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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Exiger des approbations pour les transactions

Dernière mise à jour: 31 juillet 2025

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

Vous pouvez configurer un processus d'approbation pour un transaction pipeline afin que toutes les transactions ou certaines d'entre elles soient examinées et approuvées avant de progresser dans le pipeline. Lorsque les approbations du pipeline sont activées, une phase d’approbation est ajoutée au pipeline sélectionné. Les transactions concernées doivent entrer en phase d’approbation et obtenir une approbation avant de pouvoir progresser dans le pipeline. En outre, les utilisateurs ne pourront pas créer de transactions après la phase d'approbation. Cela inclut les transactions créées à partir de workflows.

Chaque pipeline peut avoir une étape d'approbation unique avec jusqu'à trois approbateurs. Par exemple, vous pouvez avoir un processus de vente qui nécessite l'approbation d'un directeur commercial avant la conclusion d'un contrat et un autre processus de vente qui nécessite l'approbation du responsable juridique et du directeur commercial avant l'envoi d'un contrat.

Pour obtenir de l'aide supplémentaire sur la mise en place du processus d'approbation, consultez la vidéo de présentation partagée dans la communauté HubSpot.

Accorder aux utilisateurs l'autorisation d'approuver les accords

Avant de pouvoir affecter des approbateurs d'opérations, vous devez leur attribuer des autorisations d'approbation d'opérations.

Remarque :, il est recommandé d'accorder d'abord l'autorisation d'approbation avant de mettre en place un processus d'approbation du pipeline. Quelques minutes peuvent s'écouler avant que les utilisateurs dont les autorisations ont été mises à jour apparaissent comme approbateurs disponibles dans le processus de configuration.

Pour ajouter l'autorisation d'approuver l'accord à un utilisateur :
  1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
  3. Survolez un utilisateur , puis cliquez sur Modifier les autorisations.
  4. Cliquez pour développer la section Deals, puis activez l'autorisation Approve.

Une page d’autorisations des transactions HubSpot affichant les options d’accès « Visualiser », « Modifier », « Supprimer » et « Approuver » pour les transactions. L’autorisation « Approuver » a un bouton surligné en orange, défini sur « activé ».

  1. Cliquez sur Enregistrer.

Mise en place de l'approbation d'une transaction pour un pipeline

Les utilisateurs disposant d'autorisations de super administrateur peuvent configurer une phase d'approbation, définir des conditions d'approbation et attribuer des approbateurs pour chaque transaction pipeline. Une fois que vous avez activé le processus d'approbation, vous pouvez également modifier la phase d'approbation, les conditions d'approbation et les utilisateurs qui sont approbateurs.

Avant d’activer les approbations de transaction, assurez-vous d’avoir accordé aux approbateurs l’autorisation Approuver la transaction.

  1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
  3. Naviguez jusqu'à l'onglet Pipelines. 
  4. Cliquez sur le menu déroulant Select a pipeline , puis sélectionnez le pipeline  pour lequel vous souhaitez obtenir des approbations.
  5. En bas, cliquez sur l'onglet Pipeline Rules. 
  6. Dans la ligne Add approval process for deals, activez l'interrupteur  . S'il est déjà activé, cliquez sur l'icône edit edit pour modifier le processus.

    Une page de paramètres « Règles de pipeline » de HubSpot. L’onglet « Règles du Pipeline » est surligné en orange. La page énumère plusieurs règles pour la gestion des transactions, notamment les boutons « Limiter la création de transactions », « Empêcher les transactions de sauter des étapes », « Empêcher les transactions de revenir en arrière », « Contrôler l’accès à la modification de transactions » et « Ajouter un processus d’approbation pour les transactions ».

