Crear y aplicar abonos

Utilice los abonos para reducir o ajustar la cantidad adeudada en una factura existente. Los abonos le ayudan a documentar y realizar un seguimiento de los créditos adeudados a los clientes, como reembolsos, ajustes de facturación o correcciones de facturas, para que sus registros financieros sigan siendo precisos.

Cree abonos a partir de facturas pendientes o de la página de índice de abonos. Después de aplicar un abono a una factura, puede editarlo o eliminarlo de la factura. 

Antes de empezar

Antes de empezar a trabajar con esta función, asegúrese de comprender perfectamente las consideraciones a tener en cuenta al utilizar abonos con facturas.

Comprender las limitaciones y consideraciones

La cantidad del abono se aplica a las facturas pendientes y de pago de las siguientes formas:

• Facturas pendientes: la cantidad del abono se resta del saldo pendiente de la factura. La cantidad restante se traslada al saldo del cliente.
• Facturas de pago: la cantidad íntegra del abono se traslada al saldo del cliente.

Nota: si el cliente debe un reembolso, debe emitirlo a través de la página de índice de pagos.

Crear abonos

Cree abonos a partir de una factura abierta existente o desde la página de índice de abonos.

Crear abonos a partir de una factura

Al crear abonos a partir de una factura, los datos de la factura se añaden automáticamente al abono. Los abonos creados a partir de una factura no pueden guardarse como borrador. Si se aplica un impuesto sobre las ventas automatizado a la factura:

• La cantidad de impuestos de la factura se ajusta automáticamente.

• El impuesto se reduce en función del importe de la factura original que se abona

• El ajuste fiscal no puede superar la cantidad de impuestos cargados originalmente en la factura. Esto evita que la factura muestre un saldo fiscal negativo.

• La columna Tipo impositivo está oculta y los descuentos, tasas e impuestos a nivel de pedido no se pueden ajustar.

Para crear un abono a partir de una factura abierta:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haga clic en el número de factura.
3. En el panel derecho, arriba a la derecha, haga clic en Acciones y seleccione Crear abono.
4. Configure el abono. Los abonos creados a partir de una factura no pueden guardarse como borrador.

Crear abonos desde la página de índice

Al crear abonos desde la página de índice de abonos, debe aplicar manualmente el abono a una factura. Si se aplica un impuesto sobre las ventas automático a la factura, el impuesto no se ajusta automáticamente. Si desea que el impuesto sobre las ventas automatizado se ajuste automáticamente, cree en su lugar un abono a partir de una factura . 

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Notas de crédito.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Crear abono.
3. Configure el abono. Haga clic en Guardar en la parte superior izquierda para guardar el abono como borrador. Editar borradores desde la página de índice de abonos.

Configurar abonos

Si el abono se creó desde la página de índice de abonos, guárdelo como borrador en cualquier momento pulsando Guardar en la parte superior izquierda. Los borradores de abonos pueden gestionarse desde la página de índice de abonos. 

Seleccione una marca

Si utiliza Brands, puede asignar un abono a una marca, lo que ayuda a separar los abonos de las distintas empresas. Más información sobre el uso de marcas.

Una vez seleccionada una marca:

• El abono hereda el logotipo, los colores y los tipos de letra del kit de marca de la marca. 

• La columna Marcas será visible en la página de índice de abonos.

Para actualizar la marca:

1. Haga clic en el nombre de la marca en la parte superior derecha. 
2. Haga clic en el menú desplegable Marca y seleccione unamarca.
3. Haz clic en Aplicar.

Ajuste de la facturación de abonos

Asociar un contacto al abono

1. Haga clic en add Añadir contacto.
2. En el panel derecho, busque y seleccione un contacto para añadirlo al abono. O bien, haga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro de contacto que añadir al abono. Introducir los datos de contacto y hacer clic en Crear.
3. Para editar los datos del contacto, sitúese sobre él y haga clic en el icono edit editar. Actualice los datos de contacto en el panel derecho y haga clic en Guardar. La edición de los datos de contacto actualizará el registro del contacto en el CRM.
4. Para sustituir el contacto, sitúese sobre él y haga clic en el icono replace reemplazar. Seleccione un nuevo contacto en el panel derecho. O bien, haga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro de contacto que añadir al abono. Introducir los datos de contacto y hacer clic en Crear.
5. Durante la creación, cada abono puede asociarse a un contacto. Una vez creados, puedes añadir contactos adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.

