Importer des articles de la base de connaissances

Vous pouvez importer des articles de votre base de connaissances externe hébergée sur Freshdesk, Help Scout, Intercom ou ZenDesk dans HubSpot. Vous pouvez également importer votre base de connaissances depuis un fichier CSV.

Importer votre base de connaissances depuis l'URL de la page d'accueil

Remarque : Seuls 400 articles peuvent être inclus dans un seul import.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Site web > Base de connaissances.
• Cliquez sur Importer dans l'angle supérieur droit.

• Sélectionnez l'option Copie intelligente, puis cliquez sur Suivant.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez l'URL de la page d'accueil de votre base de connaissances externe existante. L'URL de la page d'accueil doit inclure des liens vers les articles que vous souhaitez importer
• Sélectionnez une option pour l'importation de vos articles :
  • Importer et publier : les articles importés seront immédiatement publiés en ligne, visibles par les visiteurs.
  • Importer en tant que brouillon : les articles importés seront importés en tant que brouillons dans votre base de connaissances et ne pourront être vus par les visiteurs qu'une fois publiés manuellement.

• Cliquez sur Importer pour lancer le processus d'importation

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Base de connaissances.
• Cliquez sur l'onglet Articles.
• En haut de la page, vérifiez l'avancement de l'import.

Veuillez noter : si vous recevez une erreur d'importation depuis Zendesk, essayez d' activer les cookies tiers ou de mettre à jour les paramètres de sécurité pour rendre la base de connaissances plus accessible. Si vous recevez toujours des erreurs, vous pouvez exporter vos données Zendesk vers un fichier CSV, puis importer ce fichier dans HubSpot.

Importer votre base de connaissances depuis un fichier CSV

Avant de commencer

• Consultez un exemple de fichier CSV pour formater votre contenu de base de connaissances pour votre import.
• Notez que les champs suivants sont obligatoires :
  • URL
  • Titre
  • Catégorie

• • Corps de l'article

Importer votre base de connaissances 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Site web > Base de connaissances.
• Cliquez sur Importer dans l'angle supérieur droit.
  
  
• Sélectionnez l'option Chargement du fichier CSV, puis cliquez sur Suivant.
• Cliquez sur le menu déroulant Quelle plateforme de base de connaissances utilisez-vous actuellement et sélectionnez la plateforme où vous hébergez actuellement votre base de connaissances.
• Dans la section de téléchargement du fichier CSV, cliquez sur Sélectionner un fichier, puis téléchargez votre fichier CSV
• En bas à droite, cliquez sur Copier les articles.

Mapper les colonnes depuis votre fichier d'import

Ensuite, vous allez faire correspondre les colonnes de votre fichier CSV aux propriétés correspondantes de votre nouvelle base de connaissances HubSpot.

Apprenez-en davantage sur les propriétés des articles HubSpot ci-dessous. Pour voir un exemple de la façon de formater votre fichier CSV et le contenu de l'article que vous importez, consulter l'exemple de fichier d'importation CSV.

• URL (obligatoire) : entrez l'URL de chaque article dans cette colonne.
• Titre (obligatoire): entrez le titre de chaque article dans cette colonne
• Catégorie (obligatoire): entrez la catégorie de chaque article dans cette colonne. Pour définir la valeur dans HubSpot à Non catégorisé, vous pouvez laisser ce champ vide dans votre fichier.
• Sous-catégorie: entrez la sous-catégorie de chaque article dans cette colonne. 
• Corps de l'article (obligatoire) : saisissez le code source du contenu de l'article, y compris les URL des images, dans cette colonne. Pour un exemple de la façon de formater le corps de l'article, voir l'exemple de fichier d'importation CSV.
• Mots clés: entrez les mots clés de recherche pour chaque article, séparés par des virgules, dans cette colonne. 

Veuillez noter si un mot clé comporte un espace après la virgule qui le sépare du mot clé suivant, vous recevrez une erreur indiquant que ces balises n'ont pas pu être importées.

• Sous-titre: saisissez le sous-titre de chaque article dans cette colonne. 

Pour faire correspondre le contenu des articles de vos fichiers CSV à votre nouvelle base de connaissances dans HubSpot : 

• Cliquez sur le menu déroulant pour modifier la propriété de la base de connaissances HubSpot à laquelle une colonne doit correspondre
• Puis, cliquez sur Suivant dans l'angle inférieur droit. Le processus d'import peut prendre quelques minutes.
• Cliquez sur Revenir au tableau de bord pour voir le statut de votre import.

Terminer l'importation

Une fois que vos données CSV ont été importées, vous pouvez terminer l'importation de votre base de connaissances.  

• Sur le tableau de bord, cliquez sur Examiner les résultats pour examiner les données de votre fichier CSV. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'import.
• Sur la page des résultats, consultez les articles prêts à importer. Vous pouvez également cliquer sur l'onglet Erreurs pour afficher toutes les erreurs de votre fichier d'import.

• Sélectionnez les cases à cocher à côté des articles que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Import dans l'angle inférieur droit. 

• Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez une option pour la publication de vos articles :
  • Importez tous les contenus en tant que "brouillon" : les articles importés seront importés en tant que brouillons dans votre base de connaissances et ne pourront être vus par les visiteurs qu'après avoir été publiés manuellement.
  • Importer tout comme « Publié » : les articles importés seront immédiatement publiés en ligne pour les visiteurs.
• Pour remplacer le contenu existant qui a la même URL qu'un article importé, sélectionnez la case à cocher Remplacer les contenus existants par des contenus importés.
• Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'importation. 
• Dans le tableau de bord des imports, consultez la progression de l'import. Puis, cliquez sur Afficher les articles pour afficher les articles importés.