Crear y asociar empresas con contactos automáticamente

HubSpot puede asociar automáticamente contactos con empresas haciendo coincidir el dominio en el valor Correo electrónico de un contacto con el valor Nombre de dominio de la empresa. Por ejemplo, el contacto con la dirección de correo «sandºra@example.com» se asociará a la empresa con el Nombre de dominio de la empresa «test.com».

Comprender la asociación automática

Se espera el siguiente comportamiento de asociación entre contactos y empresas:

• Independientemente de tu configuración de asociación automática , ii un envío de formulario incluye propiedades de empresa, el contacto se asociará automáticamente a la empresa incluida en el envío. Aunque la propiedad Nombre de dominio de la empresa no esté incluida en el formulario, ii la dirección de correo electrónico enviada por el formulario coincide con el dominio de una empresa en el CRM, se asociará automáticamente a la empresa.
• Con el ajuste de asociación automática activado:
  • Si aún no existe un registro de empresa, HubSpot creará automáticamente un registro de empresa y lo rellenará con información de la base de datos de HubSpot. Se creará un registro de empresa para cada dominio único, incluidos los subdominios (por ejemplo, @ejemplo.com e @info.ejemplo.com darán lugar a dos registros de empresa diferentes).
  • Si el contacto tiene una cuenta de correo electrónico gratuita (por ejemplo, gmail.com, yahoo.com), HubSpot también mirará la propiedad URL del sitio web del contacto para intentar hacer coincidir el contacto con el nombre de dominio de una empresa.
  • Tanto los contactos actuales como los recién añadidos se asociarán a empresas.
• La asociación automática no se producirá en los siguientes escenarios, incluso con el ajuste activado:
  • Si un contacto tiene una empresa asociada que es diferente del dominio de su dirección de correo electrónico, la configuración no anulará la asociación existente. Tampoco actualizará ni sincronizará los valores de las propiedades de la empresa con las propiedades de los contactos (por ejemplo, Nombre de la empresa).
  • Si creas contactos mediante una importación de objetos múltiples que asocie contactos y empresas, la configuración no anulará las asociaciones importadas. Aunque no incluyas un registro de empresa asociado para un registro de contacto en la importación de objetos múltiples, la configuración seguirá sin crear una empresa para ese contacto.
  • Si varias empresas tienen el mismo valor de dominio Empresa, los contactos con correos electrónicos que contengan ese dominio se asociarán automáticamente sólo a una empresa, no a todas. No es posible seleccionar a qué empresa deben asociarse automáticamente los contactos, por lo que puede que tengas que actualizar manualmente las asociaciones después de crear los contactos.

Activar la asociación automática entre contactos y empresas

Para activar el ajuste de asociación automática:

Nota: si has activado la integración HubSpot-Salesforce, no se recomienda activar la asociación automática porque puede dar lugar a registros de empresa duplicados. Aprende a gestionar los registros duplicados de empresas cuando utilices la integración.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Empresas.

• En la sección Automatización, selecciona lacasilla Crear y asociar empresas a contactos.

• En el cuadro de diálogo, elige si quieres permitir o no que HubSpot cree nuevos registros de empresa y asociaciones basadas en las direcciones de correo electrónico de tus contactos existentes:

  • Haz clic en Sí paracrear retroactivamente registros de empresa y asociar los contactos existentes en función de sus direcciones de correo electrónico. Tanto los contactos existentes como los nuevos se asociarán automáticamente a las empresas en función de su dirección de correo electrónico.

  • Pulsa No para aplicar la configuración sólo a los contactos nuevos. Los contactos existentes no se verán afectados, pero a partir de ahora, los nuevos contactos que crees se asociarán automáticamente a las empresas en función de su dirección de correo electrónico.

Excluir dominios específicos desde la asociación automática

Puedesexcluir hasta 1000 dominios de la asociación automática. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Empresas.

• Bajo la casilla Crear y asociar contactos y empresas, haz clic en Excluir un dominio de la asociación automática.

• En el cuadro de diálogo, en el campo Dominios excluidos, escribe los dominios para excluirlos de la asociación automática y luego haz clic en Guardar.

• Para eliminar un dominio excluido existente, haz clic en la X situada a la derecha del dominio y, a continuación, haz clic en Guardar.

Nota: si eliminas un dominio de la lista de Dominios excluidos y deseas que se asocie automáticamente a partir de ahora, deberás desactivar la asociación automática y volver a activarla borrando y seleccionando nuevamente la casilla de comprobación Crea y asocia empresas con contactos.