Utiliza la integración con Docusign

Utiliza la aplicación de DocuSign para crear, enviar y gestionar sobres de DocuSign desde HubSpot. Puedes importar sobres históricos, realizar un seguimiento de la actividad de los sobres en los registros de contactos, empresas y negocios, y añadir sobres de DocuSign ya existentes a los registros de HubSpot. Si utilizas workflows, utiliza los desencadenantes de workflows basados en eventos de DocuSign y envía sobres automáticamente como parte de tus procesos empresariales.

Importar sobres de Docusign

Para importar sobres de Docusign ya existentes:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Contactos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Contactos directamente.
2. >En la esquina superior derecha, haz clic en «Añadir contactos » y, a continuación, en «Importar».
3. Haga clic en Importar datos.
4. Selecciona Objetos de una aplicación.
5. Selecciona Registros de Docusign y haz clic en Siguiente.

6. Seleccione Sobre y haga clic en Siguiente.
7. En la página Confirmar , revisa el número de sobres que estás importando a HubSpot. 
8. Para filtrar por sobres específicos, haz clic en Agregar filtro.

• • En el panel derecho, haga clic en el menú desplegable Seleccionar filtro y seleccione un filtro. 

• • Seleccione un operador de la propiedad. 

• • Haz clic en Aplicar Filtro. 

9. Haz clic en Comenzar importación. Serás redirigido a la página Importaciones . Cuando la importación haya finalizado, aparecerá en la tabla de importaciones. 

Crear sobres Docusign

Si has añadido la tarjeta Docusign a la columna central de tus registros, puedes crear nuevos sobres Docusign directamente en HubSpot. Ve qué sobres se enviaron a un registro, el estado, los destinatarios, el remitente y las fechas de creación y última actualización. 

Para crear un nuevo sobre:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus registros de contacto, empresa o negocio. 

• • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Contactos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Contactos directamente.
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Empresas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Empresas.
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Negocios. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Negocios.

2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En la tarjeta Integración de Docusign , haz clic en + Crear nueva.

4. En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Cuenta de Docusign y selecciona la cuenta de Docusign.
5. Para seleccionar una plantilla existente, haz clic en el menú desplegable Utilizar una plantilla y selecciona una plantilla. O selecciona Sin plantilla.
6. Haga clic en Crear sobre.
7. En la pestaña Documentos, revisa los documentos adjuntos. También puedes subir documentos desde tu ordenador, archivos existentes en HubSpot o archivos adjuntos del registro.
8. En la pestaña Destinatarios , elija los destinatarios del sobre.

• • Selecciona de qué registros de empresa y negocio quieres utilizar los datos del sobre.
  • En la sección Información básica, revisa los datos del destinatario, como su nombre, correo electrónico, tipo de destinatario y verificación de identidad. Los detalles del destinatario se rellenarán automáticamente cuando se creen sobres a partir de un registro de contacto o negocio. Si hay más de un contacto asociado al negocio, los detalles del destinatario se rellenarán previamente en el orden en que se reciban los datos de contacto de Docusign.
  Nota:
  

  • Solo se rellenan automáticamente los campos vinculados a las propiedades del registro de contacto o de negocio que se haya utilizado para crear el sobre.
  • La asignación de campos no se rellena automáticamente al crear un sobre a partir de un registro de empresa, ya que el asistente de sobres no establece inicialmente ningún destinatario a partir de dicho registro.
  • Para otras propiedades de objeto asignadas, rellene los campos manualmente haciendo clic en Utilizar junto a un campo individual para rellenarlo. Haga clic en Aplicar todas las sugerencias para rellenar automáticamente todos los campos asignados restantes.
  • Para agregar otros destinatarios, haz clic en Agregar nuevo destinatario y agrega sus datos.
  • En la sección Campos del documento, revisa los valores sugeridos por HubSpot.

