Conectar y usar la sincronización de datos de HubSpot

Con la sincronización de datos de HubSpot, puedes crear una sincronización unidireccional o bidireccional entre HubSpot y tus otras aplicaciones para unir todos los datos de tus clientes en una sola plataforma. Consulta aquí qué aplicaciones utilizan la sincronización de datos. 

A continuación, descubre cómo funciona la sincronización de datos y cómo conectar una aplicación, activar la sincronización de datos, volver a sincronizar registros y mucho más.

Cómo funciona la sincronización de datos

Cuando se activa una sincronización, la sincronización de datos crea un índice interno de todos los registros de un objeto. A continuación, utiliza ese índice para comparar y supervisar los cambios en los registros y ver cómo su estado (sincronizando, fallando o excluido) debe cambiar a medida que se actualizan las propiedades de los registros. Esto significa que el índice interno de sincronización de datos compara continuamente su base de datos (ya sea HubSpot o la aplicación conectada) y puede recuperar cualquier llamada a la API o punto de terminación que se haya caído o que haya dado error.

Cuando se actualiza un registro, el motor de sincronización examina el registro completo comparándolo con la copia que tiene y actualiza su copia para que coincida con el registro real. Esto le permite recuperar cualquier actualización perdida o fallida. La sincronización de datos puede tardar algún tiempo en indexar todos los registros cuando se inicie, pero garantizará una experiencia de sincronización más fluida y saludable. 

Principios de sincronización

Una sincronización de datos siempre será entre dos aplicaciones, una de las cuales es HubSpot. Cada sincronización tiene dos fases principales, independientes de la sincronización del objeto:

• La sincronización inicial: comienza cuando se activa una sincronización o cuando se guarda. Todos los registros existentes en ambas aplicaciones pasan por el motor de sincronización para indexarlos y, si procede, sincronizarlos.
• La sincronización incremental: cuando todos los registros están indexados, se escanean en busca de actualizaciones y nuevos registros. Los registros indexados que han cambiado desde la última vez que se comprobaron pasan por el motor de sincronización.

Sincronización inicial

Para una sincronización bidireccional, la sincronización inicial consiste en:

• Index HubSpot: se escanean los registros de HubSpot, y se almacena el ID del registro y sus identificadores coincidentes (de forma predeterminada es el correo electrónico para los contactos, y el nombre o dominio para las empresas). El índice se mantiene actualizado durante todo el proceso de sincronización en adelante. Más información sobre cómo funciona el emparejamiento. 
• Indexar la otra aplicación y sincronizar: se escanean y sincronizan los registros de la otra aplicación. Para cada recurso que se obtiene, se comprueba si hay algún identificador coincidente (por ejemplo, la dirección de correo electrónico de los contactos) en la tabla de índices de HubSpot. Si la hay, los registros coinciden y ambos pasan juntos por el motor de sincronización. Si no hay ninguna coincidencia, el registro pasará solo por el motor de sincronización. Cuando el motor de sincronización hace coincidir registros, combina toda la información de que dispone (los valores de campo de los registros, los filtros, las asignaciones de campos, el historial de sincronización, etc.) y, en función de ello, elabora la siguiente acción (solicitar cambios en los recursos, no hacer nada, registrar un error, etc.)

Nota: el primer registro devuelto por la API de la aplicación será sincronizable, el siguiente se considerará un duplicado.

• Sincronizar HubSpot: se vuelven a escanear los registros de HubSpot para comprobar si es necesario sincronizarlos. Este paso hará que se sincronicen los registros existentes en HubSpot, no en la otra aplicación.

Sincronización gradual

La sincronización gradual busca constantemente actualizaciones en HubSpot y en la otra aplicación (en función de la dirección de sincronización) y espera a ser activada. HubSpot comprueba si hay cambios cada cinco minutos. La otra aplicación, o su API, utiliza webhooks para alertar de cualquier cambio.

Conectar aplicación

Antes de comenzar

• Debes ser Superadministrador o tener permisos de Mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot.
• También puede haber otros permisos requeridos para la aplicación específica que estás conectando a tu cuenta de HubSpot.

