Noções básicas sobre contratos no HubSpot

Use o objeto contracts no HubSpot como uma fonte centralizada de verdade para a receita comprometida. Os contratos se integram ao Revenue Hub para mesclar assinaturas e faturas de um orçamento inicial e incluem a opção de gerenciar alterações e renovações de contratos intermediários. Os contratos podem ser usados com outros registros e ferramentas, como negócios e orçamentos, para gerenciar a receita de ponta a ponta no HubSpot.

Saiba como você pode usar o registro de contrato para sua empresa, incluindo:

• Como usar contratos em combinação com outros objetos do HubSpot, como negócios, orçamentos e faturas.

• Como gerenciar alterações e renovações de contratos intermediários.

• Como o rateio é gerenciado ao fazer alterações de contrato.

Antes de começar

• Inscrever-se na versão beta conectada do CPQ, cobrança e pagamentos para aceitar automaticamente pagamentos em faturas gerenciadas por meio de contratos com os pagamentos da HubSpot ou Stripe como opção de processamento de pagamentos. Saiba mais sobre o processo beta do Connected CPQ, Billing and Payments.
• Os orçamentos aceitos podem criar contratos, independentemente de você estar ou não inscrito na versão beta do CPQ, Cobrança e Pagamentos conectados. Se você não estiver inscrito na versão beta, o recebimento do pagamento permanecerá vinculado ao orçamento existente ou à experiência de fatura independente. Com a versão beta, os contratos são usados para gerenciar a cobrança contínua, a criação de faturas e a cobrança de pagamentos. Saiba mais sobre as diferentes formas de cobrar seus compradores.

O que é um contrato?

Os contratos são a fonte centralizada de verdade para a receita comprometida na HubSpot, detalhando produtos únicos e recorrentes, métricas de receita e mudanças ao longo do tempo. Ao contrário dos negócios, que rastreiam Oportunidade de vendas individuais, os contratos são projetados para oferecer suporte a todo o ciclo de vida do contrato do cliente, incluindo alterações e renovações.

Com contratos, suas equipes podem gerar relatórios sobre métricas de receita, configurar renovações e alterações e alinhar operações de receita em toda a empresa.

Os contratos podem ser criados, associados a registros relacionados e usados nos relatórios. Orçamentos de alteração e renovação podem ser adicionados aos contratos para refletir o acordo atual do cliente.

Os contratos da HubSpot substituem os contratos legais?

Os contratos da HubSpot não substituem os contratos legais, como contratos principais de serviços (MSAs) ou contratos em PDF assinados. Se você precisar fazer referência a um contrato jurídico no HubSpot, poderá criar uma propriedade de contrato personalizada com um tipo de campo de Arquivo ou URL e carregar o documento ou adicionar seu URL. Antes de armazenar um contrato jurídico no HubSpot, analise o documento com atenção e saiba mais sobre como armazenar Dados Confidenciais no HubSpot.

Como um contrato é criado?

Um registro de contrato é criado automaticamente quando um orçamento é aceito (se a opção Criar contratos automaticamente a partir de orçamentos aceitos estiver ativada). O registro de contrato fornece uma visão geral dos principais detalhes do contrato, como informações de contato e da empresa, receita comprometida e associações a outros registros.

Observação: uma licença do Revenue Hub é necessária para criar e editar contratos. Opções adicionais de criação e edição de contrato podem se tornar disponíveis no futuro. Consulte o produto para obter as informações de disponibilidade mais atuais.

Como usar negócios, orçamentos, contratos e faturas juntos

• Negócios: use negócios para rastrear uma Oportunidade de vendas e fechá-la. Ao usar contratos, é recomendado configurar diferentes pipelines para os diferentes tipos de negócios. Por exemplo, um pipeline para novos negócios, um pipeline para expansões (alterações no meio do contrato) e um pipeline para renovações. Isso garante que os diferentes movimentos de vendas de um contrato possam ser registrados e relatados individualmente.

• Orçamentos: crie orçamentos com base no negócio e envie ao comprador para revisão. Quando o orçamento é aceito, um contrato é criado automaticamente para refletir o compromisso de receita do orçamento. Negócios, orçamentos e contratos podem conter itens de linha únicos e recorrentes. 

• Orçamentos de alteração e renovação: use orçamentos de alteração para fazer alterações no meio do contrato, como expansões, upgrades ou downgrades. Use orçamentos de renovação para renovações de contrato.

