Administrar los archivos

Después de subir archivos a la herramienta de archivos en HubSpot, puedes organizar tus archivos con carpetas. 

Si quieres restringir el acceso a un archivo o carpeta específico, aprende cómo particionar tus archivos y carpetas. Para gestionar tus archivos individuales, aprende a gestionar los detalles de tus archivos individuales.

Revisar, buscar y filtrar los archivos en la vista de lista

Para encontrar archivos concretos, puedes buscar por su nombre, descripción o palabras clave. También puedes filtrar tus archivos por tipo de archivo. Más información sobre cómo gestionar la descripción y las palabras clave de los archivos.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Contenido > Archivos.

2. Para cambiar a la vista de lista, haz clic en el listView icono de lista en la parte superior derecha.

3. Para ordenar el archivo por nombre, tamaño, formato o fecha de última actualización, haz clic en el encabezado de la columna. 
4. En la barra de búsqueda superior, introduce el nombre, la descripción o las palabras clave del archivo que quieres localizar. 
5. Para filtrar tus archivos por categoría, haz clic en el menú desplegable Todos los tipos y luego selecciona una categoría. Las categorías incluyen Imágenes, Documentos, Audio, Todos los videos, Videos con funciones avanzadas y Videos sin funciones avanzadas. Más información sobre videos con funciones avanzadas.
6. Para ordenar sus archivos por estado, haga clic en el menú desplegable Estado del archivo y seleccione Archivos activos o Archivos archivados. 
7. Para filtrar por el tipo de extensión de un archivo:
   • Introduce la extensión del archivo (por ejemplo, jpg, pdf, mp3) en la barra de búsqueda superior.
   • También puedes incluir el nombre del archivo en tu búsqueda, separados por un espacio. Por ejemplo, ingresar perro png en la barra de búsqueda llevaría a todos los archivos png que tengan títulos que incluyen el texto perro.
     
     

Revise, busque y filtre sus archivos en vista de cuadrícula 

También puedes buscar, filtrar y revisar tus archivos en una vista de cuadrícula. Esto se recomienda cuando se revisan archivos de imagen o video. 

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Contenido > Archivos.

2. Para cambiar a la vista de cuadrícula, haz clic en el grid icono de tablero en la parte superior derecha.

3. En la barra de búsqueda superior, introduce el nombre, la descripción o las palabras clave del archivo que quieres localizar. 
4. Para filtrar tus archivos por categoría, haz clic en el menú desplegable Todos los tipos y luego selecciona una categoría. Las categorías incluyen Imágenes, Documentos, Audio, Todos los videos, Videos con funciones avanzadas y Videos sin funciones avanzadas. Más información sobre videos con funciones avanzadas.
5. Para ordenar los archivos por estado, haz clic en el menú desplegable Estado del archivo y selecciona Archivos activos o Archivos archivados. 
6. Para filtrar por el tipo de extensión de un archivo:
   • Introduce la extensión del archivo (por ejemplo, jpg, pdf, mp3) en la barra de búsqueda superior.
   • También puedes incluir el nombre del archivo en tu búsqueda, separados por un espacio. Por ejemplo, si introduces perro png en la barra de búsqueda, aparecerán todos los archivos png cuyos títulos incluyan el texto perro.
7. Para eliminar los filtros, en la parte superior izquierda, haz clic en Examinar todos los archivos. 
8. Para clasificar los archivos, haz clic en el menú desplegable de la parte superior derecha y selecciona los criterios de clasificación. Puedes ordenar los archivos por nombre, tamaño, fecha de última actualización y formato.
    

Organizar archivos en carpetas

Para organizar tus archivos con carpetas:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Contenido > Archivos.
2. En el panel de archivos, en la parte superior derecha, haz clic en Crear carpeta.
3. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre para tu carpeta, luego haz clic en Agregar carpeta.
4. Después de crear tu carpeta, puedes navegar por tus archivos o utilizar la barra de búsqueda en la parte superior para buscar por nombre de archivo.
5. Para mover un archivo a una carpeta, pasa el cursor por encima del archivo y haz clic en Acciones. A continuación, selecciona Mover.
   
    

6. Selecciona la carpeta donde quieres mover al archivo y haz clic en Mover.
7. También puedes mover archivos en masa seleccionando las casillas de verificación junto a los nombres de archivo y luego haciendo clic en Mover en la parte superior de la tabla.
8. Después de agregar los archivos a una carpeta, puedes restringir el acceso a archivos individuales o a toda la carpeta. 

Exportar los archivos

Para exportar tus archivos en una carpeta .zip:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Contenido > Archivos.
2. En la tabla, selecciona las casillas de verificación situadas junto a los archivos y carpetas que quieres exportar. Puedes navegar entre páginas al seleccionar tus archivos. 
3. En la parte superior, haz clic en Exportar (ZIP).
4. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona los usuarios que quieres que reciban un enlace de descarga. 
5. Haz clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones.

Nota: para exportar archivos, debes tener permisos de superadministrador .