Ver y filtrar registros

Cada objeto de CRM en HubSpot (contactos, empresas, ofertas, tickets y objetos personalizados) tiene una página de índice que muestra los registros del objeto. Estas páginas de índice también incluyen acciones y filtros que puedes utilizar para personalizar y segmentar tus registros. Más información sobre la creación de registros de CRM en HubSpot. 

Dependiendo de su suscripción, también puede filtrar y segmentar sus registros de llamadas y pagos en sus respectivas páginas de índice. Se crea un registro de pagocuando un comprador realiza un pago utilizando un enlace de pago, una página de programación o un presupuesto que esté conectado a la herramienta de pagos. Se crea un registro de llamadas cuando realizas una llamada a través de la herramienta de llamadas de HubSpot, utilizando la integración de HubSpot con Zoom, o utilizando un proveedor de llamadas de terceros que admita la Inteligencia de Conversaciones (CI).

Filtrar registros y guardar vistas

Para cada objeto individual, puedes ver todos los registros o segmentar los registros en función de las propiedades de ese objeto. Si buscas más formas de filtrar registros, conoce diferencias entre las vistas guardadas y las listas.

• Navega a tus registros:

  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.

  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.

  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.

  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.

  • Pagos En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Pagos.
  • Llamadas: En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.

  • Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > [ Objeto personalizado]. Si su cuenta tiene más de un objeto personalizado, pase el ratón por encima de Objetos personalizados y seleccione el objeto personalizado que desea ver.

• Una vez que estés en una página de índice, también puedes hacer clic en el menú desplegable [Objetos] en la parte superior izquierda para navegar a un objeto diferente.

• Si estás viendo un objeto con pipelines (negocios, tickets u objetos personalizados):

  • Para alternar entre la vista de tabla o de panel, haz clic en los listView iconos de tabla y cuadrícula junto al nombre del objeto. La vista de tabla muestra todos los registros en una lista, mientras que la vista de panel muestra los registros que se mueven a través de las etapas de un pipeline.

  • Para mostrar los registros que están en un pipeline específico, haz clic en el menú desplegable Todos los pipelines junto al nombre del objeto y selecciona un pipeline.

• Cuando se navega hacia una página de índice objetos, se accede a la vista predeterminada del objeto. Cuando se navega por primera vez a la página de índice, la vista por opción predeterminada muestra la lista completa de registros de objetos, pero se puede editar la vista predeterminada.

• Para localizar un registro específico, introduce un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda de la parte superior izquierda de la vista.
• Pase el ratón por encima de un registro y haga clic en Vista previa para ver la información del registro a la derecha. Para navegar hasta el registro completo, haga clic en el nombredel registro
  • Para los pagos, haga clic en el importe del pago en lacolumna  de importe brutopara abrir el registro del pago en el panel derecho
  • En el caso de las llamadas, haga clic en el título de la llamada para abrir la herramienta de revisión de la grabación. Más información sobre la revisión de grabaciones

Tenga en cuenta que usted revisa los detalles del pago en el panel derecho, pero no puede editar ninguna de las propiedades del pago.

• Para seleccionar una vista guardada diferente:

  • Para acceder a una vista abierta, haz clic en la pestañade la vista.

  • Para abrir una vista guardada que no se muestra como pestaña, haz clic en + Agregar vista y luego selecciona una vista en el menú desplegable.

  • Si estás en la vista de panel, haz clic en el menú desplegable [Nombre de la vista actual] y luego selecciona una vista.

• Para cambiar los filtros en la vista seleccionada, utiliza los menús desplegables de propiedades en la parte superior de la tabla o el panel:

  • Para filtrar por una propiedad predeterminada común, haz clic en uno de los menús desplegables de propiedades predeterminadas situados encima de la tabla (por ejemplo, Propietario del contacto, Fecha de creación, Fecha de la última actividad, Estado de lead para contactos) y selecciona los criterios de filtrado.

• • Para filtrar por otras propiedades del objeto, haz clic en Más filtros. En el panel derecho:

    • Buscar y seleccionar propiedades.

    • Establezca los criterios para las propiedades seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aplicar filtro. Más información sobre cómo configurar criterios.

    • Para seleccionar otra propiedad, haz clic en Y.

    • Para eliminar una propiedad, coloca el cursor del ratón por encima del filtro y haz clic en el delete icono de eliminar.

    • Cuando hayas terminado, haz clic en la X de la esquina superior derecha.

