Crear una cotización de renovación de un contrato

Los contratos son la fuente de referencia centralizada de los ingresos comprometidos en HubSpot. Elabora una cotización de renovación cuando el cliente se acerque al final de su contrato actual, con el fin de conseguir su compromiso para el próximo periodo. Cuando se acepta una cotización de renovación, se crea un nuevo contrato que se asocia automáticamente al contrato anterior.

Para empezar, infórmate sobre:

• Configuración de la gestión de renovaciones en los ajustes del contrato. 

• Cómo se utilizan los contratos.

• Cómo crear contratos. 

• Cómo crear plantillas de cotizaciones de renovación.

Gestión del proceso de renovación mediante contratos

Antes de crear una cotización de renovación, infórmate sobre cómo gestionar el proceso de renovación antes de que llegue la fecha de renovación.

Ver la información de los contratos vigentes

Utiliza el registro del contrato para consultar la información del contrato vigente, incluyendo el cumplimiento, los elementos de pedido asociados, el calendario de facturación, la información sobre renovaciones, la cronología de actividades y el historial. Utiliza esta información para preparar las conversaciones sobre la renovación antes de enviar la cotización de renovación.

Crear un pipeline específico para las renovaciones

Se recomienda crear un proceso específico para las operaciones de renovación y crear nuevos negocios para las cotizaciones de renovación. Esto significa que puedes elaborar informes sobre los ingresos por nuevos negocios frente a los ingresos por renovaciones, y gestionar las renovaciones por separado del resto de negocios activos.

Utiliza los workflows para automatizar la información sobre negocios de renovación y cotizaciones

Utiliza las propiedades del contrato para crear workflows que generen automáticamente acuerdos de renovación y cotizaciones: 

• Crea acuerdos de renovación antes de la fecha de renovación del contrato para gestionar la comunicación con el cliente sobre la renovación (por ejemplo, correos electrónicos, reuniones, llamadas). 

• Crea cotizaciones antes de las fechas de renovación para utilizar automáticamente la información del contrato vigente en la cotización que se enviará al cliente. Obtén más información sobre cómo crear cotizaciones de renovación a partir de un workflow.

Qué incluye una cotización de renovación

Por defecto, la cotización de renovación tiene la misma duración que el contrato vigente (por ejemplo, si el contrato vigente era de 12 meses, la cotización de renovación se configurará para 12 meses). La cotización de renovación incluye:

• Contactos asociados al contrato vigente.
• La empresa asociada al contrato vigente.
• Contactos de facturación, en caso de que se hayan añadido al contrato vigente.
• Elementos de pedido del contrato vigente. Si el contrato se ha actualizado mediante unacotización de modificación, la cotización de renovación también incluirá esos elementos de pedido. Por ejemplo, si un cliente comenzó con 10 licencias y posteriormente añadió 10 más mediante una cotización de modificación, la cotización de renovación incluirá 20 licencias para todo el periodo de vigencia de la cotización.
• Condiciones de pago acordes con las del contrato vigente.

Crear una cotización de renovación

Crea una cotización de renovación a partir de un contrato ya existente. Las cotizaciones de renovación deben ir asociadas a un negocio. Puedes crear un negocio durante el proceso de cotización de renovación o asociar manualmente un negocio ya existente.

Para crear una cotización de renovación:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Haga clic en el nombre del contrato.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y seleccione Crear cotización de renovación.
4. En el panel derecho:
   
   • Si la opción «Crear automáticamente nuevas oportunidades para cotizaciones de renovación» está activada, haz clic en el menú desplegable «Pipeline de negocios » y selecciona un pipeline. A continuación, haga clic en el menú desplegable Etapa del negocio y seleccione una etapa del negocio.
   • Si la opción «Crear automáticamente nuevos negocios para cotizaciones de renovación» está desactivada, haz clic en el menú desplegable «Asociar a un negocio» y selecciona un negocio, o haz clic en «Crear un nuevo negocio » para crear uno.
5. Haga clic en el menú desplegable Seleccionar una plantilla de cotización y seleccione una plantilla de cotización. Más información sobre la creación de plantillas de cotización.
6. En el campo Cambiar fecha de entrada en vigor, haga clic en el selector de fecha y seleccione la fecha en la que entrará en vigor el cambio.
7. Si la opción «Permitir a los usuarios anular la configuraciónpredeterminada de prorrateo» está activada, desmarca la casilla «Prorratear cargos y abonos para el periodo de facturación restante » para que no se prorrateen los cargos. Si la casilla de verificación está seleccionada, los gastos se prorratearán.
8. Haz clic en Crear cotización.
9. Accederá al editor de cotizaciones. Los datos del vendedor y del comprador se añaden automáticamente a partir del contrato.
10. Construye la cotización.
11. Para editar el resumen, incluida la fecha de entrada en vigor del cambio, haga clic en la sección Resumen del editor de cotizaciones. En el editor de la barra lateral izquierda, en Cambiar fecha de entrada en vigor:
    • Haga clic en el menú desplegable Eficaz y seleccione una opción:
      • De acuerdo: el ajuste predeterminado. Esta es la fecha en la que la cotización pasa a Aceptada, ya sea a través de la firma electrónica, el acuerdo de clic para aceptar, o por un usuario de HubSpot que marca la cotización como firmada.
      • Fecha personalizada: una fecha personalizada. Puede fijar la fecha de entrada en vigor de una cotización en una fecha pasada. Si se utiliza una fecha pasada, la fecha de caducidad se considerará la fecha límite de firma del comprador. Esto significa que el comprador puede seguir firmando en cualquier momento hasta la fecha de vencimiento, incluso si la fecha efectiva ya ha pasado. Una vez seleccionada esta opción, haz clic en el selector de fechas y elige la fecha en la que entrará en vigor la renovación.
      • Retraso en el inicio (días): retrasa la fecha de inicio de la facturación un número determinado de días tras el pago. Tras seleccionar esta opción, introduzca el número de días.
      • Retraso en el inicio (meses): retrasa la fecha de inicio de la facturación varios meses después del pago. Una vez seleccionada esta opción, introduce el número de meses.
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima de la fecha de entrada en vigor.
12. En el editor de la barra lateral izquierda, en Longitud del plazo:
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima de la longitud del término.
    • Desactiva el interruptor de duración del plazo para ocultarlo.

