Zrozumienie umów w HubSpot

Wykorzystaj obiekt „Umowy” w HubSpot jako scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z tytułu zawartych umów. Umowy integrują się z Revenue Hub w celu połączenia subskrypcji i faktur z pierwotnej oferty, a także oferują możliwość zarządzania zmianamiwprowadzanymi w trakcie trwania umowy oraz jej przedłużeniami. Obiekt „Kontrakty” można wykorzystywać w połączeniu z innymi rekordami i narzędziami, takimi jak transakcjami i ofertami, w celu kompleksowego zarządzania przychodami w HubSpot.

Dowiedz się, jak możesz wykorzystać rekord umowy w swojej firmie, w tym:

• Jak korzystać z umów w połączeniu z innymi obiektami HubSpot, takimi jak transakcje, oferty i faktury.

• Jak zarządzać zmianami w trakcie trwania umowy i przedłużeniami.

• Jak zarządzane jest rozliczanie proporcjonalne przy wprowadzaniu zmian w umowie.

Zanim zaczniesz

• Zarejestruj się w wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments, aby automatycznie akceptować płatności za faktury zarządzane w ramach umów z wykorzystaniem płatności HubSpot lub Stripe jako opcji przetwarzania płatności. Dowiedz się więcej o procesie w wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments.
• Zaakceptowane oferty mogą prowadzić do utworzenia umów niezależnie od tego, czy uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments. Jeśli nie uczestniczysz w programie beta, pobieranie płatności pozostaje powiązane z istniejącą ofertą lub samodzielną fakturą. W ramach programu beta umowy służą do zarządzania bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności. Dowiedz się więcej o różnych sposobach rozliczania się z kupującymi.

Czym jest umowa?

Umowy stanowią scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z zobowiązań w HubSpot, zawierające szczegółowe informacje o produktach jednorazowych i cyklicznych produktów, wskaźników przychodów oraz zmian w czasie. W przeciwieństwie do transakcji, które śledzą poszczególne szanse sprzedaży, umowy mają na celu wspieranie całego cyklu życia umowy z klientem, w tym zmian i przedłużeń.

Dzięki umowom zespoły mogą generować raporty dotyczące wskaźników przychodów, konfigurować odnowienia i zmiany oraz koordynować działania związane z przychodami w całej firmie.

Umowy można tworzyć, powiązywać z powiązanymi rekordami oraz wykorzystywać w raportowaniu. Do umów można dodawać oferty zmian i przedłużeń, aby odzwierciedlić aktualne ustalenia z klientem.

Czy umowy w HubSpot zastępują umowy prawne?

Umowy w HubSpot nie zastępują umów prawnych, takich jak ramowe umowy o świadczenie usług (MSA) czy podpisane umowy w formacie PDF. Jeśli chcesz odwołać się do umowy prawnej w HubSpot, możesz utworzyć niestandardową właściwość umowy z polem typu „Plik” lub „URL” i przesłać dokument lub dodać jego adres URL. Przed zapisaniem umowy prawnej w HubSpot dokładnie przejrzyj dokument i zapoznaj się z informacjami na temat przechowywania danych wrażliwych w HubSpot.

Jak tworzona jest umowa?

Rekord umowy jest tworzony automatycznie po zaakceptowaniu oferty (jeśli włączone jest ustawienie „Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert” ). Rekord umowy zawiera przegląd kluczowych szczegółów umowy, takich jak informacje o osobie kontaktowej i firmie, przychody wynikające z umowy oraz powiązania z innymi rekordami.

Uwaga:  Revenue Hub. W przyszłości mogą pojawić się dodatkowe opcje tworzenia i edycji umów. Najbardziej aktualne informacje na temat dostępności znajdziesz w opisie produktu.

Jak korzystać z transakcji, ofert, umów i faktur w połączeniu

• Oferty: skorzystaj z transakcji do śledzenia szansy sprzedaży i jej zamknięcia. W przypadku korzystania z umów zaleca się skonfigurowanie różnych ścieżek sprzedaży dla różnych typów transakcji. Na przykład ścieżka dla nowych klientów, ścieżka dla rozszerzeń (zmiany w trakcie trwania umowy) oraz ścieżka dla odnowień. Dzięki temu różne etapy realizacji umowy mogą być rejestrowane i raportowane indywidualnie.

• Oferty: twórz oferty na podstawie transakcji i wysyłaj je do kupującego do wglądu. Po zaakceptowaniu oferty automatycznie tworzona jest umowa odzwierciedlająca zobowiązanie do przychodów wynikające z oferty. Transakcje, oferty i umowy mogą zawierać zarówno pozycje jednorazowe, jak i cykliczne. 

• Oferty zmian i odnowień: ofert zmiany służą do wprowadzania zmian w trakcie trwania umowy, takich jak rozszerzenia, aktualizacje lub obniżenie zakresu.Oferty odnowienia służą do odnawiania umów.

• Faktury:wystawiaj faktury do zapłaty. Możesz pobierać płatności online w HubSpot lub ręcznie oznaczać faktury jako opłacone, jeśli korzystasz z innej metody płatności.

• Umowy: scentralizowane źródło informacji o przychodach z zobowiązań. Obejmują one produkty i usługi, za które płaci klient, oraz wszelkie zmiany wprowadzone do umowy. Jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, umowy służą do zarządzania bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności. Dowiedz się więcej o różnych sposobach rozliczania się z kupującymi.

Jakie informacje można wyświetlić w rekordzie umowy?

Wykorzystaj umowę, aby wyświetlić następujące szczegóły:

• Status:wyświetl aktualny status umowy.

• Informacje finansowe i dotyczące przychodów: wyświetl całkowitą wartość umowy (TCV), roczną wartość umowy, miesięczny przychód cykliczny (MRR) oraz roczny przychód cykliczny (ARR).

• Szczegóły rozliczeniowe:zapoznaj się ze szczegółami rozliczeniowymi, w tym z osobą kontaktową ds. rozliczeń, kwotą do zapłaty, historią rozliczeń oraz nadchodzącymi płatnościami.

• Terminy odnowienia: sprawdź , kiedy upływa termin odnowienia umowy.

• Powiązania: wyświetl rekordy powiązane z umową, w tym kontakty, firmy, transakcje, faktury, pozycje, płatności, oferty i subskrypcje.

Czy klienci mogą przeglądać swoje umowy?

Obiekt umowy w HubSpot nie jest widoczny dla klientów. Otrzymują oni oferty, faktury, pokwitowania i inne powiadomienia związane z rozliczeniami dotyczące ich rekordów rozliczeniowych.

Czym jest umowa typu „evergreen”?

Umowy typu „evergreen” zawierają powtarzające się pozycje, które są ustawione na automatyczne odnawianie do momentu anulowania. Ponieważ nie mają one daty zakończenia, wartości TCV i ACV nie są obliczane. Wartości MRR i ARR są nadal obliczane.

Jak zarządzać zmianami przyszłymi i wprowadzanymi w trakcie trwania umowy

Zmianami przyszłymi i wprowadzanymi w trakcie trwania umowy można zarządzać za pomocą ofert zmianowych, które muszą być powiązane z transakcją (np. rozszerzenie lub dosprzedaż). Transakcje można tworzyć podczas procesu tworzenia oferty zmiany lub tworzyć je osobno i ręcznie powiązać. Po zaakceptowaniu ofert zmiany umowa jest aktualizowana o zmiany określone w ofercie. Zaleca się utworzyć osobne ścieżki dla transakcji powiązanych z ofertami zmian (np. rozszerzenie, dosprzedaż), aby móc je osobno prognozować i raportować. Zakładka historii umowy jest aktualizowana za każdym razem, gdy wprowadzane są zmiany w umowie, bezpośrednio lub poprzez oferty zmian.

Uwaga: jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, a do faktury zastosowano notę kredytową, skorygowana kwota faktury nie zostanie odzwierciedlona w umowie.

Jak zarządzać odnowieniami

Odnowienia mogą być uruchamiane za pomocą ofert odnowienia, które muszą być powiązane z transakcją. Transakcje można tworzyć w ramach procesu oferty odnowienia lub tworzyć i powiązywać ręcznie. Po zaakceptowaniu oferty odnowienia tworzona jest nowa umowa, która jest automatycznie powiązana z istniejącą umową. Zaleca się skonfigurować proces odnowień dla transakcji powiązanych z ofertami odnowienia, aby osobno prognozować i raportować odnowienia.

Jak obliczany jest proporcjonalny podział kwoty umowy?

Jeśli opcja proporcjonalnego rozliczenia jest włączone, zmiany wprowadzane w trakcie okresu rozliczeniowego są rozliczane proporcjonalnie na podstawie liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego. Stawka dzienna pozycji jest obliczana i stosowana do liczby dni pozostałych do końca okresu, licząc od daty wejścia zmiany w życie. Jeśli ustawienie proporcjonalnego rozliczania jest wyłączone, zmiany w umowie wprowadzane w trakcie okresu rozliczeniowego będą obowiązywać od następnego cyklu rozliczeniowego.

Po wprowadzeniu zmiany w umowie w trakcie jej trwania istniejące pozycje są aktualizowane na podstawie pozycji i daty akceptacji oferty zmian. Istniejące pozycje są skracane, a po nich dodawane są nowe pozycje. Pozycje w ofertach zmian i umowach mają unikalne identyfikatory rekordów. Dowiedz się więcej o działaniu pozycji.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments.

• Dowiedz się więcej okonfigurowaniu umów na swoim koncie HubSpot.

• Dowiedz się więcej otworzeniu umów na podstawie zaakceptowanych ofert.

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak wypowiedzieć umowy, powiązać umowy z innymi rekordami oraz eksportować umowy.