Gestión de licencias y facturación de licencias

Las licencias en HubSpot definen el nivel de acceso que tienen los usuarios a las funciones incluidas en su suscripción, mientras que los permisos controlan lo que los usuarios pueden ver, crear, editar o eliminar dentro de esas funciones.

Hay diferentes tipos de licencia disponibles en función de su suscripción que proporcionan a los usuarios niveles específicos de acceso a las herramientas y funciones de su cuenta. A cada usuario de una suscripción Starter, Professional o Enterprise se le asigna una plaza, y el tipo de plaza determina lo que pueden ver, acceder y hacer dentro de sus servicios de suscripción.

Desde las licencias de solo lectura, que permiten a los usuarios ver los datos sin realizar cambios, hasta las licencias Core y Sales, Service o Commerce, que permiten acceder a funciones específicas. Asignar la licencia correcta garantiza que los miembros de su equipo tengan el nivel de acceso adecuado para su función. Añadir licencias a su cuenta y eliminar licencias no utilizadas puede afectar a la facturación de su suscripción. 

El modelo de precios basado en licencias sólo se aplica a las nuevas cuentas y suscripciones creadas después del 5 de marzo de 2024. Las cuentas creadas antes del 5 de marzo de 2024 que no hayan migrado al nuevo modelo de precios sólo tendrán acceso a las licencias de Sales o Service de pago adquiridas para las cuentas Legacy Sales Hub y Service Hub Starter, Professional y Enterprise . 

Antes de empezar

Antes de empezar a trabajar con esta función, revise los siguientes requisitos, limitaciones y consideraciones.

• Las licencias deben ser desasignadas antes de que puedan ser retiradas.
• Las licencias no pueden reducirse por debajo del compromiso mínimo de su abono. Por ejemplo, si tu abono incluye cinco licencias, no puedes reducirlo a cuatro.
• Quitar licencias no cambia tu factura actual. Más información sobre cómo afectan los cambios de licencia a la facturación.

Tipos de licencia

HubSpot ofrece diferentes tipos de Licencias en función de los servicios de suscripción que adquiera, y cada tipo de Licencia proporciona un acceso diferente a los usuarios. 

Cada usuario de una suscripción Starter, Pro o Enterprise tendrá una licencia. A continuación se describe cada tipo de licencia:

• Licencia de solo lectura: permite a los usuarios ver sus servicios de suscripción. Los usuarios con una licencia de solo lectura no pueden realizar cambios en la cuenta. Algunas herramientas son inaccesibles para los usuarios con una licencia de solo lectura (por ejemplo, las redes sociales, los formularios).
• Licencia principal: proporciona acceso a las funciones y herramientas principales de los servicios de suscripción que haya adquirido.
  • Para Sales Hub Starter y Service Hub Starter, los usuarios con un Core Seat asignado tendrán acceso a las funciones de Sales Hub y Service Hub respectivamente. Las licencias de Sales Hub y Service Hub sólo se aplicarán a las suscripciones Professional o Enterprise .
  • Para Commerce Hub Professional y Enterprise, los usuarios con una licencia principal asignada tendrán acceso para ver cotizaciones, no para crearlas o editarlas.
  • Más información en el catálogo de productos de HubSpot & Servicios.
• Sales Seat (Sales Hub Pro o Enterprise): proporciona acceso a todas las funciones incluidas en Sales Hub Pro o Enterprise.
• Service Seat (Service Hub Pro o Enterprise): proporciona acceso a todas las funciones incluidas en Service Hub Pro o Enterprise.
• Commerce Seat (Commerce Hub Professional o Enterprise): proporciona acceso a todas las funciones incluidas en Commerce Hub Professional o Enterprise.
• Partner Seat: una licencia de partner gratuita que permite a los Solutions Partner de HubSpot y a los empleados del proveedor acceder a todas las funciones de la cuenta del cliente.
• Asiento de desarrollador: una licencia gratuita que sólo da acceso a la plataforma de desarrollador.

Nota: Las licencias de desarrollador no pueden combinarse con otras licencias ni con permisos de superadministrador . Si desea dar a un usuario con una licencia de acceso a la plataforma de desarrollador, un superadministrador puede dar al usuario el permiso de acceso a las herramientas de desarrollador.

Para comprender el alcance completo de lo que incluye cada licencia, obtén más información en el catálogo de productos de HubSpot & Services.

Facturación de licencias

En función de su abono, se incluye un número determinado de licencias. Adquiera más licencias en cualquier momento a una tarifa determinada por su nivel de suscripción. Una vez adquiridas las licencias, no es posible reducir el número de licencias hasta la siguiente fecha de renovación. La eliminación de licencias no asignadas programa el cambio para el siguiente periodo de facturación y no se ajustará la factura actual.

Si estás actualizando de las herramientas gratuitas de HubSpot a una suscripción Starter , las licencias gratuitas se eliminan una vez que actualizas. Compre el número de licencias que necesite en el momento del pago. Aprende a actualizar tu suscripción a HubSpot.

