Gestionar la disponibilidad de los usuarios para la bandeja de conversaciones de entrada

Gestione su bandeja de entrada de conversaciones añadiendo o eliminando miembros del equipo de bandejas de entrada individuales y estableciendo horarios de trabajo específicos de cada usuario para controlar cuándo los usuarios pueden recibir mensajes entrantes.

El estado de disponibilidad de un usuario se establece automáticamente en función de sus horas de trabajo o fuera de la oficina, pero los usuarios también pueden actualizarlo manualmente. Además, los miembros del equipo con el permiso de Gestión de disponibilidad pueden cambiar el estado de disponibilidad de otros miembros del equipo.

Nota: las horas de trabajo, las horas fuera de la oficina y el estado de disponibilidad de un usuario se reflejan tanto en la bandeja de entrada como en el centro de ayuda.

 Establezca las horas de trabajo de los usuarios para gestionar cuándo se asignan los mensajes entrantes a los usuarios. Las horas de trabajo se basan en la zona horaria del usuario. Cuando un usuario se encuentre fuera de su horario de trabajo, su disponibilidad cambiará a Ausente y no podrá optar a la asignación automática en la bandeja de conversaciones de entrada. Al inicio del horario laboral de un usuario, su estado de disponibilidad se establece automáticamente en Disponible. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la tabla de usuarios, haz clic en un registro de usuario.
4. Haz clic en la pestaña Preferencias. En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Horario laboral.
5. Haga clic en el menú desplegable Zona horaria para seleccionar la zona horaria correcta del usuario. Para que coincida con la zona horaria configurada en su dispositivo, haga clic en la casilla de verificación Actualizar zona horaria en función de la ubicación del dispositivo. Luego haz clic en Guardar.
6. En Horas de trabajo generales, haga clic en + Añadir horas de trabajo. Utiliza los menús desplegables para seleccionar los días de la semana y las horas de inicio y fin. Para eliminar un día, haz clic en el delete icono de eliminación.
7. Haz clic en Guardar.
8. En la parte superior del registro del usuario, ahora puedes ver el estado de disponibilidad del usuario y el horario laboral del día.
   
   • Para cambiar manualmente el estado de disponibilidad, haz clic en el menú desplegable Estado del usuario y, a continuación, en Disponible o Ausente.
   • Para editar el horario laboral, haz clic en Editar horario laboral.

Establecer usuario fuera del horario de oficina 

Establezca la disponibilidad fuera de la oficina en función de la zona horaria de un usuario. Cuando un usuario esté fuera de la oficina, su disponibilidad cambiará a Ausente y no podrá ser asignado automáticamente a la bandeja de conversaciones o al centro de ayuda.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la tabla de usuarios, haz clic en un registro de usuario.
4. Haz clic en la pestaña Preferencias. En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Horario laboral.
5. Haz clic en el menú desplegable Zona horaria para seleccionar la zona horaria correcta del usuario. Para que coincida con la zona horaria configurada en su dispositivo, haga clic en la casilla de verificación Actualizar zona horaria en función de la ubicación del dispositivo. Luego haz clic en Guardar.
6. En Fuera de la oficina, haz clic en + Agregar fechas.
7. Introduzca el nombre del evento , por ejemplo, Vacaciones anuales. 
8. Para establecer un período de tiempo en el que estará fuera de la oficina, haga clic en los campos del selector de fechas y seleccione las fechas. Utiliza los menús desplegables para seleccionar las horas de inicio y fin. Para eliminar fechas, haz clic en el icono eliminar delete.
9. Haz clic en Guardar. 
10. En la parte superior del registro de usuario, el estado de disponibilidad del usuario y las horas de trabajo del día reflejarán la fecha de inicio y fin del periodo fuera de la oficina del usuario.
    
    • Para cambiar manualmente el estado de disponibilidad, haz clic en el menú desplegable Estado del usuario y, a continuación, en Disponible o Ausente.
    • Para editar el horario laboral, haz clic en Editar horario laboral.

Sincronizar eventos de calendario fuera de la oficina con HubSpot 

Si utilizas la sincronización del calendario de HubSpot con Google o Outlook Calendar, puedes sincronizar automáticamente los eventos fuera de la oficina entre tu calendario y HubSpot. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la tabla de usuarios, haga clic en su registro de usuario .
4. Haz clic en la pestaña Preferencias. A continuación, en el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Horas de trabajo.
5. En la sección Fuera de la oficina , seleccione la casilla de verificación Sincronizar fuera de la oficina con su calendario .

Establezca su estado de disponibilidad desde la bandeja de entrada de conversaciones 

Al inicio del horario laboral de un usuario, su estado de disponibilidad se establece automáticamente en Disponible. Al final del horario laboral de un usuario, su estado de disponibilidad se establece automáticamente en Ausente. Los usuarios pueden cambiar manualmente su estado de disponibilidad durante el día para reflejar cuándo están Ausentes.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Bandeja de entrada.
2. En la parte superior izquierda, haz clic en el menú desplegable Estás disponible . A continuación, seleccione una opción:
   
   • Marcar como Ausente: se le marcará como Ausente hasta que se actualice manualmente su estado, o hasta que comience su horario laboral, momento en el que su estado cambiará automáticamente a Disponible.
   • Ajuste como Ausente temporalmente: si tiene asignada una Licencia de Service, puede ajustarse como Ausente durante un tiempo determinado.
     
     • En el cuadro de diálogo, seleccione una duración predefinida. Para ajustar una duración personalizada, haz clic en Personalizar e introduce la hora que prefieras. Una vez transcurrido el plazo, su estado volverá a ser Disponible. 
     • Haz clic en Guardar.