Gérer les licences utilisateurs et la facturation des licences utilisateurs

Les licences utilisateurs dans HubSpot définissent le niveau d’accès des utilisateurs aux fonctionnalités incluses dans leur abonnement, tandis que les autorisations contrôlent ce que les utilisateurs peuvent afficher, créer, modifier ou supprimer dans ces fonctionnalités.

Différents types de licences utilisateurs sont disponibles en fonction de votre abonnement et offrent aux utilisateurs des niveaux d’accès spécifiques aux outils et fonctionnalités de votre compte. Chaque utilisateur d’un abonnement Starter, Pro ou Entreprise se voit attribuer une licence, et le type de licence utilisateur détermine ce qu’il peut consulter, accéder et faire dans le cadre de vos services d’abonnement.

Des licences en lecture seule qui permettent aux utilisateurs à consulter les données sans effectuer de modifications, aux licences essentielles et aux licences Sales Hub, Service ou Commerce qui permettent d’accéder à des fonctionnalités spécifiques. L’attribution de la bonne licence utilisateur permet de garantir aux membres de votre équipe un niveau d’accès adapté à leur rôle. L’ajout de licences à votre compte et la suppression de licences non utilisées peuvent affecter la facturation de votre abonnement. 

Le modèle de tarification basé sur les licences utilisateurs s’applique uniquement aux nouveaux comptes et abonnements créés après le 5 mars 2024. Les comptes créés avant le 5 mars 2024 et n’ayant pas migré vers le nouveau modèle de tarification n’auront accès qu’aux licences payantes Sales ou Service payantes pour les anciens comptes Sales Hub et Service Hub Starter, Pro et Entreprise . 

Avant de commencer

Avant de commencer à travailler avec cette fonctionnalité, passez en revue les exigences, limitations et considérations suivantes.

• Les licences doivent être désattribuées avant de pouvoir être supprimées.
• Les licences ne peuvent pas être réduites en dessous de l’engagement minimum de votre abonnement. Par exemple, si votre abonnement comprend cinq licences utilisateurs, vous ne pouvez pas réduire à quatre utilisateurs.
• La suppression de licences ne modifie pas votre facture actuelle. Découvrez-en davantage sur l’impact des modifications de licences utilisateurs sur la facturation.

Types de licences utilisateur

HubSpot propose différents types de licences en fonction des services d'abonnement que vous achetez. Chaque type de licence utilisateur offre un accès différent aux utilisateurs. 

Chaque utilisateur d'un abonnement Starter, Pro ou Entreprise disposera d'une licence utilisateur. Voici la description de chaque type de licence utilisateur :

• Licence en lecture seule : permet aux utilisateurs de consulter vos services d’abonnement. Les utilisateurs disposant d’une licence en lecture seule ne peuvent pas apporter de modifications au compte. Certains outils sont inaccessibles aux utilisateurs disposant d’une licence en lecture seule (par exemple, les posts pour les réseaux sociaux et les formulaires).
• Licence essentielle : donne accès aux fonctionnalités et outils de base des Services d’abonnement que le Client a achetés.
  • Pour le Sales Hub Starter et le Service Hub Starter, les utilisateurs disposant d’une licence essentielle auront respectivement accès aux fonctionnalités du Sales Hub et du Service Hub . Les licences utilisateurs Sales Hub et Service Hub s’appliquent uniquement aux abonnements Pro ou Entreprise .
  • Pour les versions Pro et Entreprise du Commerce Hub , les utilisateurs disposant d’une licence essentielle pourront consulter les devis, et non les créer ou les modifier.
  • Découvrez-en davantage dans le catalogue des produits & et services de HubSpot.
• Licence Sales (Sales Hub Pro ou Entreprise) : donne accès à toutes les fonctionnalités incluses dans Sales Hub Pro ou Entreprise.
• Licence Service (Service Hub Pro ou Entreprise) : donne accès à toutes les fonctionnalités incluses dans le Service Hub Pro ou Entreprise.
• Licence Commerce (Commerce Hub Pro ou Entreprise) : donne accès à toutes les fonctionnalités incluses dans Commerce Hub Pro ou Entreprise.
• Licence partenaire : une licence gratuite qui donne aux partenaires solutions HubSpot éligibles et aux employés des fournisseurs un accès à toutes les fonctionnalités du compte d’un client.
• Licence développeur : une licence gratuite qui donne accès uniquement à la plateforme développeur.

Remarque : Les licences développeur ne peuvent pas être combinées avec une autre licence ou les autorisations du super administrateur . Si vous souhaitez donner accès à un utilisateur disposant d’une licence utilisateur à la plateforme de développeur, un super administrateur peut lui donner l’autorisation d’accès aux outils de développeur.

Pour en savoir plus sur ce qui est inclus dans chaque licence utilisateur, consultez le catalogue des produits & et services de HubSpot.

Facturation des licences utilisateurs

En fonction de votre abonnement, un certain nombre de licences est inclus. Achetez plus de licences à tout moment à un tarif déterminé par votre niveau d’abonnement. Une fois que vous avez acheté des licences, il n’est pas possible de réduire le nombre de licences dans votre compte jusqu’à votre prochaine date de renouvellement. La suppression des licences non attribuées planifie la modification pour votre prochaine période de facturation, et votre facture actuelle ne sera pas modifiée.

Si vous passez des outils gratuits de HubSpot à un abonnement Starter , les licences gratuites sont supprimées lors de la mise à niveau. Achetez le nombre de licences dont vous avez besoin lors du paiement. Découvrez comment mettre à niveau votre abonnement HubSpot.