16. En el editor de la barra lateral izquierda, en Descuento total:
    • Haga clic en el menú desplegable Formato y seleccione una opción:
      • Mostrar como cantidad: mostrar la cantidad del descuento en la divisa de cotización.
      • Mostrar como porcentaje: muestra el descuento como un porcentaje.
      • Mostrar como porcentaje y cantidad: muestra el descuento como porcentaje y como cantidad en la cotización divisa.
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece encima del descuento total.
    • Desactive el interruptor Descuento total para ocultarlo.
17. En la barra lateral izquierda, en Valor total del contrato:
    • En el campo Etiqueta , edite la etiqueta que aparece sobre el valor total del contrato.
    • Desactive el interruptor Valor total del contrato para ocultarlo. El valor total del contrato no se mostrará si alguno de los elementos de pedido tiene un plazo de facturación indefinido. Ajuste el plazo de facturación del elemento de pedido para visualizar el valor total del contrato.
18. El total actualizado, incluidos los impuestos aplicables, aparece debajo de los elementos de pedido.
    
    
19. Para compartir una cotización de renovación, haz clic en «Compartir» , en la esquina superior derecha.

Cree una cotización de renovación mediante un workflow

Puede crear una cotización de renovación utilizando una acción de workflow en un workflow basado en negocios. Para crear una cotización de renovación utilizando un workflow de negocio:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.
2. Crea un workflow o haz clic en uno ya existente para editarlo.
3. Establezca sus desencadenantes de inscripción.
4. Haz clic + debajo de tu desencadenante.
5. En el panel izquierdo, haga clic para ampliar la sección CRM .
6. Seleccione Crear cotización de renovación a partir del contrato.
7. Haga clic en el menú desplegable Contrato y seleccione una opción recomendada o Contratos: todos asociados.
8. Haga clic en el menú desplegable Plantilla y seleccione una plantilla de cotización.
9. Haga clic en el menú desplegable Método de selección de negocios y elija una opción:
   • Nuevo negocio utilizando el pipeline/etapa por defecto: crea un nuevo negocio en la etapa por defecto del pipeline seleccionado.
   • Negocio existente: para seleccionar un negocio diferente, después de seleccionar esta opción, haga clic en el menú desplegable Negocio y seleccione un negocio.
10. En la parte superior derecha, haz clic en Guardar.
11. Haga clic en Revisar y activar en la parte superior derecha para activar el workflow.

¿Qué ocurre una vez aceptada la cotización de renovación?

Una vez que el cliente haya aceptado la cotización de renovación:

• Los clientes realizan el pago siguiendo el proceso de pago indicado en la cotización.
• El nuevo contrato se vincula automáticamente al contrato anterior. Para consultar el contrato:

• 1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
  2. Busca y haz clic en el nombre del nuevo contrato. O haga clic en el nombre del contrato existente. A continuación, en la barra lateral derecha, ve a la ficha «Contratos» para ver el nuevo contrato. El contrato de renovación también aparecerá en las pestañas «Actividades» e «Historial ».

• A partir de la fecha de renovación, gestiona las actualizaciones y modificaciones del nuevo contrato.

Pasos siguientes

• Más información sobre la creación de plantillas de cotizaciones para cambios y renovaciones.
• Obtén más información sobre cómo consultar y gestionar contratos, incluyendo cómo crear cotizaciones de modificación y renovación, rescindir contratos, asociar contratos a otros registros y exportar contratos.