Deaktivoi automaattisesti inaktiiviset käyttäjät

Käytä asetusta Deaktivoi automaattisesti inaktiiviset käyttäjät HubSpot-tililtäsi. jos haluat poistaa automaattisesti käytöstä kuukausittain passiiviset käyttäjät. Näin voit minimoida näiden käyttäjien aiheuttamat turvallisuusriskit ja parantaa HubSpot-tilisi käyttäjähallintaa. Lisätietoja HubSpot-käyttäjien deaktivoinnista ja poistamisesta.

Hallitse inaktiivisia käyttäjiä

1. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Security.
2. Napsauta yläreunassa Permissions-välilehteä.
3. Napsauta kohdassa [X] inactive users will be deactivated on [date] (X) , valitse Manage (Hallitse).

4. Oikeassa yläkulmassa on oletusarvoisesti päällä kytkin Automatically deactivate inactive users from your HubSpot account. Jos haluat kytkeä automaation pois päältä, napsauta kytkintä pois päältä.

• • Seuraavan suunnitellun deaktivoinnin päivämäärä näkyy vasemmassa yläkulmassa.
  • Seuraavat mittarit näkyvät alla olevassa osiossa:
    • Ajastetut käyttäjät: niiden käyttäjien määrä, jotka on ajoitettu poistettavaksi automaattisesti käytöstä seuraavana ajastettuna poistopäivänä. Lisätietoja siitä , mitä tapahtuu, kun käyttäjä poistetaan käytöstä.
    • Poistetut käyttäjät: niiden käyttäjien määrä, jotka on vapautettu deaktivoinnista.

5. Tarkastele Aikataulutettu-välilehdellä luetteloa käyttäjistä, jotka poistetaan automaattisesti käytöstä.

• • Oletusarvoisesti taulukossa näkyvät käyttäjät, jotka ovat viimeksi kirjautuneet sisään yli 90 päivää sitten ja jotka on joko ajoitettu automaattiseen deaktivointiin tai vapautettu siitä.
  • Voit suodattaa taulukkoa yläreunassa olevilla pudotusvalikoilla suodattamalla viimeksi kirjautuneen, käyttöoikeusmäärän, paikan tai tilan mukaan.

• • Jos haluat jättää käyttäjän automaattisen deaktivoinnin ulkopuolelle, napsauta Status-sarakkeessa kytkintä pois päältä. Jos sinulla on käyttäjiä, joiden tarvitsee vain satunnaisesti käyttää HubSpotia, voit harkita heidän vapauttamistaan automaattisesta deaktivoinnista.

6. Tarkastele Deaktivoidut-välilehdellä luetteloa käyttäjistä, jotka on poistettu käytöstä automaattisen deaktivoinnin kautta.

Automaattisen deaktivoinnin ymmärtäminen

• HubSpot tunnistaa jokaisen kuukauden alussa käyttäjät, jotka ovat olleet inaktiivisia yli 90 päivää.
• Pääkäyttäjät saavat sähköpostitse ja HubSpot-tilillään ilmoituksen siitä, mitkä käyttäjät on tarkoitus poistaa käytöstä ja mikä on heidän tuleva poistopäivänsä.
  • Ensimmäinen ilmoitus lähetetään kaikille Super Adminsille kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä.
  • Kaksi viikkoa myöhemmin kaikki Super Adminit ja deaktivoitavaksi suunnitellut inaktiiviset käyttäjät saavat muistutussähköpostin tulevasta deaktivointipäivästä.
  • Päivää ennen suunniteltua deaktivointipäivää HubSpot lähettää viimeisen muistutussähköposti-ilmoituksen kaikille Super Adminsille ja inaktiivisille käyttäjille.
• Voit estää käyttäjän automaattisen deaktivoinnin:
  • Käyttäjä voi kirjautua HubSpot-tililleen ennen deaktivointipäivää.
  • Super Admin voi sulkeakäyttäjän automaation ulkopuolelle.
• Kuukauden viimeisenä arkipäivänä poistetaan käytöstä kaikki käyttäjät, jotka ovat edelleen inaktiivisia tai joita ei ole vapautettu. Kun deaktivointiprosessi on saatu päätökseen, pääkäyttäjät ja deaktivoidut käyttäjät saavat vahvistussähköpostin.
  

Huomaa: käyttäjän deaktivointitilanne päivitetään ilmoitussähköpostin lähettämisen yhteydessä. Jos esimerkiksi inaktiivinen käyttäjä kirjautuu tililleen, hänen deaktivointitilansa ei muutu välittömästi. Hänen tilansa päivitetään, kun seuraava sähköposti-ilmoitus lähetetään.