Ver y filtrar registros en una página de índice de objetos

Cada objeto de CRM en HubSpot (contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados) tiene una página de índice que muestra los registros del objeto. Dependiendo de tu suscripción, también puedes filtrar y segmentar tus registros de objetos personalizados, llamadas y pagos en sus respectivas páginas de índice.

Estas páginas también incluyen acciones y filtros que puedes utilizar para personalizar y segmentar tus registros. Más información sobre la creación de registros de CRM en HubSpot.

Ver registros y acceder a vistas guardadas

• Navega a tus registros:

  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.

  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.

  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.

  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio al cliente > Tickets.

  • Pagos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Pagos > Pagos.
  • Llamadas: En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.
  • Campañas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Campañas.
  • Formularios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Captación de leads > Formularios.

  • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > [Objetos personalizados]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que deseas ver.

• Si el objeto tiene pipelines (es el caso de los negocios, tickets y los objetos personalizados), y necesitas alternar entre la vista de lista o la vista de tablero, haz clic en los iconos de listView lista y grid tablero ubicados junto al nombre del objeto. La vista de lista muestra todos los registros en una tabla, mientras que la vista de tablero muestra los registros como tarjetas que se mueven a través de las etapas de una pipeline. En esta página encontrarás más información sobre cómo administrar registros en vista de tablero.

• Cuando se navega hacia una página de índice objetos, se accede a la vista predeterminada del objeto. Cuando se navega por primera vez a la página de índice, la vista por opción predeterminada muestra la lista completa de registros de objetos, pero se puede editar la vista predeterminada. Si eres un superadministrador, también puedes establecer la vista predeterminada para los nuevos usuarios.

• Para localizar un registro específico, introduce un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda de la parte superior izquierda de la vista.
• Para cambiar el orden de los registros, puedes ordenarlos en función de una propiedad. Haz clic en el encabezado de la columna de la propiedad para ordenar por esa propiedad. Aprende a personalizar las propiedades que aparecen como columnas o a ordenar los registros en la vista de tablero.

• Para seleccionar una vista guardada:

  • Para acceder a una vista abierta, haz clic en la pestañade la vista.

  • En el caso de una vista guardada que no se muestra como pestaña, haz clic en +Agregar vista y luego selecciona una vista en el menú desplegable.

  • Si estás en la vista de panel, haz clic en el menú desplegable [Nombre de la vista actual] y luego selecciona una vista.

• Si estás viendo negocios, aparecerá un resumen de las propiedades de cantidad de la vista encima de la tabla o el panel. Para ocultar este resumen, haz clic en Ocultar perspectivas en la parte superior derecha. Si ya está oculto, haz clic en Mostrar perspectivas para volver a mostrar el resumen.
• Para obtener una vista previa de un registro, coloque el cursor sobre el registro y haz clic en Vista previa. El panel derecho mostrará las propiedades de la sección Acerca de este [registro], las actividades ancladas y recientes, las asociaciones y los archivos adjuntos.
• Si quieres ver un registro, haz clic en el nombre. Más información sobre cómo editar un registro individual.

Filtrar registros y guardar vistas

Para cada objeto, puedes segmentar los registros en función de sus propiedades. Si buscas otras formas de filtrar los registros, en este artículo encontrarás las diferencias entre las vistas guardadas y las listas.

• Navega a tus registros o a una vista específica.

• Para agregar o cambiar los filtros en la vista, utiliza los menús desplegables de propiedades en la parte superior de la tabla o el tablero:

  • Para filtrar por una propiedad predeterminada común, haz clic en uno de los menús desplegables de propiedades predeterminadas situados encima de la tabla (por ejemplo, Propietario del contacto, Fecha de creación, Fecha de la última actividad, Estado de lead para contactos) y selecciona los criterios de filtrado.

• • Para filtrar por otras propiedades del objeto, haz clic en Filtros avanzados. En el panel derecho:

    • Si tienes filtros rápidos seleccionados, aparecerán en la parte superior. Haz clic en Ocultar para eliminarlos del panel. 

