Comprendere i contratti in HubSpot

Utilizza l'oggetto "Contratti" in HubSpot come fonte centralizzata e attendibile dei ricavi confermati. I contratti si integrano con Revenue Hub per unire abbonamenti e fatture a partire da un preventivo iniziale e offrono la possibilità di gestire modifichee rinnovi durante la durata del contratto. I contratti possono essere utilizzati con altri record e strumenti, come le trattative e i preventivi, per gestire i ricavi end-to-end in HubSpot.

Scopri come puoi utilizzare il record "contratto" per la tua attività, tra cui:

• Come utilizzare i contratti in combinazione con altri oggetti HubSpot quali opportunità, preventivi e fatture.

• Come gestire le modifiche a contratto in corso e i rinnovi.

• Come viene gestito il rateo quando si apportano modifiche al contratto.

Prima di iniziare

• Iscriviti alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments per accettare automaticamente i pagamenti sulle fatture gestite tramite contratti con HubSpot Payments o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti. Scopri di più sul processo della versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments.
• I preventiviaccettatipossono generare contratti indipendentemente dal fatto che tu sia iscritto o meno alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments. Se non sei iscritto alla versione beta, l’incasso dei pagamenti rimane legato al preventivo esistente o alla procedura di fatturazione autonoma. Con la versione beta, i contratti vengono utilizzati per gestire la fatturazione ricorrente, la creazione delle fatture e l’incasso dei pagamenti. Scopri di più sui diversi modi per fatturare i tuoi acquirenti.

Che cos’è un contratto?

I contratti rappresentano la fonte centralizzata di dati affidabili per i ricavi impegnati in HubSpot e descrivono in dettaglio i prodotti, le metriche relative ai ricavi e le variazioni nel tempo. A differenza delle trattative, che tengono traccia delle singole opportunità di vendita, i contratti sono progettati per supportare l’intero ciclo di vita dell’accordo con il cliente, comprese le modifiche e i rinnovi.

Grazie ai contratti, i tuoi team possono generare report sulle metriche relative ai ricavi, impostare rinnovi e modifiche e allineare le operazioni relative ai ricavi a livello aziendale.

I contratti possono essere creati, associati ai record correlati e utilizzati nella reportistica. Ai contratti è possibile aggiungere preventivi di modifica e rinnovo per riflettere l’accordo attuale con il cliente.

I contratti di HubSpot sostituiscono i contratti legali?

I contratti di HubSpot non sostituiscono i contratti legali, come gli accordi quadro di servizio (MSA) o i contratti PDF firmati. Se hai bisogno di fare riferimento a un contratto legale in HubSpot, potresti creare una proprietà di contratto personalizzata con un tipo di campo “File” o “URL” e caricare il documento o aggiungere il relativo URL. Prima di archiviare un contratto legale in HubSpot, esamina attentamente il documento e scopri di più sull’archiviazione dei dati sensibili in HubSpot.

Come viene creato un contratto?

Un record di contratto viene creato automaticamente quando un preventivo viene accettato (se l’impostazione “Crea automaticamente i contratti dai preventivi accettati” è attivata). Il record di contratto fornisce una panoramica dei dettagli chiave del contratto, come le informazioni di contatto e aziendali, il fatturato impegnato e i collegamenti ad altri record.

Nota: un Revenue Hub per creare e modificare i contratti. In futuro potrebbero essere disponibili ulteriori opzioni per la creazione e la modifica dei contratti. Consulta il prodotto per le informazioni più aggiornate sulla disponibilità.

Come utilizzare insieme trattative, preventivi, contratti e fatture

• Offerte: usa le trattative per monitorare un'opportunità di vendita e concluderla. Quando si utilizzano i contratti, si consiglia di impostare diverse pipeline per i diversi tipi di offerte. Ad esempio, una pipeline per i nuovi affari, una per le espansioni (modifiche a metà contratto) e una per i rinnovi. Ciò garantisce che le diverse fasi di vendita di un contratto possano essere registrate e riportate singolarmente.

• Preventivi: crea preventivi basati sull’affare e inviali all’acquirente per la revisione. Una volta accettato il preventivo, viene creato automaticamente un contratto che riflette l’impegno di fatturato del preventivo. Affari, preventivi e contratti possono contenere voci sia una tantum che ricorrenti. 

• Preventivi di modifica e di rinnovo: utilizzare i preventivi di modifica per apportare modifiche a contratto in corso, quali estensioni, aggiornamenti o downgrade. Utilizzarei preventivi di rinnovo per i rinnovi contrattuali.

• Fatture:emetti fatture per il pagamento. Puoi riscuotere i pagamenti online in HubSpot oppure contrassegnare manualmente le fatture come pagate se utilizzi un altro metodo di pagamento.

• Contratti: la fonte centralizzata e attendibile dei ricavi impegnati. Include i prodotti e i servizi per cui il cliente sta pagando e qualsiasi modifica apportata al contratto. Se sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments, i contratti vengono utilizzati per gestire la fatturazione ricorrente, la creazione delle fatture e la riscossione dei pagamenti. Scopri di più sui diversi modi per fatturare i tuoi acquirenti.

Quali informazioni è possibile visualizzare nel record del contratto?

Utilizza il contratto per visualizzare i seguenti dettagli:

• Stato:visualizza lo stato attuale del contratto.

• Informazioni finanziarie e sui ricavi: visualizza il valore totale del contratto (TCV), il valore annuale del contratto, i ricavi ricorrenti mensili (MRR) e i ricavi ricorrenti annuali (ARR).

• Dettagli di fatturazione:esamina i dettagli di fatturazione, tra cui il referente per la fatturazione, l’importo fatturato, la cronologia delle fatture e i pagamenti imminenti.

• Date di rinnovo: visualizza quando è previsto il rinnovo del contratto.

• Associazioni: visualizza i record a cui il contratto è associato, inclusi contatti, aziende, trattative, fatture, voci di fattura, pagamenti, preventivi e abbonamenti.

I clienti possono visualizzare i propri contratti?

L’oggetto “contratto” di HubSpot non è visibile ai tuoi clienti. A loro vengono inviati preventivi, fatture, ricevute e altre notifiche relative alla fatturazione per i loro record di fatturazione.

Che cos’è un contratto a rinnovo automatico?

I contratti a rinnovo automatico contengono voci ricorrenti impostate per il rinnovo automatico fino alla cancellazione. Poiché non hanno una data di scadenza, il TCV e l’ACV non vengono calcolati. L’MRR e l’ARR vengono comunque calcolati.

Come gestire le modifiche future e in corso di contratto

Le modifiche future e in corso di contratto possono essere gestite tramite preventivi di modifica, che devono essere associate a un'operazione (ad esempio, espansione o upsell). Le operazioni possono essere create durante il processo di preventivo di modifica oppure create separatamente e associate manualmente. Una volta accettati i preventivi di modifica, il contratto viene aggiornato con le modifiche indicate nel preventivo. Si consiglia di configurare pipeline diverse per le trattative associate ai preventivi di modifica (ad esempio, espansione, upsell) per poterle prevedere e riportare separatamente. La scheda "Cronologia del contratto " si aggiorna ogni volta che vengono apportate modifiche al contratto, sia direttamente che tramite preventivi di modifica.

Nota: se si partecipa alla versione beta di Connected CPQ, Fatturazione e Pagamenti, qualora sia stata applicata una nota di credito a una fattura, l’importo rettificato della fattura non verrà riportato nel contratto.

Come gestire i rinnovi

I rinnovi possono essere attivati tramite preventivi di rinnovo, che devono essere associati a un'opportunità. Le opportunità possono essere create nell'ambito del processo di preventivo di rinnovo oppure create e associate manualmente. Una volta accettato il preventivo di rinnovo, viene creato un nuovo contratto che viene automaticamente associato al contratto esistente. Si consiglia di configurare una pipeline di rinnovo per le trattative associate ai preventivi di rinnovo, al fine di prevedere e generare report sui rinnovi separatamente.

Come viene calcolato il pro rata del contratto?

Se l’ impostazione del rateo è attivata, le modifiche a metà periodo vengono ripartite proporzionalmente su base giornaliera in base al numero di giorni rimanenti nel periodo di fatturazione. La tariffa giornaliera di una voce viene calcolata e applicata al numero di giorni rimanenti nel periodo a partire dalla data di entrata in vigore della modifica. Se l’ impostazione di ripartizione proporzionale è disattivata, le modifiche al contratto effettuate a periodo già iniziato entreranno in vigore nel ciclo di fatturazione successivo.

Quando viene apportata una modifica al contratto nel corso del periodo, le voci esistenti vengono aggiornate in base alle voci e alla data di accettazione del preventivo di modifica. Le voci esistenti vengono abbreviate e seguite dall’aggiunta di nuove voci. Le voci presenti nei preventivi di modifica e nei contratti hanno ID di record univoci. Scopri di più sul comportamento delle voci.

Prossimi passi

• Scopri di più sulla versione beta di Connected CPQ, Fatturazione e Pagamenti.

• Scopri di più sucome configurare i contratti nel tuo account HubSpot.

• Scopri di più sullacreazione di contratti a partire da preventivi accettati.

• Scopri di più su come visualizzare e gestire i contratti, compreso come rescindere i contratti, associarli ad altri record ed esportarli.