Sopimusten ymmärtäminen HubSpotissa

Käytä HubSpotin Contracts-objektia sitovien tulojen keskitettynä luotettavana tietolähteenä. Contracts integroituu Revenue Hubiin -moduuliin, jolloin alkuperäisestä tarjouksesta peräisin olevat tilaukset ja laskut yhdistetään. Lisäksi sopimusten avulla voidaan hallita sopimuksen voimassaoloaikana tehtäviä muutoksiaja uusimisia. Sopimuksia voidaan käyttää yhdessä muiden tietueiden ja työkalujen, kuten kauppojen ja tarjouksia, HubSpotin liikevaihdon hallintaan alusta loppuun.

Tutustu siihen, miten voit hyödyntää sopimustietuetta yrityksessäsi, mukaan lukien:

• Kuinka käyttää sopimuksia yhdessä muiden HubSpot-objektien, kuten kauppojen, tarjousten ja laskujen, kanssa.

• Kuinka hallita sopimuksen voimassaoloaikana tehtäviä muutoksia ja uusimisia.

• Kuinka suhteutus hallitaan, kun sopimukseen tehdään muutoksia.

Ennen kuin aloitat

• Liity Connected CPQ-, laskutus- ja maksujen beta- ohjelmaan, jotta voit hyväksyä maksut automaattisesti laskuissa, joita hallitaan HubSpot-maksujen tai Stripen kautta tehdyillä sopimuksilla maksunkäsittelyvaihtoehtona. Lue lisää Connected CPQ-, laskutus- ja maksujen beta-prosessista.
• Hyväksytyistä tarjouksista voidaan luoda sopimuksia riippumatta siitä, oletko liittynyt Connected CPQ, Billing ja Payments -beetaohjelmaan. Jos et ole liittynyt beetaohjelmaan, maksujen kerääminen tapahtuu edelleen olemassa olevan tarjouksen tai erillisen laskun kautta. Beetaohjelmassa sopimuksia käytetään jatkuvan laskutuksen, laskujen luomisen ja maksujen keräämisen hallintaan. Lue lisää eri tavoista laskuttaa ostajiasi osoitteessa.

Mikä on sopimus?

Sopimukset ovat HubSpotissa sitoutuneiden tulojen keskitetty tietolähde, jossa eritellään kertaluonteiset ja toistuvat tuotteet, liikevaihtomittareita ja muutoksia ajan mittaan. Toisin kuin kaupat, joilla seurataan yksittäisiä myyntimahdollisuuksia, sopimukset on suunniteltu tukemaan koko asiakassopimuksen elinkaarta, mukaan lukien muutokset ja uusinnat.

Sopimusten avulla tiimisi voivat raportoida tulostunnuslukuja, määrittää uusimisia ja muutoksia sekä yhdenmukaistaa tulotoimintoja koko yrityksessä.

Sopimuksia voidaan luoda, liittää niihin liittyviin tietueisiin ja käyttää raportoinnissa. Sopimuksiin voidaan lisätä muutoksia ja uusimistarjouksia, jotta ne heijastavat asiakkaan nykyistä järjestelyä.

Korvaavatko HubSpot-sopimukset juridiset sopimukset?

HubSpot-sopimukset eivät korvaa juridisia sopimuksia, kuten palvelusopimuksia (MSA) tai allekirjoitettuja PDF-sopimuksia. Jos sinun on viitattava juridiseen sopimukseen HubSpotissa, voit luoda mukautetun sopimusominaisuuden, jonka kenttätyyppi on Tiedosto tai URL, ja ladata asiakirjan tai lisätä sen URL-osoitteen. Ennen kuin tallennat juridisen sopimuksen HubSpotiin, tarkista asiakirja huolellisesti ja tutustu tarkemmin arkaluonteisten tietojen tallentamiseen HubSpotissa.

Miten sopimus luodaan?

Sopimusrekisteritietue luodaan automaattisesti, kun tarjous hyväksytään (jos asetus Luo sopimukset automaattisesti hyväksytyistä tarjouksista on käytössä). Sopimusrekisteritietue tarjoaa yleiskatsauksen sopimuksen keskeisistä tiedoista, kuten yhteyshenkilön ja yrityksen tiedoista, sitovista tuloista sekä yhteyksistä muihin tietueisiin.

Huomaa: a Revenue Hub-käyttöoikeus tarvitaan sopimusten luomiseen ja muokkaamiseen. Lisää sopimusten luomiseen ja muokkaamiseen liittyviä vaihtoehtoja saattaa tulla saataville tulevaisuudessa. Katso tuotteesta ajantasaisimmat saatavuustiedot.

Kuinka käyttää kauppoja, tarjouksia, sopimuksia ja laskuja yhdessä

• Tarjoukset: käytä kauppoja seurata myyntimahdollisuutta ja saada se päätökseen. Sopimuksia käytettäessä on suositeltavaa määrittää eri tyyppisille kaupoille eri myyntiputket. Esimerkiksi yksi myyntiputki uusille kaupoille, yksi laajennuksille (sopimuksen voimassaoloaikana tehtävät muutokset) ja yksi uusimisille. Näin varmistetaan, että sopimuksen eri myyntivaiheet voidaan kirjata ja raportoida erikseen.

• Tarjoukset: luo tarjouksia kaupan perusteella ja lähetä ne ostajalle tarkasteltavaksi. Kun tarjous on hyväksytty, luodaan automaattisesti sopimus, joka heijastaa tarjouksen tulositoumusta. Kaupat, tarjoukset ja sopimukset voivat sisältää sekä kertaluonteisia että toistuvia eräsuorituksia. 

• Muutos- ja uusintatarjoukset: käytä muutostarjouksia sopimuksen voimassaoloaikana tehtäviin muutoksiin, kuten laajennuksiin, päivityksiin tai alennuksiin. Käytäuusintatarjouksia sopimusten uusimiseen.

• Laskut:laadi laskut maksua varten. Voit kerätä maksut verkossa HubSpotissa tai merkitä laskut manuaalisesti maksetuiksi, jos käytät muuta maksutapaa.

• Sopimukset: keskitetty tietolähde sitoville tuloille. Ne sisältävät tuotteet ja palvelut, joista asiakas maksaa, sekä kaikki sopimukseen tehdyt muutokset. Jos olet mukana Connected CPQ-, laskutus- ja maksujen beta-ohjelmassa, sopimuksia käytetään jatkuvan laskutuksen, laskujen luomisen ja maksujen perinnän hallintaan. Lue lisää eri tavoista laskuttaa ostajiasi.

Mitä tietoja voin tarkastella sopimustietueessa?

Sopimuksen avulla voit tarkastella seuraavia tietoja:

• Tila:tarkastele sopimuksen nykyistä tilaa.

• Talous- ja tulotiedot: tarkastele sopimuksen kokonaisarvoa (TCV), vuotuista sopimusarvoa, kuukausittaista toistuvaa liikevaihtoa (MRR) ja vuotuista toistuvaa liikevaihtoa (ARR).

• Laskutustiedot:tutustu laskutustietoihin, kuten laskutusyhteyshenkilöön, laskutettuun summaan, laskutushistoriaan ja tuleviin maksuihin.

• Uusimispäivät: tarkastele , milloin sopimuksen uusiminen erääntyy.

• Yhteydet: tarkastele tietueita, joihin sopimus liittyy, mukaan lukien yhteyshenkilöt, yritykset, kaupat, laskut, rivit, maksut, tarjoukset ja tilaukset.

Voivatko asiakkaat tarkastella sopimuksiaan?

Asiakkaasi eivät voi tarkastella HubSpot-sopimusobjektia. Heille lähetetään tarjouksia, laskuja, kuitteja ja muita laskutukseen liittyviä ilmoituksia heidän laskutustietojensa perusteella.

Mikä on jatkuva sopimus?

Evergreen-sopimukset sisältävät toistuvia erätietoja, jotka on asetettu uusittaviksi automaattisesti, kunnes ne peruutetaan. Koska niillä ei ole päättymispäivää, TCV- ja ACV-arvoja ei lasketa. MRR- ja ARR-arvot lasketaan kuitenkin edelleen.

Kuinka hallita tulevia ja sopimuksen voimassaoloaikana tehtäviä muutoksia

Tulevia ja sopimuksen voimassaoloaikana tehtäviä muutoksia voidaan hallita muutostarjouksia, jotka on liitettävä kauppaan (esim. laajennus tai lisämyynti). Kaupat voidaan luoda muutostarjouksen prosessin aikana tai luoda erikseen ja liittää manuaalisesti. Kun muutostarjoukset on hyväksytty, sopimus päivitetään tarjouksessa esitettyjen muutosten mukaisesti. On suositeltavaa määrittää eri myyntiputket muutostarjouksiin liitetyille kaupoille (esim. laajennus, lisämyynti), jotta niitä voidaan ennustaa ja raportoida erikseen. Sopimushistoria-välilehti päivittyy aina, kun sopimukseen tehdään muutoksia joko suoraan tai muutostarjousten kautta.

Huomaa: jos olet mukana Connected CPQ-, laskutus- ja maksujen beetaversiossa, ja jos laskuun on sovellettu hyvityslaskua, oikaistua laskusummaa ei näy sopimuksessa.

Uusimisten hallinta

Uusinnat voidaan käynnistää uusintatarjouksilla, joiden on oltava liitettyinä kauppaan. Kaupat voidaan luoda osana uusintatarjousprosessia tai luoda ja liittää manuaalisesti. Kun uusintatarjous on hyväksytty, luodaan uusi sopimus, joka liitetään automaattisesti olemassa olevaan sopimukseen. On suositeltavaa määrittää uusintaputki uudistustarjouksiin liitetyille kaupoille, jotta uusimisia voidaan ennustaa ja raportoida erikseen.

Miten sopimuksen suhteellinen jakautuminen lasketaan?

Jos suhteutusasetus on kytketty päälle, kauden keskellä tehdyt muutokset jaetaan päivittäin laskutuskauden jäljellä olevien päivien määrän perusteella. Rivikohdan päivähinta lasketaan ja sovelletaan kauden jäljellä oleviin päiviin muutoksen voimaantulopäivästä alkaen. Jos suhteutusasetus on pois päältä, sopimuksen muutokset astuvat voimaan seuraavalla laskutusjaksolla.

Kun sopimukseen tehdään muutoksia kesken kauden, olemassa olevat rivit päivitetään muutostarjouksen rivien ja hyväksymispäivän perusteella. Olemassa olevia rivejä lyhennetään, ja niiden perään lisätään uusia rivejä. Muutostarjousten ja sopimusten riveillä on yksilölliset tunnisteet. Lue lisää erien toiminnasta.

Seuraavat vaiheet

• Lue lisää Connected CPQ-, laskutus- ja maksujen beetaversiosta.

• Lue lisääsopimusten määrittämisestä HubSpot-tililläsi.

• Lue lisääsopimusten luomisesta hyväksytyistä tarjouksista.

• Lue lisää sopimusten tarkastelusta ja hallinnasta, mukaan lukien sopimusten irtisanominen, sopimusten liittäminen muihin tietueisiin ja sopimusten vieminen.