Se si dispone di una sede di vendita o di assistenza assegnata con un abbonamento a Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise e delle autorizzazioni per la creazione di pagine di pianificazione per altri , è possibile ruotare l'ospite delle riunioni quando si pianificano riunioni con un contatto, un'azienda, un affare o un ticket. È anche possibile utilizzare la rotazione delle riunioni nei collegamenti alle riunioni round robin. Questo può essere utile se si prenota una riunione per conto di un gruppo o di un team di rappresentanti.
Impostare una rotazione di riunioni
È possibile creare rotazioni di riunioni che includono altri utenti dell'account che hanno un posto assegnato, hanno il calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attivata.
Per creare una rotazione di riunioni:
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
- Fare clic sulla scheda Rotazioni riunioni. Quindi, fare clic su Crea una rotazione.
- Nel pannello di destra, inserire il nome della rotazione.
- Per aggiungere utenti alla rotazione, fare clic sul menu a discesa Membri della rotazione. Selezionare gli utenti o i team da aggiungere. Se si selezionano i team, l'aggiunta o la rimozione degli utenti dal team aggiungerà o rimuoverà i membri dalla rotazione.
- Nella sezione Logica di distribuzione, selezionare il modo in cui le riunioni devono essere assegnate ai membri:
- Distribuisci le riunioni in modo uniforme tra i membri: le riunioni ruoteranno in modo uniforme tra tutti i membri.
- Distribuisci le riunioni in base a una percentuale ponderata assegnata a ciascun membro: è possibile assegnare una percentuale ponderata a ciascun membro. Questo è utile se si sta inserendo un nuovo membro del team e non si vuole che partecipi a tante riunioni.
- Fare clic su Salva.
- Per modificare la percentuale ponderata dei membri, fare clic sul nome della rotazione.
- Nella tabella delle rotazioni, ci sarà una colonna Peso. Nel campo Peso , inserire il peso relativo di ciascun membro. Questo indica la percentuale relativa di riunioni che dovrebbe ricevere (rispetto agli altri membri).
-
- Per impostazione predefinita, a ogni membro viene assegnato un peso del 100%. Se si mantiene il peso di ogni membro al 100%, tutti riceveranno lo stesso numero di riunioni. Se il peso di tutti i membri è uguale (indipendentemente dal numero), riceveranno lo stesso numero di riunioni.
- Se si imposta un membro al 100% e un altro al 50%, il rappresentante al 100% riceverà il doppio delle riunioni rispetto all'altro.
- Grazie alla natura relativa della configurazione, è possibile aggiungere e rimuovere membri dalla rotazione senza dover controllare che tutte le percentuali arrivino al 100%.
- Fare clic su Salva e ripristinare i conteggi.
Modifica della rotazione di una riunione
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
- Fare clic sul nome della rotazione.
- Se un membro non è disponibile (ad esempio, per una formazione o una vacanza), fare clic per disattivare la levetta Disponibilità . Quindi, nella casella a comparsa, confermare che si desidera disattivare la disponibilità. Il membro non sarà programmato come ospite per le riunioni che utilizzano questa rotazione fino a quando la levetta della disponibilità non sarà nuovamente attivata.
Nota bene: la rotazione delle riunioni salta un membro solo se il toggle Disponibilità del membro è disattivato. Se il toggle Disponibilità è attivo, il membro continuerà a essere visualizzato nella rotazione, anche se il suo calendario collegato non ha orari disponibili per la prenotazione.
- Per modificare il nome o i membri di una rotazione, fare clic su Modifica rotazione.
- Nel pannello di destra, modificare il nome o i membri della rotazione. L'aggiunta di un nuovo membro a una rotazione azzera il numero di riunioni prenotate per tutti i membri della rotazione, per garantire una distribuzione uniforme delle riunioni per tutti i membri in futuro.