Connettersi e utilizzare la sincronizzazione dei dati di HubSpot

Con la sincronizzazione dei dati di HubSpot, puoi creare una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale tra HubSpot e le tue altre app per riunire tutti i dati dei tuoi clienti in un'unica piattaforma. Scopri quali app utilizzano la sincronizzazione dei dati.

Scopri come funziona la sincronizzazione dei dati e come collegare un'app, attivare la sincronizzazione dei dati, risincronizzare i record e altro ancora.

Come funziona la sincronizzazione dei dati

Quando viene attivata una sincronizzazione, la sincronizzazione dei dati crea un indice interno di tutti i record in un oggetto. Utilizza quindi tale indice per confrontare e monitorare le modifiche ai record per vedere come il loro stato (in sincronizzazione, in errore o escluso) dovrebbe cambiare man mano che le proprietà del record vengono aggiornate. Ciò significa che l'indice interno di sincronizzazione dei dati confronta continuamente il proprio database (HubSpot o l'app collegata) e può recuperare qualsiasi chiamata API o endpoint persa o errata.

Quando un record viene aggiornato, il motore di sincronizzazione esamina l'intero record confrontandolo con la copia in suo possesso e aggiorna la propria copia in modo che corrisponda al record reale. Ciò gli consente di recuperare eventuali aggiornamenti mancati o non riusciti. La sincronizzazione dei dati potrebbe richiedere un po’ di tempo per indicizzare tutti i record all’avvio, ma garantirà un’esperienza di sincronizzazione più fluida e affidabile.

La sincronizzazione dei dati utilizza la normalizzazione per l'abbinamento nelle app di sincronizzazione dati supportate quando i record vengono abbinati su campi di nome non univoci (ad esempio, nomi di aziende o prodotti). Ciò significa che maiuscole, caratteri speciali e punteggiatura vengono ignorati quando tali valori di nome vengono confrontati tra HubSpot e l'altra app.

Principi di sincronizzazione

Una sincronizzazione dei dati avverrà sempre tra due app, una delle quali è HubSpot. Ogni sincronizzazione ha due fasi principali, indipendenti dall'oggetto sincronizzato:

• La sincronizzazione iniziale: inizia quando viene attivata una sincronizzazione o quando viene salvata. Tutti i record esistenti in entrambe le app vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione per essere indicizzati e, se applicabile, sincronizzati.
• La sincronizzazione incrementale: quando tutti i record sono indicizzati, vengono scansionati alla ricerca di aggiornamenti e nuovi record. I record indicizzati che sono stati modificati dall'ultima volta che sono stati controllati vengono passati attraverso il motore di sincronizzazione.

Sincronizzazione iniziale

Per una sincronizzazione bidirezionale, la sincronizzazione iniziale consiste in:

• Indicizzazione di HubSpot: i record di HubSpot vengono scansionati e l'ID del record e i relativi identificatori corrispondenti vengono memorizzati (per impostazione predefinita si tratta dell'indirizzo e-mail per i contatti e del nome o del dominio per le aziende). L'indice viene mantenuto aggiornato durante l'intero processo di sincronizzazione. Maggiori informazioni su come funziona la corrispondenza. 
• Indicizzazione dell'altra app e sincronizzazione: i record dell'altra app vengono scansionati e sincronizzati. Per ogni risorsa recuperata, viene verificato se esiste un identificatore corrispondente (ad es. l'indirizzo email per i contatti) nella tabella di indicizzazione di HubSpot. Se esiste, i record vengono abbinati ed entrambi vengono passati insieme attraverso il motore di sincronizzazione. Se non c'è una corrispondenza, il record passerà attraverso il motore di sincronizzazione da solo. Quando il motore di sincronizzazione abbina i record, combina tutte le informazioni di cui dispone (i valori dei campi dei record, i filtri, le mappature dei campi, la cronologia di sincronizzazione, ecc.) e, sulla base di ciò, definisce l'azione successiva (richiedere modifiche alle risorse, non fare nulla, registrare un errore, ecc.)

Nota: il primo record restituito dall'API dell'app sarà sincronizzabile, il successivo sarà considerato un duplicato.

• Sincronizzazione HubSpot: i record di HubSpot vengono nuovamente scansionati per verificare se devono essere sincronizzati. Questo passaggio comporterà la sincronizzazione dei record esistenti in HubSpot, non nell'altra app.

Sincronizzazione incrementale

La sincronizzazione incrementale verifica costantemente la presenza di aggiornamenti in HubSpot e nell’altra app (in base alla direzione di sincronizzazione) e attende di essere attivata. HubSpot controlla se ci sono modifiche ogni cinque minuti. L’altra app, o la sua API, utilizza i webhook per segnalare eventuali modifiche.

