HubSpot-käyttäjien käytöstä poistaminen ja poistaminen

On suositeltavaa poistaa HubSpot-käyttäjä käytöstä tai poistaa hänet HubSpot-tililtäsi, kun hän ei enää käytä sitä, etenkin jos hän ei enää ole yrityksen palveluksessa tai on siirtynyt uuteen tehtävään, jossa HubSpotin käyttöoikeutta ei enää tarvita. On myös suositeltavaa poistaa käyttäjät, kun heidät on poistettu käytöstä eikä heidän odoteta palaavan. 

Ymmärrä ero käyttäjän deaktivoinnin ja poistamisen välillä

Jos haluat poistaa käyttäjän HubSpot-tililtäsi, sinun on ensin deaktivoitava hänet. Deaktivoinnin jälkeen voit poistaa käyttäjän kokonaan HubSpot-tililtäsi. Seuraavassa selitetään käyttäjän deaktivoinnin ja poistamisen väliset erot.

• Käyttäjän poistaminen käytöstä:
  • Käyttäjä ei voi enää kirjautua sisään tai käyttää tiliä, mutta hänen käyttäjäprofiilinsa ja siihen liittyvät tiedot säilyvät raportointia ja ennustamista varten.
  • Käyttäjä voidaan aktivoida uudelleen myöhemmin nykyisten resurssiensa kanssa. Käyttäjä pysyy esimerkiksi edelleen osoitettuna omiin tietueisiinsa.
  • Käyttäjä ei enää saa ilmoituksia tililtä, josta hänet on poistettu käytöstä.
  • Käyttäjä säilyttää maksullisen käyttöoikeutensa, mutta sitä ei lasketa mukaan tilin käyttöoikeuksien kokonaismäärään.

• Poista käyttäjä:
  • Käyttäjä on deaktivoitava, ennen kuin hänet voidaan poistaa kokonaan tililtäsi.
  • Käyttäjä ei voi enää kirjautua sisään tai käyttää tiliä, ja hänen käyttäjäprofiilinsa poistetaan tililtä.
  • Käyttäjä irrotetaan keskusteluista ja resursseista sekä poistetaan raporteista. Lue lisää siitä, mitä tililtä poistetaan käyttäjän poistamisen yhteydessä.

Kuka voi deaktivoida tai poistaa käyttäjiä

Käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet voivat deaktivoida ja poistaa muita käyttäjiä. Lisäksi käyttäjä voi poistaa itsensä HubSpot-tililtä tai poistaa käyttäjätilinsä kokonaan sen jälkeen, kun hänet on poistettu kaikista HubSpot-tileistä. Käyttäjätilin poistaminen poistaa sen kokonaan HubSpot-järjestelmistä. Turvallisuussyistä HubSpot-tuki ei voi deaktivoida tai poistaa käyttäjiä tililtä.

Käyttäjän deaktivointi

Käyttäjän deaktivointi mahdollistaa käyttäjän aiempien toimien säilyttämisen ilman, että pääsy tärkeisiin tietoihin menetetään. Kun deaktivoidut käyttäjät aktivoidaan uudelleen, heidän aiemmat toimensa, kuten ominaisuuksien muutokset ja sisällön päivitykset, ovat edelleen käytettävissä.

Tutustu edellytyksiin ennen käyttäjän deaktivointia

Ennen kuin deaktivoit käyttäjän, ota huomioon seuraavat seikat:

• Deaktivoinnin voimaantulo HubSpotin järjestelmissä voi kestää jopa viisi minuuttia.
• On suositeltavaa siirtää käyttäjän omistamat resurssit toiselle käyttäjälle ennen käyttäjän deaktivointia.
• Jos käyttäjä omistaa resursseja tai on mukana suodattimen kriteereinä (esim. työnkulut), sinun tulee poistaa ne manuaalisesti kyseisistä työkaluista.
• Jos käyttäjä omistaa aikataulutussivuja, kuuluu mihinkään ryhmään tai round-robin-aikataulutussivuille tai on osa kokousvuorottelua, sinun tulee poistaa tai siirtää hänet, jotta häntä ei varata kokouksiin. Jos käyttäjä on

Huomaa: käyttäjän oletusarvoista kokouslinkkiä ei voi poistaa tai siirtää toiselle käyttäjälle. Näissä tapauksissa pyydä käyttäjää poistamaan aikataulutus-sivut käytöstä käyttäjäasetuksissaan ennen deaktivointia tai poista käyttäjä tililtä deaktivoinnin jälkeen. Enterprise-tilinkäyttäjät voivat kirjautua sisään toisena käyttäjänä poistaakseen aikataulutus-sivut käytöstä.

