Deaktivoi ja poista HubSpot-käyttäjät

On suositeltavaa poistaa HubSpot-käyttäjä käytöstä tai poistaa hänet HubSpot-tililtäsi, kun hän ei enää käytä tiliä, etenkin jos hän ei enää ole yrityksen palveluksessa tai on siirtynyt uuteen tehtävään, jossa HubSpot-käyttöoikeutta ei enää tarvita. On myös suositeltavaa poistaa käyttäjät, kun heidät on poistettu käytöstä eikä heidän odoteta palaavan. 

Ymmärrä ero käyttäjän deaktivoinnin ja poistamisen välillä

Jos haluat poistaa käyttäjän HubSpot-tililtäsi, sinun on ensin deaktivoitava hänet. Deaktivoinnin jälkeen voit poistaa käyttäjän kokonaan HubSpot-tililtäsi. Seuraavassa selitetään ero käyttäjän deaktivoinnin ja poistamisen välillä.

• Käyttäjän deaktivointi:
  • Käyttäjä ei voi enää kirjautua sisään tai käyttää tiliä, mutta hänen käyttäjäprofiilinsa ja siihen liittyvät tiedot säilyvät raportointia ja ennustamista varten.
  • Käyttäjä voidaan aktivoida myöhemmin uudelleen nykyisten resurssiensa kanssa. Käyttäjä pysyy esimerkiksi edelleen määritettynä omiin tietueisiinsa.
  • Käyttäjä ei enää saa ilmoituksia tililtä, josta hänet on poistettu käytöstä.
  • Käyttäjä säilyttää maksamansa käyttöoikeuden, mutta sitä ei lasketa mukaan tilin käyttöoikeuksien kokonaismäärään.

• Poista käyttäjä:
  • Käyttäjän on oltava deaktivoitu, ennen kuin voit poistaa hänet kokonaan tililtäsi.
  • Käyttäjä ei voi enää kirjautua sisään tai käyttää tiliä, ja hänen käyttäjäprofiilinsa poistetaan tililtä.
  • Käyttäjä poistetaan keskusteluista ja resursseista sekä raporteista. Lue lisää siitä, mitä tililtä poistetaan, kun käyttäjä poistetaan.

Kuka voi deaktivoida tai poistaa käyttäjiä

Käyttäjät, joilla on pääkäyttäjän oikeudet ,voivat deaktivoida ja poistaa muita käyttäjiä. Lisäksi käyttäjä voi poistaa itsensä HubSpot-tililtä tai poistaa käyttäjätilinsä kokonaan sen jälkeen, kun hänet on poistettu kaikista HubSpot-tileistä. Käyttäjätilin poistaminen poistaa sen kokonaan HubSpot-järjestelmistä. 

Käyttäjän deaktivointi

Käyttäjän deaktivointi mahdollistaa käyttäjän aiempien toimintojen säilyttämisen ilman, että menetät pääsyn tärkeisiin tietoihin. Kun deaktivoidut käyttäjät aktivoidaan uudelleen, heidän aiemmat toimintonsa, kuten ominaisuuksien muutokset ja sisältöpäivitykset, ovat edelleen käytettävissä.

Tutustu edellytyksiin ennen käyttäjän deaktivointia

Ennen kuin poistat käyttäjän käytöstä, ota huomioon seuraavat seikat:

• Deaktivoinnin voimaantulo HubSpotin järjestelmissä voi kestää jopa viisi minuuttia.
• On suositeltavaa siirtää käyttäjän omistamat resurssit uudelleen ennen käyttäjän deaktivointia.
• Jos käyttäjä omistaa resursseja tai on mukana suodattimen kriteereinä (esim. työnkulut), sinun tulee poistaa ne manuaalisesti kyseisistä työkaluista.
• Jos käyttäjä omistaa aikataulutus-sivuja, on mukana ryhmä- tai round-robin-aikataulutus-sivuilla tai on osa kokousvuorottelua, sinun tulee poistaa tai siirtää ne, jotta niitä ei varata kokouksiin. Jos käyttäjä on

Huomaa: käyttäjän oletusarvoisen kokouslinkin omistajuutta ei voi poistaa tai siirtää. Näissä tapauksissa pyydä käyttäjää poistamaan aikataulutus-sivut käytöstä käyttäjäasetuksissaan ennen deaktivointia tai poista käyttäjä deaktivoinnin jälkeen. Enterprise-tilinkäyttäjät voivat kirjautua sisään toisena käyttäjänä poistaakseen aikataulutus-sivut käytöstä.

• • Jos käyttäjän aikataulutus-sivua ei siirretä uudelleen tai poisteta, ja jos käyttäjä pysyy ryhmän tai kierrätysaikataulutus-sivun jäsenenä tai jos hänet on sisällytetty kierrätykseen, kokouksia varataan edelleen kyseiselle käyttäjälle. Tämän seurauksena yhteyshenkilö saattaa saada kutsun kokoukseen, jossa on mukana deaktivoitu käyttäjä, eikä käyttäjälle ilmoiteta asiasta kalenterissaan tai ilmoitusten kautta.

• • Jos tapaaminen varataan kontaktille joko deaktivoidun käyttäjän omistaman aikataulutusivun, ryhmän tai round-robin-aikataulutusivun tai vuorottelun kautta, tapaaminen ei näy kontaktin aktiviteettisyötteessä. Jos kontakti on varannut tapaamisen aikataulutusivun kautta, sivun katselu näkyy käyttäjän aktiviteettisyötteessä.
  • Käyttäjän deaktivoinnin jälkeen työnkulun automatisointi ei enää toimi kokousvarauksissa. Jos esimerkiksi työnkulku on määritetty käynnistymään, kun kokous varataan deaktivoidun käyttäjän kanssa, se ei käynnisty deaktivoinnin jälkeen.

• Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksiTili ja laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet roolista.
• Deaktivoidut käyttäjät ohitetaan, kun käytetään tietueen omistajan vaihtamista koskevaa työnkulun toimintoa, ja heidät poistetaan vaihtoehdoista, kun tietueen omistajaa määritetään.
• Kun käyttäjä on deaktivoitu, hänen henkilökohtaiset sähköpostinsa irrotetaan. Hän ei voi kirjata uusia sähköposteja CRM:ään, mukaan lukien aikataulutetut sarjasähköpostit. 
• Kaikki tiimin sähköpostit, jotka käyttäjä on liittänyt keskustelujen postilaatikkoon, pysyvät liitettyinä.

Toimenpiteet toisen käyttäjän deaktivoimiseksi 

Käyttäjän deaktivointi: 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Vie hiiri käyttäjän nimen päälle, napsauta Toiminnot ja valitse Poista käyttäjä käytöstä.
4. Tarkista valintaikkunassa näkyvä ilmoitus ja napsauta sitten Poista käyttäjä käytöstä. Käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on poistettu käytöstä.

Deaktivoidun käyttäjän aktivointi uudelleen

Voit aktivoida aiemmin deaktivoidun käyttäjän seuraavasti: 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta käyttäjän nimeä . Käyttäjän tila näkyy vasemmassa yläkulmassa tekstinäDeaktivoitu.
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Aktivoi käyttäjä uudelleen. Kaikki käyttäjälle ennen deaktivointia osoitetut käyttöoikeudet, joita ei ole poistettu, aktivoidaan uudelleen. Napsauta Käyttöoikeudet- välilehteä nähdäksesi, onko käyttäjälle osoitettu käyttöoikeuksia.
5. Napsauta valintaikkunassa Reaktivoi käyttäjä. Käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on aktivoitu uudelleen.

Toisen käyttäjän poistaminen

Ennen kuin poistat käyttäjän kokonaan HubSpot-tililtäsi,käyttäjä on deaktivoitava.Käyttäjän poistaminenpoistaa käyttäjän profiilin ja kaikki siihen liittyvät tiedot kokonaan HubSpot-tililtä.

Tutustu edellytyksiin ennen käyttäjän poistamista

Ennen käyttäjän poistamista ota huomioon seuraavat seikat:

• Ennen käyttäjän poistamista sinun tulee siirtää käyttäjän omistamat tietueet uudelleen. Lue lisäätietueiden omistajuuden määrittämisestä HubSpotissa.
• Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksiTili ja laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet roolista ennen kuin voit poistaa hänet käyttäjänä.
• Kun poistat käyttäjän, et voi palauttaa kyseistä käyttäjää. Sen sijaan sinun on suoritettava käyttäjän luominen uudelleen. Tietueet, jotka oli aiemmin osoitettu poistetulle käyttäjälle, on osoitettava uudelleen, kun käyttäjä lisätään takaisin.

• Kun käyttäjä poistetaan tililtä, HubSpot ei poista hänen luomiaan resursseja tai toimintoja. Tähän sisältyvät resurssit, kuten blogikirjoitukset, sivut, luettelot, työnkulut, lomakkeet ja raportit, sekä myyntitoiminnot, kuten kirjattuja sähköposteja ja muistiinpanoja. Resurssien luojaksi näkyyDeactivated/Removed (käyttäjän sähköpostiosoite).

• Poistetun käyttäjän luomat aikataulutussivut poistetaan.

• Poistetun käyttäjän julkaisemat sosiaalisen median viestit pysyvät julkaistuina. Jos poistettu käyttäjä oli kuitenkin jonkin sosiaalisen median tilin ylläpitäjä, saatat joutuayhdistämään kyseiset tilit uudelleen.

• Käyttäjä säilyy blogin kirjoittajana. Lue, miten blogin kirjoittajan profiili poistetaan manuaalisesti.
• Poistetun käyttäjän luomat markkinointisähköpostit säilyvät, mutta kaikki markkinointisähköpostiin liittyvät käyttäjätiedot katoavat. Esimerkiksi, kun tarkastelet markkinointisähköpostin luojaa, nimeä ei näytetä.

• Tililläsi luodut sekvenssit, mallit ja asiakirjat säilyvät, mutta poistetun käyttäjän on pitänyt jakaa myyntimallinsa ennen poistamista, jotta muut käyttäjät voivat käyttää niitä.

• Kaikki poistetulle käyttäjälle osoitetut keskustelut poistetaan.
• Jos poistat käyttäjän tililtäsi, omistajuusominaisuuteennäkyy teksti Deactivated/Removed (käyttäjän sähköpostiosoite)kaikissa kyseisen käyttäjän omistamissa yhteystiedoissa, yrityksissä, kaupoissa ja tiketeissä. Jos HubSpot-tilisi on synkronoitu Salesforcen kanssa ja poistettu käyttäjä on edelleen Salesforce-käyttäjä, käyttäjän nimi näkyy muodossaName (Salesforce), kuten SFDC-käyttäjillä, joilla ei ole koskaan ollut pääsyä HubSpotiin.
• Jos poistat käyttäjän, joka on luonut yksityisen sovelluksen, tai poistat hänen pääkäyttäjän oikeudet, kaikki yksityisen sovelluksen yhteyspyynnöt epäonnistuvat ja näyttävät virheen: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Jos näin tapahtuu, suosittelemme joko:
  • Luo uusi yksityinen sovellus.
  • Vaihtaa pääsytunnus.
  • Lisää käyttäjä takaisin samoilla oikeuksilla, joita käytettiin sovelluksen luomiseen. 
• Kun käyttäjä on poistettu tililtäsi, hän ei enää näy vaihtoehtona suodattimissa, kuten luetteloissa tai hallintapaneeleissa. Voit näyttää poistetut käyttäjät suodattimissasi valitsemalla suodatuksen yhteydessäNäytä deaktivoidut ja poistetut omistajat-valintaruudun.
  
  

Poista käyttäjä tilin ja laskutuksen yhteyshenkilönä

Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksiTili ja laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet roolista, ennen kuin voit poistaa hänet käyttäjänä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa tilisi nimeä ja napsauta sitten Tili ja laskutus.
2. Napsauta yläreunassaYritystiedot -välilehteä.
3. Napsauta Yhteyshenkilöt-osiossa Poista roolista -painikettaniiden roolien vieressä, joihin käyttäjä on määritetty.

4. Napsauta valintaikkunassaKyllä, poista roolista.
5. Jos käyttäjä on määritettyensisijaiseksi tilin yhteyshenkilöksi, sinun on korvattava hänet toisella käyttäjällä.

