Zrozumienie umów w HubSpot

Wykorzystaj obiekt „umowy” w HubSpot jako scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z tytułu zawartych umów. Zarządzając umowami w HubSpot, możesz rejestrować istniejące umowy i zarządzać nimi, ręcznie rejestrować płatności lub automatycznie wystawiać faktury nabywcom, wprowadzać aktualizacje w trakcie trwania umowy, przedłużać umowy oraz dokładnie raportować przychody.

Umowę możesz utworzyć bezpośrednio z poziomu rekordu lub strony indeksu umów (BETA) albo automatycznie, gdy nabywca zaakceptuje ofertę:

• Umowy tworzone bezpośrednio (wersja BETA): twórz lub importuj umowy, gdy umowa jest tworzona poza platformą HubSpot, gdy umowa nie jest uzależniona od zaakceptowanej przez kupującego oferty lub gdy korzystasz z innego systemu do zarządzania CPQ. Twórz umowy w HubSpot i wykorzystuj je jako wiarygodne źródło danych do raportowania i automatyzacji.

• Umowy tworzone automatycznie na podstawie ofert: twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert, gdy kupujący musi przejrzeć i zaakceptować ofertę przed utworzeniem umowy. Zarządzaj CPQ i kompleksowymi przychodami w HubSpot. 

Dowiedz się, jak możesz wykorzystać umowy w swojej firmie, w tym:

• Jak korzystać z umów w połączeniu z innymi obiektami HubSpot, takimi jak transakcje, oferty i faktury.

• Jak zarządzać zmianami w trakcie trwania umowy i jej przedłużeniami.

• Jak zarządzane jest rozliczanie proporcjonalne przy wprowadzaniu zmian w umowie.

Czym jest umowa?

Umowy stanowią scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z tytułu zawartych umów w HubSpot, zawierające szczegółowe informacje o produktach jednorazowych i cyklicznych produktów, wskaźników przychodów oraz zmian w czasie. W przeciwieństwie do transakcji, które śledzą poszczególne szanse sprzedaży, umowy mają na celu wspieranie całego cyklu życia umowy z klientem, w tym zmian i przedłużeń.

Dzięki umowom Twoje zespoły mogą generować raporty dotyczące wskaźników przychodów, konfigurować odnowienia i zmiany oraz koordynować działania związane z przychodami w całej firmie. Dowiedz się więcej o raportowaniu przychodów.

Umowę można utworzyć bezpośrednio w HubSpot lub na podstawie zaakceptowanej oferty. Oferty i umowy mogą ze sobą współdziałać, ale oferta nie jest wymagana dla każdej umowy.

Konfiguracje umów

Skorzystaj z poniższej tabeli, aby określić konfigurację umowy dostosowaną do Twoich potrzeb oraz wymagania w HubSpot.

Czy umowy w HubSpot zastępują umowy prawne?

Umowy w HubSpot nie zastępują umów prawnych, takich jak ramowe umowy o świadczenie usług (MSA) czy podpisane umowy w formacie PDF. Jeśli chcesz odwołać się do umowy prawnej w HubSpot, możesz utworzyć niestandardową właściwość umowy z polem typu „Plik” lub „URL” i przesłać dokument lub dodać jego adres URL. Przed zapisaniem umowy prawnej w HubSpot dokładnie przejrzyj dokument i dowiedz się więcej o przechowywaniu danych wrażliwych w HubSpot.

Jak tworzy się umowę?

Umowę można utworzyć bezpośrednio w HubSpot (BETA) lub na podstawie zaakceptowanej oferty. Rekord umowy zawiera przegląd kluczowych szczegółów umowy, takich jak informacje o osobie kontaktowej i firmie, przychody wynikające z umowy oraz powiązania z innymi rekordami.

Tworzenie umowy bezpośrednio (BETA)

Jeśli jesteś superadministratorem, możesz włączyć swoje konto do funkcji bezpośredniego tworzenia, edytowania i odnawiania umów HubSpot .

Uprawnieni użytkownicy mogą utworzyć umowę na podstawie rekordu transakcji, kontaktu, firmy lub zgłoszenia, a także ze strony indeksu umów. Podczas tworzenia umowy użytkownicy mogą dodawać szczegóły umowy, pozycje, warunki i powiązania bezpośrednio do rekordu umowy.

Utwórz umowę na podstawie zaakceptowanej oferty

Jeśli włączono automatyczne tworzenie umów, można utworzyć umowę, gdy kupujący zaakceptuje ofertę. Umowa odzwierciedla porozumienie zawarte w zaakceptowanej ofercie.

Korzystanie z umów w ramach połączonych modułów CPQ, rozliczeń i płatności (wersja beta)

Jeśli korzystasz z Connected CPQ, Billing i Payments w wersji beta, możesz zarządzać procesem od oferty do płatności w HubSpot, od akceptacji oferty po fakturowanie i pobieranie płatności. Zarejestruj się w wersji beta, jeśli chcesz uzyskać akceptację oferty przed utworzeniem umowy. Jeśli nie wymagasz akceptacji oferty, możesz bezpośrednio tworzyć umowy. Dowiedz sięwięcej o procesie w ramach Connected CPQ, Billing i Payments (wersja beta).

Jak korzystać z transakcji, ofert, umów i faktur

Możesz korzystać z 

• Transakcje: korzystaj z transakcji do śledzenia szansy sprzedaży i jej zamknięcia. W przypadku korzystania z umów zaleca się skonfigurowanie różnych ścieżek sprzedaży dla różnych typów transakcji. Na przykład ścieżka dla nowych klientów, ścieżka dla rozszerzeń (zmian w trakcie trwania umowy) oraz ścieżka dla przedłużeń. Zapewnia to możliwość indywidualnego rejestrowania i raportowania poszczególnych etapów sprzedaży w ramach umowy.

• Oferty: opcjonalnie można tworzyć oferty na podstawie transakcji i wysyłać je do kupującego do wglądu. Jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, a ustawienie automatycznego tworzenia umów jest włączone, po zaakceptowaniu oferty automatycznie tworzona jest umowa odzwierciedlająca zobowiązanie przychodowe wynikające z oferty. Transakcje, oferty i umowy mogą zawierać zarówno pozycje jednorazowe, jak i cykliczne. 

• Umowy: scentralizowane źródło informacji o przychodach z tytułu zawartych umów. Obejmują one produkty i usługi, za które płaci klient, oraz wszelkie zmiany wprowadzone do umowy. Umowy służą do zarządzania bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności. Dowiedz się więcej o różnych sposobach rozliczania się z nabywcami.

• Faktury:wystawiaj faktury do zapłaty. Możesz pobierać płatności online w HubSpot lub ręcznie oznaczać faktury jako opłacone, jeśli korzystasz z innej metody płatności.

• Zmiany w umowach: wprowadzaj aktualizacje do umów w trakcie ich cyklu życia. Edytuj umowębezpośrednio (wersja BETA), aby zaktualizować dane sprzedawcy i kupującego, proces windykacji, metodę płatności, pozycje umowy oraz ustawienia realizacji transakcji. Jeśli chcesz skorzystać z procesu opartego na ofertach w celu proponowania i zatwierdzania zmian w istniejącej umowie, dowiedz się więcej o tworzeniu ofert zmian.

• Oferty przedłużenia: twórz oferty przedłużenia, gdy klient zbliża się do końca bieżącej umowy, aby uzyskać od niego zobowiązanie na kolejny okres. Po zaakceptowaniu oferty przedłużenia tworzona jest nowa umowa, która jest automatycznie powiązana z poprzednią umową.

Jakie informacje można wyświetlić w rekordzie umowy?

Skorzystaj z umowy, aby wyświetlić następujące szczegóły:

• Status:wyświetl aktualny status umowy.

• Informacje finansowe i dotyczące przychodów: wyświetl całkowitą wartość umowy (TCV), roczną wartość umowy, miesięczny przychód cykliczny (MRR) oraz roczny przychód cykliczny (ARR).

• Szczegóły rozliczeniowe:zapoznaj się ze szczegółami rozliczeniowymi, w tym z danymi osoby kontaktowej ds. rozliczeń, kwotą do zapłaty, historią rozliczeń oraz nadchodzącymi płatnościami.

• Terminy odnowienia: sprawdź , kiedy upływa termin odnowienia umowy.

• Powiązania: wyświetl rekordy powiązane z umową, w tym kontakty, firmy, transakcje, faktury, pozycje, płatności, oferty i subskrypcje.

Czy klienci mogą przeglądać swoje umowy?

Obiekt „umowa” w HubSpot nie jest widoczny dla klientów. Otrzymują oni oferty (jeśli tworzysz je w ramach procesu), faktury, pokwitowania i inne powiadomienia związane z rozliczeniami dotyczące ich rekordów rozliczeniowych.

Czym jest umowa typu „evergreen”?

Umowy typu „evergreen” zawierają powtarzające się pozycje, które są ustawione na automatyczne odnawianie do momentu anulowania. Ponieważ nie mają one daty zakończenia, wartości TCV i ACV nie są obliczane. Wartości MRR i ARR są nadal obliczane.

Jak edytować i aktualizować umowy

Szczegóły umowy, pozycje, warunki oraz informacje dotyczące rozliczeń i płatności można edytować w rekordzie umowy (BETA). W przypadku umów utworzonych bezpośrednio na podstawie oferty można tworzyć oferty zmian. Oferty zmian oferują oparty na ofertach proces proponowania i zatwierdzania zmian w istniejącej umowie i muszą być powiązane z transakcją. Zaleca się skonfigurowanie lejków (np. lejka rozszerzeń) dla transakcji związanych ze zmianami, aby osobno prognozować i raportować rozszerzenia oraz ograniczenia.

Uwaga: jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, a do faktury zastosowano notę kredytową, skorygowana kwota faktury nie zostanie odzwierciedlona w umowie.

Jak zarządzać odnowieniami

Umowę można odnowić z poziomu rekordu umowy (BETA) lub poprzez utworzenieofert odnowienia. Oferty odnowienia oferują oparty na ofertach proces proponowania i zatwierdzania odnowień i muszą być powiązane z transakcją. Dowiedz się więcej o zarządzaniu procesem odnowień w HubSpot poniżej.

Wyświetlanie informacji o istniejących umowach

Skorzystaj z rekordu umowy, aby wyświetlić informacje o istniejących umowach, w tym wyniki, powiązane pozycje, harmonogram rozliczeń, informacje o przedłużeniu, oś czasu działań oraz historię. Wykorzystaj te informacje do przygotowania rozmów dotyczących przedłużenia przed wysłaniem oferty przedłużenia.

Utwórz dedykowany lejek odnowień

Zaleca się utworzenie dedykowanego pipeline odnowień dla transakcji związanych z przedłużeniem oraz tworzyć nowe transakcje dla ofert przedłużenia. Oznacza to, że można generować raporty dotyczące przychodów z nowych transakcji w porównaniu z przychodami z przedłużeń oraz zarządzać przedłużeniami oddzielnie od innych aktywnych transakcji.

Co obejmuje przedłużenie

Domyślnie przedłużenie ma taki sam okres obowiązywania jak istniejąca umowa (np. jeśli istniejąca umowa była zawarta na 12 miesięcy, oferta przedłużenia zostanie skonfigurowana na 12 miesięcy). Przedłużenie obejmuje:

• Kontakty powiązane z istniejącą umową.
• Firma powiązana z istniejącą umową.
• Osoby kontaktowe ds. rozliczeń, jeśli zostały dodane do istniejącej umowy.
• Pozycje istniejącej umowy. Jeśli umowa została zaktualizowana, odnowienie obejmie również te pozycje. Na przykład, jeśli klient rozpoczął od 10 licencji, a później dodał kolejne 10, odnowienie obejmie 20 licencji na cały okres obowiązywania oferty.
• Warunki płatności zgodne z istniejącą umową.

Wykorzystaj przepływy pracy do automatyzacji odnowień

Możesz wykorzystać właściwości umowy do tworzenia przepływów pracy, które automatyzują działania w HubSpot związane z terminami odnowień, w tym przypomnienia o zadaniach, tworzenie transakcji odnowienia oraz tworzenie ofert odnowienia:

• Utwórz przepływ pracy związany z terminami odnowienia, aby zautomatyzować inne zadania w HubSpot (np. przypomnienia o zadaniach).

• Utwórz transakcje odnowienia przed datą odnowienia umowy, aby zarządzać komunikacją z klientem dotyczącą odnowienia (np. e-maile, spotkania, rozmowy telefoniczne). 