Conectando la aplicación

Hay dos formas de buscar una aplicación y conectarse a ella. Puedes hacerlo a través del App Marketplace, o a través de la página de importaciones. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono Mercado marketplace en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de HubSpot.
2. En la barra de búsqueda, introduce el nombre de la aplicación y, luego, haz clic en el resultado de la búsqueda. 
3. En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
4. En el cuadro diálogo, haz clic en Siguiente y luego inicia sesión en tu cuenta de aplicación.
5. Verifica los permisos de acceso que se te piden y haz clic en Permitir. Serás redirigido de regreso a la página de aplicación en tu configuración de HubSpot.

Si estás configurando una sincronización desde la página de importaciones:

1. Haga clic en Importar en la parte superior derecha de la página de inicio de cualquier objeto, o acceda a los ajustes de importación:

• • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Importar y exportar.
  • Haz clic en Ir a importación.

2. Haz clic en Sincronizar una aplicación. 

3. En la barra de búsqueda, introduce el nombre de la aplicación y, luego, haz clic en el resultado de la búsqueda. 
4. Haz clic en Instalar aplicación. 
5. Se te redirigirá a la página de anuncio de la aplicación para continuar con los pasos de conexión. 

Es posible conectar más de una instancia de la misma aplicación de terceros a HubSpot. Por ejemplo, si gestionas dos cuentas de Microsoft Dynamics, puedes conectar y sincronizar los datos de ambas cuentas con una sola cuenta de HubSpot. Para conectar una cuenta adicional:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en el nombre de la aplicación. 
3. Haz clic en Acciones > Administrar cuentas. 
4. En el panel derecho, haz clic en Conectar otra cuenta. 
5. Continúa con los pasos para conectar la aplicación a HubSpot. 

Activar sincronización de datos

Después de conectar la aplicación, tendrás que configurar los ajustes de la aplicación y activar la sincronización para empezar a sincronizar los datos entre las dos integraciones. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en la aplicación.
3. Haz clic en Configura la sincronización.
4. En la página Selecciona los datos que deseas sincronizar , selecciona el objeto con el que deseas sincronizar o desde el que deseas sincronizar en la aplicación, y el objeto con el que deseas sincronizar o desde el que deseas sincronizar en HubSpot.
5. Haz clic en el menú desplegable de las flechas y selecciona si la sincronización es bidireccional o unidireccional entre la aplicación y HubSpot, o viceversa. 

Configurar tu dirección de sincronización

En la pantalla Configurar, elige la dirección de sincronización y asigna los campos de la aplicación de terceros a las propiedades de HubSpot. 

En la sección Elige la dirección de sincronización, decide cómo quieres que se sincronicen los datos desde HubSpot a la aplicación de terceros y viceversa. Sigue estos tres opciones:: 

• Sincronización bidireccional: toda la información nueva y actualizada sobre objetos se sincronizará entre las dos aplicaciones. Para registros que ya existen en ambas plataformas, se combinarán sus propiedades. 
• Los datos se sincronizan únicamente con HubSpot: los datos se sincronizarán únicamente desde tu aplicación de terceros con HubSpot.
• Los datos se sincronizan únicamente con tu aplicación de terceros: los datos se sincronizarán únicamente desde HubSpot con tu aplicación de terceros. 

Si la aplicación de terceros que estás conectando es compatible con la sincronización de eventos, tendrás la posibilidad de sincronizar eventos compatibles, como aperturas de correos electrónicos y clics, desde la aplicación de terceros a HubSpot. 

Antes de activar la sincronización de eventos, ten en cuenta lo siguiente: 

• La sincronización de eventos es unidireccional, de la aplicación de terceros a HubSpot.
• La sincronización de eventos sólo sincroniza eventos asociados a registros de contactos.
• Si un registro de contacto no se sincroniza, cualquier evento asociado puede seguir sincronizándose con HubSpot.
• Los eventos sólo se sincronizarán si están asociados a contactos que ya están en HubSpot.

