Verwenden Sie die Docusign-Integration

Verwenden Sie die DocuSign-App , um DocuSign-Umschläge von HubSpot aus zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Sie können historische Umschläge importieren, Umschlag-Aktivitäten in Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Datensätzen nachverfolgen und vorhandene DocuSign-Umschläge zu HubSpot-Datensätzen hinzufügen. Wenn Sie Workflows verwenden, lösen Sie Workflow-Aktionen basierend auf DocuSign-Ereignissen aus und versenden Sie automatisch Umschläge als Teil Ihrer Geschäftsprozesse.

DocuSign-Umschläge importieren

So importieren Sie vorhandene DocuSign-Umschläge:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Kontakte. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Kontakte.
2. Klicken Sie oben rechts auf Kontakte > importieren hinzufügen.
3. Klicken Sie auf Daten importieren.
4. Wählen Sie Objekte aus einer App aus.
5. Wählen Sie DocuSign-Datensätze aus und klicken Sie dann auf Weiter.

6. Wählen Sie Umschlag aus und klicken Sie dann auf Weiter.
7. Überprüfen Sie auf der Seite Bestätigen die Anzahl der Umschläge, die Sie nach HubSpot importieren. 
8. Um nach bestimmten Umschlägen zu filtern, klicken Sie auf Filter hinzufügen.

• • Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Filter auswählen und wählen Sie einen Filter aus. 

• • Wählen Sie einen Eigenschaftsoperator aus. 

• • Klicken Sie auf Filter anwenden. 

9. Klicken Sie auf Importvorgang starten. Sie werden zurück zur Seite "Importe " geleitet. Wenn der Import abgeschlossen ist, wird er in der Importtabelle angezeigt. 

DocuSign-Umschläge erstellen

Wenn Sie die Docusign-Karte der mittleren Spalte Ihrer Datensätze hinzugefügt haben, können Sie direkt in HubSpot neue Docusign-Umschläge erstellen. Zeigen Sie an, welche Umschläge an einen Datensatz gesendet wurden, den Status, die Empfänger, den Absender sowie das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Aktualisierung. 

So erstellen Sie einen neuen Umschlag:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihrem Kontakt-, Unternehmens- oder Dealdatensatz. 

• • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Kontakte. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Kontakte.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Unternehmen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Unternehmen.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Deals. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Deals.

2. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
3. Klicken Sie auf der Docusign-Integrationskarte auf + Neu erstellen.

4. Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü DocuSign-Konto und wählen Sie das DocuSign-Konto aus.
5. Um eine vorhandene Vorlage auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Vorlage verwenden und wählen Sie eine Vorlage aus. Oder wählen Sie Ohne Vorlage aus.
6. Klicken Sie auf Umschlag erstellen.
7. Überprüfen Sie auf dem Tab Dokumente die angehängten Dokumente. Sie können auch Dokumente von Ihrem Computer, vorhandene Dateien in HubSpot oder Anhänge vom Eintrag hochladen.
8. Wählen Sie auf der Registerkarte Empfänger die Empfänger des Umschlags aus.

• • Wählen Sie aus, welche Daten aus Unternehmens- und Deal-Datensätzen Sie auf dem Umschlag verwenden möchten.
  • Überprüfen Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen jeweils die Details des Empfängers wie Name, E-Mail, Empfängertyp und Verifizierung der Identität. Die Empfängerdetails werden automatisch ausgefüllt, wenn Umschläge aus einem Datensatz eines Kontakts oder Deals erstellt werden. Wenn dem Deal mehr als ein Kontakt zugeordnet ist, werden die Empfängerdetails in der Reihenfolge, in der die Kontaktdaten von Docusign empfangen werden, vorausgefüllt.
  Bitte beachten:
  

  • Nur Felder, die den Eigenschaften des Kontakt- oder Dealdatensatzes zugeordnet sind, der zum Erstellen des Umschlags verwendet wurde, werden automatisch ausgefüllt.
  • Zugeordnete Felder werden nicht automatisch ausgefüllt, wenn ein Umschlag aus einem Unternehmensdatensatz erstellt wird, da der Umschlag-Assistent zunächst keine Empfänger aus dem Unternehmensdatensatz festlegt.
  • Bei anderen zugeordneten Objekteigenschaften füllen Sie Felder manuell aus, indem Sie neben einem einzelnen Feld auf Verwenden klicken, um es auszufüllen. Klicken Sie auf Alle Vorschläge übernehmen , um alle verbleibenden zugeordneten Felder automatisch auszufüllen.
  • Um weitere Empfänger hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Empfänger hinzufügen und fügen Sie dessen Details hinzu.
  • Überprüfen Sie im Abschnitt Dokumentfelder alle von HubSpot vorgeschlagenen Werte für

9. Schreiben Sie auf dem Tab Nachricht eine Nachricht, die Ihre Empfänger lesen sollen.

• • Aktivieren Sie den Schalter fürBenutzerdefinierte E-Mail und Sprache, um die Sprache auszuwählen und die Nachricht anzupassen, die die Empfänger erhalten.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache und wählen Sie eine Sprache aus.
  • Geben Sie den E-Mail-Betreff und den E-Mail-Text ein.

