Una volta avviata l'archiviazione dei Dati Sensibili nel vostro account HubSpot, i SuperAdmin possono eseguire una scansione dell'account per visualizzare un elenco di attività che potrebbero contenere Dati sensibili. Quindi, possono rivedere i dati e rimuoverli definitivamente dall'account.
La possibilità di rivedere e rimuovere questi dati può aiutare a mantenere l'igiene dei dati e a ridurre i rischi di conformità. Ad esempio, se un cliente invia per sbaglio via e-mail i dati della sua carta di credito o del suo documento d'identità, è possibile rivedere e rimuovere tali dati.
Le autorizzazioni di superamministratore sono necessarie per la scansione e la correzione dei dati sensibili.
Prima di iniziare
Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicurarsi di comprendere appieno i passi da compiere in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.
Dati sensibili
deve essere attivata nel vostro account.
- È possibile eseguire la scansione delle informazioni degli ultimi 60 giorni.
- È possibile eseguire la scansione di un account una volta ogni 30 giorni.
Scansione dei dati sensibili
Se siete un Super Admin e i Dati sensibili sono attivati nel vostro account, potete eseguire una scansione del vostro account per rilevare i Dati sensibili nelle attività degli ultimi 60 giorni.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Sicurezza.
- Passare alla scheda Dati sensibili.
- Nella sezione Scansione dati sensibili, fare clic su Avvia scansione. Se è già stata eseguita una scansione, fare nuovamente clic su Scansione.
- Nel pannello di destra, selezionare le caselle di controllo accanto ai tipi di dati da scansionare.
- Nella sezione Escludi parole chiave dalla scansione, inserire le parole chiave che si desidera escludere. Premere Invio dopo ogni parola chiave per aggiungerla.
- In basso a destra, fare clic su Avanti.
- Esaminare le informazioni e selezionare la casella di controllo per accettare.
- Fare clic su Avvia scansione.
Una volta avviata la scansione, nella sezione Scansione dati sensibili apparirà un banner Scansione in corso. Riceverete un'e-mail quando i risultati saranno pronti.
Esaminare la scansione dei dati sensibili
Se siete un Super Admin, una volta effettuata la scansione del vostro account, potete esaminare i risultati e rimuovere i Dati sensibili dal vostro account. Tutte le azioni intraprese saranno registrate nei registri di controllo.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Sicurezza.
- Passare alla scheda Dati sensibili.
- Nella sezione Scansione dati sensibili, fare clic su Visualizza risultati.
- Fare clic sui menu a tendina in alto per filtrare per Tipo di attività, Tipo di dati e Stato. Per filtrare in base al nome del record, inserire i nomi dei record nella barra di ricerca searchIcon .
- Per esaminare un'attività, passare il mouse sull'attività e fare clic su Visualizza dettagli.
- Nel pannello di destra, esaminare i dati. Fare clic su Visualizza attività per visualizzare tutti i dettagli dell'attività.
- Dopo la revisione, se si decide che non è necessario eliminare le informazioni, selezionare la casella di controllo Segna come non sensibile.
- Fare clic su Avanti.
- Fare nuovamente clic su Avanti.
- Fare clic su Conferma.
- Se dopo la revisione si decide di rimuovere queste informazioni dal proprio account, fare clic su Avanti.
- Selezionare la casella di controllo accanto al valore che si desidera rimuovere e fare clic su Avanti.
- Fare clic su Conferma.
Una volta che le informazioni sono state eliminate, verranno sostituite con un linguaggio generico. Ad esempio, un numero di conto specifico sarà sostituito da "REDACTED-ACCOUNT-NUMBER".