  • Para borrar todos los filtros de una vista, haz clic en Borrar todo encima de la tabla.

• Para guardar los filtros y ajustes actuales, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar vista:

• • Para actualizar los filtros y la configuración de la vista actual, haz clic en Guardar.

  • Para guardar estos filtros y configuraciones como una nueva vista, haz clic en Guardar como nuevo. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre de vista, selecciona una configuración de visibilidad y luego haz clic en Guardar.

  • Para restablecer la vista actual a tus filtros originales guardados, selecciona Restablecer. Esto eliminará cualquier filtro nuevo que le hayas aplicado.

• Para exportar los registros de la vista actual, haga clic en el menú desplegable Acciones/Acciones dela Junta y seleccione Exportar vista. Más información sobre exportación de registros.

Una vez que hayas establecido los filtros, aprende más sobre la edición masiva de registros desde una página de índice.

Seleccionar criterios de filtro

Antes de seleccionar los criterios para tu vista, aprende a elegir las opciones de filtro para segmentar tus registros. En cada página de índice, solo se puede filtrar por las propiedades de ese objeto.

Para establecer sus criterios en una vista, haga clic en Más filtrosy, a continuación, en el panel derecho, seleccione una propiedad. Dependiendo del tipo de campo de la propiedad, elige una opción para establecer los criterios de esa propiedad:

• contiene exactamente: introduce un valor. El valor de la propiedad de un registro debe contener el texto exacto introducido para ser incluido en la vista. Para buscar un valor con varias palabras en un orden específico, o que incluya caracteres no ingleses, tendrás que introducir su valor entre comillas dobles (por ejemplo, "HubSpot conocimiento base") para filtrar una coincidencia exacta.

Nota: los caracteres no alfanuméricos incluidos en los valores de los criterios se tratan como delimitadores, no como caracteres propiamente dichos. Por ejemplo, al filtrar por HubSpot_conocimiento_base> se buscarán los valores que contengan HubSpot, conocimiento y base, tratando el _ y > como espacios. Incluso si utilizas comillas dobles, como "HubSpot_conocimiento_base>", buscará los valores que contengan "HubSpot conocimiento base" en ese orden exacto, pero no los que contengan los demás caracteres.

• no contiene exactamente: introduce un valor. El valor de la propiedad de un registro no debe contener el texto exacto introducido para ser incluido en la vista. También se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es: para las propiedades de fecha, selecciona entre las opciones predeterminadas (por ejemplo, Hoy, Ayer, Trimestre pasado). El valor de la propiedad de un registro debe estar dentro del marco temporal seleccionado para ser incluido en la vista.

• es después: para las propiedades de Selector de fechas, selecciona una fecha en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha que sea después de la fecha seleccionada que se incluirá en la lista.

• es cualquiera de: selecciona varios valores. La propiedad de un registro debe tener por lo menos uno de estos valores que se incluirán en la vista.

• es antes: para las propiedades de Selector de fechas, selecciona una fecha en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha anterior a la fecha seleccionada que se incluirá en la vista.

• está entre: para propiedades de Selector de fechas, selecciona dos fechas en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha que sea igual o posterior a la primera fecha seleccionada e igual o anterior de la segunda fecha seleccionada que se incluirán en la vista.

• (no) es igual a: escribe o selecciona un valor. La propiedad de un registro (no) debe ser igual a este valor que se incluirá en la vista. Si has seleccionado no es igual a, también se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es mayor que: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor mayor que el valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• es mayor que o igual a: para propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor mayor que o igual al valor del número introducido que se incluirá en la vista.

• es conocido: todos los registros con un valor para la propiedad se incluirán en la visita.

• es menor que: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor menor que el valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• es menor que o igual a: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor menor que o igual al valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• no es ninguno de: selecciona varios valores. La propiedad de un registro debe tener un valor que no coincida con ninguno de los valores seleccionados que se incluirán en la vista. También se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es desconocido: todos los registros que no tengan un valor para la propiedad se incluirán en la vista.

Una vez que hayas terminado, haz clic en Aplicar filtro.

Personalizar las propiedades de una vista y las tarjetas de panel

Para personalizar cómo aparecen las propiedades en una vista de tabla o panel:

• En el formato de tabla, haga clic en el menú desplegable Acciones/Acciones dela Junta , y luego seleccione Editar columnas. En el cuadro de diálogo:

• • A la izquierda, selecciona las propiedades que deseas que aparezcan en la tabla.