Collega un’app

Esistono due modi per cercare e collegarsi a un'app. Puoi farlo tramite l'App Marketplace o attraverso la pagina delle importazioni. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona Marketplace di HubSpot.
2. Nella barra di ricerca, inserisci ilnome dell'app, quindi clicca sulrisultato della ricerca. 
3. Fai clic su Installa.
4. Nella finestra di dialogo, clicca su Avanti, quindi accedi al tuo account dell'app.
5. Controlla le autorizzazioni di accesso richieste, quindi clicca su Consenti. Verrai reindirizzato alla pagina dell'app nelle tue impostazioni di HubSpot.

Se stai configurando una sincronizzazione dalla pagina delle importazioni:

1. Fai clic su Importa in alto a destra nellahome page di qualsiasioggetto oppure accedi alle impostazioni di importazione:

• • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, vai suImporta ed esporta.
  • Fai clic suVai all'importazione.

2. Fai clic suConnetti un'app. 

3. Nella finestra di dialogo, inserisci il nome dell'app, quindi clicca sulrisultato della ricerca. 
4. Fai clic suInstalla. 
5. Verrai reindirizzato alla pagina di presentazione dell'app per continuare con i passaggi di connessione. 

È possibile collegare più di un'istanza della stessa app di terze parti a HubSpot. Ad esempio, se gestisci due account Microsoft Dynamics, puoi collegare e sincronizzare i dati di entrambi gli account con un unico account HubSpot. Per collegare un account aggiuntivo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic sul nome dell'app. 
3. In alto a destra, clicca su Azioni account >Gestisci account. 
4. Nel pannello di destra, clicca su Connetti un altro account. 
5. Segui i passaggi per collegare l'app a HubSpot. 

Attiva la sincronizzazione dei dati

Dopo aver collegato l'app, dovrai configurarne le impostazioni e attivare la sincronizzazione per avviare la sincronizzazione dei dati tra le due integrazioni. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic sull'app.
3. Fai clic su Configura la sincronizzazione.
4. Nella pagina Seleziona i dati che desideri sincronizzare, seleziona l'oggetto da cui o verso cui sincronizzare nell'app e l'oggetto da cui o verso cui sincronizzare in HubSpot.
5. Fai clic sul menu a discesa con le frecce e seleziona se la sincronizzazione deve essere bidirezionale o unidirezionale tra l'app e HubSpot, o viceversa. 

Configura la direzione di sincronizzazione

Nella schermata Configura, scegli la direzione di sincronizzazione e mappa i campi dell’app di terze parti alle proprietà di HubSpot.

Nella sezione Scegli la direzione di sincronizzazione, decidi come desideri sincronizzare i dati da HubSpot all’app di terze parti e viceversa. Sono disponibili tre opzioni: 

• Sincronizzazione dei dati tra le app: tutte le informazioni sugli oggetti nuove e aggiornate verranno sincronizzate tra le due app. Le proprietà verranno unite per i record già esistenti in entrambe le piattaforme. 
• Sincronizzazione dei dati solo su HubSpot: i dati verranno sincronizzati solo dall’app di terze parti a HubSpot.
• Sincronizzazione dei dati solo verso l'app di terze parti: i dati verranno sincronizzati solo da HubSpot verso l'app di terze parti. 

Se l'app di terze parti che stai collegando supporta la sincronizzazione degli eventi, avrai la possibilità di sincronizzare gli eventi supportati, come le aperture e i clic delle email, dall'app di terze parti a HubSpot.

Prima di attivare la sincronizzazione degli eventi, tieni presente quanto segue: 

• La sincronizzazione degli eventi è unidirezionale, dall'app di terze parti a HubSpot.
• La sincronizzazione degli eventi sincronizza solo gli eventi associati ai record dei contatti.
• Se la sincronizzazione di un record di contatto non va a buon fine, qualsiasi evento associato potrà comunque essere sincronizzato su HubSpot.
• Gli eventi verranno sincronizzati solo se associati a contatti già presenti in HubSpot.

Per attivare la sincronizzazione degli eventi, seleziona la casella di controllo Sincronizzazione unidirezionale degli eventi [della tua app di terze parti] su HubSpot. 

Nella sezione Risolvi i conflitti di dati, clicca sul menu a tendina e seleziona l’app predefinita che sovrascriverà l’altra in caso di discrepanze nei dati. Se nell’app predefinita non è presente alcun valore di campo, nessun dato verrà modificato nell’app di terze parti. Questa impostazione non prevale sulla direzione di sincronizzazione selezionata nella sezione Scegli la direzione di sincronizzazione.

Controlla le mappature dei campi

Nella sezione Mappa i tuoi campi, controlla le mappature delle proprietà predefinite e come le informazioni vengono sincronizzate tra HubSpot e la tua app di terze parti. Se hai un Data Hub , puoi configurare mappature personalizzate per le proprietà. Se non disponi di un abbonamento a pagamento a Data Hub , clicca suProva le mappature personalizzate per testare la funzione. 

I campi obbligatori saranno contrassegnati da un asterisco (*) nella tabella delle mappature dei campi. 

Per disattivare una mappatura, clicca perdisattivare l'interruttore. 

Per configurare una mappatura dei campi personalizzata:

1. Fai clic suAggiungi una mappatura. 
2. Utilizza i menu a tendina per selezionare l'app di terze parti e la proprietà HubSpot che desideri mappare.
3. Fai clicsu Aggiorna.

4. Per disattivare le mappature personalizzate, clicca per disattivare l'interruttore. 

Scopri di più sulle regole e le considerazioni specifiche per le mappature dei campi di sincronizzazione dei dati.

Configura le tue regole di sincronizzazione

Nella schermata Limiti, configura come desideri sincronizzare i record da HubSpot alla tua app di terze parti e viceversa.

Se stai configurando una sincronizzazione delle trattative, ti verrà richiesto di mappare le pipeline e le fasi delle trattative tra HubSpot e l’app di terze parti. Verranno sincronizzate solo le trattative nelle fasi mappate. 

1. Nella sezione Mappa le tue pipeline e fasi delle trattative, clicca sul menu a tendina Scegli una pipeline HubSpot per selezionare quale pipeline delle trattative HubSpot desideri sincronizzare con la tua app di terze parti.
2. Fai clic su Mappa automaticamente per mappare automaticamente le fasi delle trattative di HubSpot con quelle dell’app di terze parti. La sincronizzazione esegue una semplice ricerca testuale e tenta di mappare le fasi dal nome simile.
3. Per mappare una pipeline aggiuntiva, clicca su Mappa un'altra pipeline.

Se non riesci a visualizzare le fasi dell’affare dalla tua altra app in HubSpot, ciò è dovuto ai seguenti motivi:

• L'account utente collegato non dispone delle autorizzazioni corrette per visualizzare le fasi dell'opportunità.
• La sincronizzazione dei dati mappa le fasi delle trattative di HubSpot con le fasi della pipeline nell’altra app. Se hai un processo di vendita non standard che non si basa sulle fasi delle trattative/opportunità, non potrai sincronizzare i dati utilizzando la sincronizzazione dei dati di HubSpot.

Se stai configurando una sincronizzazione dei contatti, per impostazione predefinita, HubSpot sincronizzerà solo i contatti che dispongono di un indirizzo email valido. Per sincronizzare anche i contatti senza indirizzo email, nella sezione Riduzione dei duplicati, deseleziona la casella di controllo Sincronizza solo i contatti con un indirizzo email.

Scopri di più sulla corrispondenza dei record.

Nota: quando un'app dispone sia di un campo Nome azienda che di un campo Dominio azienda, HubSpot abbinerà due record se hanno lo stesso nome azienda ma un dominio diverso, e viceversa.

Nella sezione Filtri, scegli i criteri per limitare quali record verranno sincronizzati da HubSpot alla tua app di terze parti e viceversa:

1. Fai clic suModifica.
2. Nel pannello di destra, seleziona la proprietà per limitare i record sincronizzati da HubSpot alla tua app di terze parti e viceversa.
3. Fai clic suFine. 

Nota: la sezione Filtrilimita solo quali record vengono inizialmente sincronizzati tra HubSpot e l'app di terze parti. Una volta sincronizzati, i record continueranno a sincronizzare i dati in entrambe le direzioni in base alla mappatura delle proprietà configurata.

Associare i record

HubSpot cerca di mantenere le stesse associazioni tra i record (ad esempio, aziende associate a contatti o opportunità associate ad aziende) durante la sincronizzazione con l'app originale a cui ti sei collegato, ove possibile. Scopri di più sulla mappatura delle associazioni con la sincronizzazione dei dati.

Nota: nella maggior parte dei casi, la sincronizzazione dei dati può associare automaticamente solo le fatture ai contatti. Le fatture devono essere associate manualmente ai record delle aziende in HubSpot.

Rivedi le regole e avvia la sincronizzazione

Nella schermata Rivedi , controlla le regole che hai configurato, quindi clicca su Salva e sincronizza. La sincronizzazione iniziale inizierà quindi a essere elaborata.

Una volta completata la sincronizzazione iniziale, i record verranno sincronizzati entro 10 minuti da una modifica.

Risincronizza i record eliminati

Se hai eliminato dei record in HubSpot o nella tua app di terze parti, puoi risincronizzare i record eliminati per ricrearli in entrambe le app:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic sull'app.
3. Passa alla scheda Sincronizzazioni CRM. 
4. Nella scheda Vista oggetto, nella colonna Errore, clicca sulnumero direcord che non riescono a sincronizzarsi. 
5. Nel pannello di destra, clicca suAzioni.
6. Seleziona "Risincronizza i record eliminati in HubSpot " oppure "Risincronizza i record eliminati in [app di terze parti]".
7. Fai clic suRisincronizza tutto. 

In alternativa, puoi:

1. Nella schedaVisualizzazione record, fare clic suAltro >Ripristina tutti i record eliminati. 
2. Nel pannello laterale, clicca sul menu a tendinaTipo di record e seleziona il tipo di record, quindi sul menu a tendinaApp di destinazione per scegliere in quale app ricreare i contatti. 
3. Fai clic su "Rivedi prima del ripristino". 
4. Esamina tutti i record che verranno ripristinati e clicca su Ripristina tutti [numero]. 

Disattiva la sincronizzazione dei dati

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic sull'app.
3. Vai alla scheda Sincronizzazioni CRM. 
4. Passa con il mouse sulla sincronizzazione [oggetto], clicca sul menu a tendina Altro e seleziona Disattiva sincronizzazione. 
5. Nella finestra pop-up, clicca su Disattiva sincronizzazione.

Una volta disattivata la sincronizzazione, puoi riattivarla cliccando suModifica impostazioni di sincronizzazione oppure eliminarla.

Verifica lo stato della sincronizzazione

Dopo aver collegato un'app, visualizza una panoramica dei record sincronizzati tra HubSpot e la tua app di terze parti. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic sull 'app.
3. Passa alla scheda Sincronizzazioni CRM. 
4. Fai clic su Visualizzazione oggetti per visualizzare lo stato della sincronizzazione per oggetto.

• • I record in fase di elaborazione come parte di una sincronizzazione iniziale saranno contrassegnati da cerchi rotanti accanto ad essi.
  • Un record avrà lo stato In coda se è in corso un'altra sincronizzazione, per impedire che gli aggiornamenti avvengano sugli stessi dati contemporaneamente.
  • Passa il mouse sullo stato di sincronizzazione di ciascun oggetto per scoprire ulteriori dettagli sullo stato di avanzamento della sincronizzazione. Il tracker dello stato di sincronizzazione mostra la fase di sincronizzazione corrente per l'integrazione, come scansione, sincronizzazione, sincronizzato e in attesa di modifiche. 

5. Nellacolonna "In sincronizzazione", clicca sulnumero di record per esaminare tutti i record in fase di sincronizzazione tra HubSpot e l'app.
6. Nella colonna"In errore ", clicca sulnumero direcord per visualizzare tutti i record la cui sincronizzazione tra HubSpot e l'app non è andata a buon fine. 

• • Nella colonna Attività di sincronizzazione, clicca sullafreccia destra (RightIco)accanto a un errore per visualizzare ulteriori informazioni sul motivo dell'errore di sincronizzazione.
  • Fai clic su "Risolvi problemi " per aprire Breeze Assistant e ricevere indicazioni e procedure di risoluzione dei problemi per risolvere l'errore di sincronizzazione di un record. 

7. Nella colonna"Esclusi", fare clic sul numero di record per visualizzare tutti i record esclusi dalla sincronizzazione. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che non corrispondono a nessuno dei filtri nelle impostazioni di sincronizzazione o che non hanno un identificatore univoco assegnato, il che potrebbe essere dovuto alla definizione di una chiave di corrispondenza. 

Se la sincronizzazione non va a buon fine per alcuni record, è possibile avviare una risincronizzazione solo per quei record.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic sull 'app.
3. Accedere alla scheda Sincronizzazioni CRM. Quindi fare clic sulla scheda Visualizzazione record.
4. Fai clic sulla casella di controllo accanto ai record che desideri risincronizzare.
5. Quindi fare clic su " Esegui nuovamente la sincronizzazione su [numero] record".

Esportare i record da un'app di sincronizzazione dati

Per esportare i record da un'app di sincronizzazione dati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic sull 'app.
3. Vai alla scheda Sincronizzazioni CRM. 
4. Nelle colonne In sincronia, In errore o Esclusi, clicca sul numero accanto all'oggetto per il quale desideri esportare i record.
5. In alto a destra, clicca su Altro, quindi seleziona Esporta.
6. Fai clic sul menu a discesa Formato file e seleziona un formato.
7. Fai clic su Esporta. Una volta completata l'esportazione, riceverai un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.