Asociar una empresa al abono

Si el contacto está asociado a una empresa, ésta se añadirá automáticamente. Para asociar una empresa manualmente:

1. Haga clic en add Añadir empresa.
2. En el panel derecho, busque y haga clic en una empresa para añadirla al abono. O bien, haga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro de empresa que añadir al abono. Introducir los datos de la empresa y hacer clic en Crear.
3. Para editar los datos de la empresa, sitúese sobre ella y haga clic en el icono edit editar. Actualice la información de la empresa en el panel derecho y haga clic en Guardar. Al editar la empresa se actualizará el registro de empresa en el CRM.
4. Para sustituir la empresa, sitúese sobre ella y haga clic en el icono replace icono de sustitución. Seleccione la empresa en el panel derecho. O bien, haga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro de empresa que añadir al abono. Introducir los datos de la empresa y hacer clic en Crear.
5. Para eliminar la empresa del abono, pase el ratón por encima de la empresa y haga clic en el icono delete eliminar .
6. Durante la creación, cada abono puede asociarse a una empresa. Una vez creadas, puede añadir empresas adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.

Añadir una dirección de facturación y envío al abono

1. Si ha añadido una empresa, en Dirección de facturación y Dirección de envío, seleccione las casillas de verificación Igual que la dirección de la empresa para utilizar la misma dirección que el registro de empresa para la facturación y el envío.
2. Para añadir direcciones diferentes, desactive las casillas de verificación Igual que la dirección de la empresa y haga clic en Editar dirección. En el panel derecho, introduzca los datos de la dirección y haga clic en Guardar.
3. Después de añadir una dirección de envío, para editarla, en Dirección de envío, haga clic en Editar.
4. Después de añadir una dirección de envío, para eliminarla, en Dirección de envío, haga clic en Eliminar.

Añadir una fecha y un número de pedido al abono

1. En la parte superior derecha, en Fecha de abono , haga clic en el selector de fecha y seleccione una fecha.
2. En la parte superior derecha, en el campo número de pedido , introduzca un número de pedido.

Agregar elementos de pedido

En la sección Elementos de pedido del editor de abonos, puede añadir elementos de pedido e incluir descuentos, impuestos y tasas. Obtén más información sobre los elementos de pedido y cómo se utilizan en HubSpot.

Para añadir elementos de pedido:

1. Haga clic en el menú desplegable Divisa y seleccione una divisa. Más información sobre las divisas admitidas.
   
   
2. Haga clic en Añadir elemento de pedido encima de la tabla de elementos de línea en la parte superior derecha y, a continuación, seleccione uno de los siguientes:
   • Seleccionar de la biblioteca deproductos: añada un elemento de pedido basado en un producto de su biblioteca de productos, incluidos los elementos de línea creados mediante la integración de Shopify.
     • Búsqueda por nombre de producto, descripción de producto o SKU. Haga clic en advancedFilterFiltros avanzados para afinar la búsqueda.
     • Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los productos que desea añadir y, a continuación, haga clic en Añadir. Los productos de su biblioteca de productos no se verán afectados.
   • Crear elemento de pedido personalizado: si tiene permisos para Crear elementos de pedido personalizados, esta opción crea un nuevo elemento de pedido personalizado exclusivo para el abono.
     • En el panel derecho, en Información de elemento de pedido, introduzca los detalles del elemento de pedido. 
     • Si ha configurado tipos impositivos en su biblioteca de impuestos, en Ajustes e impuestos, haga clic en el menú desplegable Tipo impositivo y seleccione un tipo.
     • En Precio, seleccione el modelo de fijación de precios e introduzca el precio unitario, la cantidad y el coste unitario.
     • Seleccione la casilla de verificación Guardar elemento de pedido en la biblioteca de productos para añadir el elemento de pedido personalizado a su biblioteca de productos. Obtenga más información sobre cómo añadir productos a su biblioteca de productos.
     • Haga clic en Guardar, o en Guardar y añadir otro.
       
       
3. Para añadir impuestos a elementos de pedido individuales, haga clic en el menú desplegable Tipo impositivo y establezca los tipos impositivos en los elementos de pedido. La cantidad de impuestos se actualiza automáticamente. Si no puede ver la columna Tipo impositivo , haga clic en Editar columnas.
   • Seleccione la casilla de verificación Tipo impositivo. Para reordenar una columna, haga clic en el dragHandle y muévala a la posición deseada.
   • Haz clic en Guardar.
4. Puede editar las columnas que se muestran en la tabla de elementos de pedido o, si es superadministrador, puede establecer qué columnas se mostrarán por defecto a todos los usuarios. Aprende a editar columnas.
5. Edite los detalles individuales de cada elemento de pedido en cada columna, como el precio unitario, la cantidad o el descuento unitario. Introducir el valor actualizado en la columna correspondiente. Más información sobre descuentos por unidad.
   
   
6. Para editar, clonar o eliminar un elemento de pedido, pase el ratón por encima del elemento de pedido, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   • Editar: edite el elemento de pedido sólo para este abono. La biblioteca de productos no se ve afectada.
   • Borrar: borra el elemento de pedido del abono.
   • Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.
7. Para reordenar los elementos de pedido, haga clic en un elemento de pedido y arrástrelo con el botón dragHandle arrastrar.