• • • Haz clic en +Agregar filtro para configurar un nuevo filtro y luego busca y selecciona la propiedad por la que deseas filtrar.

    • Establece los criterios para las propiedad seleccionadas y luego haz clic en Aplicar filtro. Más información sobre cómo configurar criterios.

    • Para seleccionar otra propiedad, haz clic en Y u O. Cuando se establece un filtro con Y, los registros deben cumplir todos los criterios del grupo de filtros para que se incluyan en la vista. Cuando se selecciona O, los registros deben cumplir los criterios en al menos un grupo de filtros para ser incluidos en la vista.

Nota: actualmente, no es posible revisar las vistas guardadas con un filtro O en la aplicación móvil de HubSpot para dispositivos Android.

• • • Para duplicar un grupo de filtros, haz clic en Clonar encima del grupo. Al clonar un grupo, el nuevo grupo duplicado seguirá la lógica O.

• • • Para eliminar una propiedad, coloca el cursor sobre el filtro y haz clic en el delete icono de eliminar.

    • Para eliminar un grupo de filtros, haz clic en Eliminar encima del grupo.

• • • Cuando hayas terminado, haz clic en la X de la esquina superior derecha.

  • Para borrar todos los filtros de una vista, haz clic en Borrar todo encima de la tabla.

• Para guardar los filtros y ajustes actuales, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar vista:

• • Para actualizar los filtros y la configuración de la vista actual, haz clic en Guardar.

  • Para guardar estos filtros y configuraciones como una nueva vista, haz clic en Guardar como nuevo. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre de vista, selecciona una configuración de visibilidad y luego haz clic en Guardar.

  • Para restablecer la vista actual a tus filtros originales guardados, selecciona Restablecer. Esto eliminará cualquier filtro nuevo que le hayas aplicado.

Una vez que hayas establecido los filtros, aprende más sobre la edición masiva de registros desde una página de índice.

Seleccionar criterios de filtro

Antes de seleccionar los criterios para tu vista, aprende a elegir las opciones de filtro para segmentar tus registros. En las páginas de índice, solo es posible filtrar según las propiedades de cada objeto.

Para establecer los criterios en una vista, haz clic en Filtros avanzados y luego, en el panel derecho, selecciona una propiedad. Dependiendo del tipo de campo de la propiedad, elige una opción para establecer los criterios de esa propiedad:

• contiene exactamente: introduce un valor. El valor de la propiedad de un registro debe contener el texto exacto introducido para ser incluido en la vista. Para buscar un valor con varias palabras en un orden específico, o que incluya caracteres no ingleses, tendrás que introducir su valor entre comillas dobles (por ejemplo, "HubSpot conocimiento base") para filtrar una coincidencia exacta.

Nota: los caracteres no alfanuméricos incluidos en los valores de los criterios se tratan como delimitadores, no como caracteres propiamente dichos. Por ejemplo, al filtrar por HubSpot_conocimiento_base> se buscarán los valores que contengan HubSpot, conocimiento y base, tratando el _ y > como espacios. Incluso si utilizas comillas dobles, como "HubSpot_conocimiento_base>", buscará los valores que contengan "HubSpot conocimiento base" en ese orden exacto, pero no los que contengan los demás caracteres.

• no contiene exactamente: introduce un valor. El valor de la propiedad de un registro no debe contener el texto exacto introducido para ser incluido en la vista. También se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es: para las propiedades de fecha, selecciona entre las opciones predeterminadas (por ejemplo, Hoy, Ayer, Trimestre pasado). El valor de la propiedad de un registro debe estar dentro del marco temporal seleccionado para ser incluido en la vista.

• es después: para las propiedades de Selector de fechas, selecciona una fecha en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha que sea después de la fecha seleccionada que se incluirá en la lista.

• es cualquiera de: selecciona varios valores. La propiedad de un registro debe tener por lo menos uno de estos valores que se incluirán en la vista.

• es antes: para las propiedades de Selector de fechas, selecciona una fecha en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha anterior a la fecha seleccionada que se incluirá en la vista.