• • NapsautaEnsisijaisen tilin yhteyshenkilön vieressä olevaaavattavaa valikkoaja valitse sitten toinenkäyttäjä.
  • Napsauta valintaikkunassaKyllä, lisää käyttäjä rooliin.

Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, voit poistaa käyttäjän tililtäsi.

Toimenpiteet toisen käyttäjän poistamiseksi tililtäsi

Voit poistaa käyttäjän tililtäsi seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaanKäyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta tilan pudotusvalikkoa ja valitse Deaktivoitu-kohdan vieressä oleva valintaruutu.
4. Napsauta käyttäjän nimeä . Käyttäjän tilan pitäisi näkyä vasemmassa yläkulmassa kohdassa Deaktivoitu. Lue, miten käyttäjä deaktivoidaan.
5. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Poista tililtä.

5. Tarkista valintaikkunassa ohjeet ja suorita tarvittavat toimet käyttöoikeuksien ja resurssien uudelleenmäärittämiseksi. Napsauta Jatka ja sitten Vahvista.

Voit poistaa käyttäjiä joukkona valitsemalla poistettujen käyttäjien vieressä olevat valintaruudut ja napsauttamalla sitten Poista.

Poista itsesi HubSpot-tililtä

Voit myös poistaa käyttäjätilisi tietystä HubSpot-tilistä.

Ennen kuin poistat käyttäjätilisi tietystä HubSpot-tilistä, napsauta tilisi nimeä päävalikkopalkin oikeassa yläkulmassa varmistaaksesi, että olet kirjautunut oikeaan HubSpot-tiliin.

Voit poistaa käyttäjätilisi tietystä HubSpot-tilistä seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset > Turvallisuus.
3. Napsauta alareunassa Poista minut tästä tilistä. Jos kuulut muihin tileihin, sinulla on edelleen pääsy niihin. Jos sinua ei ole poistettu yhteyshenkilönä kohdasta Tili ja laskutus, tämä painike on harmaana.

4. Kirjoita valintaikkunaan sähköpostiosoitteesi ja napsauta sitten Poista.

Poista HubSpot-käyttäjätilisi

Kun käyttäjän käyttöoikeudet poistetaan HubSpot-tililtä, hän ei voi enää käyttää kyseistä HubSpot-tiliä. Hänen sähköpostiosoitteeseensa liitetty käyttäjätili säilyy kuitenkin edelleen. Voit poistaa käyttäjätilisi kokonaan, jos et ole ainoa HubSpot-tilillä jäljellä oleva pääkäyttäjä (Super Admin). Jos sinulla on käyttöoikeudet useampaan HubSpot-tiliin, käyttäjätilisi poistaminen poistaa käyttöoikeudet niihin kaikkiin.

Huomaa: käyttäjätunnuksen poistaminen poistaa kaikki kyseiseen sähköpostiosoitteeseen liitetyt Academy-sertifikaatit. Voit säilyttää sertifikaattisisiirtämällä ne uuteen sähköpostiosoitteeseenennen käyttäjätunnuksen poistamista.

Voit poistaa käyttäjätunnuksen pysyvästi

,

kun se ei ole liitetty mihinkään muuhun HubSpot-tiliin, seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään käyttäjätilille, jonka haluat poistaa. Varmista, että sillä ei ole pääsyä muihin HubSpot-tileihin.Välttääksesi vuorovaikutusta tilin kanssa, johon olet tällä hetkellä kirjautuneena, käytä eri selainta tai incognito-ikkunaa.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa profiilikuvaasi. Napsauta sitten Profiili ja asetukset. 
3. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Turvallisuus.
4. Napsauta alareunassa Poista käyttäjätilini. 

5. Kirjoita valintaikkunaankäyttäjänsähköpostiosoite ja napsauta sittenPoista käyttäjä.

Voit poistaa käyttäjätilisi pysyvästi, vaikka se olisi vielä liitetty HubSpot-tiliin:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossaYleiset >Turvallisuus.
3. Napsauta alareunassaPoista käyttäjätilini.

4. Kirjoita valintaikkunaankäyttäjänsähköpostiosoite ja napsauta sittenPoista käyttäjä.