Utiliza Mobile Notetaker para grabar reuniones con la aplicación móvil de HubSpot

Si estás grabando reuniones con la aplicación móvil de HubSpot, puedes iniciar la grabación desde la pantalla de inicio o desde las interacciones ya programadas. Los usuarios pueden grabar cuando están offline y, cuando vuelvan a estar online, asociar la grabación a la reunión correspondiente y al registro del CRM. Una vez finalizada la grabación, puedes consultar las transcripciones, los resúmenes generados por IA y las recomendaciones sobre los siguientes pasos directamente en la aplicación móvil.

Nota: Notetaker no es un servicio sujeto a la normativa sobre datos sensibles y no admite información sanitaria protegida (PHI). Si te interesa trabajar con información médica protegida (PHI), inscríbete en la versión beta del «Notetaker Bot» para la HIPAA .

Configura la grabación con un solo toque para la aplicación móvil de HubSpot

Para grabar reuniones presenciales con la aplicación móvil de HubSpot, sigue estos pasos desde la vista de escritorio de HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Notetaker» en la sección«Herramientas».
   • Activa el interruptor de grabación de las conversaciones.
   • Activa la opción «Transcripción y análisis».
3. En la barra lateral izquierda, haz clic en «IA» en la sección«Gestión de la cuenta».
   • Active la opción Dar acceso a los usuarios a las herramientas y funciones de IA generativa .
   • Active el interruptor de datos CRM .
   • Active el interruptor de datos de conversaciones con clientes .
4. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Captura de datos », dentro de«Gestión de datos».
   • En la parte superior, marca la casilla de verificación«Usar captura inteligente de datos ».
   • Configura los ajustes de recomendaciones automáticas de Notetaker.

Graba las reuniones en la aplicación móvil

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo móvil.
2. Para empezar a grabar desde la pantallade inicio :
   • Si tu pantalla de inicio está configurada en el modo «Experiencia de ventas », pulsa el recordIcon iconodel micrófono situado en la esquina superior derecha.
   • Si tu pantallade inicio no está configurada en el modo «Experienciade ventas »:
     • En la esquina superior izquierda, pulsa el  horizontalM.
     • En la parte superior, pulsa en«Experiencia seleccionada». A continuación, pulsa en«Ventas».
     • En la pantallade inicio , pulsa el recordIcon iconodel micrófono situado en la esquina superior derecha.
3. Para empezar a grabar desde una reunión ya programada:
   • En la pantallade inicio , pulsa el iconodel menú « » situado en la esquina superior izquierda.
   • En la barra lateral izquierda, pulsa en « » y, a continuación, en«Reuniones».
   • Pulsa sobre elnombre de la reunión.
   • En el registro de la reunión, pulsa en«Grabar » junto a«Mobile Notetaker».
4. Para empezar a grabar a partir de un registro asociado del CRM:
   • En la pantallade inicio , pulsa el iconodel menú « » situado en la esquina superior izquierda.
   • En la barra lateral izquierda, pulsa el tipo de objeto (por ejemplo, «Contactos»).
   • Utiliza la barra de búsqueda para encontrar el registro y, a continuación, pulsa sobre elnombre del registro.
   • En el registro, busca la reunión en la pestaña«Actividad ». A continuación, pulsa en«Grabar » junto a«Mobile Notetaker».
5. Si es la primera vez que grabas una llamada, en el cuadro de diálogo, pulsa«Permitir» para que HubSpot pueda acceder a tu micrófono.
6. Notetaker comenzará a grabar de inmediato.

7. Para decidir si quieres guardar la grabación y generar una transcripción de tu reunión:
   • En la parte superior, pulsa en«Guardar grabación».
   • Para grabar una reunión sin guardar la grabación de audio ni generar una transcripción, desactiva el interruptor«Guardar grabación ».
   • Para guardar la grabación de audio y generar una transcripción, activa el interruptor«Guardar grabación ».
   • Mobile Notetaker recuerda tu última elección para la opción «Guardar grabación » y mantiene esa opción seleccionada por defecto para futuras reuniones.

Nota: cuando el interruptor «Guardar grabación » esté desactivado, Mobile Notetaker solo generará un resumen de la reunión elaborado por IA. No guardará la grabación de audio ni generará una transcripción.

8. Para pausar la grabación, pulsa el playerPauseIcon botón«Pausa» situado en la parte inferior.
9. Para reanudar la grabación, pulsa el recordIcon botón«Reanudar» situado en la parte inferior.
10. Para borrar la grabación, pulsa el deleteIcon botón«Eliminar » situado en la parte inferior. A continuación, en el cuadro de diálogo, pulsa«Eliminar».
11. Para finalizar la grabación, pulsa el successIcon botón«Finalizar » situado en la parte inferior.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de grabar reuniones en iOS

En iOS, el micrófono no está limitado a una sola aplicación a la vez. Si realizas una llamada, utilizas Siri o usas el micrófono en otra aplicación, las grabaciones de Mobile Notetaker se pondrán en pausa.