Añada descuentos, tasas e impuestos puntuales

En la sección Resumen, puede añadir descuentos puntuales, tasas e impuestos al subtotal del abono. Más información sobre descuentos. También puede añadir tipos impositivos para utilizarlos en todos sus productos y servicios, en lugar de añadir impuestos únicos al subtotal.

1. Para añadir un impuesto, tasa o descuento único, haga clic en + Añadir descuento, tasa o impuesto y, a continuación, seleccione una opción.
2. Introduzca un nombre para el descuento, tasa o impuesto y un valor en el campo de texto. El valor del impuesto, tasa o descuento puede basarse en una cantidad específica o en un porcentaje (%) del total.
3. Para eliminar un descuento, tasa o impuesto, haga clic en el icono delete a su derecha.

Revisar el resumen

 Revise el subtotal, los impuestos aplicados, los descuentos y las tasas en la sección Resumen .

Agregar comentarios

Añada notas para su comprador en el campo Comentarios , como condiciones de pago o información legal. 

Utilice las opciones de texto de la parte inferior del campo de texto para dar formato al texto, añadir un hipervínculo o insertar un fragmento (puede utilizar fragmentos para crear trozos de texto. Por ejemplo, si utiliza regularmente los mismos términos en un abono, podría crearlo como fragmento para utilizarlo cada vez que añada comentarios a un abono).

Configuración avanzada

1. Haga clic para ampliar la sección Configuración avanzada para establecer el idioma, la configuración regional, el dominio y el slug de contenido del abono.
2. De forma predeterminada, el idioma utilizado para los títulos y etiquetas de la página está ajustado al inglés. Para cambiar el idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y selecciona un idioma. Los títulos, las etiquetas y la divisa del abono se mostrarán en el idioma seleccionado.
3. Por opción predeterminada, para la fecha y dirección se utilizará el formato de Estados Unidos. Para cambiar el formato, haga clic en el menú desplegable Locale y seleccione un país.
4. Para ajustar una URL de abono personalizada utilizando cualquiera de sus dominios conectados, haga clic en el menú desplegable Dominio y, a continuación, seleccione un dominio. Para utilizar un slug personalizado, en el campo Slug de contenido , introduzca un slug personalizado. Vista previa de la URL del abono debajo de los campos URL.

Previsualizar y finalizar un abono

A los abonos finalizados se les asigna un número generado automáticamente. El siguiente número de la secuencia es el que sigue al número de abono finalizado más alto. La secuencia de números no se puede personalizar.

1. Haga clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver cómo aparecerá el abono para el comprador. El abono utilizará el logotipo y los colores de su marca, si utiliza el complemento Marcas, o el logotipo y los colores establecidos en la configuración de branding.
2. Para finalizar el abono, haga clic en Crear en la parte superior derecha.

Aplicar un abono a una factura

Si ha creado un abono desde la página de índice, aplíquelo a una factura para mantener los registros precisos y la facturación organizada. Una vez aplicado un abono, puede editarlo o eliminarlo de la factura.

Nota: los abonos creados a partir de una factura se aplican automáticamente a esa factura.

Antes de aplicar un abono a una factura, tenga en cuenta:

• Los abonos no pueden aplicarse a facturas pagadas o anuladas.
• El abono y la factura deben compartir el mismo contacto de facturación.
• Si se aplica un impuesto sobre las ventas automático a la factura, el impuesto no se ajusta automáticamente. Si desea que el impuesto sobre las ventas automatizado se ajuste automáticamente, cree en su lugar un abono a partir de una factura . 
• Los abonos pueden crear un saldo de cliente que puede aplicarse a futuras facturas. Cuando el saldo de un cliente se aplica a una factura futura, el saldo de la factura disminuye, pero no se recalcula la cantidad de impuestos de la factura.

Para aplicar un abono a una factura:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haga clic en el número de la factura.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Aplicar o gestionar crédito. 
4. En el cuadro de diálogo:
   • Haga clic en + Añadir crédito disponible.
   • Si hay más de un abono disponible para el contacto de facturación, haga clic en el menú desplegable Abono y seleccione un abono.
   • Introducir la cantidad de crédito en el campo Cantidad aplicada . Los créditos pueden ser por una cantidad parcial o total de la factura.
   • Para añadir otro abono, haga clic en + Añadir crédito disponible. Para eliminar un abono, haga clic en el icono delete que aparece junto a él.
   • Haga clic en Guardar cambios.
     
     
   • Utilice el cuadro de diálogo Enviar factura para enviar, descargar o copiar el enlace de la factura actualizada.

Pasos siguientes

 Aprende a hacerlo:

• Gestionar ab onos, incluida la edición de borradores de abonos, la gestión de abonos aplicados, la anulación, eliminación y exportación de abonos, y la asociación de abonos finalizados con otros registros.

• Gestione las facturas , incluyendo la edición, anulación, eliminación, seguimiento y exportación.

• Gestione los pagos, incluida la emisión de reembolsos, el reenvío de recibos, la descarga de informes de sus pagos y desembolsos, la exportación de datos de pago y mucho más.