• Faturas: emita faturas para pagamento. Você pode receber pagamentos online no HubSpot ou marcar manualmente as faturas como pagas se estiver usando outro método de pagamento.

• Contratos: a fonte centralizada da verdade para a receita comprometida. Inclui os produtos e serviços pelos quais o cliente está pagando e quaisquer alterações feitas no contrato. Se você estiver inscrito na versão beta do CPQ, Cobrança e pagamentos conectados, os contratos serão usados para gerenciar a cobrança contínua, a criação de faturas e a cobrança de pagamentos. Saiba mais sobre as diferentes formas de cobrar seus compradores.

Que informações posso exibir no registro de contrato?

Use o contrato para exibir os seguintes detalhes:

• Status: veja o status atual do contrato.

• Informações financeiras e de receita: veja o valor total do contrato (TCV), o valor anual do contrato, a receita mensal recorrente ( receita mensal recorrente ) e a receita recorrente anual ( a receita recorrente anual ).

• Detalhes de cobrança: entenda os detalhes de cobrança, incluindo o contato de cobrança, o valor cobrado, o histórico de cobrança e os pagamentos futuros.

• Datas de Renovação: veja o vencimento da renovação do contrato.

• Associações: veja os registros aos quais o contrato está associado, incluindo contatos, empresas, negócios, faturas, itens de linha, pagamentos, orçamentos e assinaturas.

Os clientes podem visualizar seus contratos?

O objeto de contrato do HubSpot não pode ser visualizado por seus clientes. Eles recebem cotações, faturas, recibos e outras notificações relacionadas a cobrança para seus registros de cobrança.

O que é um contrato perene?

Os contratos perenes contêm itens de linha recorrentes que são configurados para serem renovados automaticamente até serem cancelados. Como eles não têm uma data de término, o TCV e o ACV não são calculados. A receita mensal recorrente e a receita recorrente anual ainda são calculadas.

Como gerenciar mudanças futuras e intermediárias de contrato

Alterações futuras e intermediárias de contratos podem ser gerenciadas por meio de orçamentos de alteração, que devem ser associados a um negócio (por exemplo, expansão ou venda* adiciona|l ). Os negócios podem ser criados durante o processo de alteração do orçamento ou criados separadamente e associados manualmente. Assim que os orçamentos de alteração forem aceitos, o contrato será atualizado com as alterações descritas no orçamento. É recomendado configurar diferentes pipelines para negócios associados a orçamentos de alteração (por exemplo, expansão, venda* adiciona|l ) para prever e gerar relatórios sobre eles separadamente. A guia de histórico de contratos é atualizada sempre que alterações são feitas no contrato, diretamente ou por meio de orçamentos de alterações.

Observação: se você estiver inscrito na versão beta do Connected CPQ, Billing and Payments, se um memorando de crédito tiver sido aplicado a uma fatura, o valor ajustado da fatura não será refletido no contrato.

Como gerenciar renovações

As renovações podem ser acionadas por meio de orçamentos de renovação, que devem estar associados a um negócio. Os negócios podem ser criados como parte do processo de renovação orçamento ou criados e associados manualmente. Quando o renovação orçamento é aceito, um novo contrato é criado e é automaticamente associado ao contrato existente. É recomendado configurar um renovação pipeline para negócios associados a orçamentos renovação para prever e relatar as renovações separadamente.

Como o rateio do contrato é calculado?

Se a configuração rateio estiver ativada, as alterações de médio prazo serão rateadas diariamente com base no número de dias restantes em um termo de cobrança. A taxa diária de um item de linha é calculada e aplicada ao número de dias restantes no prazo a partir da Data efetiva da alteração. Se a configuração de rateio estiver desativada, as alterações de contrato de médio prazo seguirão o próximo ciclo de cobrança.

Quando uma alteração de contrato de médio prazo é feita, os itens de linha existentes são atualizados com base nos itens de linha e na data de aceitação do orçamento de alteração. Os itens de linha existentes são encurtados, com novos itens de linha adicionados depois. Os itens de linha em orçamentos e contratos de alteração têm IDs de registro exclusivos. Saiba mais sobre o comportamento do item de linha.

Próximas etapas

• Saiba mais sobre a versão beta do Connected CPQ, Billing and Payments.

• Saiba mais sobre como configurar contratos na sua conta da HubSpot.

• Saiba mais sobre como criar contratos a partir de orçamentos aceitos.

• Saiba mais sobre como exibir e gerenciar contratos, incluindo como rescindir contratos, associar contratos a outros registros e exportar contratos.