• está entre: para propiedades de Selector de fechas, selecciona dos fechas en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha que sea igual o posterior a la primera fecha seleccionada e igual o anterior de la segunda fecha seleccionada que se incluirán en la vista.

• (no) es igual a: escribe o selecciona un valor. La propiedad de un registro (no) debe ser igual a este valor que se incluirá en la vista. Si has seleccionado no es igual a, también se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es mayor que: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor mayor que el valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• es mayor que o igual a: para propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor mayor que o igual al valor del número introducido que se incluirá en la vista.

• es conocido: todos los registros con un valor para la propiedad se incluirán en la visita.

• es menor que: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor menor que el valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• es menor que [x] días: en el caso de las propiedades de fecha, permite introducir un número y luego seleccionar una cantidad de días atrás o de días a partir de ahora. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha menor que el periodo en días anterior o posterior a la fecha actual para que se incluya en la vista.

• es menor que o igual a: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor menor que o igual al valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• es mayor que [x] días: en el caso de las propiedades de fecha, permite introducir un número y luego seleccionar una cantidad de días atrás o de días a partir de ahora. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha mayor que el periodo en días anterior o posterior a la fecha actual para que se incluya en la vista.

• no es ninguno de: selecciona varios valores. La propiedad de un registro debe tener un valor que no coincida con ninguno de los valores seleccionados que se incluirán en la vista. También se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es desconocido: todos los registros que no tengan un valor para la propiedad se incluirán en la vista.

Una vez que hayas terminado, haz clic en Aplicar filtro.

Personalizar las columnas y las tarjetas en una vista de lista o de tablero

Para personalizar la forma en que aparecen las propiedades en la vista de lista o tablero:

• En la listView vista de lista, haz clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla. En el cuadro de diálogo:

• • A la izquierda, selecciona las casillas de verificación de las propiedades que deseas que aparezcan en la tabla.

  • A la derecha, utiliza el tirador para arrastrar y soltar las propiedades para reordenar las columnas. Haz clic en X para eliminar una propiedad.

  • Haz clic en Aplicar.

• En la grid vista de tablero, haz clic en el menú desplegable Acciones del tablero:

• • Si necesitas ordenar las tarjetas con base en los valores de los registros según una propiedad específica, selecciona Ordenar. En el cuadro de diálogo, selecciona una propiedad y los criterios por los que deseas ordenarla (por ejemplo, valor más reciente para Fecha de creación, valores de mayor a menor para Cantidad del negocio, etc.).
  • Para editar las etapas de tu pipeline, selecciona Editar etapas. En estas páginas encontrarás más información sobre la personalización de las etapas de la pipeline para los objetos de negocios, tickets o los objetos personalizados.
  • En el caso de los negocios, para cambiar el formato de los números o el tipo de moneda, selecciona Editar tablero. En el panel derecho:
    • Activa la opción Mostrar las cantidades con el formato elegido en el tablero para simplificar el valor de los negocios en las columnas de tu pipeline. 

• • • Para configurar una moneda en los negocios (solo en las versiones Starter, Pro y Enterprise), haz clic en el menú desplegable Moneda preferida y luego selecciona una moneda.
    • Una vez que hayas actualizado la configuración, haz clic en Guardar.

• • Para personalizar la apariencia de las tarjetas, selecciona Editar tarjetas. En el panel derecho:

    • Elige el estilo de tarjeta para personalizar la cantidad de información que se muestra en cada una.

• • • Selecciona la casilla de verificación para mostrar los iconos de los registros asociados.

    • Selecciona la casilla de verificación para mostrar las etiquetas de objeto (solo en las versiones de Sales Hub Starter, Pro y Enterprise).

• • • Conmuta el interruptor Información de actividad [negocio/ticket] para elegir si se muestra o no la información de la siguiente y la última actividad.

    • Activa la opción Tarjetas inactivas para marcar los negocios y los tickets como inactivos. 

    • Al finalizar, haz clic en Guardar.

En estas páginas encontrarás más información sobre cómo cambiar el aspecto de las tarjetas en la vista de tablero, o personalizar las propiedades que se muestran en las tarjetas del tablero en la configuración del objeto.

