Gérer les catégories, sous-catégories et balises de la base de connaissances

Vous pouvez utiliser des catégories et des sous-catégories pour organiser votre base de connaissances. Vous pouvez également utiliser des libellés pour améliorer vos résultats de recherche et aider vos utilisateurs à trouver les bons articles. 

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonction, assurez-vous de bien comprendre les mesures à prendre à l'avance ainsi que les limites de la fonction et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Comprendre les exigences

Vérifiez que vous disposez de l’une des autorisations utilisateur suivantes :

• Autorisations du super administrateur .
• Autorisations des paramètres de la base de connaissances . Cette autorisation donnera également un accès Publier à l’outil de base de connaissances par défaut.

Comprendre les limitations & à prendre en compte

• Les catégories ou sous-catégories ne seront pas visibles sur votre base de connaissances en direct si au moins un article ne leur est pas associé.
• Vous pouvez ajouter jusqu’à 1 000 catégories par base de connaissances.
• Vous pouvez ajouter jusqu’à 100 balises par article de la base de connaissances et 5 000 balises par compte HubSpot.

Créez et personnalisez des catégories de base de connaissances

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Base de connaissances.
• Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Configurer et sélectionnez Catégories.

• Pour créer une nouvelle catégorie :
  • Cliquez sur Créer une catégorie en haut à gauche.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom et une description pour la catégorie. Si vous disposez d'une base de connaissances multilingue, vous pouvez saisir un nom et une description distincts pour chaque langue. 
  • Cliquez sur Créer une catégorie.

• Pour réorganiser vos catégories, cliquez sur une catégorie dans la barre latérale de gauche et faites-la glisser vers sa nouvelle position. Par défaut, les catégories sont organisées par ordre alphabétique. 
• Pour modifier le nom et la description d'une catégorie :
  • Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez la catégorie.
  • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Modifier la catégorie. 

• • Dans la boîte de dialogue, modifiez le nom et la description. Si vous avez une base de connaissances multilingue, vous pouvez entrer un nom et une description distincts pour chaque langue.
  • Cliquez sur Mettre à jour la catégorie.
• Pour modifier l’apparence des catégories, les icônes ou les articles en vignette :
  • Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez la catégorie.
  • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Modifier la catégorie.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Affichage de l’accueil de la base de connaissances dans la barre latérale de gauche.
  • Pour afficher la catégorie sur la page d’accueil de votre base de connaissances, activez le bouton Catégorie de fonctionnalités sur Accueil de la base de connaissances .
  • Si votre mise en page contient des icônes, sélectionnez Sélectionner des icônes dans la bibliothèque pour utiliser une icône standard, ou Ajoutez vos propres images pour télécharger une icône personnalisée. Pour modifier la couleur d’une icône standard, saisissez une valeur hexadécimale ou cliquez sur le sélecteur de couleur pour choisir une couleur.
  • Si votre mise en page contient des articles en vignette, cliquez sur Ajouter un article dans la section Articles de catégorie de la page d’accueil pour configurer jusqu’à cinq articles en vignette. 
  • Cliquez sur Mettre à jour la catégorie.

• Pour supprimer une catégorie, passez le curseur de la souris sur la catégorie et cliquez sur Supprimer. Tous les articles et toutes les sous-catégories doivent être supprimés d'une catégorie avant que celle-ci puisse être supprimée. 
• Pour publier vos modifications dans votre base de connaissances, cliquez sur Mettre à jour dans l’angle supérieur droit. 

Créez et personnalisez des sous-catégories de base de connaissances

Vous pouvez organiser davantage les articles de votre base de connaissances en divisant les catégories en sous-catégories. Par défaut, les sous-catégories et les articles sont classés par ordre alphabétique.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Base de connaissances.
• Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Configurer et sélectionnez Catégories.
• Pour créer une nouvelle sous-catégorie : 
  • Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez une catégorie. Les sous-catégories existantes apparaîtront sur la droite. 
  • En haut à droite, cliquez sur Créer une sous-catégorie.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom de sous-catégorie. Si vous disposez d'une base de connaissances multilingue, vous pouvez saisir un nom distinct pour chaque langue.
  • Cliquez sur Créer une sous-catégorie. 
• Pour réorganiser les sous-catégories et les articles :
  
  • Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez une catégorie. Les sous-catégories actuelles et les articles associés apparaissent à droite. 
  • Cliquez sur une sous-catégorie ou sur un article, puis faites-le glisser vers sa nouvelle position.

• Pour modifier la catégorie ou la sous-catégorie d'un article :
  • Placez le curseur sur l'article et cliquez sur Déplacer.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Catégorie et sélectionnez une catégorie.
  • Pour déplacer également l'article dans une sous-catégorie, cliquez sur le menu déroulant Sous-catégorie et sélectionnez une sous-catégorie.
  • Cliquez sur Déplacer.

Remarque : Lorsque vous déplacez un article dans une catégorie et/ou dans une sous-catégorie différente, l'URL de l'article ne sera pas modifiée. Toute modification de l'URL de l'article doit être effectuée dans l'éditeur d'articles.

Créez et personnalisez des balises de base de connaissances

Pour améliorer les résultats de recherche pour vos visiteurs, vous pouvez mettre en balise les articles avec des mots-clés et des expressions que les lecteurs utiliseraient généralement pour les trouver. 

Remarque : Les balises ne seront pas visibles par les visiteurs, elles sont utilisées uniquement pour améliorer les résultats de recherche.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Base de connaissances.
• Cliquez sur le nom  d'un article. 
• Dans l’éditeur de contenu, cliquez sur le menu Paramètres et sélectionnez Métadonnées de balises &.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Balises et sélectionnez une balise existante. Pour créer une nouvelle balise, tapez le nom de votre nouvelle balise, puis cliquez sur + Ajouter la balise « [nom de la balise] ».