Si tu aplicación de HubSpot para iOS es la versión 5.5.0 o posterior, cuando se pause una grabación, recibirás una notificación indicando que la grabación se ha interrumpido. Obtén más información sobre cómo gestionar tus notificaciones en la aplicación móvil de HubSpot. Te recomendamos que actualices a la última versión de la aplicación móvil de HubSpot.

Para reanudar una grabación en pausa, realiza una de las siguientes acciones:

• Pulsa la actividad en tiempo real de «Mobile Notetaker» en la pantalla de bloqueo o en la isla dinámica.
  

• Abre la aplicación móvil de HubSpot y pulsa en «Reanudar».

En el caso de reuniones presenciales más largas, las siguientes recomendaciones pueden ayudarte a garantizar que la reunión se grabe correctamente:

• Si es posible, mantén abierta en la pantalla la aplicación móvil de HubSpot. Si el teléfono se bloquea o la aplicación está en segundo plano, iOS no permite que el micrófono se reinicie tras una interrupción.
• Si recibes una notificación indicando que la grabación se ha pausado, o si no ves que el temporizador siga avanzando en la «Actividad en directo», reanuda la grabación inmediatamente.
• Antes de pulsar«Finalizar», comprueba que la duración de la grabación se corresponda, más o menos, con la duración de la reunión.

Editar los detalles y las asociaciones de la grabación

Una vez finalizada la grabación, puedes editar el nombre y otros datos de la grabación de la reunión, así como asociarla a registros del CRM.

Ten en cuenta que, si has grabado la reunión offline, puedes escuchar la grabación y editar el nombre de la reunión offline. Tendrás que conectarte a Internet antes de poder asociar la reunión a cualquier registro del CRM.

1. Para escuchar la grabación, pulsa el playerPlay botónde reproducción .
2. Para editar el nombre de la grabación:
   • Pulsa el verticalMenu icono delos tres puntos verticales situado a la derecha de la grabación.
   • A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce unnombrey pulsa«Guardar».
3. Para asociar la grabación a una reunión programada ya existente:
   • Pulsa el icono « » situado en la esquina inferior derecha. A continuación, pulsa en«Seleccionar una reunión programada».
   • En el calendario, pulsa sobre unareunión yaprogramada.
   • Para que la reunión programada pueda ser seleccionada, debe crearse directamente a través de HubSpot (es decir, no debe sincronizarse desde un calendario de terceros).
   • Edita los detalles y las relaciones del registro de la reunión programada.
4. Para registrar la grabación como una nueva reunión:
   • Pulsa el icono « » situado en la esquina inferior derecha. A continuación, pulsa en«Registrar una reunión».
   • Edita los detalles y las relaciones del nuevo registro de reunión.

Editar los detalles de la reunión y las asociaciones

Después de asociar una grabación a una reunión programada o de registrar una nueva reunión, puedes modificar los datos de dicha reunión. Por ejemplo, puedes añadir una descripción, seleccionar un resultado de la reunión o vincular el registro de la reunión a los registros del CRM.

1. Para añadir una descripción de la reunión, pulsa en el campo«Describe la reunión... » e introduceel texto.
   • Para añadir una imagen, pulsa el icono de la cámara . A continuación, elige lafuente de la imagen y selecciona la imagen.
   • Para añadir un archivo adjunto, pulsa el attach iconode archivo adjunto . A continuación, elige lafuente del archivo adjunto y selecciona elarchivo.
   • Para mencionar a usuarios concretos, pulsa el mention iconodel signo «&» y selecciona un usuario.
2. Para crear una tarea de seguimiento de la reunión, pulsa el botón«Tarea de seguimiento ».
   • Para ajustar la fecha del seguimiento, pulsa en «Seguimiento en» y, a continuación, selecciona las opciones que desees.
   • Pulsa en«Guardar » en la esquina superior derecha.
3. Pulsa los botones«Tipo de reunión » y«Resultado de la reunión » para seleccionar un tipo y un resultado para la reunión grabada.
4. Pulsa los botones«Duración» y«Fecha/hora» para ajustar los detalles específicos de la duración que se guardarán para la reunión grabada.
5. Para vincular la reunión con los registros del CRM:
   • Pulsa el botón «Asociar a » que hay en la parte inferior.
   • Pulsa sobre el tipo de registro y, a continuación, marca lascasillas de verificación situadas junto a los registros que quieras asociar. A continuación, pulsa«Hecho» en la esquina superior derecha.
   • Puedes asociar el registro a varios registros de distintos tipos.
   • Cuando hayas terminado de seleccionar los registros que quieres asociar, pulsa en«Aplicar» en la esquina superior derecha.
6. Cuando hayas terminado de editar los detalles de la reunión, pulsa en «Guardar» en la esquina superior derecha.