  7. Configurez l'étape d'approbation. L'étape d'approbation sera mise en évidence et appelée par défaut Pending approval.
    • Pour modifier le nom de la scène, cliquez sur la zone de texte Nom de la scène , et entrez un nom .
    • Pour définir la probabilité de la scène, cliquez sur le menu déroulant de la probabilité , puis sélectionnez un pourcentage .
    • Pour modifier la position de l'étage, cliquez sur l'étage et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée dans l'ordre du pipeline. 
  8. Cliquez sur Suivant pour définir les conditions d'approbation.
  9. Par défaut, toutes les transactions est sélectionnée, ce qui signifie que toutes les transactions, quelle que soit leur valeur de propriété, doivent être approuvées. Pour définir les conditions auxquelles les transactions doivent être approuvées, sélectionnez Transactions qui répondent à des conditions spécifiques, puis sélectionnez des critères. Seules les transactions qui répondent aux critères sélectionnés doivent passer par le processus d’approbation.

    GIF du processus de configuration des approbations. L’utilisateur configure l’approbation pour les transactions dont « libellé de transaction » est égal à « nouveau client ».

  10. Cliquez sur Suivant pour sélectionner les utilisateurs autorisés à approuver des transactions.
  11. Pour sélectionner les approbateurs, cliquez sur le menu déroulant Ajouter des approbateurs, puis cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez voir approuver. Vous pouvez ajouter jusqu'à trois approbateurs par pipeline.
  12. Sélectionnez si l'approbation est requise de Tous les approbateurs ou L'un des approbateurs. Si vous sélectionnez All, tous les approbateurs sélectionnés doivent approuver l'accord avant qu'il ne puisse progresser dans le pipeline. Si vous sélectionnez Any, un seul approbateur doit approuver la transaction pour qu'elle puisse avancer dans le pipeline.
  13. Pour ajouter une note aux approbateurs, saisissez le texte dans la zone de texte. Il s'agit d'un champ obligatoire affiché aux approbateurs lorsqu'une transaction nécessite une approbation.

    Une fenêtre modale « Ajouter des approbateurs » de HubSpot. Il montre deux utilisateurs ajoutés en tant qu’approbateurs. « Approbation requise de : l’un des approbateurs » est sélectionné et une note « Veuillez examiner cette transaction importante ou nouvelle avant qu’elle ne soit conclue » est saisie.

  14. Cliquez sur Suivant.
  15. Vérifiez la phase d'approbation, les conditions éventuelles, les approbateurs, puis cliquez sur Enregistrer.

Une fois sauvegardées, les transactions applicables doivent entrer dans la phase d’approbation et obtenir une approbation avant de pouvoir progresser dans le pipeline. Cette exigence ne s’applique pas dans les scénarios suivants :

  • Une transaction passe directement de la phase de non-approbation à la phase de fermeture fermé perdu.
  • Une transaction déjà dans une phase où un administrateur configure le processus d’approbation. 

Remarque : Bien que cela ne soit pas recommandé, les super administrateurs peuvent désactiver le processus d'approbation d'un pipeline de transactions existant en désactivant le bouton Add approval process for deals row switch. Si l'approbation est désactivée, l'étape d'approbation devient une étape normale et toutes les approbations sont annulées, quel que soit leur statut. Vous ne pouvez pas annuler l’action si vous désactivez un processus d’approbation. Si vous souhaitez rétablir les approbations, vous devrez configurer une nouvelle phase d’approbation.

Demander l'approbation d'une transaction

Si vous êtes un utilisateur déplaçant des transactions dans un pipeline, les transactions applicables doivent entrer dans la phase d'approbation et être approuvées avant de pouvoir progresser dans le pipeline. Pour que le processus d'approbation d'une opération soit lancé, l'opération doit avoir un propriétaire et ce dernier ne doit pas être le seul approbateur ou un approbateur lorsque tous les approbateurs sont requis.

Le processus d’approbation d’une transaction ne commencera pas si l’un des éléments suivants est vrai : il n’y a pas de propriétaire de transaction, le propriétaire est un approbateur requis ou unapprobateur affecté à New York a perdu l’autorisation d’approbation de la transaction ou a été désactivé. Dans ce scénario, un bouton Redémarrer apparaîtra sur la carte de transaction dans la vue de tableau avec une description de l'erreur et des étapes suivantes.