Pour déterminer de quel type de licences utilisateurs vos utilisateurs ont besoin, découvrez-en davantage sur les types de licences utilisateurs. Si vous avez besoin de conseils sur les licences utilisateurs dont ils ont besoin et sur le nombre de licences utilisateurs, contactez votre équipe d’accompagnement client ou votre Customer Success Manager.

Ajouter des licences

Pour acheter des licences supplémentaires :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. En haut de l’écran, cliquez sur l’onglet Licences utilisateurs . Consultez les attributions de licences utilisateurs, les statuts d’invitation et les dernières dates d’activité pour les utilisateurs de votre compte.
4. Pour ajouter des licences supplémentaires, au centre, sous le type de licence pour lequel vous souhaitez ajouter des licences, cliquez sur Ajouter des licences.
   
   
5. Sur la page d’achat de licences , cliquez sur les flèches vers le haut pour augmenter le nombre de licences, puis cliquez sur Continuer.
   
   
6. Vérifiez les licences utilisateurs ajoutées lors du paiement et cliquez sur Enregistrer & continuer.
7. Cliquez sur Terminer l’achat pour confirmer.

Supprimer les licences non attribuées

Supprimez les licences inutilisées de votre abonnement après leur désattribution. Les suppressions de licences sont planifiées pour votre prochaine période de facturation. Découvrez-en davantage sur l’impact des modifications de licences utilisateurs sur la facturation. Pour plus d’informations, contactez l’équipe commerciale ou l’équipe de gestion des contrats de HubSpot.

Remarque : Si vous supprimez des utilisateurs auxquels une licence est attribuée, vous devez d’abord supprimer tout accès Sales Hub ou Service Hub qu’ils ont aux outils de vente ou de service dans les autorisations utilisateur.

Retirer les licences non attribuées :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. En haut de l’écran, cliquez sur l’onglet Licences utilisateurs . Consultez les attributions de licences utilisateurs, les statuts d’invitation et les dernières dates d’activité pour les utilisateurs de votre compte.
4. Pour analyser des utilisateurs spécifiques, utilisez la barre de recherche et les filtres en haut du tableau.
5. Au centre, sous le type de licence pour lequel vous souhaitez supprimer des licences, cliquez sur Supprimer les licences non attribuées.
   
   
6. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le menu déroulant Licences non attribuées et sélectionnez le nombre de licences que vous souhaitez supprimer.
   • La case Abonnement actuel affiche le numéro que vous avez actuellement.
   • La case Renouvellement automatique indique l’ajustement de facturation qui sera effectif au début de votre prochaine période d’abonnement.
7. Cliquez sur Supprimer les licences [#].
   
   
8. Dans la boîte de dialogue, vérifiez la modification des licences. Cliquez sur Revenir à la facturation du compte & pour fermer la boîte de dialogue.
9. Après avoir planifié la suppression des licences, consultez la bannière de confirmation. Pour annuler la suppression de la licence, cliquez sur Annuler cette suppression. Cliquez ensuite sur Annuler cette suppression.

Remarque : La réattribution d’une licence dont la suppression est programmée avant la date de prise d’effet de la rétrogradation annulera la rétrogradation.

Attribuer, annuler l’attribution et modifier des licences

L’attribution d’une licence utilisateur à un utilisateur modifie son type de licence, mais la modification de la licence d’un utilisateur ne modifie pas automatiquement ses autorisations. La suppression d’une licence utilisateur annule l’attribution de la licence, mais celle-ci continuera d’être facturée. Supprimez la licence non attribuée pour ajuster la facturation.

Pour attribuer des licences essentielles, Sales, Service ou Commerce, vous devez disposer d’un abonnement HubSpot payant et bénéficier du modèle de tarification basé sur les licences.

Remarque : Si vous modifiez la licence d’un utilisateur d’une licence essentielle, d’une licence Sales, d’un Service ou d’une licence Commerce à une licence en lecture seule, son compte doit être actif. Si le compte de l’utilisateur est désactivé, vous pouvez réactiver l’utilisateur pour désattribuer sa licence payante, puis désactiver à nouveau l’utilisateur.

Pour attribuer, désattribuer ou modifier une licence utilisateur :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Dans le tableau Utilisateurs , passez le curseur sur l’utilisateur et cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier la licence.
4. Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Licences et sélectionnez le type de licence utilisateur. Les types de licences disponibles dépendent de votre abonnement (par exemple, CRM et en lecture seule pour les abonnements Starter , Sales ou Service pour les abonnements Pro et Entreprise ).
5. Pour supprimer une licence utilisateur pour un utilisateur, cliquez sur X à côté de la licence.
6. En bas, cliquez sur Enregistrer. 

Vous pouvez également attribuer des licences en accédant aux paramètres Utilisateurs & et équipes , en cliquant sur l’onglet Licences , en passant le curseur de la souris sur un utilisateur et en cliquant sur Modifier la licence.

Transférer une licence essentielle

Pour transférer une licence essentielle à un autre utilisateur, si vous n’en avez qu’une sur votre compte :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. En haut de l’écran, cliquez sur l’onglet Licences utilisateurs .
4. Dans le tableau des utilisateurs, passez le curseur sur l’utilisateur et cliquez sur Transférer la licence.
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un utilisateur et sélectionnez l’utilisateur à qui transférer la licence. Cliquez sur Transférer la licence. Cliquez ensuite sur Transférer la licence utilisateur.