Para activar la sincronización de eventos, selecciona la casilla de verificación Sincronizar eventos de [tu aplicación de terceros] con HubSpot. 

En la sección Resolver conflictos de datos, haz clic en el menú desplegable y selecciona la aplicación predeterminada que sobrescribirá a la otra cuando haya discrepancias de datos. Si no hay ningún valor de campo en la aplicación predeterminada, no se cambiará ningún dato en la aplicación de terceros. Esta configuración no anula la dirección de sincronización seleccionada en la sección Elige tu dirección de sincronización.

Revisar tus mapeos de campos

En la sección Mapea los campos, revisa los mapeos de propiedades predeterminadas y cómo se sincroniza la información entre HubSpot y tu aplicación de terceros. Si tienes una suscripción de Operations Hub de pago, puedes configurar mapeos personalizados para las propiedades. Si no tienes una suscripción de Operations Hub de pago, haz clic en Probar asignaciones personalizadas para probar la función. 

Los campos obligatorios aparecerán en la tabla de asignación de campos con un asterisco (*). 

Para desactivar un mapeo, haz clic para desactivar el conmutador. 

Para configurar un mapeo de campos personalizados:

1. Haz clic en Agregar un mapeo. 
2. Utiliza los menús desplegables para seleccionar la aplicación de terceros y la propiedad de HubSpot que deseas mapear.
3. Haz clic en success Actualizar.

4. Para desactivar los mapeos personalizados, haz clic para desactivar el interruptor . 

Obtenga más información sobre normas y consideraciones específicas para la asignación de campos de sincronización de datos. 

Configura tus reglas de sincronización

En la pantalla Límite, configura cómo quieres sincronizar los registros de HubSpot con tu aplicación de terceros y viceversa.

Si estás configurando una sincronización de negocios, se te pedirá que asignes tus pipeline de negocios y etapas entre HubSpot y tu aplicación de terceros. Solo se sincronizarán los negocios que se encuentren en las etapas mapeadas. 

1. En la sección Asigna los pipelines y etapas de negocios, haz clic en el menú desplegable Elegir pipeline de HubSpot para elegir qué pipeline de negocios de HubSpot quieres sincronizar con tu aplicación de terceros.
2. Haz clic en Mapeo automático para mapear automáticamente las etapas del negocio de HubSpot con las de tu aplicación de terceros. La sincronización hace una simple búsqueda de texto e intenta mapear las etapas que parezcan similares.
3. Para mapear un pipeline adicional, haz clic en Mapear otro pipeline.

Si no puedes ver las etapas de los negocios desde tu otra aplicación en HubSpot, es por las siguientes razones:

• La cuenta de usuario conectada no tiene los permisos correctos para ver las etapas del negocio.
• La sincronización de datos mapea las etapas de los negocios de HubSpot con las etapas del pipeline de la otra aplicación. Si tienes un proceso de ventas no estándar que no se basa en etapas de negocio/oportunidad, no podrás sincronizar datos utilizando la sincronización de datos de HubSpot.

De forma predeterminada, HubSpot solo sincronizará los contactos que tengan una dirección de correo electrónico válida. Para sincronizar también contactos sin dirección de correo electrónico, en la sección Reducción de duplicados, desactiva la casilla de verificación Sincronizar solo contactos con dirección de correo electrónico.

Más información sobre la coincidencia de registros.

Nota: cuando una aplicación tiene tanto un campo de nombre de empresa como de dominio de empresa, HubSpot hará coincidir dos registros si tienen el mismo nombre de empresa pero un dominio diferente, y viceversa.

En la sección Filtros, elige los criterios para limitar los registros que se sincronizarán desde HubSpot a tu aplicación de terceros y viceversa:

1. Haz clic en Editar.
2. En el panel derecho, selecciona la propiedad para limitar la sincronización de registros desde HubSpot a tu aplicación de terceros, y viceversa.
3. Haz clic en Listo. 

Nota: la sección Filtros solo limita los registros que se sincronizan inicialmente entre HubSpot y la aplicación de terceros. Una vez sincronizados los registros, seguirán sincronizando los datos de ida y vuelta en función de la asignación de propiedades configuradas.

