuweisungspool.

Leads mithilfe von Workflows zuweisen (BETA)

So weisen Sie Leads mit der Aktion Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen in einem Workflow zu: 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen leadbasierten Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow .
3. Bearbeiten Sie Ihre Aufnahme-Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol , um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Erweitern Sie im linken Bereich den Bereich CRM . Klicken Sie dann auf Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen.
6. Konfigurieren Sie Ihre Workflow-Aktion Datensatz an zuständigen Mitarbeiter verteilen für Tickets:
   • Eigenschaft des zuständigen Mitarbeiters: Dies wird standardmäßig auf Lead Owner (Lead-zuständiger Mitarbeiter ) festgelegt. Sie können auch beliebige andere Lead-Nutzer-Eigenschaften auswählen.
   • Leadzuweisung: Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:
     
     • Bestimmte Benutzer und Teams: Weisen Sie eingehende Datensätze bestimmten Benutzern oder Teams zu. Sie können zwischen den Verteilungstypen Lastenausgleich, Reihumverfahren oder Zufall wählen.
     • Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter: Weisen Sie eingehende Datensätze dem für einen Kontakt zuständigen Mitarbeiter zu.
       • Der Kontakt muss über einen seinem Datensatz zugewiesenen zuständigen Mitarbeiter verfügen und mit einem Cookie nachverfolgt werden.
       • Wenn kein zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt vorhanden ist oder die Zuweisung fehlschlägt, wird die Fallback-Option verwendet.
     • Niemand: Eingehende Datensätze werden keinen Teammitgliedern zugewiesen.
7. Nachdem Sie Ihren Zuweisungstyp festgelegt haben, legen Sie Ihre Zuweisungskonfigurationen fest:
   • Vorhandene für Leads zuständige Mitarbeiter überschreiben: Überschreiben Sie alle vorhandenen Datensatzinhaber mit einem neuen zuständigen Mitarbeiter für den Datensatz basierend auf den Zuweisungsregeln.
   • Nur verfügbaren Benutzern zuweisen: Benutzern, die auf Abwesend festgelegt sind, werden keine Datensätze zugewiesen, auch wenn sie in den Zuweisungsregeln konfiguriert sind. Nur verfügbaren Benutzern werden Tickets zugewiesen. Wenn alle Benutzer im Zuweisungspool abwesend sind, wird die Eigenschaft Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt] oder Benutzerdefinierter Benutzer auf nicht zugewiesen oder (Kein Mitarbeiter) festgelegt.
8. Klicken Sie oben auf Speichern als.
9. Setzen Sie die Einrichtung Ihres Workflows fort.

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Tickets mithilfe von Workflows zuweisen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen ticketbasierten Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow .
3. Bearbeiten Sie Ihre Aufnahme-Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol , um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Erweitern Sie im linken Bereich den Bereich CRM . Klicken Sie dann auf Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen.
6. Konfigurieren Sie Ihre Workflow-Aktion Datensatz an zuständigen Mitarbeiter verteilen für Tickets:
   • Eigenschaft "Zuständiger Mitarbeiter": Diese Eigenschaft wird standardmäßig auf Für Ticket zuständiger Mitarbeiter festgelegt. Sie können auch beliebige andere Ticket-Benutzereigenschaften auswählen. 
   • Ticket-Zuweisung: Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus: 
     • Agent für den Kundenservice: Eingehende Tickets werden an den Agent für den Kundenservice weitergeleitet. Erfahren Sie mehr über die Einrichtung eines Agent für den Kundenservice.
     • Bestimmte Benutzer und Teams: Eingehende Tickets werden bestimmten Benutzern oder Teams zugewiesen. Sie können zwischen den Verteilungstypen Lastenausgleich, Reihumverfahren oder Zufall wählen. 
     • Nur Team: Leiten Sie eingehende Tickets an Teams weiter, ohne einen zuständigen Mitarbeiter für das Ticket zuzuweisen.
       • Tickets werden in teambasierten Ansichten im Helpdesk angezeigt, einschließlich der Ansichten Nicht zugewiesen und Offen meines Teams.
       • Nur Teams mit mindestens einem Benutzer mit einer Service Hub-Lizenz können für die Teamweiterleitung ausgewählt werden. 
     • Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter: Eingehende Tickets werden dem für einen Kontakt zuständigen Mitarbeiter zugewiesen.
       • Der Kontakt muss über einen seinem Datensatz zugewiesenen zuständigen Mitarbeiter verfügen und mit einem Cookie nachverfolgt werden. 
       • Wenn kein zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt vorhanden ist oder die Zuweisung fehlschlägt, wird die Fallback-Option verwendet.
     • Niemand: Eingehende Tickets werden nicht Teammitgliedern zugewiesen.
7. Nachdem Sie Ihren Zuweisungstyp festgelegt haben, legen Sie Ihre Zuweisungskonfigurationen fest:
   • Vorhandene Ticket-Bearbeiter überschreiben: Überschreiben Sie alle vorhandenen Ticket-Bearbeiter mit einem neuen Ticket-Bearbeiter basierend auf den Zuweisungsregeln. 
   • Nur verfügbaren Benutzern zuweisen: Benutzern, die auf Abwesend festgelegt sind, werden keine Tickets zugewiesen, auch wenn sie in den Zuweisungsregeln konfiguriert sind. Nur verfügbaren Benutzern werden Tickets zugewiesen. Wenn alle Benutzer im Zuweisungspool abwesend sind:
     • Die Eigenschaft Für Ticket zuständiger Mitarbeiter oder Benutzerdefinierter Benutzer wird auf nicht zugewiesen oder (Kein Mitarbeiter) festgelegt.
     • Die Ticket-Eigenschaft Zugewiesene Teams wird über die Weiterleitungsoptionen auf alle Zielteams festgelegt.
8. Klicken Sie oben auf Speichern als. 
9. Setzen Sie die Einrichtung Ihres Workflows fort.

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