Synchroniser et gérer les tickets du service d'assistance dans Microsoft Teams

Connectez le service d'assistance à Microsoft Teams pour synchroniser les commentaires et les réponses aux tickets, et mettre à jour les tickets à partir de Microsoft Teams. Vous pouvez également personnaliser les notifications HubSpot dans Microsoft Teams pour vous assurer que seules les informations les plus importantes parviennent à votre équipe. gérer des tickets et recevoir des notifications HubSpot dans Microsoft Teams. Synchronisez les commentaires internes, les réponses et mettez à jour les tickets directement depuis Microsoft Teams.

Veuillez noter : vous devez avoir votre compte Microsoft Teams connecté à HubSpot pour synchroniser les tickets de help desk avec Microsoft Teams.

Configurez vos paramètres

Avant de synchroniser les tickets du service d'assistance avec Microsoft Teams, vous devez connecter votre équipe Microsoft Teams à HubSpot.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Naviguez jusqu'à l'onglet Global Settings.
4. Cliquez sur Connect externalLink à côté du nom de l'équipe. Cela vous redirigera vers Microsoft Teams où vous pourrez ajouter le bot HubSpot à l'équipe. Découvrez-en davantage sur la connexion de HubSpot à Microsoft Teams.
   
   

Synchroniser les tickets du service d'assistance avec Microsoft Teams

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Naviguez jusqu'à l'onglet Communications, puis cliquez sur Help Desk.
4. Dans la section Sync Help Desk tickets to Microsoft Teams , cliquez sur add Add sync.
5. Dans le panneau de droite, sélectionnez l'équipe et le canal Microsoft Teams, puis définissez les critères auxquels les tickets doivent répondre pour apparaître dans le canal sélectionné.
   • Cliquez sur le menu déroulant Équipe et sélectionnez l’équipe à laquelle vous souhaitez envoyer des tickets.
   • Cliquez sur le menu déroulant Canal et sélectionnez un canal auquel envoyer des tickets.

• • Cliquez sur les menus déroulants Propriété du ticket pour sélectionner une propriété de ticket et sa valeur.

• • Pour supprimer un filtre, cliquez sur l'icône Supprimer delete.
  • Pour ajouter un filtre, cliquez sur Ajouter une propriété add.
  • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.

Modifier et gérer vos paramètres de synchronisation

Une fois la synchronisation configurée, vous pouvez ajouter ou supprimer des synchronisations et les activer ou les désactiver.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Naviguez jusqu'à l'onglet Communications, puis cliquez sur Help Desk.
4. Dans la vue en tableau, sous Sync Help Desk tickets to Microsoft Teams, vous pouvez modifier vos paramètres de synchronisation :
   • Pour activer/désactiver une synchronisation, sous Statut, actionnez le bouton.
   • Pour modifier une synchronisation, survolez-la et cliquez sur Editer. Dans le panneau de droite, modifiez la propriété Équipe, Canal ou Propriété de ticket, puis cliquez sur Ajouter.

• • Pour ajouter une synchronisation, cliquez sur Ajouter une synchronisation add.
  • Pour supprimer une synchronisation, cochez la case en regard de la synchronisation que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer delete.

Gérer les tickets du service d'assistance dans Microsoft Teams

Lorsque les tickets de votre service d'assistance répondent aux critères sélectionnés, ils apparaissent dans votre canal Microsoft Teams connecté. Pour modifier les propriétés d'un ticket dans Microsoft Teams :

1. Cliquez sur Mettre à jour le ticket pour modifier le ticket dans Microsoft Teams. Vous pouvez également accéder au ticket dans HubSpot en cliquant sur Afficher le ticket.
   
   
   

2. Dans la fenêtre contextuelle, modifiez les propriétés de votre ticket. Pour personnaliser les propriétés affichées, découvrez comment personnaliser le formulaire de création de fiche d’informations pour les tickets.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les détails des tickets mis à jour dans Microsoft Teams seront automatiquement mis à jour dans HubSpot, et vice versa. Tous les commentaires sur le ticket dans HubSpot et les réponses dans le fil de discussion du message Microsoft Teams seront synchronisés de manière bidirectionnelle, y compris les mentions.

Remarque : Pour mettre à jour des tickets dans Microsoft Teams et synchroniser les réponses sous forme de commentaires dans HubSpot, les utilisateurs doivent être mappés entre HubSpot et Microsoft Teams. Découvrez-en davantage sur le mappage des utilisateurs entre Microsoft Teams et HubSpot.