Para saber qué tipo de licencias necesitan sus usuarios, obtenga más información sobre los tipos de licencias. Si necesita orientación sobre cuántas licencias necesitan sus usuarios, póngase en contacto con su equipo de Customer Success o con su mánager.

Añadir licencias

Para adquirir licencias adicionales:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Plazas . Revise las asignaciones de licencias, el estado de las invitaciones y las últimas fechas de actividad de los usuarios de su cuenta.
4. Para añadir asientos adicionales, en el centro, debajo del tipo de asiento para el que desea añadir asientos, haga clic en Añadir asientos.
   
   
5. En la página de compra de plazas , haga clic en las flechas hacia arriba para aumentar el número de plazas y, a continuación, haga clic en Continuar.
   
   
6. Revise las licencias añadidas en el momento del pago y haga clic en Guardar & continuar.
7. Haga clic en Finalizar compra para confirmar.

Retirar licencias no asignadas

Elimine las licencias no utilizadas de su abono una vez que se hayan desasignado. Las retiradas de licencia se programan para el siguiente periodo de facturación. Más información sobre cómo afectan los cambios de licencia a la facturación. Para más información, ponte en contacto con el equipo de ventas de HubSpot o con el equipo de gestión de contratos.

Nota: si elimina usuarios con una plaza asignada, primero debe eliminar cualquier acceso de Sales Hub o Service Hub que tengan a herramientas de ventas o herramientas de servicio en los permisos de usuario.

Para eliminar licencias sin asignar

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Plazas . Revise las asignaciones de licencias, el estado de las invitaciones y las últimas fechas de actividad de los usuarios de su cuenta.
4. Para consultar usuarios concretos, utilice la barra de búsqueda y los filtros de la parte superior de la tabla.
5. En el centro, debajo del tipo de plaza que desea eliminar, haga clic en Eliminar plazas no asignadas.
   
   
6. En el cuadro de diálogo, seleccione el menú desplegable Plazas no asignadas y seleccione el número de plazas que desea eliminar.
   • La casilla Suscripción actual muestra el número que tiene actualmente.
   • La casilla Renovación automática refleja el ajuste de facturación que entrará en vigor al inicio del siguiente periodo de suscripción.
7. Haga clic en Eliminar [#] licencias.
   
   
8. En el cuadro de diálogo, revisa el cambio de licencias. Haga clic en Volver a Cuenta & Facturación para cerrar el cuadro de diálogo.
9. Después de programar la retirada de licencias, vea el banner de confirmación. Para cancelar la eliminación de la licencia, haga clic en Cancelar esta eliminación. A continuación, haz clic en Cancelar esta eliminación.

Nota: la reasignación de una licencia que está previsto eliminar antes de la fecha de entrada en vigor de la reducción de categoría anula dicha reducción.

Asignar, desasignar y cambiar licencias

Al asignar una licencia a un usuario, cambia su tipo de licencia, pero al cambiar la licencia de un usuario no cambian automáticamente sus permisos. Al quitar una licencia a un usuario, la plaza queda sin asignar, pero se le seguirá facturando por ella. Retire la licencia no asignada para ajustar la facturación.

Para asignar licencias de Core, Sales, Service o Commerce, debes tener una suscripción de pago a HubSpot y estar en el modelo de precios basado en licencias.

Nota: si se cambia la plaza de un usuario de una plaza básica, de ventas, de servicio o de comercio a una plaza de solo lectura, su cuenta debe estar activa. Si la cuenta del usuario está desactivada, puede reactivar al usuario para desasignar su licencia de pago y, a continuación, volver a desactivar al usuario.

Para asignar, desasignar o cambiar una licencia:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la tabla Usuarios , sitúe el cursor sobre el usuario, haga clic en Acciones y seleccione Cambiar licencia.
4. En el panel derecho, haga clic en el menú desplegable Licencias y seleccione el tipo de licencia. Los tipos de licencia disponibles dependerán de su suscripción (por ejemplo, Core y View-Only para las suscripciones Starter , Sales o Service para las suscripciones Professional y Enterprise ).
5. Para eliminar una licencia de un usuario, haga clic en x junto a la licencia.
6. En la parte inferior, haz clic en Guardar. 

También puede asignar asientos accediendo a la configuración de Usuarios & Equipos , haciendo clic en la pestaña Asientos , pasando el ratón por encima de un usuario y haciendo clic en Cambiar asiento.

Transferencia de una licencia principal

Para transferir una Licencia principal a otro usuario, si sólo tiene una en su cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Plazas .
4. En la tabla de usuarios, pase el ratón por encima del usuario y haga clic en Transferir licencia.
5. En el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Elegir un usuario y seleccione el usuario al que desea transferir la licencia. Haga clic en Transferir licencia. A continuación, haz clic en Transferir licencia.