• • Jos käyttäjän aikataulutus-sivua ei ole määritetty uudelleen tai poistettu, ja jos käyttäjä on edelleen ryhmän tai round-robin-aikataulutus-sivun jäsen tai mukana vuorottelussa, kokouksia varataan edelleen kyseiselle käyttäjälle. Tämän seurauksena yhteyshenkilö saattaa saada kutsun kokoukseen, jossa on mukana deaktivoitu käyttäjä, eikä käyttäjälle ilmoiteta asiasta kalenterissaan tai ilmoitusten kautta.

• • Jos tapaaminen varataan yhteyshenkilölle joko deaktivoidun käyttäjän omistaman aikataulutusivun kautta, ryhmän tai round-robin-aikataulutusivun kautta tai vuorottelujärjestelmän kautta, tapaaminen ei näy yhteyshenkilön aktiviteettisyötteessä. Jos yhteyshenkilö on varannut tapaamisen aikataulutusivun kautta, sivun katselukerta näkyy käyttäjän aktiviteettisyötteessä.
  • Käyttäjän deaktivoinnin jälkeen työnkulun automatisointi ei enää toimi kokousvarauksissa. Esimerkiksi jos työnkulku on määritetty käynnistymään, kun kokous varataan deaktivoidun käyttäjän kanssa, se ei käynnisty deaktivoinnin jälkeen.

• Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksiTili ja laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet kyseisestä roolista.
• Deaktivoidut käyttäjät ohitetaan, kun käytetään ”Vaihda tietueen omistaja” -työnkulun toimintoa, ja heidät poistetaan vaihtoehdoista, kun tietueen omistajaa määritetään.
• Kun käyttäjä on deaktivoitu, hänen henkilökohtaiset työpostiosoitteensa irrotetaan järjestelmästä. Hän ei voi enää kirjata uusia sähköposteja CRM-järjestelmään, mukaan lukien aikataulutetut sarjasähköpostit. 
• Kaikki tiimiviestit, jotka käyttäjä on liittänyt keskustelujen saapuneet-kansioon, pysyvät liitettyinä.

Toisen käyttäjän deaktivoinnin vaiheet 

Käyttäjän deaktivointi: 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Vie hiiri käyttäjän nimen päälle, napsauta Toiminnot ja valitse Deaktivoi käyttäjä.
4. Tarkista valintaikkunassa näkyvä ilmoitus ja napsauta sitten Poista käyttäjä käytöstä. Käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on poistettu käytöstä.

Deaktivoidun käyttäjän aktivointi uudelleen

Voit aktivoida aiemmin deaktivoidun käyttäjän seuraavasti: 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Käytä Tila -pudotusvalikkoa ja valitseDeaktivoitu. Etsi sitten käyttäjän nimi ja napsauta sitä.
4. Napsauta Toiminnot. Valitse sitten Aktivoi käyttäjä uudelleen. Kaikki käyttäjälle ennen deaktivointia osoitetut käyttöoikeudet, joita ei ole vapautettu, aktivoidaan uudelleen. SiirryKäyttöoikeudet -välilehdelle tarkistaaksesi käyttäjälle osoitetut käyttöoikeudet.
5. Napsauta valintaikkunassa ”Aktivoi käyttäjä uudelleen”. Käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on aktivoitu uudelleen. Käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on aktivoitu uudelleen, ja hän näkyy aktiivisten käyttäjien luettelossa aiempine käyttöoikeuksineen.

Toisen käyttäjän poistaminen

Ennen kuin käyttäjä poistetaan kokonaan HubSpot-tililtäsi,käyttäjän on poistettava käytöstä.Käyttäjän poistaminenpoistaa hänen käyttäjäprofiilinsa ja kaikki siihen liittyvät tiedot kokonaan HubSpot-tililtä. 