Editar, eliminar, clonar o establecer vistas predeterminadas

• Navega a tus registros.

• Para crear una nueva vista sin filtros establecidos, haz clic en + Agregar vista a la derecha de tus pestañas y luego haz clic en Crear nueva vista.

• Para abrir una vista guardada existente, haz clic en + Agregar vista a la derecha de tus pestañas y luego selecciona una vista en el menú desplegable. Una vez abiertas, las pestañas permanecen automáticamente ancladas en la página de índice a menos que las cierre.

• Para reordenar las vistas, arrastra cada pestaña a otra posición.
• Para establecer una vista predeterminada, arrastra la pestaña al extremo izquierdo. Esta vista será la primera pestaña que aparezca cada vez que abras la página de índice. En el caso de los negocios, tickets y objetos personalizados, la vista predeterminada se establecerá tanto para la vista de lista como para la vista de tablero.
• Para cerrar una vista, haz clic en la X de la pestaña de la vista. Puedes volver a abrirla desde el menú desplegable Agregar vista o mediante la opción Todas las vistas.
• Para gestionar todas las vistas guardadas en tu cuenta, haz clic en Todas las vistas.

• En la página Todas las vistas, se muestran tus propias vistas personalizadas para el objeto que estabas viendo.
  • Para filtrar por otros objetos, haz clic en el menú desplegable Tipo de objeto y selecciona los objetos que deseas incluir.

• • Para filtrar según ciertos propietarios de vistas, haz clic en el menú desplegable Propietario y selecciona los usuarios cuyas vistas deseas incluir. Los usuarios con permisos desuperadministrador podrán ver todas las vistas, mientras que los demás usuarios solo podrán ver las vistas a las que tengan acceso. 
  • Para recuperar todas las vistas independientemente del objeto o propietario, desactiva todas las casillas de comprobación de los menús desplegables.

• • Para abrir una vista en una página de índice, haz clic en el nombre de la vista. En la página de índice, puedes editar los filtros de la vista.
  • Para ver una vista previa de las vistas que comparten ajustes y filtros, coloca el cursor sobre la vista y haz clic en Vista previa.

• • Para editar o eliminar una vista, coloca el cursor sobre ella y haz clic en el menú desplegable Acciones. Selecciona una de las siguientes opciones:

• • • Eliminar: elimina la vista. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar. La vista se eliminará, pero los registros incluidos en ella no.
    • Crear informe (solo en Pro y Enterprise): navega hasta el generador de informes para crear un informe basado en los datos de la vista. No puedes crear un informe basado en los datos de una vista de llamadas o pagos. 
    • Clonar: clona la vista. En el cuadro de diálogo, escribe un nombre para la vista clonada y selecciona Guardar. Se creará una nueva vista con los mismos filtros.

• • • Exportar: selecciona para exportar los registros en la vista. En esta página encontrarás más información sobre cómo exportar registros.
    • Administrar lo que se comparte: actualiza qué usuarios tienen acceso a la vista. En el cuadro de diálogo, selecciona si deseas que la vista sea privada, compartirla con tu equipo o compartirla con todos los usuarios de la cuenta. Haz clic en Guardar para confirmar.
    • Cambiar nombre: actualiza el nombre de la vista. En el cuadro de diálogo, escribe un nombre de informe y luego haz clic en Guardar. 

• • Si quieres revisar las vistas creadas por HubSpot, haz clic en Vistas estándares en la parte superior derecha. En el panel derecho:
    • Haz clic en un objeto para desplegar las vistas estándares del objeto.
    • Para abrir una vista en una página de índice, haz clic en el nombre de la vista.
    • Coloca el cursor sobre una vista y haz clic en Acciones para clonar o exportar la vista. Dependiendo de la vista, también puedes crear un informe (solo Pro y Enterprise).
  • Si eres superadministrador, haz clic en la pestaña Vistas predeterminadas para configurar el orden de vista predeterminado de un objeto para los nuevos usuarios.