Asociar registros

HubSpot intenta mantener las mismas asociaciones entre registros (por ejemplo, empresas asociadas con contactos o negocios asociados con empresas) cuando se sincronizan con la aplicación original que conectaste, cuando sea posible. Más información sobre el mapeo de asociaciones con sincronización de datos.

Nota: en la mayoría de los casos, la sincronización de datos solo puede asociar automáticamente facturas a contactos. Las facturas deben asociarse manualmente a los registros de la empresa en HubSpot. 

Revisar las reglas e iniciar la sincronización

En la pantalla Revisar , revisa las reglas que has configurado y, luego, haz clic en Guardar y sincronizar. A continuación, se iniciará el proceso de sincronización inicial.

Una vez completada la sincronización inicial, los registros se sincronizarán en los 10 minutos siguientes a un cambio. 

Volver a sincronizar registros eliminados

Si has eliminado registros en HubSpot o en tu aplicación de terceros, puedes volver a sincronizar los registros eliminados para volver a crearlos en cualquiera de las dos aplicaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en la aplicación.
3. En la pestaña Vista de objeto, en la columna Falla, haz clic en el número de registros que no se sincronizan. 
4. En el Panel, haz clic en Acciones.
5. Selecciona Volver a sincronizar registros eliminados en HubSpot o Volver a sincronizar registros eliminados en [aplicación de terceros].

6. Haz clic en Volver a sincronizar todo. 

También puedes hacer lo siguiente:

1. En la pestaña Vista de registros, haz clic en Más > Restaurar todos los registros eliminados. 
2. En el panel lateral, haz clic en el menú desplegable Tipo de registro y selecciona el tipo de registro y el menú desplegable Aplicación de destino para seleccionar en qué aplicación quieres recrear los contactos. 
3. Haz clic en Revisar antes de restaurar. 
4. Revisa todos los registros que se restaurarán y haz clic en Restaurar todos los [número]. 

Desactivar sincronización de datos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en la aplicación.
3. Haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Desactivar sincronización:

4. En la casilla emergente, haz clic en Desactivar sincronización.

Una vez desactivada la sincronización, puedes volver a activarla haciendo clic en Editar configuración de sincronización, o eliminar la sincronización. 

Revisar el estado de la sincronización

Después de conectar una aplicación, visualiza un resumen de los registros que se sincronizan entre HubSpot y tu aplicación de terceros. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en la aplicación.
3. En la pestaña Resumen de sincronización, haz clic en Vista de objetos para ver el estado de sincronización por objetos.

• • Los registros que se están procesando como parte de una sincronización inicial tendrán círculos giratorios junto a ellos.
  • Un registro tendrá el estado En cola si hay otra sincronización en curso, para evitar que se produzcan actualizaciones sobre los mismos datos, al mismo tiempo. 

4. En la columna En sincronización, haz clic en el número de registros para revisar todos los registros que se están sincronizando entre HubSpot y la aplicación.
5. En la columna Fallo, haz clic en el número de registros para ver todos los registros que no se sincronizan entre HubSpot y la aplicación. 

• • En la columna Categoría de error, revisa el motivo del fallo.
  • Pasa el ratón por encima del texto emergente para revisar los pasos a seguir para resolverlo.

6. En la columna Excluidos, haz clic en el número de registros para ver todos los registros excluidos de la sincronización. Esto puede deberse a que no coinciden con ninguno de los filtros de los ajustes de sincronización o a que no tienen asignado un identificador único, lo que puede deberse a que se ha definido una clave de coincidencia. 

Exportar registros desde una app de sincronización de datos

Para exportar registros desde una app de sincronización de datos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en la aplicación.
3. En la pestaña Resumen de sincronización , en las columnas Sincronizado, Fallido o Excluido , haga clic en el número situado junto al objeto cuyos registros desea exportar.
4. En la parte superior derecha, haz clic en Más y selecciona Exportar.
5. Haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona un formato.
6. Haz clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones.