Forstå kontrakter i HubSpot

Bruk «Contracts»-objektet i HubSpot som en sentralisert kilde til pålitelige opplysninger om forpliktet omsetning. «Contracts» integreres med Revenue Hub for å slå sammen abonnementer og fakturaer fra et opprinnelig tilbud, og gir muligheten til å håndtere endringerog fornyelser underveis i kontraktsperioden. Kontrakter kan brukes sammen med andre poster og verktøy, for eksempel avtaler og tilbud, for å administrere inntekter fra start til slutt i HubSpot.

Lær hvordan du kan bruke kontraktsposten i din virksomhet, blant annet:

• Hvordan du bruker kontrakter i kombinasjon med andre HubSpot-objekter, for eksempel avtaler, tilbud og fakturaer.

• Hvordan du administrerer endringer og fornyelser underveis i kontraktsperioden.

• Hvordan pro rata-beregning håndteres når du gjør endringer i kontrakten.

Før du setter i gang

• Meld deg på betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments for automatisk å akseptere betalinger på fakturaer som administreres gjennom kontrakter med HubSpot Payments eller Stripe som betalingsbehandlingsalternativ. Les mer om prosessen med betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments.
• Godkjente tilbud kan danne grunnlag for kontrakter, uavhengig av om du er registrert i betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments eller ikke. Hvis du ikke er registrert i betaversjonen, forblir innkreving av betaling knyttet til det eksisterende tilbudet eller den frittstående fakturafunksjonen. Med betaversjonen brukes kontrakter til å administrere løpende fakturering, oppretting av fakturaer og innkreving av betaling. Les mer om de ulike måtene å fakturere kjøperne dine på.

Hva er en kontrakt?

Kontrakter er den sentraliserte kilden til opplysninger om forpliktet omsetning i HubSpot, med detaljer om engangs- og gjentakende produkter, inntektsmålinger og endringer over tid. I motsetning til avtaler, som sporer individuelle salgsmuligheter, er kontrakter utformet for å støtte hele livssyklusen til kundeavtalen, inkludert endringer og fornyelser.

Med kontrakter kan teamene dine rapportere om inntektsmålinger, sette opp fornyelser og endringer samt samordne inntektsdriften på tvers av virksomheten.

Kontrakter kan opprettes, knyttes til relaterte poster og brukes i rapportering. Endrings- og fornyelsestilbud kan legges til kontrakter for å gjenspeile kundens gjeldende avtale.

Er HubSpot-kontrakter en erstatning for juridiske kontrakter?

HubSpot-kontrakter erstatter ikke juridiske kontrakter, for eksempel rammeavtaler (MSA-er) eller signerte PDF-kontrakter. Hvis du trenger å henvise til en juridisk kontrakt i HubSpot, kan du opprette en tilpasset kontraktseigenskap med feltetypen «Fil» eller «URL» og laste opp dokumentet eller legge til URL-en. Før du lagrer en juridisk kontrakt i HubSpot, bør du gå nøye gjennom dokumentet og lese mer om lagring av sensitive data i HubSpot.

Hvordan opprettes en kontrakt?

En kontraktspost opprettes automatisk når et tilbud godtas (hvis innstillingen «Opprett kontrakter automatisk fra godkjente tilbud» er slått på). Kontraktsposten gir en oversikt over viktige kontraktsdetaljer, for eksempel kontakt- og bedriftsinformasjon, forpliktet omsetning og tilknytninger til andre poster.

Merk: en Revenue Hub-lisens for å opprette og redigere kontrakter. Flere alternativer for oppretting og redigering av kontrakter kan bli tilgjengelige i fremtiden. Se produktet for den nyeste informasjonen om tilgjengelighet.

Slik bruker du avtaler, tilbud, kontrakter og fakturaer sammen

• Tilbud: bruk avtaler til å spore en salgsmulighet og avslutte den. Når du bruker kontrakter, anbefales det å opprette ulike pipeliner for de ulike typene avtaler. For eksempel en pipeline for nye forretninger, en pipeline for utvidelser (endringer midt i kontraktsperioden) og en pipeline for fornyelser. Dette sikrer at de ulike salgsfasene i en kontrakt kan registreres og rapporteres individuelt.

• Tilbud: opprett tilbud basert på avtalen, og send dem til kjøperen for gjennomgang. Når tilbudet er akseptert, opprettes det automatisk en kontrakt som gjenspeiler inntektsforpliktelsen i tilbudet. Avtaler, tilbud og kontrakter kan inneholde både engangs- og gjentakende linjeposter. 

• Endrings- og fornyelsestilbud: Bruk endringstilbud til å gjøre endringer midt i kontraktsperioden, for eksempel utvidelser, oppgraderinger eller nedgraderinger. Brukfornyelsestilbud til kontraktsfornyelser.

• Fakturaer:utsted fakturaer for betaling. Du kan innhente betalinger online i HubSpot eller manuelt merke fakturaer som betalt hvis du bruker en annen betalingsmetode.

• Kontrakter: den sentraliserte kilden til opplysninger om forpliktet omsetning. Den inkluderer produktene og tjenestene kunden betaler for, samt eventuelle endringer som er gjort i kontrakten. Hvis du er registrert i betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments, brukes kontrakter til å administrere løpende fakturering, oppretting av fakturaer og innkreving av betalinger. Lær mer om de ulike måtene å fakturere kjøperne dine på.

Hvilken informasjon kan jeg se i kontraktsoppføringen?

Bruk kontrakten til å se følgende detaljer:

• Status:Se den gjeldende statusen for kontrakten.

• Finans- og inntektsinformasjon: Se total kontraktsverdi (TCV), årlig kontraktsverdi, månedlig gjentakende inntekt (MRR) og årlig gjentakende inntekt (ARR).

• Faktureringsdetaljer:Få oversikt over faktureringsdetaljene, inkludert faktureringskontakt, fakturert beløp, faktureringshistorikk og kommende betalinger.

• Fornyelsesdatoer: Se når kontrakten skal fornyes.

• Tilknytninger: Se postene kontrakten er knyttet til, inkludert kontakter, selskaper, avtaler, fakturaer, linjeposter, betalinger, tilbud og abonnementer.

Kan kundene se sine kontrakter?

HubSpot-kontraktobjektet kan ikke vises av kundene dine. De får tilsendt tilbud, fakturaer, kvitteringer og andre faktureringsrelaterte varsler for sine faktureringsoppføringer.

Hva er en evigvarende kontrakt?

Evergreen-kontrakter inneholder gjentakende linjeposter som er satt til å fornyes automatisk inntil de blir kansellert. Siden de ikke har en sluttdato, beregnes ikke TCV og ACV. MRR og ARR beregnes fortsatt.

Slik administrerer du endringer i fremtiden og midt i kontraktsperioden

Endringer i fremtiden og underveis i kontrakten kan håndteres gjennom endringstilbud, som må knyttes til en avtale (f.eks. utvidelse eller oppsalg). Avtaler kan opprettes under prosessen med endringstilbudet eller opprettes separat og knyttes manuelt til tilbudet. Når endringstilbudene er akseptert, oppdateres kontrakten med endringene som er beskrevet i tilbudet. Det anbefales å oppsette forskjellige pipeliner for avtaler knyttet til endringstilbud (f.eks. utvidelse, mersalg) for å kunne forutsi og rapportere om dem separat. Fanen «Kontraktshistorikk» oppdateres hver gang det gjøres endringer i kontrakten, enten direkte eller gjennom endringstilbud.

Merk: Hvis du deltar i betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments, og det er lagt inn en kreditnota på en faktura, vil det justerte fakturabeløpet ikke vises i kontrakten.

Slik administrerer du fornyelser

Fornyelser kan utløses gjennom fornyelsestilbud, som må være knyttet til en avtale. Avtaler kan opprettes som en del av fornyelsestilbudsprosessen, eller opprettes og knyttes manuelt. Når fornyelsestilbudet er akseptert, opprettes en ny kontrakt som automatisk knyttes til den eksisterende kontrakten. Det anbefales å oppsette en fornyelsespipeline for avtaler knyttet til fornyelsestilbud, slik at du kan forutsi og rapportere om fornyelser separat.

Hvordan beregnes pro rata-fordeling av kontrakten?

Hvis innstillingen for forholdsmessig fordeling er aktivert, blir endringer midt i perioden fordelt daglig basert på antall gjenværende dager i en faktureringsperiode. Den daglige satsen for en linjepost beregnes og brukes på antall gjenværende dager i perioden, regnet fra endringens ikrafttredelsesdato. Hvis innstillingen for forholdsmessig fordeling er slått av, vil endringer i kontrakten midt i perioden tre i kraft i neste faktureringssyklus.

Når det gjøres en endring i kontrakten underveis i perioden, oppdateres de eksisterende linjepostene basert på linjepostene og godkjenningsdatoen for endringstilbudet. Eksisterende linjeposter forkortes, og nye linjeposter legges til etter dem. Linjeposter i endringstilbud og kontrakter har unike post-ID-er. Les mer om linjeposters oppførsel.

Neste trinn

• Les mer om betaversjonen av Connected CPQ, fakturering og betalinger.

• Les mer omhvordan du oppretter kontrakter i HubSpot-kontoen din.

• Les mer omhvordan du oppretter kontrakter fra godkjente tilbud.

• Les mer om hvordan du viser og administrerer kontrakter, inkludert hvordan du sier opp kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.