9. En la pestaña Mensaje, escribe un mensaje para tus destinatarios.

• • Activa el interruptorCorreo electrónico e idioma personalizado para elegir el idioma y personalizar el mensaje que reciben los destinatarios.
  • Haz clic en el menú desplegable L anguage y selecciona un idioma.
  • Introduce elasunto y el cuerpo delcorreo electrónico.

10. En la pestaña Revisar, revisa el sobre de Docusign.
11. Haz clic en Enviar un sobre para enviar el documento.

Nota: si la aplicación Docusign no se carga en HubSpot, póngase en contacto con el administrador de Docusign para asegurarse de que dispone de los permisos necesarios.

Gestionar o enviar sobres de Docusign existentes

Si has añadido la tarjeta Docusign a la columna central de tus registros, puedes añadir sobres existentes de Docusign a un registro en HubSpot. Edita el sobre, ve el historial, descarga el PDF y elimina el sobre de HubSpot.

Para gestionar los sobres de Docusign existentes:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus registros de contacto, empresa o negocio.

• • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Contactos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Contactos directamente.
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Empresas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Empresas.
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Negocios. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Negocios.

2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. Para agregar un sobre existente:

• • En la tarjeta de integración de Docusign , haz clic en Agregar desde Docusign.
  • En el panel derecho, selecciona el sobre y haz clic en Agregar. También puedes buscar un sobre por nombre o intervalo de fechas.

4. Para editar un sobre existente:

• • En la tarjeta de integración de Docusign , pasa el cursor por encima del sobre y haz clic en Acción.
  • Haz clic en Editar.
  • Edita tu documento. Más información sobre cómo editar un sobre.
  • Haz clic en Enviar un sobre para enviar el documento.

5. Para ver el historial de sobres:

• • En la tarjeta de integración de Docusign , pasa el cursor por encima del sobre y haz clic en Acción.
  • Haz clic en Ver historial. Por ejemplo, puedes ver la fecha y hora de envío del sobre.

6. Para eliminar el sobre de HubSpot:

• • En la tarjeta de integración de Docusign , pasa el cursor por encima del sobre y haz clic en Acción.
  • Haz clic en Eliminar de HubSpot.
  • Haga clic en Eliminar sobre en la ventana emergente. Esto no eliminará el sobre de Docusign.

Utiliza las propiedades de HubSpot en tus plantillas de Docusign

Agregar datos de HubSpot, como información de tus registros de contactos, empresas o negocios, directamente a tu plantilla de Docusign. Los campos añadidos directamente en el editor de documentos de HubSpot no se rellenarán automáticamente. Los campos predefinidos se encuentran en tu configuración de Docusign. 

Para utilizar tus propiedades de HubSpot en Docusign:

1. Inicia sesión en tu cuenta de DocuSign.
2. Crea una plantilla en tu cuenta de Docusign.
3. Selecciona un campo de HubSpot y agrégalo a la plantilla. Todas las propiedades de HubSpot empiezan por HS y las puedes encontrar en la sección de Campos personalizados. 

4. Guarda tu plantilla.
5. Navega a tu cuenta de HubSpot y usa tu plantilla.

Utilice los eventos de Docusign para desencadenar acciones de workflow 

Desencadena acciones de workflow desencadenantes a partir de eventos de Docusign en workflows basados en contactos, empresas y negocios.

Para crear un workflow utilizando un evento desencadenante de Docusign:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en Crear workflows.
3. En el panel izquierdo, busque Docusign y seleccione Docusign: Plantilla de eventos de cronología de contactos. 
4. Haga clic en + Añadir criterios para añadir más criterios a sus desencadenantes de inscripción. 
5. Una vez que se hayan establecido tus desencadenantes, agrega acciones.
6. Para enviar un sobre de Docusign, selecciona Enviar sobre de Docusign en la lista de acciones del workflow. Selecciona Usuario y Plantilla.

Cuando tu workflow está activado, puedes encontrar algunos mensajes de error: