Entender los contratos en HubSpot

Utilice el objeto de contratos en HubSpot como fuente de referencia centralizada para los ingresos comprometidos. Los contratos se integran con Revenue Hub para combinar las suscripciones y las facturas a partir de una cotización inicial, e incluyen la opción de gestionar los cambiosy las renovaciones durante la vigencia del contrato. Los contratos se pueden utilizar junto con otros registros y herramientas, como los negocios y las cotizaciones, para gestionar los ingresos de principio a fin en HubSpot.

Descubra cómo puede utilizar el registro de contratos para su empresa, entre otras cosas:

• Cómo utilizar contratos en combinación con otros objetos de HubSpot como negocios, cotizaciones y facturas.

• Cómo gestionar los cambios y renovaciones a mitad de contrato.

• Cómo se gestiona el prorrateo al realizar cambios en los contratos.

Antes de empezar

• Inscríbete en la beta de CPQ, facturación y pagos conectados para aceptar automáticamente pagos de facturas gestionadas mediante contratos con pagos de HubSpot o Stripe como opción de procesamiento de pagos. Más información sobre el proceso beta de CPQ, facturación y pagos conectados.
• Las cotizaciones aceptadaspueden crear contratos tanto si estás inscrito en la beta de CPQ, facturación y pagos conectados como si no. Si no está inscrito en la versión beta, el cobro de los pagos seguirá estando vinculado a la experiencia existente de cotización o factura independiente. Con la versión beta, los contratos se utilizan para gestionar la facturación en curso, la creación de facturas y el cobro de pagos. Obtén más información sobre las diferentes formas de facturar a tus compradores en.

¿Qué es un contrato?

Los contratos son la fuente de referencia para los ingresos comprometidos en HubSpot, en la que se detallan los productos puntuales y recurrentes, las métricas de ingresos y la evolución a lo largo del tiempo. A diferencia de los negocios, en los que se hace un seguimiento de las oportunidades de venta individuales, los contratos están diseñados para soportar todo el ciclo de vida del acuerdo con el cliente, incluidas las modificaciones y renovaciones.

Con los contratos, sus equipos pueden informar sobre las métricas de ingresos, establecer renovaciones y modificaciones, y alinear las operaciones de ingresos en toda la empresa.

Los contratos se pueden crear, asociar a registros relacionados y utilizar en la elaboración de informes. Se pueden añadir a los contratos las cotizaciones correspondientes a cambios y renovaciones para reflejar las condiciones actuales del cliente.

¿Los contratos de HubSpot sustituyen a los contratos legales?

Los contratos de HubSpot no sustituyen a los contratos legales, como los acuerdos marco de prestación de servicios (MSA) o los contratos en formato PDF firmados. Si necesitas hacer referencia a un contrato legal en HubSpot, puedes crear una propiedad de contrato personalizada con un tipo de campo «Archivo» o «URL» y subir el documento o añadir su URL. Antes de almacenar un contrato legal en HubSpot, revisa el documento detenidamente y obtén más información sobre cómo almacenar datos sensibles en HubSpot.

¿Cómo se crea un contrato?

Cuando se acepta una cotización , se crea automáticamente un registro de contrato (siempre que la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas» esté activada). El registro del contrato ofrece una visión general de los datos clave del contrato, como la información de contacto y de la empresa, los ingresos comprometidos y las relaciones con otros registros.

Nota: para crear y editar contratos es necesario disponer de una licencia de Revenue Hub . Es posible que en el futuro estén disponibles otras opciones de creación y edición de contratos. Consulte el producto para obtener la información de disponibilidad más actualizada.

Cómo utilizar conjuntamente negocios, cotizaciones, contratos y facturas

• Negocios: utilizalos negocios para realizar un seguimiento de una oportunidad comercial y cerrarla. Cuando se utilizan contratos, se recomienda configurar diferentes pipelines de negocios para los distintos tipos de negocios. Por ejemplo, una pipeline de proyectos de nuevos negocios, una pipeline de proyectos de ampliaciones (modificaciones a mitad de contrato) y una pipeline de renovaciones. Esto garantiza que las distintas operaciones de venta de un contrato puedan registrarse y reflejarse en los informes de forma individual.

• Cotizaciones: elabora cotizaciones basadas en el negocio y envíalas al comprador para que las revise. Una vez aceptada la cotización, se genera automáticamente un contrato que refleja el compromiso de ingresos de la misma. Los negocios, las cotizaciones y los contratos pueden contener elementos de pedido tanto puntuales como recurrentes. 

• Presupuestos de modificación y renovación: utiliza las cotizaciones de modificación para realizar cambios durante la vigencia del contrato, como ampliaciones, mejoras o reducciones de prestaciones. Utilizalas cotizaciones de renovación para las renovaciones de contratos.

• Facturas:emitir facturas para el pago. Puedes cobrar los pagos online a través de HubSpot o marcar manualmente las facturas como pagadas si utilizas otro método de pago.

• Contratos: la fuente centralizada de referencia para los ingresos comprometidos. Incluye los productos y servicios por los que el cliente está pagando, así como cualquier modificación introducida en el contrato. Si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, los contratos se utilizan para gestionar la facturación periódica, la emisión de facturas y el cobro de pagos. Infórmate sobre las diferentes formas de facturar a tus compradores.

¿Qué información puedo ver en el expediente del contrato?

Utilice el contrato para ver los siguientes detalles:

• Estado:consultar el estado actual del contrato.

• Información financiera y de ingresos: consulte el valor total del contrato (TCV), el valor anual del contrato, los ingresos recurrentes mensuales (MRR) y los ingresos recurrentes anuales (ARR).

• Detalles de facturación: conozca los detalles de facturación, incluido el contacto de facturación, la cantidad facturada, el historial de facturación y los próximos pagos.

• Fechas de renovación: vea cuándo vence la renovación del contrato.

• Asociaciones: ver los registros a los que está asociado el contrato, incluidos contactos, empresas, negocios, facturas, elementos de línea, pagos, cotizaciones y suscripciones.

¿Pueden los clientes ver sus contratos?

El objeto de contrato de HubSpot no puede ser visto por tus clientes. Se les envían cotizaciones, facturas, recibos y otras notificaciones relacionadas con la facturación para sus registros de facturación.

¿Qué es un contrato de duración indefinida?

Los contratos de duración indefinida contienen elementos de pedido recurrentes que están configurados para realizar la renovación automática hasta que se cancelen. Dado que no tienen fecha de finalización, no se calculan el valor total del contrato ni el valor anual del contrato. El MRR y los ingresos recurrentes anuales siguen calculándose.

Cómo gestionar los cambios futuros y a mitad de contrato

Los cambios futuros y los que se produzcan durante la vigencia del contrato pueden gestionarse mediante cotizaciones de modificación, que deben estar asociadas a un negocio (por ejemplo, una ampliación o ventas upsell). Los negocios pueden crearse durante el proceso de cambio de cotización o crearse por separado y asociarse manualmente. Una vez aceptadas las cotizaciones, el contrato se actualiza con los cambios indicados en la cotización. Se recomiendaconfigurar diferentes pipelines para los negocios asociados a las cotizaciones de cambios (por ejemplo, expansión, ventas upsell) con el fin de realizar previsiones y elaborar informes sobre ellos por separado. La pestaña «Historial del contrato » se actualiza cada vez que se realizan cambios en el contrato, ya sea directamente o mediante cotizaciones de modificación.

Ten en cuenta que, si estás inscrito en la versión beta de Connected CPQ, Facturación y Pagos, en caso de que se haya aplicado una nota de crédito a una factura, la cantidad ajustada de la factura no se reflejará en el contrato.

Cómo gestionar las renovaciones

Las renovaciones pueden desencadenarse mediante cotizaciones de renovación, que deben estar asociadas a un negocio. Los negocios pueden crearse como parte del proceso de cotización de renovación, o crearse y asociarse manualmente. Una vez aceptada la cotización de renovación, se crea un nuevo contrato que se asocia automáticamente al contrato existente. Se recomienda configurar un proceso de renovación para los negocios relacionados con cotizaciones de renovación, con el fin de realizar previsiones y elaborar informes sobre las renovaciones de forma independiente.

¿Cómo se calcula el prorrateo de los contratos?

Si la opción de prorrateo está activada, los cambios que se produzcan a mitad de periodo se prorratearán diariamente en función del número de días que queden en el periodo de facturación. La tarifa diaria de un elemento de pedido se calcula y se aplica al número de días que quedan del plazo, a partir de la fecha de entrada en vigor del cambio. Si la opción de prorrateo está desactivada, los cambios en el contrato que se produzcan a mitad de período se aplicarán a partir del siguiente ciclo de facturación.

Cuando se realiza un cambio de contrato a medio plazo, los elementos de pedido existentes se actualizan en función de los elementos de pedido y la fecha de aceptación de la cotización del cambio. Se acortan los elementos de pedido existentes y se añaden nuevos elementos de pedido a continuación. Los elementos de pedido en las cotizaciones de modificación y los contratos tienen identificadores de registro únicos. Más información sobre el comportamiento de los elementos de pedido.

Pasos siguientes

• Más información sobre la versión beta de CPQ, facturación y pagos conectados.

• Obtén más información sobrecómo configurar contratos en tu cuenta de HubSpot.

• Obtén más información sobrecómo crear contratos a partir de cotizaciones aceptadas.

• Obtén más información sobre cómo consultar y gestionar contratos, incluyendo cómo rescindirlos, asociarlos a otros registros y exportarlos.