Demande d'approbation :

  1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  2. Passer à l'étape de l'approbation. Vous pouvez mettre à jour la phase de transaction manuellement, via l'API ou via les workflows .
  3. Lorsqu'un accord est en phase d'approbation, les approbateurs reçoivent une demande d'approbation de l'accord. La transaction aura un statut d’approbation (par exemple, En attente) qui apparaîtra sur une carte de transaction dans la vue de tableau ou dans la colonne Dernier statut d’approbation dans la vue de tableau. Si le processus d'approbation comporte des conditions auxquelles la transaction ne répond pas, le statut sera Approbation non nécessaire et vous pourrez poursuivre la transaction.

Une carte de transaction HubSpot pour le « gâteau d’anniversaire Dragonfly Inn ». Il affiche un montant de 50 000 $, date de fermeture 23/02/2024, marqué comme « Transactions volumineuses » et est « En attente d’approbation ». Un bouton « Détails » est mis en surbrillance.

  1. Pour obtenir plus d'informations sur le processus d'approbation, sur une carte de négociation en vue tableau, cliquez sur Détails > Voir l'activité d'approbation.
    • Dans l'onglet Approval, affichez les notes d'approbation, les utilisateurs qui doivent approuver l'accord et les modifications apportées au statut d'approbation.
    • Cliquez sur l'onglet Comments pour afficher ou ajouter des commentaires. Pour ajouter un commentaire, saisissez le texte dans la zone de commentaire, puis cliquez sur Commentaire.
  2. Une fois qu'un approbateur a approuvé, rejeté ou demandé des modifications à l'accord, le propriétaire de l'accord recevra une notification dans HubSpot et par e-mail.
    • Si l'approbateur a demandé des modifications, consultez les commentaires. Si nécessaire, apportez des modifications et répondez aux commentaires de l'approbateur afin qu'il puisse approuver la transaction.
    • En cas d'approbation, le statut d'approbation passera à Approuvé et vous pourrez faire avancer la transaction jusqu'à l'étape souhaitée.
    • En cas de rejet, le statut d'approbation devient Rejected et l'opération ne peut être déplacée que vers une étape perdue fermée.
Un panneau « Notifications » HubSpot affichant une notification d’approbation. Il indique le nom de l’utilisateur qui a approuvé Nouvelle transaction », reçu il y a 14 minutes. Carte de transaction HubSpot pour « Nouvelle transaction » indiquant la date de fermeture du 30/04/2024. Il indique « Aucune activité pendant 9 minutes » et « Aucune activité planifiée », et son statut est « Approuvé » avec un bouton « Détails ».

Approuver ou rejeter un accord

Si vous êtes un approbateur pour un pipeline d'affaires, vous recevrez une notification dans HubSpot et par e-mail lorsqu'un utilisateur demande l'approbation d'une affaire.

  • Pour consulter la transaction à partir de vos notifications, accédez à vos notifications dans HubSpot ou votre e-mail, puis cliquez sur la notification ou le CTA pour accéder à la transaction.
  • Pour afficher toutes les transactions en attente d’approbation, filtrez vos transactions par Le dernier statut d’approbation contient exactement en attente. Cliquez sur le nom d'une transaction incluse dans la vue.

Un groupe de filtres dans un panneau HubSpot montrant un groupe de filtres. La règle de filtrage affichée est « Le dernier statut d’approbation contient exactement en attente », avec un bouton « Modifier les filtres ».

Dans le cas d'un accord, pour approuver ou rejeter l'accord :

  1. En haut de la page, dans la bannière Approval needed, cliquez sur Approval.
  2. Pour obtenir plus d'informations sur la demande, sélectionnez View Approval Details.
  3. Pour demander des modifications avant l'approbation, sélectionnez Request changes. Saisissez le texte dans la zone de commentaire, puis cliquez sur Commentaire. L'utilisateur qui a demandé l'approbation sera notifié.
  4. Pour approuver la demande d'avancement de la transaction, sélectionnez Approve. Saisissez un message facultatif , puis cliquez sur Approve pour confirmer.

GIF d’une fiche d’informations de transaction. L’utilisateur clique sur « Approbation » affichée dans une bannière jaune en haut. Ils interagissent ensuite avec une boîte de dialogue pour confirmer.

  1. Pour refuser l'accord, sélectionnez Reject. Saisissez la raison pour laquelle la transaction a été rejetée, puis cliquez sur Reject pour confirmer. Une fois qu'une affaire est rejetée, elle ne peut être déplacée qu'au stade de la perte fermée. 

Une fois qu'une transaction est approuvée ou rejetée, la valeur Statut de dernière approbation de la transaction sera mise à jour pour indiquer la décision. Si une transaction a été approuvée ou rejetée alors qu'elle n'aurait pas dû l'être, un super administrateur peut relancer le processus d'approbation.

Remarque : Si vous déplacez une transaction précédemment approuvée/rejetée vers une phase antérieure à la phase d'approbation, la valeur Statut de dernière approbation sera automatiquement effacée. Dans ce cas, la transaction devra repasser par le processus d'approbation.

Recommencer l'approbation pour une transaction

Si une transaction n’a pas été correctement approuvée ou rejetée, un super administrateur peut relancer le processus d’approbation. Seuls les super administrateurs peuvent redémarrer les approbations, même si d'autres approbateurs non administrateurs sont définis pour le pipeline.

Pour relancer le processus d'approbation :

  1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  2. Faites passer la transaction à la phase d'approbation ou à la phase précédant la phase d'approbation.
  3. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui pour confirmer.

Le statut de la dernière approbation de la transaction sera réinitialisé et la transaction devra repasser par le processus d'approbation avant de progresser dans le pipeline. 

GIF d’un tableau de bord de transactions. Le super administrateur fait reculer une transaction et le confirme dans une boîte de dialogue pour relancer le processus d’approbation.

Afficher l'historique des approbations

Les utilisateurs disposant des autorisations Personnaliser la mise en page des fiches d'informations ou Super administrateur peuvent ajouter une carte CRM dans la barre latérale droite et une carte de barre latérale de prévisualisation pour afficher l'historique des approbations. Ensuite, les utilisateurs peuvent voir les personnes impliquées dans le processus d'approbation ainsi que la chronologie des événements.

Configurer la carte d’approbation du pipeline

  1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
  3. Cliquez sur l'onglet Record customization.
  4. Cliquez sur le nom de la vue souhaitée.
  5. Passez le curseur de la souris dans la colonne de droite, puis cliquez sur l’icône addIcon Ajouter.
  6. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’onglet Bibliothèque de cartes , puis sur l’option Approbations du pipeline , cliquez sur Ajouter une carte.
  7. Cliquez sur la X dans l'angle supérieur droit.
  8. Cliquez sur Enregistrer et quitterdans l’angle supérieur droit. 

Utiliser la carte d’approbation des pipelines

  1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions..
  2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
  3. Dans la barre latérale droite, accédez à la carted'approbation Pi peline .

Une fiche d’informations de transaction HubSpot pour « Test ». À droite, la section « Statut d’approbation » indique que la transaction est « approuvée » par le « Compte de test ». Une carte « Phase de transaction » et une section « Contacts » vide sont également visibles.

Configurer la carte d’approbation du pipeline du panneau d’aperçu

  1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
  3. Cliquez sur l'onglet Preview customization .
  4. Cliquez sur le nom de la vue souhaitée.
  5. Passez le curseur de la souris entre les cartes, puis cliquez sur l’icône addIcon Ajouter.
  6. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’onglet Bibliothèque de cartes , puis sur l’option Approbations du pipeline , cliquez sur Ajouter une carte.
  7. Cliquez sur la X dans l'angle supérieur droit.
  8. Cliquez sur Enregistrer et quitterdans l’angle supérieur droit. 

Utiliser le panneau d’aperçu d’approbation du pipeline

  1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions..
  2. Passez le curseur sur une fiche d’informations et cliquez sur Aperçu. 

GIF ou vue en tableau pour les transactions. L’utilisateur passe le curseur de la souris sur une transaction, révélant un bouton d’aperçu. Il clique dessus pour ouvrir un panneau de droite avec des détails tels que le statut d’approbation.

 
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