Revisar las grabaciones y las medidas recomendadas

Una vez que hayas registrado la grabación como una reunión, Mobile Notetaker procesará el audio para generar una transcripción y ofrecerte recomendaciones sobre los siguientes pasos a seguir. Cuando el resumen de la reunión esté listo, podrás recibir una notificación push con un enlace a la pestaña de resumen de la reunión. Obtén más información sobrecómo gestionar tus notificaciones en el móvil.

Para consultar el resumen de la reunión, su transcripción y las recomendaciones formuladas sobre los próximos pasos:

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo móvil.
2. En la esquina superior izquierda, pulsa el icono del menú « ».
3. A la izquierda, pulsa en « » y, a continuación, en«Mobile Notetaker».
4. En la parte inferior de la grabación concreta, pulsa en «Reunión registrada creada».
5. A partir de la interacción registrada en la reunión, puedes:
   • Revisa la grabación y la transcripción de la reunión.
   • Lleva a cabo las medidas de seguimiento recomendadas.
   • Revisa y modifica los detalles de la reunión.
   • Edita la descripción de la reunión y sus asociaciones.
   • Comparte o elimina el registro de la reunión.

Revisar la grabación y la transcripción

1. En la reunión registrada, pulsa en«Revisar» en la parte superior.
2. En la parte superior, utiliza loscontroles de reproducción para escuchar la reunión grabada.
3. Revisa el resumen de la reunión generado por IA en la sección«Notas de la reunión». Mientras consultas el resumen, puedes compartirlo por correo electrónico o copiándolo:
   • Para compartir el resumen por correo electrónico, pulsa «Correo electrónico». El resumen se añadirá al cuerpo del correo electrónico.
   • Para copiar el texto del resumen, pulsa en «Copiar».
4. Consulta la transcripción en la sección«Transcripción».

Llevar a cabo las medidas de seguimiento recomendadas

1. En la reunión registrada, pulsa en«Acciones» en la parte superior.
2. Enla sección «Tareas pendientes», revisa las tareas de seguimiento sugeridas.
3. En la sección«Actualizar propiedades del CRM», revisa las actualizaciones sugeridas para las propiedades del CRM en los registros asociados pertinentes. Descubre cómo configurar los ajustes de recomendaciones automáticas de Notetaker.

Ten en cuenta que las sugerencias de actualización de propiedades del CRM solo aparecerán en las grabaciones que duren más de diez segundos.

Revisar y modificar los detalles de la reunión

1. En la reunión registrada, pulsa en«Detalles» en la parte superior.
2. Para modificar el tipo de reunión o el resultado de la misma, pulsa en«Tipo de reunión » o«Resultado de la reunión » y, a continuación, pulsa en el valor que desees.
3. Para consultar los detalles de un registro asociado:
   • En «Asociaciones», pulsa sobre elregistro.
   • Para volver a la reunión en la que estás conectado, pulsa en«Cerrar» , en la esquina superior izquierda.
4. Para añadir comentarios internos al acta de la reunión:
   • Pulsa en «Añadir un comentario » en la parte inferior.
   • Introduce tucomentario en el cuadro de texto. Toca el mentionIcon iconodel símbolo «&» y toca aun usuario para mencionarlo. Pulsa el sendIcon iconode enviar para añadir tu comentario.
   • Cuando hayas terminado de añadir comentarios, pulsa en«Cerrar» , en la esquina superior izquierda.

Edita la descripción de la reunión y las asociaciones

1. En la reunión registrada, pulsa el icono de los tres puntos verticales « » situado en la esquina superior derecha. A continuación, pulsa en«Editar».
2. Modifica la descripción de la reunión y las asociaciones según sea necesario.
3. Cuando hayas terminado de editar la reunión, pulsa en «Guardar» en la esquina superior derecha.

Compartir o eliminar una reunión registrada

1. Para compartir la grabación de la reunión:
   • En la reunión registrada, pulsa el icono de los tres puntos verticales « » situado en la esquina superior derecha.
   • Pulsa en «Compartir».
2. Para eliminar el registro de la reunión:
   • En la reunión registrada, pulsa el icono de los tres puntos verticales « » situado en la esquina superior derecha. A continuación, pulsa en«Eliminar».
   • En el cuadro de diálogo, pulse Eliminar.