10. Überprüfen Sie auf dem Tab Überprüfen den Docusign-Umschlag.
11. Klicken Sie auf Einen Umschlag senden, um das Dokument zu versenden.

Bitte beachten: Wenn die Docusign-App nicht in HubSpot geladen wird, wenden Sie sich an Ihren Docusign-Administrator, um sicherzustellen, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

Vorhandene Docusign-Umschläge verwalten oder senden

Wenn Sie die Docusign-Karte der mittleren Spalte Ihrer Datensätze hinzugefügt haben, können Sie vorhandene Umschläge aus Docusign zu einem Datensatz in HubSpot hinzufügen. Bearbeiten Sie den Umschlag, zeigen Sie den Verlauf an, laden Sie die PDF-Datei herunter und entfernen Sie den Umschlag aus HubSpot.

So verwalten Sie vorhandene Docusign-Umschläge:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihrem Kontakt-, Unternehmens- oder Dealdatensatz.

• • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Kontakte. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Kontakte.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Unternehmen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Unternehmen.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Deals. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Deals.

2. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
3. So fügen Sie einen vorbereiteten Umschlag hinzu:

• • Klicken Sie auf der Docusign-Integrationskarte auf Von Docusign hinzufügen.
  • Wählen Sie im rechten Bereich den Umschlag aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können einen Umschlag auch nach Name oder Datumsbereich suchen.

4. So bearbeiten Sie einen vorhandenen Umschlag:

• • Bewegen Sie den Mauszeiger auf der Docusign-Integrationskarte über den Umschlag und klicken Sie auf Aktion.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten.
  • Bearbeiten Sie Ihr Dokument. Erfahren Sie mehr darüber , wie Sie einen Umschlag bearbeiten.
  • Klicken Sie auf Einen Umschlag senden, um das Dokument zu versenden.

5. So zeigen Sie den Umschlagverlauf an:

• • Bewegen Sie den Mauszeiger auf der Docusign-Integrationskarte über den Umschlag und klicken Sie auf Aktion.
  • Klicken Sie auf Verlauf anzeigen. Sie können beispielsweise den Zeitstempel für den Zeitpunkt des Versands des Umschlags anzeigen.

6. So entfernen Sie den Umschlag aus HubSpot:

• • Bewegen Sie den Mauszeiger auf der Docusign-Integrationskarte über den Umschlag und klicken Sie auf Aktion.
  • Klicken Sie auf Aus HubSpot entfernen.
  • Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Umschlag entfernen . Dadurch wird der Umschlag nicht von Docusign entfernt.

HubSpot-Eigenschaften in Ihren DocuSign-Vorlagen verwenden

Fügen Sie HubSpot-Daten, z. B. Informationen aus Ihren Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätzen, direkt zu Ihrer DocuSign-Vorlage hinzu. Felder, die direkt im Dokument-Editor von HubSpot hinzugefügt werden, werden nicht automatisch ausgefüllt. Die vordefinierten Felder befinden sich in Ihren Docusign-Einstellungen. 

So verwenden Sie Ihre HubSpot Eigenschaften in Docusign:

1. Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto an.
2. Erstellen Sie eine Vorlage in Ihrem DocuSign-Konto.
3. Wählen Sie ein HubSpot-Feld aus und fügen Sie es Ihrer Vorlage hinzu. Alle HubSpot Eigenschaften beginnen mit HS und finden sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Felder. 

4. Speichern Sie Ihre Vorlage.
5. Gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Account und verwenden Sie Ihre Vorlage.

Docusign-Events verwenden, um Workflow-Aktionen auszulösen 

Lösen Sie Workflow-Aktionen über Docusign-Events in kontakt-, unternehmens- und dealbasierten Workflows aus.

So erstellen Sie einen Workflow mithilfe eines Docusign-Event-Triggers:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie auf Workflow erstellen.
3. Suchen Sie im linken Bereich nach Docusign und wählen Sie Docusign: Vorlage für Kontakt-Chronik-Events aus. 
4. Klicken Sie auf + Kriterien hinzufügen , um Ihren Aufnahme-Triggern weitere Kriterien hinzuzufügen. 
5. Sobald Ihre Aufnahme-Trigger festgelegt wurden, fügen Sie Aktionen hinzu.
6. Um ein DocuSign-Umschlag zu senden, wählen Sie in der Liste der Aktionen des Workflows „DocuSign-Umschlag senden“ aus. Wählen Sie den Benutzer und die Vorlage aus.

Wenn Ihr Workflow aktiviert ist, sehen Sie möglicherweise folgende Fehlermeldungen: