Sopimusten tarkastelu ja hallinta

Käytä sopimuksia tarjouksiin liittyvien sopimusten seurantaan ja hallintaan HubSpotissa. Sopimukset ovat HubSpotissa keskitetty luotettava tietolähde sitovista tuloista.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten sopimuksia ja niihin liittyviä tietueita voi tarkastella ja hallita. Opi tarkastelemaan sopimusten yksityiskohtia, niihin liittyviä tuloja, toimintoja ja historiaa sekä tekemään muutoksia sopimuksen voimassaoloaikana muutos- tai uusintatarjouksilla, irtisanomaan sopimuksia tai viemään sopimuksia.

Aloita tutustumalla sopimusten käyttöön sekä niiden luomiseen ja tuontiin.

Ennen kuin aloitat

Hyväksytyistä tarjouksista voidaan luoda sopimuksia riippumatta siitä, oletko mukana Connected CPQ, Billing ja Payments -beetaversiossa. Jos et ole mukana beetaversiossa, maksujen kerääminen tapahtuu edelleen olemassa olevan tarjouksen tai erillisen laskun kautta. Beetaversiossa sopimuksia käytetään jatkuvan laskutuksen, laskujen luomisen ja maksujen keräämisen hallintaan. Lue lisää Connected CPQ, Billing ja Payments -beetaprosessista.

Sopimusrekisterien tarkastelu

Sopimusten tarkastelu hakemistosivulla

Käytä sopimusten hakemistosivua kaikkien sopimusten tarkasteluun sekä tallennettujen näkymien luomiseen ja käyttämiseen sopimusten suodattamiseksi tiettyjen kriteerien mukaan. Kaikkien sopimusten tarkasteleminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Muokkaa sarakkeita -painiketta.
3. Voit suodattaa hakemistosivua napsauttamalla suodattimen pudotusvalikoita (esim. Tila) ja määrittämällä suodatuskriteerit. Sopimuksilla voi olla seuraavat tilat:
   • Aikataulutettu: kun sopimus luodaan tulevalla voimaantulopäivällä, tilaksi asetetaanAikataulutettu. Voimaantulopäivänä tilaksi asetetaanAktiivinen.
   • Aktiivinen: sopimus, joka on tällä hetkellä voimassa.
   • Päättynyt: sopimus, jonka voimassaoloaika on päättynyt.
   • Irtisanottu: sopimus, joka on irtisanottu.
   • Luonnos: sopimus, jota ei ole vielä viimeistelty.
4. Voit asettaa mukautettuja suodattimia napsauttamalla taulukon yläosassa olevaa Lisäsuodattimet-painiketta.
5. Voit tallentaa näkymän myöhempää käyttöä varten napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-kuvaketta.
6. Voit esikatsella sopimuksen tietoja viemällä hiiren sopimuksen päälle ja napsauttamalla Esikatselu. Tarkastele tietoja oikeanpuoleisessa paneelissa.
7. Voit tarkastella sopimustietueita napsauttamalla sopimuksen nimeä. 

Lue lisää sopimusten ulkoasusta.

Sopimusten tarkastelu niihin liittyvissä CRM-tietueissa

Voit tarkastella sopimusta jostakin siihen liittyvästä tietueesta (esimerkiksi yhteyshenkilöstä, yrityksestä tai laskusta) seuraavasti:

1. Siirry tietueisiisi. Esimerkiksi:
   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.
   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Tarjoukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Tarjoukset.
2. Avaa oikeanpuoleinen sivupalkki napsauttamalla tietueen nimeä tai napsauttamalla Esikatselu-painiketta. Toiminto riippuu siitä, millä objektin hakemistosivulla olet.
3. Siirry oikean sivupalkin Sopimukset -korttiin nähdäksesi sopimuksen tilan. Jos Sopimukset -kortti ei näy tietueessasi oletuksena, voit lisätä kortin manuaalisesti.
4. Voit tarkastella lisätietoja viemällä hiiren sopimuksen päälle ja napsauttamalla Esikatselu-kuvaketta tai napsauttamalla sopimuksen nimeä siirtyäksesi sopimukseen.
   