  • A la derecha, utiliza el tirador para arrastrar y soltar las propiedades para reordenar las columnas. Haz clic en X para eliminar una propiedad.

  • Haz clic en Aplicar.

• En el formato del panel, haz clic en el menú desplegable Acciones del panel:
  • Para ordenar las tarjetas en función de los valores de los registros para una propiedad específica, seleccione Ordenar. En el cuadro de diálogo, seleccione una propiedad y los criterios por los que se va a ordenar (por ejemplo, el valor más reciente para la fecha de creación, los valores de mayor a menor para el importe del acuerdo, etc.).
  • Para editar las etapas de tu pipeline, selecciona Editar etapas. Más información sobre la personalización de las etapas del pipeline para ofertas, entradas o objetos personalizados.

  • Para personalizar la apariencia de las tarjetas, selecciona Editar tarjetas. En el panel derecho:

• • • Elige el estilo de tarjeta para personalizar la cantidad de información que se muestra en cada tarjeta de objeto (Predeterminado o Compacto).

• • • Selecciona o desactiva la casilla de comprobación para elegir si los iconos aparecerán o no para los registros asociados.

• • • Conmuta el interruptor Información de actividad [negocio/ticket] para elegir si se muestra o no la información de la siguiente y la última actividad. Esto se aplica solo a los negocios/tickets abiertos con tarjetas activas. Entre las actividades se encuentran las notas, las llamadas, el seguimiento de los correos electrónicos individuales, las reuniones, las tareas y los chats.

    • Activa el interruptor Tarjetas inactivas para establecer las opciones para marcar los negocios y los tickets como inactivos. La última actividad siempre aparecerá en las tarjetas inactivas.

    • Al finalizar, haz clic en Guardar.

Aprende a personalizar las propiedades mostradas en las tarjetas de panel.

Administrar vistas guardadas

• Navega a tus registros:

  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.

  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.

  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.

  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.

  • Pagos En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Pagos.
  • Llamadas: En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.

• • Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > [ Objeto personalizado]. Si su cuenta tiene más de un objeto personalizado, pase el ratón por encima de Objetos personalizados y seleccione el objeto personalizado que desea ver.

• Para crear una nueva vista sin filtros establecidos, haz clic en + Agregar vista a la derecha de tus pestañas y luego haz clic en Crear nueva vista.

• Para abrir una vista guardada existente, haz clic en + Agregar vista a la derecha de tus pestañas y luego selecciona una vista en el menú desplegable. Una vez abiertas, las pestañas permanecen automáticamente ancladas en la página de índice a menos que las cierre.

• Para reordenar las vistas, haz clic y arrastra una pestaña. Si colocas una vista en la posición más a la izquierda, se convierte en la vista predeterminada. Esta vista será la primera pestaña cada vez que navegues a la página de índice.
• Para cerrar una vista, haz clic en la X de la pestaña de la vista. Puede volver a abrir la vista desde el menú desplegable Añadir vista o desde la páginaTodas las vistas [Objeto] guardadas.
• Para ver una lista de todas las vistas guardadas, haz clic en Todas las vistas. En la página Todas las vistas guardadas de [objeto]:

  • Haz clic en el nombre de una vista para abrirla como una pestaña en la página de índice.

  • Para editar o eliminar una vista, pase el ratón por encima del nombre de una vista y haga clic en Opciones. Selecciona una de las siguientes opciones:

• • • Crear informe (solo en Pro y Enterprise): navega hasta el generador de informes para crear un informe basado en los datos de la vista. No se puede crear un informe basado en los datos de una vista de llamadas o pagos. 
    • Clonar: clona la vista. En el cuadro de diálogo, escribe un nombre para la vista clonada y selecciona Guardar. Se creará una nueva vista con los mismos filtros.
    • Eliminar: eliminar la vista. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar. La vista se eliminará, pero los registros incluidos en ella no.
    • Exportar: selecciona para exportar los registros en la vista. Más información sobre exportar registros.
    • Administrar lo que se comparte: actualiza qué usuarios tienen acceso a la vista. En el cuadro de diálogo, selecciona si deseas que la vista sea privada, compartirla con tu equipo o compartirla con todos los usuarios de la cuenta. Haz clic en Guardar para confirmar.
    • Cambiar nombre: actualiza el nombre de la vista. En el cuadro de diálogo, escribe un nombre de informe y luego haz clic en Guardar.