Dopo aver caricato i file nello strumento file di HubSpot, è possibile organizzare i file con delle cartelle.
Se si desidera limitare l'accesso a un file o a una cartella specifici, imparare a suddividere i file e le cartelle. Per gestire i singoli file, imparare a gestire i dettagli dei singoli file.
Esaminare, cercare e filtrare i file nella vista elenco
Per trovare file specifici, è possibile effettuare una ricerca in base al nome, alla descrizione o alle parole chiave del file. È anche possibile filtrare i file per tipo di file. Per saperne di più sulla gestione della descrizione e delle parole chiave dei file.
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Per passare alla visualizzazione a elenco, fare clic sull'icona listView list in alto a destra.
- Per ordinare i file in base al nome, alle dimensioni, al formato o alla data dell'ultimo aggiornamento, fare clic sull'intestazione della colonna.
- Nella barra di ricerca in alto, inserire il nome, la descrizione o le parole chiave del file che si desidera individuare. Per saperne di più sull'uso dell'intelligenza artificiale per analizzare ed etichettare automaticamente i file con descrizioni e parole chiave.
- Per filtrare i file per categoria, fare clic sul menu a discesa Tutti i tipi, quindi selezionare una categoria. Le categorie includono Immagini, Documenti, Audio, Tutti i video, Video con funzioni avanzate e Video senza funzioni avanzate. Per saperne di più sui video con funzioni avanzate.
- Per filtrare i file in base alla data di caricamento, fare clic sul menu a discesa Data caricamento e impostare l'intervallo di date.
- Per filtrare i file in base all'utente che li ha caricati, fare clic sul menu a discesa Caricati da e selezionare le caselle di controllo accanto agli utenti che si desidera filtrare.
- Per filtrare i file in base allo stato, fare clic sul menu a discesa Stato del file e selezionare File attivi o File archiviati.
- Per filtrare in base all'estensione di un file, fare clic sul menu a discesa Stato del file e selezionare File attivi o File archiviati:
- Nella barra di ricerca superiore, inserire l'estensione del file (ad esempio, jpg, pdf, mp3).
- È anche possibile includere il nome del file nella ricerca, separato da uno spazio. Ad esempio, inserendo cane png nella barra di ricerca si otterranno tutti i file png con titoli che includono il testo cane.
Esaminare, cercare e filtrare i file nella vista a griglia
È anche possibile cercare, filtrare e rivedere i file in una vista a griglia. Questa opzione è consigliata quando si esaminano file di immagini o video.
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Per passare alla visualizzazione a griglia, fare clic sull'icona grid in alto a destra.
- Nella barra di ricerca in alto, inserire il nome, la descrizione o le parole chiave per il file che si desidera individuare.
- Per filtrare i file per categoria, fare clic sul menu a discesa Tutti i tipi, quindi selezionare una categoria. Le categorie includono Immagini, Documenti, Audio, Tutti i video, Video con funzioni avanzate e Video senza funzioni avanzate. Per saperne di più sui video con funzioni avanzate.
- Per ordinare i file in base allo stato, fare clic sul menu a discesa Stato del file e selezionare File attivi o File archiviati.
- Per filtrare in base al tipo di estensione di un file:
- Nella barra di ricerca superiore, inserire l'estensione del file (ad esempio, jpg, pdf, mp3).
- È anche possibile includere il nome del file nella ricerca, separato da uno spazio. Ad esempio, inserendo cane png nella barra di ricerca si otterranno tutti i file png con titoli che includono il testo cane.
- Per rimuovere i filtri, fare clic in alto a sinistra su Sfoglia tutti i file.
- Per ordinare i file, fare clic sul menu a discesa in alto a destra e selezionare i criteri di ordinamento. È possibile ordinare i file in base al nome del file, alla dimensione del file, alla data dell'ultimo aggiornamento e al formato del file.
Organizzare i file in cartelle
Per organizzare i file in cartelle:
- Dalla dashboard dei file, in alto a destra, fare clic su Crea cartella.
- Nella finestra di dialogo, inserire un nome per la cartella, quindi fare clic su Salva.
- Dopo aver creato la cartella, è possibile sfogliare i file o utilizzare la barra di ricerca in alto per cercare il nome del file.
- Per spostare un file in una cartella, passare il mouse sul file e fare clic su Azioni. Selezionare quindi Sposta.
- Selezionare la cartella in cui si desidera spostare il file e fare clic su Sposta.
- È anche possibile spostare i file in blocco selezionando le caselle di controllo accanto ai nomi dei file e facendo clic su Sposta nella parte superiore della tabella.
- Dopo aver aggiunto i file a una cartella, è possibile limitare l'accesso ai singoli file o all'intera cartella.
Esportare i file
Per esportare i file in una cartella .zip:
- Nella tabella, selezionare le caselle di controllo accanto ai file e alle cartelle che si desidera esportare. È possibile navigare tra le pagine durante la selezione dei file.
- In alto, fare clic su Esporta (ZIP).
- Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa e selezionare gli utenti per i quali si desidera ricevere un link di download.
- Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, riceverete un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.
Nota bene: per esportare i file, è necessario disporre dei permessi di superamministratore.