• Utwórz oferty przed terminami odnowienia. Dowiedz się więcej o tworzeniu ofert odnowienia w ramach przepływu pracy.

Jak obliczany jest proporcjonalny podział kwoty umowy?

Jeśli opcja proporcjonalnego rozliczenia jest włączone, proporcjonalne rozliczenie dostosowuje kwotę pozycji, gdy zmiana wchodzi w życie w trakcie trwania istniejącego okresu rozliczeniowego. Na przykład, jeśli zmienisz ilość lub cenę pozycji w trakcie okresu rozliczeniowego, okres ten zostanie podzielony na oddzielne części. Każda część jest rozliczana na podstawie liczby miesięcy lub dni, które obejmuje.

HubSpot stosuje podejście hybrydowe do obliczania kwoty proporcjonalnej:

• Każdy miesiąc w okresie rozliczeniowym ma taką samą wagę:każdy miesiąc w kwartalnym okresie rozliczeniowym stanowi jedną trzecią całości, nawet jeśli miesiące mają różną liczbę dni.

• W przypadkumiesięcy niepełnych uwzględniana jest dokładna liczba dni objętych okresem: jeśli okres obejmuje 3 z 30 dni w miesiącu, miesiąc ten wnosi 3/30 swojego udziału miesięcznego.

• Ostateczna skala proporcjonalnego rozliczenia: łączny udział objętych miesięcy podzielony przez liczbę miesięcy w pełnym okresie rozliczeniowym.

Jak obliczane są miesiące rozliczeniowe

Do celów proporcjonalnego rozliczenia miesiąc opiera się na okresie rozliczeniowym, a nie na miesiącu kalendarzowym. Rozpoczyna się on w dniu rozpoczęcia pozycji i kończy się dzień przed tą samą datą w następnym miesiącu.

Na przykład, jeśli pozycja rozpoczyna się 15 marca, miesiące rozliczeniowe są następujące:

• Od 15 marca do 14 kwietnia
• 15 kwietnia – 14 maja
• Od 15 maja do 14 czerwca

W przypadku pozycji rozliczeniowej kwartalnej każdy pełny miesiąc rozliczeniowy ma taki sam udział (jedna trzecia całkowitej kwoty), niezależnie od tego, czy liczy 28, 30 czy 31 dni. Tylko pozostała część miesiąca jest rozliczana proporcjonalnie na podstawie dokładnej liczby dni.

Przykład proporcjonalnego rozliczenia

Pozycja kwartalna rozpoczyna się 15 marca i wynosi 3 000 USD na kwartał. 18 kwietnia zostaje zastąpiona nową pozycją o wartości 4 500 USD na kwartał.

Miesiące rozliczeniowe dla tego kwartału to:

• 15 marca – 14 kwietnia
• 15 kwietnia – 14 maja
• 15 maja – 14 czerwca

Ponieważ zmiana ma miejsce w drugim miesiącu rozliczeniowym, okres kwartalny jest dzielony między te dwie pozycje. Skala proporcjonalna określa część kwartału przypisaną do każdej pozycji.

Suma skal proporcjonalnych podziałów wynosi jeden, więc te dwie części obejmują cały kwartalny okres rozliczeniowy. W tym podejściu stosuje się dokładne obliczenia dzienne dla niepełnych miesięcy rozliczeniowych, traktując jednocześnie każdy pełny miesiąc rozliczeniowy jednakowo.

Jeśli ustawienie proporcjonalnego rozliczania jest wyłączone, zmiany w umowie w trakcie okresu rozliczeniowego będą obowiązywać od następnego cyklu rozliczeniowego.

Uwaga: jeśli zmiana wchodzi w życie w trakcie bieżącego okresu rozliczeniowego, dla niewykorzystanej części bieżącego okresu świadczenia usługi tworzona jest faktura z opłatą naliczoną proporcjonalnie oraz nota kredytowa z kwotą naliczoną proporcjonalnie.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o konfigurowaniu umów na swoim koncie HubSpot.

• Dowiedz się więcej o tworzeniu umów bezpośrednio (BETA) lub na podstawie zaakceptowanych ofert.

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak je wypowiedzieć, powiązać z innymi rekordami oraz eksportować.