Tutustu edellytyksiin ennen käyttäjän poistamista

Ennen käyttäjän poistamista ota huomioon seuraavat seikat:

• Ennen kuin poistat käyttäjän, sinun tulee siirtää kyseisen käyttäjän omistamat tietueet uudelle omistajalle. Lue lisäätietueiden omistajuuden määrittämisestä HubSpotissa.
• Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksiTili ja laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet kyseisestä roolista ennen kuin voit poistaa hänet käyttäjänä.
• Kun poistat käyttäjän, et voi palauttaa kyseistä käyttäjää. Sen sijaan sinun on suoritettava käyttäjän luominen uudelleen. Tietueet, jotka oli aiemmin osoitettu poistetulle käyttäjälle, on osoitettava uudelleen, kun käyttäjä lisätään takaisin.
• Kun poistat käyttäjän, HubSpot lähettää käyttäjälle automaattisesti sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on deaktivoitu. Jos lisäät hänet myöhemmin takaisin, HubSpot käsittelee häntä samana olemassa olevana käyttäjätilinä, ei uutena käyttäjänä. Tietueet, jotka oli aiemmin määritetty poistetulle käyttäjälle, on määritettävä uudelleen, kun hänet lisätään takaisin.

• Kun käyttäjä poistetaan tililtä, HubSpot ei poista hänen luomiaan resursseja tai toimintoja. Tähän sisältyvät esimerkiksi blogikirjoitukset, sivut, luettelot, työnkulut, lomakkeet ja raportit sekä myyntitoiminnot, kuten kirjattuja sähköposteja ja muistiinpanoja. Resurssien luojaksi näkyyPoistettu käytöstä/Poistettu (käyttäjän sähköpostiosoite).

• Poistetun käyttäjän luomat aikataulutus-sivut poistetaan.

• Poistetun käyttäjän julkaisemat sosiaalisen median viestit pysyvät julkaistuina. Jos poistettu käyttäjä oli kuitenkin jonkin sosiaalisen median tilin ylläpitäjä, saatat joutuayhdistämään kyseiset tilit uudelleen.

• Käyttäjä säilyy blogin kirjoittajana. Lue, miten blogin kirjoittajan profiili poistetaan manuaalisesti.
• Poistetun käyttäjän luomat markkinointisähköpostit säilyvät, mutta kaikki markkinointisähköpostiin liittyvät käyttäjätiedot katoavat. Esimerkiksi markkinointisähköpostin luojan nimeä ei näytetä, kun tarkastelet, kuka sen on luonut.

• Tililläsi luodut sekvenssit, mallit ja asiakirjat säilyvät; poistetun käyttäjän on kuitenkin pitänyt jakaa myyntimallinsa ennen poistamista, jotta muut käyttäjät pääsevät niihin käsiksi.

• Poistetulle käyttäjälle osoitetut keskustelut poistetaan osoituksesta.
• Jos poistat käyttäjän tililtäsi, kyseisen käyttäjän omistamien yhteyshenkilöiden, yritysten, kauppojen ja tikettien omistajuusominaisuudessanäkyy teksti Deactivated/Removed (käyttäjän sähköpostiosoite). Jos HubSpot-tilisi on synkronoitu Salesforcen kanssa ja poistettu käyttäjä on edelleen Salesforce-käyttäjä, käyttäjän nimi näkyy muodossaName (Salesforce), kuten SFDC-käyttäjillä, joilla ei ole koskaan ollut pääsyä HubSpotiin.
• Jos poistat käyttäjän, joka on luonut yksityisen sovelluksen, tai poistat tämän pääkäyttäjän oikeudet, kaikki yksityisen sovelluksen yhteyspyynnöt epäonnistuvat virheellä: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Jos näin tapahtuu, on suositeltavaa joko:
  • Luo uusi yksityinen sovellus.
  • Vaihtaa pääsytunnus.
  • Lisää käyttäjä takaisin samoilla oikeuksilla, joita käytettiin sovelluksen luomiseen. 
• Kun käyttäjä on poistettu tililtäsi, hän ei enää näy vaihtoehtona suodattimissa, kuten luetteloissa tai hallintapaneeleissa. Voit näyttää poistetut käyttäjät suodattimissasi valitsemalla suodatuksen yhteydessäNäytä deaktivoidut ja poistetut omistajat-valintaruudun.
  
  

Poista käyttäjä Tili ja laskutus -kohdan yhteyshenkilönä

Jos käyttäjä on määritetty yhteyshenkilöksiTili ja laskutus -asetuksissa, sinun on poistettava hänet kyseisestä roolista ennen kuin voit poistaa hänet käyttäjänä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa tilisi nimeä ja napsauta sitten Tili ja laskutus.
2. Napsauta yläreunassaYritystiedot -välilehteä.
3. Napsauta Yhteyshenkilöt-osiossa Poista roolista -painikettaniiden roolien vieressä, joihin käyttäjä on määritetty.

4. Napsauta valintaikkunassaKyllä, poista roolista.
5. Jos käyttäjä on määritettytilin ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi, sinun on korvattava hänet toisella käyttäjällä.

• • NapsautaEnsisijaisen tilin yhteyshenkilön vieressä olevaaavattavaa valikkoaja valitse sitten toinenkäyttäjä.
  • Napsauta valintaikkunassaKyllä, lisää käyttäjä rooliin.

Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, voit poistaa käyttäjän tililtäsi.

Toimenpiteet toisen käyttäjän poistamiseksi tililtäsi

Voit poistaa käyttäjän tililtäsi seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanKäyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta tilan pudotusvalikkoa ja valitse Poistettu käytöstä-kohdan vieressä oleva valintaruutu.
4. Napsauta käyttäjän nimeä . Käyttäjän tilan pitäisi näkyä vasemmassa yläkulmassa kohdassa Deaktivoitu. Lue, miten käyttäjä deaktivoidaan.
5. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Poista tililtä.

5. Tarkista valintaikkunassa näkyvä ilmoitus ja suorita tarvittavat toimet käyttöoikeuksien ja resurssien uudelleenmäärittämiseksi. Napsauta Jatka ja sitten Vahvista. HubSpot lähettää poistetulle käyttäjälle sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on deaktivoitu.

Voit poistaa käyttäjiä kerralla valitsemalla deaktivoitujen käyttäjien vieressä olevat valintaruudut ja napsauttamalla sitten Poista. 

Poista itsesi HubSpot-tililtä

Voit myös poistaa käyttäjätilisi tietystä HubSpot-tilistä.

Ennen kuin poistat käyttäjätilisi tietystä HubSpot-tilistä, napsauta tilisi nimeä päävalikkopalkin oikeassa yläkulmassa varmistaaksesi, että olet kirjautunut oikeaan HubSpot-tiliin.

Käyttäjätilisi poistaminen tietystä HubSpot-tilistä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset > Turvallisuus.
3. Napsauta alareunassa Poista minut tästä tilistä. Jos kuulut muihin tileihin, sinulla on edelleen pääsy niihin. Jos sinua ei ole poistettu yhteyshenkilönä kohdasta Tili ja laskutus, tämä painike on harmaana.

4. Kirjoita valintaikkunaan sähköpostiosoitteesi ja napsauta sitten Poista.

Poista HubSpot-käyttäjätilisi

Kun käyttäjän käyttöoikeudet poistetaan HubSpot-tililtä, hän ei voi enää käyttää kyseistä HubSpot-tiliä. Hänen sähköpostiosoitteeseensa liitetty käyttäjätili säilyy kuitenkin edelleen. Voit poistaa käyttäjätilisi kokonaan, jos et ole ainoa HubSpot-tilillä jäljellä oleva pääkäyttäjä (Super Admin) . Jos sinulla on käyttöoikeudet useampaan HubSpot-tiliin, käyttäjätilisi poistaminen poistaa käyttöoikeudet niihin kaikkiin.

Huomaa: käyttäjätunnuksen poistaminen poistaa kaikki kyseiseen sähköpostiosoitteeseen liitetyt Academy-sertifikaatit. Voit säilyttää sertifikaattisisiirtämällä ne uuteen sähköpostiosoitteeseenennen käyttäjätunnuksen poistamista.

Voit poistaa käyttäjätilisi pysyvästi, jos se ei ole liitetty mihinkään muuhun HubSpot-tiliin:

1. Kirjaudu sisään käyttäjätilille, jonka haluat poistaa. Varmista, että sillä ei ole pääsyä muihin HubSpot-tileihin.Välttääksesi vuorovaikutusta tilin kanssa, johon olet tällä hetkellä kirjautuneena, käytä eri selainta tai incognito-ikkunaa.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa profiilikuvaasi. Napsauta sitten Profiili ja asetukset. 
3. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Turvallisuus.
4. Napsauta alareunassa Poista käyttäjätilini. 

5. Kirjoita valintaikkunaankäyttäjänsähköpostiosoite ja napsauta sittenPoista käyttäjä.

Voit poistaa käyttäjätilisi pysyvästi, jos se on edelleen liitetty HubSpot-tiliin:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossaYleiset >Turvallisuus.
3. Napsauta alareunassaPoista käyttäjätilini.

4. Kirjoita valintaikkunaankäyttäjänsähköpostiosoite ja napsauta sittenPoista käyttäjä.