Importar artículos de base de conocimientos

Importa artículos desde una base de conocimientos externa alojada en Freshdesk, Help Scout, Zendesk o Intercom a HubSpot. También puedes importar tu base de conocimientos desde un archivo CSV. 

Antes de empezar

Antes de importar artículos de la base de conocimientos, asegúrate de comprender completamente qué pasos se deben tomar con anticipación, así como las limitaciones de la característica y las consecuencias de usarla.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• No se admite la importación de tablas a una base de conocimientos.

• Cada importación tiene un límite de 400 artículos.

• La importación de una base de conocimientos desde una URL de página de inicio mediante Smart copy sólo está disponible para las bases de conocimientos recién creadas y migradas.
• La importación de una base de conocimientos desde un archivo CSV requiere los siguientes campos:
  • URL
  • Título
  • Categoría
  • Cuerpo del artí­culo

Importar una base de conocimientos desde la URL de una página de inicio

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Contenido > Base de conocimientos.
3. En la sección Vista actual, haz clic en el primer menú desplegable  y selecciona Importar base de conocimientos. En las cuentas con el complemento Branding, este será el segundo menú desplegable. 

4. En la página Importar su base de conocimientos , haga clic en Anterior en la parte inferior izquierda.
5. Selecciona la opción Copia inteligente y, a continuación, haz clic en Siguiente.
6. Introduce la URL de la página de inicio de la base de conocimientos externa.
7. Seleccione una opción para importar sus artículos:
   
   • Importar y publicar: los artículos importados se publicarán en vivo para que los visitantes los vean.
   • Importar como borrador: los artículos se importarán como borradores en la base de conocimientos. Los visitantes no verán los artículos hasta que se publiquen.
8. Haz clic en Importar para iniciar el proceso de importación.
   

Comprueba el estado de la importación

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Servicio al cliente > Base de conocimientos.
2. Haz clic en la pestaña Artículos.
3. En la parte superior de la página, visualiza el progreso de la importación.

Importar una base de conocimientos desde un archivo CSV

Importa tu base de conocimientos desde un archivo CSV. Revise un archivo CSV de muestra para formatear el contenido de su base de conocimientos para su importación.

Sube el archivo CSV

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Contenido > Base de conocimientos.
3. En la sección Vista actual, haz clic en el primer menú desplegable  y selecciona Importar base de conocimientos. En las cuentas con el complemento Branding, este será el segundo menú desplegable. 

4. Haz clic en el menú desplegable Qué plataforma de base de conocimientos estás utilizando actualmente y selecciona la plataforma donde alojas actualmente tu base de conocimientos.
5. Haz clic en el menú desplegable Base de conocimientos HubSpot y selecciona una base de conocimientos.
6. En la sección Cargar archivo CSV, haz clic en Selecciona un archivo, y luego carga tu archivo CSV. 
7. En la parte inferior derecha, haz clic en Copiar artículos.

Asigna las columnas desde el archivo CSV

Asigna las columnas de tu archivo CSV a las propiedades correspondientes en tu nueva base de conocimientos de HubSpot. Para ver un ejemplo de cómo formatear tu archivo CSV y el contenido del artículo que vas a importar, revisa el archivo de importación CSV de muestra.

Para asignar el contenido del artículo desde tu archivo CSV: 

1. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar una columna para seleccionar la columna del archivo a la que deben asignarse las propiedades de la base de conocimientos de HubSpot .
2. Cuando hayas terminado, haz clic en Siguiente en la parte inferior derecha. El proceso de importación puede tardar unos minutos para finalizar.
3. Haz clic en para volver al panel de control y ver el estado de tu importación.

Las siguientes son propiedades de la base de conocimientos de HubSpot (columna de propiedades de la base de conocimientos de HubSpot ):

• URL (obligatorio): la URL de cada artículo de esta columna.
• Título (obligatorio): el título de cada artículo de esta columna
• Categoría (obligatorio): la categoría de cada artículo de esta columna. Para establecer el valor en HubSpot a Sin categorizar, puede dejar este campo en blanco en su archivo.
• Subcategoría: la subcategoría para cada artículo de esta columna. 
• Palabras clave: las palabras clave de búsqueda para cada artículo, separadas por comas, en esta columna. 
• Metadescripción (obligatoria): la metadescripción de cada artículo de esta columna.
• Cuerpo del artículo (obligatorio): el código fuente del contenido del artículo, incluidas las URL de las imágenes, en esta columna. Para ver un ejemplo de cómo dar formato al cuerpo del artículo, consulta el archivo de importación CSV de muestra.
• Subtítulo: el subtítulo de cada artículo de esta columna. 

Tenga en cuenta que si alguna palabra clave tiene un espacio después de la coma que la separa de la siguiente palabra clave, recibirá un error que indica que esas etiquetas no se han podido importar.

Finalizar la importación

Una vez completadas las asignaciones, puedes revisar y completar la importación del artículo de la base de conocimientos. 

1. Vuelve a la herramienta de importación:
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de settingsIcon configuración en la barra de navegación superior.
   • En el menú de la barra lateral izquierda, ve a la Base de conocimientos de contenido > .
   • Haz clic en el menú desplegable Vista actual y selecciona Importar base de conocimientos.
2. Haz clic en Revisar resultados.
3. Para obtener una vista previa de un artículo específico, haz clic en Vista previa. En el panel derecho, ve el artículo y ve una lista de todos los valores que la herramienta identificó para ese artículo.
4. Si se aplicaron valores predeterminados a las características de tu artículo, verás una nota que dice: Se usaron valores predeterminados para completar asignaciones.
   • Para revisar los valores predeterminados, haz clic en Cambiar valores predeterminados.
   • En el panel derecho, revisa los valores predeterminados de las características de los artículos que no se hayan podido asignar a todos los artículos. 
   • Introduce los valores en el campo de texto a los valores deseados.
   • Haz clic en Guardar para aplicar estos valores a todos los artículos.
5. Por opción predeterminada, ninguno de los artículos está seleccionado para la importación. Selecciona la casilla de verificación a la izquierda de cualquier artículo que desees incluir en tu importación.
6. Cuando hayas terminado, haz clic en Importar.
7. En el cuadro de diálogo, selecciona una opción:
   • Importar todo el contenido como "Borrador": los artículos importados se importarán como borradores en tu base de conocimientos y solo los visitantes podrán verlos una vez que se publiquen manualmente.
   • Importar todo el contenido como «Publicados»: los artículos importados se publicarán inmediatamente en vivo para que los visitantes los vean.
8. Para sobrescribir cualquier contenido existente, selecciona la casilla de verificación Sobrescribir contenido existente con contenido importado. 
9. Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.