   
5. Tarkista sopimuksen tiedot oikeanpuoleisessa paneelissa.

Tarkastele sopimuksen yleiskatsausta, toimintoja ja historiaa

Käytä sopimustietuetta ymmärtääksesi sopimustiedot, mukaan lukien suorituskyky, liittyvät rivit, laskutusaikataulu, uusimistiedot, toimintojen aikajana ja historia.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Napsauta keskimmäisessä sarakkeessa Yleiskatsaus-välilehteä , niin näet yhteenvedon sopimuksen tuloksista, eristä, laskutusaikataulusta ja uusimistiedoista.
   • Sopimuksen suorituskykykortissa näkyvät sopimuksen arvo, toistuvat tulotiedot, sopimuksen päättymispäivä ja laskutettu summa.
     
     
   • Nykyiset ja tulevat rivit -kortissa luetellaan kaikki sopimuksen rivit ja niiden ominaisuudet (esim. hinta, määrä, laskutusaikataulu, voimassaoloaika, hinnoittelumalli).
     
     
   • Uusimistiedot-kortissa näkyy uusimistilanne sopimukselle luotujen uusimistarjousten perusteella.
     
     
3. Napsauta Toiminnot-välilehteä, niin näet aikajanan, joka sisältää viestinnän (esim. sähköpostit ja puhelut), tiimin toiminnan (kokoukset, muistiinpanot, tehtävät) sekä sopimuksen päivitykset ja niihin liittyvät laskut, kaupat ja tukipyynnöt.
   
   
4. Napsauta Historia-välilehteä , niin näet sopimuksen muutosten ja uusimisten tiedot, mukaan lukien toistuvien tulojen muutokset sekä rivikohtaisten erien lisäykset tai poistot.

Hallitse sopimuksia

Sopimusrekisterissä voit hallita sopimuksen yksityiskohtia. Luo muutos- ja uusintatarjouksia, päivitä maksutapoja, irtisano sopimuksia ja hallitse liitoksia.

Luo muutosta tai uusimista koskeva tarjous sopimukselle

Sen sijaan, että päivittäisit erät suoraan sopimuksessa, sinun on käytettävä muutos- ja uusintatarjouksia, jos haluat tehdä muutoksia sopimuksen voimassaoloaikana tai määrittää uusintoja:

• Muutostarjoukset: luo muutostarjouksia aktiivisen sopimuksen muuttamiseksi. Muutostarjouksia käytetään sopimuksen tuotteiden ja palveluiden muokkaamiseen, lisäämiseen tai poistamiseen.

• Uusintatarjoukset: luo uusintatarjouksia, kun asiakkaan nykyisen sopimuksen voimassaoloaika lähestyy loppuaan, jotta uusinta voidaan määrittää. Uusintasopimuksiin sisällytetään kaikki muutostarjouksella tehdyt muutokset osana uusintaa. 

Päivitä sopimuksen maksutapa

Lähetä sopimuksen yhteyshenkilölle linkki, jonka kautta hän voi päivittää maksutapansa.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Napsauta sopimuksen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa yläkulmassaToiminnot ja valitse sittenPäivitä maksutapa.
4. Napsauta valintaikkunassaLähetä linkki.
5. Ostajalle lähetetään linkki, jota hän voi napsauttaa päivittääkseen maksutapansa.

Sopimuksen irtisanominen

Sopimukset voidaan irtisanoa välittömästi tai sovittuna päivänä. Sopimuksen irtisanominen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Napsauta sopimuksen nimeä.
3. Napsauta vasemman sivupalkin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Irtisano.
   
   
4. Napsauta valintaikkunassapäivämäärän valitsinta ja valitse irtisanomispäivä. Valitse tämän päivän päivämäärä, jos haluat irtisanoa sopimuksen välittömästi, tai tulevaisuuden päivämäärä, jos haluat ajoittaa irtisanomisen.
5. Napsauta Lopeta sopimus, jos haluat lopettaa sopimuksen välittömästi, tai Aikatauluta lopettaminen, jos olet valinnut tulevan päivämäärän.
6. Sopimustiedot päivitetään irtisanomistiedoilla.
   
   

Muuta tai peruuta sopimuksen irtisanominen

Jos olet aikatauluttanut sopimuksen irtisanomisen, voit muuttaa tai peruuttaa irtisanomisen.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Vie hiiri sopimuksen päälle ja napsauta Esikatselu.
3. Napsauta vasemman sivupalkin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse vaihtoehto:
   • Muuta irtisanomispäivämäärää: muuta sopimuksen irtisanomispäivämäärää. Napsauta valintaikkunassa päivämäärän valitsinta ja valitse uusi irtisanomispäivämäärä. Napsauta Päivitä päivämäärä.
   • Peruuta irtisanominen: peruuta sopimuksen irtisanominen. Vahvista valinta valintaikkunassa napsauttamalla Peruuta irtisanominen.

Muokkaa sopimukseen liittyviä laskuja

Voit muokata laskuja, jotka on liitetty sopimukseen manuaalisesti, edellyttäen että niitä ei ole luotu tilauksen perusteella. Laskuja, jotka liitetään sopimukseen automaattisesti tarjouksen hyväksymisen jälkeen, ei voi muokata. Kun päivität laskua, ota huomioon seuraavat seikat:

• Päivitetyt laskut tallennetaan Toiminnot- välilehdelle, mutta eivät Historia -välilehdelle.
• Jos päivität laskun summan, se lisätään sopimuksen Laskutettu kokonaissumma -kenttään.Sopimuksen kokonaisarvoa ei päivitetä.

Voit muokata voimassa olevaa sopimusta luomalla muutostarjouksen.

Laskun muokkaaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Napsauta sopimuksen nimeä.
3. Vie hiiri oikean sivupalkin laskun päälle ja napsautakolmen vaakasuoran pisteen kuvaketta.
4. NapsautaMuokkaa.
5. Päivitä lasku. Napsauta oikeassa yläkulmassa Päivitä lasku.
6. Päivitys tallennetaanToiminnot-välilehdelle, mutta ei Historia-välilehdelle. Laskun summa lisätään sopimuksen Laskutettu kokonaissumma -kenttään.Sopimuksen kokonaisarvoa ei päivitetä.
   

Liitä tietueet sopimuksiin

Lisää liitännät sopimuksiin sopimusten hakemistosivulta. Voit liittää sopimuksia yhteyshenkilöihin, yrityksiin, kauppoihin, tiketteihin, tarjouksiin, laskuihin ja muihin sopimuksiin.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Vie hiiri sopimuksen päälle ja napsauta Esikatselu.
3. Napsauta oikean sivupalkin liitossivulla (esim. Yhteystiedot) + Lisää.
4. Oikeassa paneelissa:
   • Etsi ja valitse niiden tietueiden vieressä olevat valintaruudut, jotka haluat liittää. Napsauta Tallenna liittääksesi ne sopimukseen.
   • Napsauta Luo uusi -välilehteä luodaksesi uuden tietueen liitettäväksi sopimukseen. Syötä uuden tietueen tiedot ja napsauta Luo liittääksesi sen sopimukseen tai Luo ja lisää toinen luodaksesi uuden tietueen.

Vie sopimukset

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Napsauta taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Vie-painiketta .
3. Valintaikkunassa:
   • Kirjoita vientinimi Vientinimi -tekstikenttään.
   • Napsauta Tiedostomuoto -pudotusvalikkoa ja valitse muoto.
   • Napsauta Sarakkeiden otsikoiden kieli -pudotusvalikkoa ja valitse kieli.
   • Napsauta Mukauta, jos haluat mukauttaa vientiä edelleen.
     • Valitse kohdasta Vientiin sisällytettävät ominaisuudet vaihtoehto, jonka mukaan ominaisuudet sisällytetään vientiin.
     • Valitse kohdassa Vientiin sisältyvät liitännät valintaruutu Sisällytä liitetyt tietueiden nimet, jos haluat sisällyttää vientiin liitettyjen tietueiden nimet (esim. laskun nimi).
     • Valitse kohdassa Vientiin sisältyvät liitännät, sisällytetäänkö vientiin enintään 1 000 liitettyä tietuetta vai kaikki liitetyt tietueet.
   • Napsauta Vie.

Lisätietoja tietueiden viemisestä.

Poista sopimukset

Poista sopimukset sopimusten hakemistosivulta. Laskutettavia sopimuksia ei voi poistaa. Poistettuja sopimuksia ei voi palauttaa.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Valitse poistettavien sopimusten vieressä oleva valintaruutu.
3. Napsauta taulukon yläosassaPoista.
4. Syötä valintaikkunaan tietueiden lukumäärä ja napsauta Poista.

Analysoi sopimusten ja tulojen suorituskykyä

Analysoi tulokehitystä valmiiden raporttien avulla tai luo mukautettuja raportteja, jotka vastaavat eri tiimiesi tarpeita.

Voit esimerkiksi luoda raportteja seuraavista aiheista:

• Toistuvat tulot: seuraa ARR:ää, MRR:ää ja sopimusten arvoa reaaliajassa.
  • MRR-vesiputous kuukausittain: toistuvien tulojen kuukausittainen kehitys, mukaan lukien alkuperäinen MRR, uudet tulot, päivitykset, alennukset, asiakaspoistumat, uusinnat ja lopullinen MRR. Tulot raportoidaan, kun ne tulevat voimaan.
  • Kuukausittainen uusi MRR netto: kuukausittaisten toistuvien tulojen nettomuutos kuukausittain valitun ajanjakson aikana voimaan astuvien tulojen perusteella. Lasketaan tulotapahtumista, kuten uusista sopimuksista, päivityksistä, alennuksista, asiakaspoistumista ja uusimisista. Käytä tätä raporttia seurataaksesi toistuvien tulojen kokonaiskasvua.
  • Kirjattu MRR kuukausittain: valitun ajanjakson aikana kirjattu kuukausittainen toistuva liikevaihto. Liikevaihto raportoidaan, kun sopimus kirjataan, vaikka se tulisi voimaan myöhemmin.
  • Kirjattu TCV kuukausittain: valitun ajanjakson aikana kirjattuihin sopimustoimiin liittyvä sopimusten kokonaisarvo, ryhmiteltynä tulolajin mukaan (esimerkiksi uudet sopimukset, päivitykset, alennukset, asiakaspoistumat ja uusinnat). Tämä raportti kuvaa kirjattujen sopimustoimien arvoa, ei niistä seuraavaa sopimusten kokonaisarvoa, ja se raportoidaan, kun toimi kirjataan.

• Myyntisaamiset ja kassat: seuraa avoimia myyntisaamisia ja perittyjä maksuja myyntisaamisten kiertonopeuden (DSO) analysoimiseksi.
• Asiakaspysyvyys: analysoi asiakaspysyvyyttä ja nettotulojen pysyvyyttä sopimusten uusimistietojen avulla.
• Attribuutio: tarkastele, mitkä kauppalähteet tuottavat arvokkaita, pitkäaikaisia sopimuksia.

Lue lisää tulojen analysointipaketista ja mukautettujen raporttien luomisesta.

Käytä sopimuksia HubSpot Agent CLI:n avulla

Huomaa: jos olet superjärjestelmänvalvoja, voit liittää tilisi HubSpot Agent CLI:n tulotietojen -beetaohjelmaan.

Jos olet rakentamassa tekoälyagentin tai komentorivin työnkulkuja, voit hakea sopimustietoja HubSpot Agent CLI:n avulla. Lue lisää HubSpot Agent CLI:stä, mukaan lukien tuetut ominaisuudet ja käyttöönotto-ohjeet.

Seuraavat vaiheet

• Lue lisää Connected CPQ-, laskutus- ja maksujärjestelmän beta-versiosta.
• Lue lisää muutostarjousten ja uusintatarjousten mallien luomisesta.
• Lue lisää muutostarjousten ja uusintatarjousten luomisesta.